Для оптимизации сроков и методов исполнения складских операций применяют моделирование при помощи различных методов. Моделирование процессов на складе служит для определения маршрутов товарных потоков, выбора стандартов документооборота, формирования организационно-штатной структуры и алгоритмов функционирования. По результатам моделирования определяют содержание операций на каждом рабочем месте, составляют технологические карты процессов и должностные инструкции и выбирают оборудование для оснащения склада.

Моделирование логистических процессов на складе начинается со стандартизации складских процессов. Стандартизация предполагает разработку и использование стандартов на технологические операции, включая погрузочно-разгрузочные работы, приемку грузов по количеству и по качеству, комплектацию, хранение, а также многие другие складские операции.

Высокое качество процесса возможно лишь в случае, если каждый его участник четко представляет свою роль в нем, а также действия, которые он должен осуществлять в той или иной ситуации. Следовательно, возникает необходимость формализации процессов, четкого описания их алгоритма в специальных документах. При этом важно, чтобы все документы имели единую структуру, описания должны быть последовательными, легко читаемыми, не допускающими разночтений.

Стандартизация технологических процессов на складах позволяет сократить время на обучение сотрудников, помогает решить проблему разделения и кооперации труда .

Основной целью разработки технологических стандартов является повышение качества предоставляемых складом услуг и повышение производительности труда (сокращение времени простоев, времени обработки грузов).

Для работающего склада стандартизацию следует начинать с анализа технологического процесса. Как показывает опыт, простое описание имеющихся процедур и контроль их выполнения дает сокращение времени на выполнение операций от 2 до 5%.

Стандартизация помогает проводить на складе сетевое планирование складских процессов.

Сетевая модель отображает процесс выполнения комплекса работ, направленного на достижение конечной цели. Конечной целью логистического процесса на складе, рассматриваемого от момента поступления до момента отпуска груза, является погрузка товаров на транспортное средство для доставки его грузополучателю.

Сетевая модель представляет собой графическое изображение процессов, выполнение которых необходимо для достижения одной или нескольких целей, с указанием взаимосвязей между этими процессами. Она может иметь вид сетевого графика, т.е. графика производства определенных работ с указанием установленных сроков их выполнения. За основу графиков берется логическая последовательность складской обработки грузов. Таким образом, сетевая модель устанавливает логическую взаимообусловленность и технологическую взаимосвязь всех складских операций.

Представление логистического процесса на складе в виде сетевой модели позволяет определить структуру процесса, состав технологических участков и подразделений, их функции, трудоемкость выполняемых работ, место выполнения отдельных работ, установить взаимосвязь всех комплексов работ, провести общий анализ логистического процесса, что создает возможность эффективного управления отдельными операциями.

Сетевая модель логистического процесса на складе составляется с терминированной структурой и с использованием вероятностных методов оценки параметров работ. Работы оцениваются во времени выражаются в человеко-часах и рассчитываются либо по нормам выработки, либо путем хронометража.

Сетевые графики обладают важным свойством - наглядностью. Отражение в них логической последовательности работ, четкости их взаимосвязей позволяют руководителям и исполнителям анализировать состав и порядок проведения комплекса работ, уже этим оказывая управляющее воздействие на их ход. Графическое изображение сетевой модели значительно упрощает ее составление, расчет, анализ и изучение. Вариации структур технологических процессов ведут к изменению затрат труда.

Сетевой график позволяет увидеть каждый этап технологического процесса, в том числе определить количество грузов, проходящих данный этап, структуру этапа, уровень разделения труда, а следовательно, загруженность и специализацию исполнителей.

Сетевые модели позволяют значительно повысить эффективность управления операциями технологического процесса за счет :

• -сокращения длительности технологических процессов на основе рационального выбора оптимальных вариантов структур этапов;
• -устранения дублирования операций;
• -снижения трудоемкости операций;
• -устранения непроизводительных операций на основе их совмещения и рационализации;
• -определения мест сосредоточения ручного труда с целью нахождения путей и способов его сокращения или полного устранения;
• -рационального учета материальных ценностей и своевременного оформления необходимых документов;
• -применения поддонов и контейнеров.

Помимо сетевых графиков на складе в соответствии с принципиальной схемой технологического процесса и в целях четкой организации работ рекомендуется составлять технологические карты, разрабатываемые применительно к конкретным условиям склада.

Карты технологического процесса представляют собой документ, регламентирующий цикл операций, выполняемых на конкретном складе.

Технологические карты определяют состав операций и переходов, устанавливают порядок их выполнения, содержат технические условия и требования, а также данные о составе оборудования и приспособлений, необходимых в процессе выполнения предусмотренных картами операций. Например, технологические карты для склада предприятия оптовой торговли должны содержать исчерпывающую информацию об исходных условиях для выполнения работ; о месте их выполнения; об исполнителях; о содержании работ с материальным потоком; о содержании работ с информационным потоком, т.е. о том, какая информация используется или формируется (какие документы составляются либо используются) в процессе выполнения работ; о механизмах, применяемых в ходе выполнения работ.

В технологической карте процесс переработки грузов на складе представляется расчлененным на отдельные этапы погрузочно-разгрузочных, контрольно-учетных и специальных внутрискладских операций, причем по каждому этапу указываются средства выполнения и состав исполнителей тех или иных операций. Технологическая карта позволяет установить ряд существенных показателей, характеризующих организацию работ на складе.

В основу технологического процесса должно быть положено разделение товаров на группы, имеющие специфические особенности складской обработки. Соответственно по некоторым операциям технологического процесса (размещение товаров на хранение, комплектация заказов и др.) целесообразно разрабатывать несколько технологических карт, отражающих специфические особенности складской переработки конкретной группы товаров. Их составляют также применительно к функциям отдельных специалистов или групп (бригад) специалистов - водителей подъемно-транспортных машин, отборщиков, упаковщиков и других.

Технологические карты, разработанные как для всего технологического процесса, так и для отдельных его этапов, целесообразно использовать вместе с сетевыми графиками. Подобно сетевому графику технологическая карта показывает логику всего складского процесса, однако не во временном, а в технико-технологическом разрезе.

Представленное в карте единое описание технологического процесса дополняется развернутым описанием отдельных процедур.

Помимо технологических карт рекомендуется ежедневно составлять технологические графики работы склада, которые регулируют выполнение складских операций во времени (в смену, сутки и т.д.). Например, с целью эффективного использования подъемно-транспортного оборудования разрабатываются графики, регулирующие работу погрузочно-разгрузочных механизмов в течение рабочей смены.

Для обеспечения ритмичной работы складов разрабатывают графики приезда покупателей на склад в определенные дни недели и часы для отборки товаров. Такие графики позволяют спланировать равномерную работу склада в течение рабочей недели.

Технологические графики работы экспедиции обеспечивают своевременную доставку грузов потребителям, приемку товаров, поступивших в нерабочее время, планомерную загрузку транспортных средств и своевременное оформление товарно-транспортных документов.

В качестве средств оптимизации сроков технологических процессов на складах используют также компьютерные системы, диспетчеризацию складских потоков, оперативное планирование, системы радиосвязи, внутрискладское телевидение и другие средства оргтехники.

Эффективное функционирование складов в системе логистики, независимо от их назначения и вида деятельности, возможно лишь при решении проблем, с которыми сталкиваются при создании складского хозяйства и рационализации действующих складов. К таким проблемам можно отнести:

выбор между собственным складом и складом общего пользования;

выбор места расположения склада;

определение вида и размера склада;

разработку системы складирования.

Предприятие должно выбирать: иметь собственный склад или воспользоваться услугами склада общего пользования, арендовав в нем требуемые площади. Возможно использование и третьего варианта -- аренда всего склада с обслуживающим складским оборудованием (лизинг) за ежегодную плату. Однако такой вариант близок к приобретению склада, поскольку все затраты на обслуживание склада ложатся на предприятие.

Склады производственной логистики должны являться собственностью предприятия и располагаться в непосредственной близости от производственного процесса. В снабженческой и распределительной логистике решение проблемы направлено на поиск компромиссов. Возможна комбинация использования собственного склада и склада общего пользования. Это становится особенно привлекательным и экономически выгодным решением, обеспечивающим минимальные общие издержки, при условии расширения рынка сбыта в различных регионах, а также в случае сезонного спроса на товар.

Ключевым фактором, влияющим на выбор склада, является объем складского товарооборота. Предпочтение собственному складу отдается при стабильно большом объеме складируемой продукции и высокой оборачиваемости. При этом стабильность имеет первостепенное значение. Другим определяющим фактором выступает рыночное пространство: чем выше концентрация потребителей в регионе сбыта, тем целесообразнее организация собственного склада. Наряду с плотностью рынка сбыта необходимо учитывать постоянный спрос на товар.

Чем выше конкуренция при обслуживании покупателей, тем важнее такие факторы, как обеспечение необходимых (и даже специальных) условий хранения продукции и контроля за ее запасами, гибкая политика в оказании предлагаемых клиенту услуг. Все это достижимо лишь на собственных складах. Располагая складом общего пользования, руководство предприятия может оперативно корректировать стратегию сбыта с целью укрепления своих активных позиций в конкурентной борьбе.

К складам общего пользования следует обращаться при низких объемах товарооборота или при хранении товара сезонного спроса.

В снабженческой и распределительной логистике (в тех случаях, когда на первое место выходят требования частой поставки мелкими партиями при строгой гарантии ее выполнения) многие стремятся воспользоваться услугами складов общего пользования, которые максимально приближены к потребителям. Это приобретает особое значение при работе «поставщик - потребитель» на основе использования системы «точно в срок». Складам общего пользования также отдается предпочтение, когда предприятие внедряется на новый рынок, где уровень стабильности продаж либо неизвестен, либо непостоянен.

Многие предприятия в начальной стадии своей деятельности из-за отсутствия финансовых возможностей пользуются мощностями складов общего пользования, которые имеют следующие преимущества:

не требуются частные инвестиции в развитие складского хозяйства;

сокращаются финансовые риски;

увеличивается гибкость складской площади (можно изменить арендованные мощности и сроки их аренды);

отпадает необходимость в подборе квалифицированных

кадров и ответственности по управлению запасами.

Основным моментом оптимизации распределительной системы служит определение необходимого количества складов. В первую очередь нужно учитывать количество потребителей, их расположение, а также объем потребляемого ими материального потока. Приоритетным фактором является минимизация суммарных издержек.

Если сделать число складов небольшим (один или два), то в этом случае транспортные расходы по доставке будут наибольшими. Вариант с большим количеством распределительных центров предполагает наличие пяти-шести распределительных центров, максимально приближенных к местам сосредоточения потребителей материального потока. В этом случае транспортные расходы по товароснабжению будут минимальными. Однако появление в системе распределения дополнительных складов увеличивает эксплуатационные расходы, затраты на доставку товаров на склады, на управление всей распределительной системой. Не исключено, что дополнительные затраты могут значительно превысить экономический эффект, полученный от сокращения пробега транспорта, доставляющего товары потребителям.

Задача размещения распределительных центров может формулироваться как поиск оптимального решения или же как поиск субоптимального (близкого к оптимальному) решения. При таких условиях расширения распределительной сети целесообразно не строить новые склады, так как для этого требуются большие финансовые вливания, а воспользоваться уже существующими с налаженной инфраструктурой, оборудованными подъездными путями и т.д., поэтому рациональнее будет либо приобрести склады, либо снять их в аренду.

На выбор участка под распределительный центр уже после того, как решение о географическом месторасположении центра принято, будут влиять:

размер и конфигурация участка. Большое количество транспортных средств, обслуживающих входные и выходные материальные потоки, требует достаточной площади для парковки, маневрирования и проезда. Отсутствие таких площадей приведет к заторам, потере времени клиентами (возможно, и самих клиентов). Также необходимо принять во внимание требования, предъявляемые службами пожарной охраны (к складам, на случай пожара, должен быть обеспечен свободный проезд пожарной техники);

транспортная доступность местности. Значимой составляющей издержек функционирования любого распределительного центра являются транспортные расходы, поэтому при выборе участка необходимо оценить ведущие к нему транспортные магистрали, ознакомиться с планами местной администрации по расширению сети дорог. Предпочтение необходимо отдавать участкам, расположенным на главных (магистральных) трассах. Кроме того, требует изучения оснащенность территории другими видами транспорта, в том числе и общественного, от которого существенно зависит доступность распределительного центра как для собственного персонала, так и для клиентов;

планы местных властей. Выбирая участок, необходимо ознакомиться с планами местной администрации по использованию прилегающих территорий и убедиться в отсутствии факторов, которые впоследствии могли бы оказать сдерживающее влияние на развитие распределительного центра.

Кроме перечисленных факторов, необходимо ознакомиться с особенностями местного законодательства, проанализировать расходы по облагораживанию территории, оценить уже имеющиеся на участке строения (если они есть), учесть возможность привлечения местных инвестиций, ознакомиться с ситуацией нa местном рынке рабочей силы и др.

Рассматривая грузопереработку как важную часть общего логистического процесса на предприятии, менеджер при разработке рекомендаций по повышению эффективности должен учитывать следующие факторы:

движение (грузопереработка всегда связана с движение и перемещением определенного количества материальных ресурсов, незавершенного производства и готовой продукции внутри определенного инфраструктуры или вне ее);

время (продукция должна быть перемещена внутри производственных подразделений, складов к определенному моменту времени, связанному с производственным расписанием, временем заказа или другим отрезком времени логистического цикла);

количество (грузопереработка связна с определенными размерами отправок или партий грузов);

пространство (склад должен рационально использовать имеющиеся в наличии пространство и грузовместимость).

Указанные факторы должны быть реализованы при управлении грузопереработкой согласно следующим основным целевым установкам.

Повышение эффективности использования складской мощности. Любой склад имеет фиксированные габаритные размеры и объем, которые связаны с определенными логистическими издержками. Использование складского пространства должно рассматриваться в двух аспектах. Один из них заключается в максимально эффективном использовании высоты помещений склада, поэтому фирмами зачатую применяется оборудование, позволяющее складировать партии грузов на максимальную высоту зданий (вертикальное использование пространства). Другой аспект – максимальное использование складских площадей (горизонтальное использование пространства).

Улучшение операционной эффективности. Эта цель заключается в минимизации видов перерабатываемых грузов единиц. Большинство фирм стремиться складировать и формулироваться заказы потребителям даже при большой номенклатуре продукции из небольшого количества унифицированных по размеру и весу отправок (пакетных, контейнеров). Оперирование с такими отправками и грузовыми единицами позволяет осуществлять лучшую загрузку оборудования, экономить на операционных издержках.

Улучшение условий труда рабочего персонала и сокращение ручного труда. Улучшение условий труда имеет многоаспектный характер, включая такие моменты, как повышение безопасности операций грузопереработки, эргономических и экологических характеристик рабочих мест, улучшение охраны труда и техники безопасности и т.д. Важную роль в повышении логистической эффективности грузопереработки играют механизация и автоматизация складских работ, позволяющие существенно повысить производительность за счет максимального сокращения ручных операций (особенно тяжелого ручного труда при выполнении погрузочно-разгрузочных работ).

Улучшение логистического сервиса. Грузопереработка улучшает эффективность обслуживания потребителей за счет более быстрой реакции на их запросы. Внимание логистического менеджмента должно быть направлено на сокращение длительности грузопереработки по сравнению транспортировкой.

Уменьшение логистических издержек. Эта цель является одной из наиболее важных и должна постоянно отслеживаться при применении новых технологий грузопереработки и оборудования.

В складской логистике не существует каких-либо нормативов, соответствие которым обеспечит эффективную работу предприятия. Единственными сравнительными показателями являются показатели работы конкурентных фирм, которые выступают ориентирами при разработке собственной системы складирования.

Повышение эффективности операционной деятельности предприятия

Черташ Виктория Андреевна,

студентка Керченского государственного морского технологического университета .

В настоящее время предприятия осуществляют свою деятельность в рамках жесткой конкуренции. Те из них, которые ее не выдерживают, становятся банкротами. Для предотвращения банкротства предприятия должны постоянно отслеживать ситуацию, происходящую на рынке, и уметь своевременно подстроиться под ее изменения. Одним из факторов, имеющих большое значение в способности конкуренции предприятия, является эффективность его операционной деятельности.

Операционная деятельность предприятия подразумевает собой основную деятельность (от поступления сырья на входе до получения готовой продукции на выходе), которая приносит значительную прибыль предприятию, удовлетворяя потребности населения, и прочую деятельность, кроме финансовой и инвестиционной. Характер операционной деятельности предприятия определяется, прежде всего, спецификой отрасли экономики, к которой он принадлежит. Основой деятельности большинства предприятий является производство, коммерческая и торговая деятельность, которая дополняется текущими инвестиционной и финансовой деятельностями .

Схематически операционная деятельность имеет такой вид (рис.1).

Рис. 1. Схема преобразования «входа» в «выход» путем операционной деятельности.

Ко «Входу» относятся: объекты операционной деятельности, являющиеся основой получаемого в дальнейшем продукта. Это материальные ресурсы - сырье и материалы.

К «Обеспечивающим ресурсам» относят: средства операционной деятельности, человеческий ресурс.

На «Выходе» получается, то ради чего совершается операционная деятельность – готовый продукт.

В течение всей операционной деятельности сырье и материалы изменяются, превращаясь в продукт, необходимый потребителю. Сами процессы осуществляются благодаря одному или нескольким группам работников и технологическим оборудованием, связанными между собой в единый поток технологических операций, целью которых является получение конечного продукта.

Высокий уровень оперативной работы определяется следующими группами количественных и качественных показателей:

- уровень реализации продукции и продаж, и плана ассортимента ритма производства;

- использование трудовых ресурсов и фонда заработной платы;

- производственные затраты;

- финансовое состояние компании.

Отрицательное отклонение этих показателей в течение определенного периода является необходимым условием для повышения эффективности операций .

Улучшение операций возможно через:

- увеличение финансирования научных исследований и разработок;

- переоценку и переоснащение производственных объектов;

- достижение гибкости организации труда посредством подготовки работников для выполнения нескольких различных операций.

Все эти меры могут быть реализованы путем формирования сбалансированной оперативной стратегии, которая заключается в разработке общей политики и планов использования ресурсов фирмы, нацеленных на максимально эффективную поддержку ее долговременной конкурентной стратегии .

Для проведения успешной экономической деятельности, любому предприятию необходимо сформировать планы будущей деятельности. Это необходимо для формирования долгосрочных перспектив и приоритетов, на которых формируется определенный план действий, в котором утверждаются время и стоимость, оценивается его реализация. То есть, каждая компания создает свой собственный бизнес-план. Принимая во внимание многоаспектный характер предприятия, следует отметить, необходимость определенного списка соответствующей политики, то есть "стратегический набор».

Стратегический набор - это система стратегий разного типа, которые разрабатывает предприятие на определенный отрезок времени, которая отражает специфику функционирования и развития предприятия, а также уровень его претендования на место и роль во внешней среде.

Требования к стратегическому набору:

Ориентация на достижение реальных взаимосвязанных целей;

Иерархический характер, поскольку можно выделить общую стратегию, стратегии отдельных подразделений, основные и обеспечивающие стратегии (ресурсные и функциональные) для каждой из структур;

Надежность, что предполагает его всестороннюю обоснованность, взвешенность;

Отражения хозяйственных процессов в их совокупности и взаимосвязи;

Гибкость и динамичность стратегического набора, т.е. учет изменений во внешней и внутренней среде.

Существенную роль в выборе стратегического набора играет стадия жизненного цикла предприятия, на которой производится его выбор .

Использование операционной стратегии как сложной системы управления предприятием, в которой технические и экономические процессы отражаются в виде движения и преобразования информации является наиболее перспективной для достижения эффективных результатов в подходе к решениям, связанным с управлением операционной системой предприятия.

Управление операционной системой предприятия является централизованным управлением, относится к производству товаров и услуг, необходимых для обработки ресурсов всех видов (вход системы) и производства товаров и услуг (выход).

Цель и стратегические направления операционной стратегии обосновываются, с одной стороны, необходимостью соблюдения общих требований стратегических целей и стратегических направлений. С другой стороны, они обязаны адекватно раскрывать основную специфичность операционной стратегии.

Формирование операционной стратегии требует принятия ряда решений:

1. Решение о производственной мощности. Размер предприятия и его местонахождение и текущего спроса. Как определить местонахождение предприятия - в окрестности рынков и источников сырья, рабочей силы?

2. Вертикальная интеграция. Купить или выпускать самые основные полуфабрикаты, и если выпускать, то какие?

3. Технологические процессы. В решении этой проблемы, доминирующим мотивом является вопрос выбора производственного процесса.

4. Качество продукции. Чаще всего это главный критерий для восприимчивости продукта в конкретных рынках.

5. Инфраструктура. Предоставление конечной эффективности производства.

6. Использование производственного персонала. Состав персонала и характер взаимоотношений на рабочем месте. Комплексные решения включают оценку организационного потенциала, менеджеров и сотрудников, профессиональные навыки производственного персонала, уровень их культуры и компетентности, которая определяется путем сопоставления состава и структуры коллективной стратегической цели производства. Определение организации использования своей рабочей силы.

7. Отношения с поставщиками и другими партнерами. Стабильные долгосрочные отношения с ограниченным числом партнеров в сотрудничестве, на основе взаимной зависимости и доверия.

8. Распределение конечного продукта. Определение объемов производства на склад или по конкретным заказам.

9. Управление производством. Развитие промышленного управления в отдельную подсистему общей системы управления организацией.

Операционная стратегия – это такая функциональная стратегия, которая достигает определенного уровня производства (по объему, номенклатуре качества, эффективности, технологии) в соответствии с корпоративной стратегией, конкурентных и функциональных стратегий, особенно маркетинга.

В качестве заключения, можно сказать, что современные предприятия работают в районах, где есть достаточное количество конкурентов. Таким образом, для их работы необходимо постоянно совершенствовать свои операции, потому что это основная деятельность предприятия, с целью которой оно было создано. Улучшение возможно в формировании сбалансированной оперативной стратегии, которая связанна с развитием производства и инфраструктуры, необходимой для его поддержки. Цель и стратегические направления операционной стратегии, с одной стороны, необходимость соблюдения общих требований стратегических целей и стратегических направлений. С другой стороны, они обязаны адекватно раскрывать основную специфичность операционной стратегии.

Литература

1. Бланк И. А. Управление использованием капитала. – Киев: Ника-Центр: Ельга, 2000.-651с.

2. Федоренко В. Г. Основы менеджмента. – Киев: ТОВ «Алерта», 2007.-420с.

3. Чейз Р.Б., Якобе Р.Ф., Эквилайн Н. Дж. Производственный и операционный менеджмент, 8-е издание: Пер. с англ. – М: Издательский дом «Вильяме», 2004.-704с.

4. Шершнева З. Е. Стратегическое управление. Учебник. – К: КНЕУ, 2004.-699с.

Журнал «Директор информационной службы», №1, 2008 г.
// Январь, 2008

В определенный момент времени любое предприятие, эксплуатирующее складские площади, сталкивается с необходимостью изменений в технологиях складирования и грузопереработки. Грамотный подход к проектированию и внедрению изменений позволит повысить качество работы склада при поддержании приемлемого уровня затрат на его оснащение и содержание.

Анализ деятельности ряда дистрибьюторских компаний показывает, что существует зависимость между основными экономическими показателями работы компании-дистрибьютора и подходами к управлению запасами и складами. В условиях роста оборота компании-дистрибьютора ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях.

Своевременное инвестирование в реализацию проектов, направленных на повышение эффективности операционной деятельности, существенно дешевле «латания дыр» и исправления последствий серьезных ошибок. Именно поэтому важно предупреждать проблемы, развивая собственный персонал и используя лучшую практику других компаний.

Симптомами ошибок управления складскими процессами являются: дефицит площадей, неэффективное использование оборудования и технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку грузов, низкое качество обслуживания клиентов.

Задача повышения эффективности работы склада, если он уже построен и работает, выполнима и без существенных инвестиций в оборудование и перестройку складского комплекса.

Грамотный подход к описанию процессов и понимание значимости проблем управления складскими комплексами в значительной степени определяют эффект от последующей модернизации технологии работы склада.

Препятствия на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).

Выбирая направление оптимизации склада , в первую очередь стоит обратить внимание на совершенствование организации процессов и технологии выполнения работ - именно здесь возможно относительно быстрое получение результата при использовании имеющегося оборудования.

К решению технических и информационных задач, которые могут быть осуществлены в короткие сроки с относительно низкими вложениями средств, можно отнести, например, закупку раций на складе для быстрого вызова необходимого сотрудника, установку принтера для распечатки заданий в непосредственной близости к зоне приемки или отбора и т.п. Однако все эти нововведения должны быть подчинены общей логике работы склада и планирующихся изменений. Очевидно, что если на складе планируется переход на безбумажную технологию с использованием терминалов сбора данных, то закупка принтеров и раций нецелесообразна.

Последовательность действий

Процесс оптимизации складских технологий состоит из нескольких последовательных этапов: исследование технологических процессов (логистическая экспертиза), разработка объемно-планировочных решений и проектирование технологии работы склада, подготовка склада к внедрению изменений и собственно внедрение.

Логистическая экспертиза

Цель первого этапа - обнаружить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах ресурсов и времени.

Для достижения цели следует определить перечень бизнес-процессов, исследовать их, провести оценку и ранжирование выявленных проблем. Как правило, можно выделить складские бизнес-процессы (приемка товаров, размещение, комплектация и отгрузка заказов, инвентаризация и т.п.) и смежные процессы, которые реализуют взаимодействие склада и смежных с ним подразделений (управление запасами, закупки товаров, организация поставок товаров на склад и доставка заказов клиентов).

Существует множество методик описания процессов. Один из наиболее простых и доступных - схема информационных потоков, в ходе построения которой происходит выявление проблем коммуникации и управления, дублирующих или ненужных операций.

На рисунке 1 представлена упрощенная схема информационных потоков в процессе приемки товаров на склад одной из компаний до проведения оптимизации.

Рисунок. 1. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

В ходе интервью с ключевыми работниками при составлении схемы процесса было выявлено несколько проблемных зон. Приведем только один пример. Водитель-экспедитор предоставлял товаросопроводительную документацию менеджеру отдела закупок для проверки соответствия заявке, а затем передавал документы с разрешением отдела закупок оператору склада. В информационную систему склада не поступала информация об ожидаемой поставке, поэтому оператор склада вынужден был готовить документ для приемки в тот момент, когда автомобиль уже готов к разгрузке. Для того чтобы ускорить процедуру разгрузки и приемки, руководству склада было разрешено осуществлять приемку по копии товаротранспортной накладной, а после отъезда транспортного средства со склада заполнять подготовленный оператором бланк, внося дополнительную информацию о сроках годности и весогабаритных характеристиках принятых товаров.

Одновременно с приемкой и оприходованием товаров в информационной системе склада менеджер по закупкам производил оприходование товаров в корпоративной информационной системе. Интеграция в режиме реального времени этих двух систем отсутствовала. Синхронизация происходила раз в сутки и использовалась только для сверки данных об остатках.

Рассмотрим часто встречающиеся проблемы складских процессов, препятствующие эффективной организации складирования, обработки грузов, выполнения заказов клиентов.

В процессе приемки товаров на склад могут возникнуть такие организационные и технологические проблемы как неравномерная нагрузка на склад, большие трудозатраты на разгрузку при приемке не паллетизированного груза, приемка по копиям товаросопроводительных документов, не приспособленным для фиксирования дополнительной информации. Для того же этапа характерны информационные и технические проблемы, например, трудности при идентификации поступающих товаров, дефицит подъемно-транспортной техники, отсутствие пандуса, дефицит вместимости зоны для приемки и размещения поступающего товара, двойной ввод информации о приходе в КИС и в АСУ склада.

При размещении товаров зачастую неэффективно используется вместимость склада, отсутствуют регламентированные методы принятия решения о расстановке товаров; товар может беспорядочно складироваться в зоне напольного хранения, оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация) также не проводится. Все перечисленные проблемы относятся к разряду организационных. Основными информационными проблемами размещения называют отсутствие учета в информационной системе передвижений товара по складу, фиксирования сроков годности, партий, серий и других характеристик, влияющих на последовательность отбора, а значит и на размещение товаров на складе.

Комплектация и отгрузка часто сопровождаются множеством технологических проблем, среди которых совместное хранение различных товаров (или идентичных товаров с разными сроками годности), влекущее ошибки при подборе; отбор штуками и коробами из любой паллеты в зоне резервного хранения (много «вскрытых» паллет); несвоевременное пополнение товаром зоны отбора; авральные работы при комплектации срочных заказов или дополнительных заказов клиентов, поступивших непосредственно перед отгрузкой; не разработанные маршруты кладовщиков и отсутствие части номенклатуры в местах хранения, доступных для отбора коробами и штуками без использования технических средств. Значительные затраты времени на поиск необходимого товара вследствие неактуальной информации в базе данных склада и несоответствие типоразмеров ячеек весогабаритным характеристикам товаров, нормативу запаса и показателю оборачиваемости - главные информационно- технические проблемы процесса комплектации и отгрузки.

Смежные по отношению к складу процессы, к которым эксперты относят закупки, управление запасами, продажи, доставку товаров клиентам, также должны быть тщательно проанализированы.

Так, например, в процессе закупок и управлении запасами экспертное, интуитивное определение ассортимента и объема поставок часто приводит к накоплению излишних или неликвидных запасов. А отсутствие информации о неудовлетворенном спросе - к дефициту товаров на складе. Еще одна организационная проблема процесса закупок и управления запасами - использование ошибочного алгоритма принятия решений об объеме закупок, что приводит к накоплению излишних запасов. К числу основных информационных проблем можно также отнести отсутствие работы по анализу качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).

В процессе продаж и доставки могут возникать организационные проблемы, к которым относятся авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие) и регистрация нескольких заказов для одного клиента (на один адрес доставки, на одну дату отгрузки) без объединения перед поступлением на склад. Наконец, перечислим основные информационные проблемы процесса продаж и доставки: в информационной системе не отражается готовность заказа для отгрузки, не ведется статистика по недовозам и проблемам возникшим при доставке, не ведется учет возвратов и их причин, данные по остаткам могут не соответствовать реальной ситуации на складе, менеджеры по продажам видят в информационной системе остаток товара, а не доступное для продажи количество.

Выявленные на этапе анализа проблемы ранжируются с учетом степени их влияния на производительность, затраты, качество обслуживания клиентов, и определяется наиболее выгодная последовательность их решения. Это обеспечит получение максимального эффекта от проводимых изменений.

Разработка объемно-планировочных решений

Как правило, среди часто встречающихся проблем наиболее критическими являются неэффективное использование пространства склада или отдельных его зон, несоответствие параметров складских помещений интенсивности товаропотока.

Процесс разработки планировки склада начинается с определения количества и конструкции мест хранения с учетом весогабаритных характеристик хранимых грузов и параметров товародвижения. Следующий этап - зонирование склада и разработка модели потоков товаров по зонам склада. На заключительном этапе разрабатываются алгоритмы эффективного размещения товаров по местам хранения, маршруты комплектации, передвижения.

Определение количества и конструкции мест хранения

Для расчета оптимальной конструкции и необходимого количества мест хранения на складе используются значения нормативов запасов, весовые и габаритные характеристики упаковок товаров и требуемые условия хранения.

Для всех типоразмеров мест хранения, используемых на складе или планируемых к использованию, рассчитывается коэффициент заполнения товаром по весу и по объему. При этом анализ проводится по каждому товару. Оптимальными считаются места хранения с наибольшими коэффициентами заполнения.

На основании информации о нормативах запасов определяется, сколько мест хранения потребуется для каждого товара в зоне хранения и в зоне комплектации. Затем места хранения, рассчитанные для товаров, группируются по условиям хранения для получения итоговых значений параметров зон склада.

Такой подход к проектированию мест хранения позволяет максимально эффективно использовать пространство склада, соблюсти баланс между стоимостью складского оборудования и удовлетворением всех требований обработки и хранения товаров, стандартизировать места хранения на складе.

Параметры других технологических зон (погрузочно-разгрузочных работ, приемки, комплектации, отгрузки) определяются на основании данных о среднесуточных поставках и отгрузках, объеме и типоразмерах поступающих и отгружаемых товаров.

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров по местам хранения, передвижения товаров внутри склада, маршрутов комплектации также производится на данном этапе и направлена на повышение эффективности использования складского пространства, сокращение времени комплектации заказов, простоев техники, очередей.

Принципы размещения товаров на складе зависят от способа комплектации заказов. Для сокращения времени комплектации товары в зоне хранения могут быть сгруппированы, например, по габаритам упаковки товара или по скорости продаж товаров и оборачиваемости. Каждой зоне на складе могут быть присущи характерные правила размещения и комплектации. Их реализация осуществляется с помощью механизма назначения рейтинга ячейкам в системе автоматизации склада , а также с помощью системы нумерации зон, областей и ячеек.

Проектирование технологии работы склада

Цель этого этапа оптимизации складских технологий - наилучшее распределение функций, полномочий и зон ответственности персонала склада на основе процессного подхода, что позволит обеспечить прозрачность складских процессов и повысить их управляемость, обеспечить необходимый уровень качества выполнения заказов клиентов

Все планируемые операции на складе подлежат тщательной проработке и описанию в виде рабочих инструкций с учетом того, что все операции с товаром на складе должны быть отражены в документах и информационной системе. Желательно использование стандартных (для компании) форм внутренних документов, дублирующие операции должны быть исключены; необходимо назначить сотрудника, ответственного за процесс/операцию. Следует проводить регистрацию и накопление информации, необходимой для принятия управленческих решений, мониторинга работы склада - функционал системы автоматизации склада должен быть использован максимально.

Первоначально определяется укрупненный перечень всех процессов на складе, среди которых можно выделить регулярные операции, выполняемые ежедневно, и периодические операции. К регулярным операциями относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, маркировка товара, его размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т.п.

Периодические операции, выполняющиеся в случае появления нестандартных ситуаций, также подлежат формализации. Периодическими являются такие операции как обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара при обнаружении возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т.п.

Для каждой из перечисленных операций составляется рабочая инструкция, которая включает в себя подробное описание состава работ по каждой операции, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства.

Например, процесс приемки товаров на склад, представленный на рисунке 2, был трансформирован следующим образом (см. рисунок 2). Обмен данными между КИС и АСУ склада и предоставление информации об ожидаемых поставках отделом закупок позволило существенно уменьшить бумажный документооборот, а также сократило время на подготовку склада к приемке товаров и учету данных в информационной системе.

Рисунок. 2. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

Формирование организационно-управленческой структуры склада производится с учетом разработанных технологических процессов.

Проведенные изменения способствуют централизации, улучшению взаимодействия между сотрудниками, росту ответственности в области операционного управления, равномерному распределению нагрузки на персонал склада.

Зная перечень операций и объем работ на каждой из них, используя нормативы выполнения работ, можно вычислить необходимое количество персонала в каждой смене, а также точное количество погрузчиков, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, стремянок, ворот, сканеров штрихкода, рабочих мест оператора и т.д.

Внедрение изменений

Проект оптимизации технологии работы склада можно считать удачным только после внедрения всех изменений. Оптимизация склада неизменно влечет за собой необходимость доработки информационной системы. Поэтому первым шагом при внедрении новой технологии будет постановка задачи для совершенствования ИТ поддержки системы управления. Параллельно с ее доработкой можно провести необходимые изменения топологии склада, а также обучение персонала.

Контроль внедрения изменений, своевременная корректировка решений, тестирование внедряемых элементов информационной системы, разработка функциональных инструкций, обучение персонала - во всех перечисленных задачах обязательно должны участвовать специалисты, авторы решений и мероприятий. Важно также отметить роль экспертов-логистов как в решении специальных логистических задач, так и в разработке технического задания для модернизации (или разработки) складской информационной системы. Использование усилий экспертов-логистов на этапе внедрения изменений технологического процесса на складе позволит существенно снизить риски переходного этапа, подготовить персонал и получить максимальный эффект от изменений складских технологий за сравнительно короткий срок.

Ольга Каверина, AXELOT

Документы