ДИАГНОСТИКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Диагностика (от греч. diagnosis - распознавание) определяется как установление и изучение признаков, характеристик, факторов, отражающих состояние объекта с целью выявления возможных отклонений, причин их появления и предотвращения основ­ных нарушений в его нормальном функционировании. Объектом диаг­ностики могут быть не только СУ в целом, но и ее подсистемы, элементы и т.п.

Диагностика системы управления должна осуществляться не эпизодически, а систематически. Это обу­словлено:

1) изменениями внешней среды организации,

2) различными нарушениями в функционировании самой организации,

3) высоким динамизмом системы управления, которая в неблагоприятных ситуациях может быстро регрессировать.

При осуществлении работ по диагностике в пер­вую очередь необходимо определить «болезнь» системы, выявить ее причины и следствия и наметить основные меры по устранению причин «болезни» системы, а также обосновать направления более детальных исследований. Все диагно­стические исследования должны основываться на достоверной и объективной информации. В противном случае их результаты могут оказаться ошибочными.

Виды диагностики:

• по широте охвата объекта - общая и специальная;
• по времени - кратко-, средне- и долгосрочная;
• по началу времени рассмотрения объекта - предварительная и основная.

Общая диагностика распространяется на всю СУ. Она может проводиться в виде экспресс и полномасштабного диагностирова­ния.

Экспресс-диагностика, являясь предварительной, осуществляется с целью определения основных проблем, «узловых» узких мест в системе и составления важнейших дальнейших направлений работ по совершенствованию. Зачастую она проводится с привлечением исследователей консультантов при активном участии и взаимодей­ствии с руководителями высшего и среднего звена управления.

Полномасштабная диагностика - более детальное, основное ди­агностирование всей СУ, в ходе которого принимаются обоснованные решения по уточнению и направлениям разрешения проблем.

Специальная диагностика относится к отдельным элементам СУ (подсистеме, субподсистеме, элементу).

Методы, используемые в диагностике СУ, можно разделить на три группы:

1. методы сбора информации для диагностики (интервьюирование, изучение и анализ документации, анкетирование, беседа, самообследование, фотография рабочего дня, ФСА, активное наблюдение в течение рабочего дня, моментные наблюдения, экспертный метод);
2. методы анализа собранной информации (статистические, параметрический, моделирования, и т.п.;
3. методы определения приоритетов проблем («дерево» целей, экспертные и др.).

Диагностический анализ собранной информации - важнейшая часть диагностики СУ - является инструментом выявления при­чинно-следственных связей в системе и служит основой для даль­нейшего выполнения детального (тематического) анализа. Этот анализ направлен на выявление проблем и «узких» мест, а также на поиск количественно устанавливаемых резервов в СУ. Детализация может осуществляться, например, методом декомпозиции систем на подсистемы, субподсистемы и элементы. Чем более де­тальным окажется такое расчленение на простые части, тем глубже можно будет изучить исследуемые явления и получить более эф­фективные результаты.

Для диагностического анализа очень важно выбрать показатели и базу для сравнения. В качестве такой базы в зависи­мости от цели и конкретного анализируемого объекта могут быть приняты эталонные данные, аналоги, нормативы, показатели кон­курентов, лучшие мировые достижения, отечественные или между­народные стандарты и т.п. В некоторых случаях такие данные опре­деляются соответствующим расчетом.

Методика диагностики СУ включает в себя (рис. 42):

• определение критериев диагностики;
• учет внешней и внутренней среды диагностируемой системы;
• выявление проблем, установление недостатков («узких» мест) в СУ и причин их возникновения;
• разработку направлений разрешения проблемы и устранения недостатков в СУ.

Рис. 42.

Проводя диагностические работы исследователь должен ком­плексно изучить положение дел в организации в ретроспективе, в настоящее время и в перспективе. Чем больше аналитический пе­риод ретроспективы и глубже прогноз, тем более эффективным оказывается результат диагностики: более полно выявляются силь­ные и слабые стороны системы, определяются причины их прояв­ления и тенденции развития.

Диагностические работы могут осуществляться в следующей последователь­ности:

• экспресс-диагностика;
• оценка внешней среды (общего и оперативного окружения);
• динамический и оперативный анализ основных технико-экономических показателей деятельности организации (выручки от реализации, себестоимости, численности персонала, производительности, прибыли от реализации, фондоотдачи, стоимости основных производственных фондов, рентабельности и др.);
• анализ производственных планов, выделяя в них те мероприятия, которые не выполнены в срок или выполнялись с нарушениями (например, сроков, ограничений по ресурсам и т. п.), а также определение причин нарушений и их влияния на результаты деятельности;
• оценка сильных и слабых сторон управляющей подсистемы - СУ, причины и следствия их возникновения;
• определение направлений и разработка мероприятий по разрешению проблем в области управления организацией.

Пример одной из используемых технологических схем проведе­ния диагностики СУ приведен в табл. 24.

Информационное обеспечение применения данного метода мо­жет быть достаточно эффективно при использовании ме­тода анкетирования. Это целе­сообразно осуществлять методом экспресс-анкетирования менеджер­ского состава диагностируемого предприятия. К опросу же­лательно привлечь всех менеджеров высшего звена и ряд менедже­ров среднего и низового звеньев как СУ, так и производственной системы.

Вопросы экспресс-анкетирования целесообразно представить каждому из участников опроса в табличном виде, где можно было бы дать однозначный ответ «да» или «нет», указывая проблему и причину негативного состояния.

После проведения основных работ по диагностике СУ работа переходит в фазу внедрения тех предложений, которые выработаны для устранения «узких» мест.

Таблица 24

Примерная технологическая схема проведения диагностических работ

Мероприятие	Период	При­меча­ние
1. Организация и проведение работ по привлечению внешних исследователей и заключение договора.	4 дня
2. Составление планов работы совместно с руководи­телем организации	1 день
3. Сбор информации о внешней среде: интервьюиро­вание работников организаций, связанных с иссле­дуемой СУ, и непосредственно рассматриваемой ор­ганизации; изучение отчетных статистических доку­ментов, публикаций в прессе и других изданиях	4 дня
4. Работа внешних исследователей (консультантов) в организации (ознакомительное совместное совещание с руководителями организации с целью представле­ния внешних исследователей, определения направ­ленности и порядка совместного выполнения работ; сбор информации у руководителей организации, под­разделений, беседы в подразделениях; ознакомление с централизованной и децентрализованной документа­цией организации и т.п.; ежедневное обсуждение ги­потез решения выявленных проблем и подведение итогов с корректировкой планов работы на следую­щей день; подготовка проекта отчета о проведенном диагностировании СУ; обсуждение проекта отчета с руководителем организации и уточнение дополни­тельных работ; составление отчета о диагностирова­нии и представление его руководителю организации)	5 дней
5. Подготовка проекта плана дальнейших работ	1 день
6. Совместное совещание с руководителями органи­зации о проведении дальнейших работ. Уточнение плана работ	1 день
7. Выполнение дальнейшего плана работ	3 дня
8. Финансовый расчет с внешними исследователями	1 день
9. Заключение с внешними исследователями договора на внедрение предложений (при необходимости)	1 день

Непосредственно во внедрении результатов диагностирования внешние исследователи могут и не участвовать. Все зависит от требо­ваний договора. Однако можно с уверенностью утверждать, что при участии внешних исследователей вероятность успешного завершения таких работ значительно возрастает. Их рекомендации могут оказать­ся решающими во внедрении предложений в практику управления.

ПЛАНИРОВАНИЕ ИССЛЕДОВАНИЙ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ

Программа исследования СУ представляет собой комплекс основополагающих положений проведения исследовательских работ, определяющих цели, задачи, объект, предмет, ресурсы, предполагаемые результаты исследования и условия его проведения. Организующим документом в соответствии с котором производится исследование является план.

План исследования - это комплекс характеристик и показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий, веду­щих к реализации программы и разрешению проблемы.

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организацион­ными возможностями и вариантами ее практического решения.

Не всякая проблема исследования может решаться последовательно и ус­пешно этап за этапом. В процессах ее решения могут возникать возмущаю­щие факторы, непредвиденные ситуации и обстоятельства. Они влияют на вы­полнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывают слу­чаи, когда план вообще может быть разрушен. Поэтому по сложным проблемам исследования полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных ре­шениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвра­тов. Алгоритм - это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и воз­можности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем.

В этом случае составляется гибкий план исследований, учитывающий его алгоритм, в котором, в свою очередь, находит отражение сложность и нео­рдинарность проблемы. В плане такого типа указываются не жесткие, а нормативные величины сроков выполнения различных работ, имеются до­полнительные пункты согласования и оценки результатов.

В большинстве случаев целесообразно разделять процедуры составления программы, алгоритма и плана исследова­ния. Но возможно и совмещение этих процедур, оформление их в одном до­кументе.

Последовательность действий по планированию исследова­ний:

1) Формулирование общей задачи исследования.

2) Выделение частных задач в рамках общей исследователь­ской задачи.

3) Выделение этапов исследования.

4) Установление численности исполнителей и их профиля,

5) Формирование сметы затрат на исследование.

6) Выбор технических средств, которые должны использовать­ся при исследовании.

7) Выбор методов исследования.

8) Определение сроков проведения исследований.

9) Определение ожидаемых результатов исследования.

10) Разработка процедуры исследований.

Основные принципы планирования исследования:

1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состоять из заданий, которые необходимо формулировать предельно конкретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений. По крайней мере, к этому следует стремиться.
2. Принцип организационной значительности. План должен соответствовать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.
3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости. Исследование - это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоемкости их выполнения.
4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходимость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дублирование и конфликтные ситуации.
5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.
6. Принцип ответственности. Как правило, план включает графу ответственных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.
7. Принцип реальности. План не может содержать заданий желательных, но маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификацией исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможностями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Организация исследования - это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения, т. е. распределения функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение исследовательских работ. Организация исследования определяет дифференциацию и интеграцию деятельности исследователей или отдельных исследовательских групп. В ней находят свое отражение распределение и комбинация ресурсов по времени, видам работ, кадрам, проблемам.

Существуют различные формы организации. В каждом кон­кретном случае приходится выбирать, какой из видов может оказаться наи­более приемлемым или наиболее эффективным.

1. Увеличение нагрузки персонала дополнительными обязанностями исследовательской работы. Такие исследования возможны в том случае, если у персонала управления есть резервы времени и его исследовательский потенциал достаточно высок. Тогда необходимо провести соответствующие консультации, организовать систему контроля и мотивации, организовать координацию деятельности по этим заданиям. Можно организовать конкурс проектов и дополнительную оплату труда. Реализация данной формы исследований может быть как добровольной, так и обязательной.
2. Создание специализированных групп из наиболее творческой и активной части персонала с освобождением участников этих групп на определенное время от основной работы.
3. Приглашение консалтинговых фирм на договорной основе и предоставление им организационных и информационных возможностей для проведения исследования и разработки соответствующих рекомендаций.
4. Создание собственных консультационных, или образовательно-исследовательских структур в системе управления, позволяющих, совместить повышение профессионализма персонала с развитием исследований и обеспечением их необходимого качества.

Возможна комбинация этих форм. Например, создание творческих коллективов, состоящая как из собственных работников, так и из приглашенных специалистов консультационной фирмы.

В исследовании управления и, соответственно, в организации таких исследований имеется множество проблем. Это проблемы полномочий на организацию наблюдений, тестирования, социоме­трического анализа и пр., проблемы предоставления и поиска необходимой информации, которую работники не всегда стремятся открыть и предоста­вить, проблема обеспечения соответствующих условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, проблема доверия и влияния на социально-психологическую атмосферу работы. Исследования управления не должны нарушать порядок и ритм нормального функционирования системы управления.

Любое исследование является организованным процессом. В основе его организации лежит определенная технологическая схема, которая отражает последовательность и комбинацию использования методов исследования.

Технология - это вариант рационального построения процесса иссле­дования.

В зависимости от характера исследуемой проблемы, а также конкретных условий, таких как время, ресурсы, квалификация, острота проблемы и пр. технологические схемы могут быть различными. Поэтому важно выбирать эффективные технологические схемы или конструировать их по реальным потребностям и условиям.

Наиболее простой, элементарной технологией является линейная техно­логия. Она заключается в последовательном проведении исследований по этапам постановки проблемы, формулировке задач ее решения, выборе методов исследовании, проведения анализа и поиске позитивных решений, экспериментальной проверке решения, если она возможна, разработке инноваций.

Каждый из этапов характеризуется оригинальным набором методов исследования и временными ограничениями. Это и определяет успех проведения исследования.

Такая технология может быть весьма эффективной в случае решения сравнительно простых исследовательских проблем. В практике не всегда удается построить технологическую схему так прямолинейно и последовательно. На каждом из этапов могут возникнуть новые проблемы или затруднения, которые заставят вернуться к предыдущему этапу и скорректировать его работы. Например, может оказаться, что проблема определена недостаточно глубоко, появилась необходимость рассмотреть ее в новом ракурсе или не полностью выявлены альтернативы использования методов исследования, возникла необходимость привлечения новых ресурсов для обеспечения качества исследования и т. д.

Все это заставляет возвращаться к пройденным этапам, корректировать уже проведенные исследовательские работы. Так возникает новый тип тех­нологии исследования - тип циклического исследования. Он характеризу­ется возвратами к пройденным этапам, повторению пройденного для обеспе­чения надежности результатов.

Многие схемы рациональных технологий предполагают возможность па­раллельного выполнения работ или операций. В технологии исследований такой подход также существует. Например, по сложным, комплексным проблемам можно выполнять отдельные исследовательские работы параллельно. Более того, в некоторых случаях это оказывается просто необходимым. Это экономит время, позволяет более эффективно использовать персонал, повышает компетентность и производительность деятельности.

Это технологии рационального разветвления деятельности. Рациональ­ность ее заключается не только в разделении исследования по аспектам про­блемы или функциям ее решения, но и в проведении по некоторым видам проблем одинаковых непараллельных исследований. Ведь исследование - это всегда поиск неизвестного, нового, необычного. В этом поиске возмож ны разные пути и стратегии и осуществление различных стратегий позволяет найти наилучший результат.

Во многих случаях это может быть не столько разветвление, сколько действительно параллельное исследование. Для сложных проблем это вовсе не является пустой тратой средств и ресурсов.

Решение некоторых проблем трудно представить заранее в определенной технологической схеме, трудно предвидеть, какие этапы необходимы для определения окончательного результата и вообще существует ли он по этой проблеме.

В этом случае используются технологии адаптивного типа. Суть их заключается в последовательной корректировке технологической схемы по мере проведения каждого из этапов исследования. Это технология по сопутствующей проблеме: что делать дальше, что можно сделать в этой ситуации? Каждый этап в этой технологической схеме оценивается по его результатам и эта оценка необходима для определения нового этапа.

Технологическая схема исследования не может не учитывать конкретных целей его проведения. Такими целями могут быть цели кардинального реше­ния проблемы (достижение кардинальных изменений) или цели частичного решения проблемы (достижение частичных изменений), цели получения но­вых знаний и развития образования служащих, повышения их интеллекту­ального потенциала или цели разработки программы нововведений.

По целям частичных изменений используется технология последователь­ных изменений качества деятельности. Она построена на оценке существующего качества управления (управленческой деятельности) и поиске непринципиальных, незначительных, но реальных изменений качества. Такая технология позволяет проводить исследования при незначительных ресурсах, избегать рисков инноваций, повысить надежность преобразований.

В области исследования существуют и технологии случайного поиска. На первом этапе такой технологии не предполагается много внимания уделять постановке проблемы, ее выбору, обоснованию. Берется любая проблема и на ее основе проводится исследование по смежным проблемам, устанавли­ваются связи, заполняется решениями «поле проблем», определяется таким образом траектория развития. Она и показывает главную проблему, на кото­рой необходимо сосредоточить внимание.

Наиболее эффективно эта технология реализуются на основе методов мозгового штурма, синектики и др.

Также может использоваться технология критериальной корректировки. Суть ее заключается в том, что при подготовке исследования разрабатывается не сама технологическая схема, а комплекс критериев ее возможной корректировки при проведения исследования.

Если мы получим такой-то результат, тогда будем делать то-то; если не получим, то вернемся к предыдущему этапу или какому-либо другому и продолжим поиск от него. Эта технологическая схема часто называется алгоритмом исследования. Она предполагает оперативное управление технологией и широко используется в автоматизации некоторых расчетных и анали­тических работ.

1 Приведены условные значения. Конкретные цифры устанавливаются исходя из конкретной ситуации.

Планирование исследования, как уже указывалось, необходимо для рас­чета и определения организационных характеристик его проведения (фор­мирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействий и пр.), распределения используемых ресурсов в организаци­онном и временном пространстве, ограничения времени, определения после­довательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установления точек и методов контроля.

План исследования - это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций и пр.), веду­щих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организацион­ными возможностями и вариантами ее практического решения.

Не всякая проблема исследования может решаться последовательно и ус­пешно этап за этапом. В процессах ее решения могут возникать возмущаю­щие факторы, непредвиденные ситуации и обстоятельства. Они влияют на вы­полнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывают слу­чаи, когда план вообще может быть разрушен. Поэтому по сложным проблемам исследования бывает полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных ре­шениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвра­тов. Алгоритм - это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и воз­можности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем.

В этом случае составляется гибкий план исследований, учитывающий его алгоритм, в котором, в свою очередь, находит отражение сложность и нео­рдинарность проблемы. В плане такого типа указываются не жесткие, а нормативные величины сроков выполнения различных работ, имеются до­полнительные пункты согласования и оценки результатов.

В реальной практике не всегда проведению исследования предшествуют разделенные процедуры составления программы, алгоритма и плана исследова­ния, хотя это очень полезно для обеспечения эффективности исследования.

Но возможно и совмещение этих процедур, оформление их в одном до­кументе. Однако надо стремиться к тому, чтобы требования составления программы, разработки алгоритма и расчета плана исследования были вы­держаны и учтены в полной мере.

Основными принципами планирования исследования можно назвать сле­дующие (схема 36 ).

1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состо­ять из заданий, которые необходимо формулировать предельно кон­кретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений. По крайней мере, к этому следует стремиться.

2. Принцип организационной значительности. План должен соответство­вать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.

3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости. Исследование - это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоем­кости их выполнения.

4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходи­мость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дубли­рование и конфликтные ситуации.

5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.

6. Принцип ответственности. Как правило, план включает графу ответст­венных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.

7. Принцип реальности. План не может содержать заданий желательных, по маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификаци­ей исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможнос­тями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

Разработка плана исследований является важным фактором успеха. Она тре­бует особого внимания. Управление является сложной областью исследований. Здесь в большей мере, чем где-либо действуют факторы амбициозности, дозирования информации, привычки к власти, круговой поруки.

ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

РАЗДЕЛ 4. ПЛАНИРОВАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ

Исследование систем управления предполагает проведение разнообразных видов работ. Их характер и содержание зависят от цели и вида проводимого исследования, а также от специфики исследуемого объекта. Однако существуют виды работ, которые реализуются при проведении любого исследования:

Постановка целей и задач исследования;

Определение объекта и предмета исследования;

Предварительный анализ имеющейся информации;

Выявление проблемы;

Формулировка исходных гипотез;

Сбор и обработка информации;

Анализ и обобщение результатов;

Проверка исходных гипотез на основе полученных фактов;

Формулирование выводов, проверка их обоснованности;

Окончательная формулировка результатов исследования.

Кроме того, при исследовании систем управления могут осу­ществляться разработка экономико-математических моделей, их использование для получения дополнительной информации, про­ведение экспериментов. Эти виды работ выполняются не всегда, так как моделирование и экспериментирование усложняют про­цесс исследования, делают его более длительным и дорогостоящим. Но следует помнить, что использование в процессе иссле­дования экономико-математических моделей и эксперимента по­вышает достоверность и надежность получаемых результатов.

Планирование исследования систем управления производится для того, чтобы на основе разработанного плана организовывать выполнение исследовательских и проектных работ в установлен­ные сроки с заданным уровнем качества и в пределах выделенных ресурсов. Любое нововведение приносит эффект лишь в том слу­чае, если оно подготовлено в техническом, экономическом, орга­низационном, кадровом и социально-психологическом отноше­нии, если учтено его воздействие на все стороны экономического и социального развития предприятия.

Основная задача планирования исследования систем управле­ния - определение системы мероприятий, предусматривающих порядок, последовательность и сроки выполнения работ.

При проведении прикладных исследований, изучающих про­блемы конкретной организации, план работ может предусматри­вать также апробацию и внедрение результатов исследований в практику управления. Апробация может состоять в обсуждении выполненного исследования с руководством организации, а так­же в рассмотрении полученных результатов на совещании, конфе­ренции, собрании трудового коллектива. Внедрение результатов исследования осуществляется путем их активного применения в практике управления.

Планирование исследования систем управления включает в себя следующие этапы:

1) определение организации, ее отдельных подразделений или рабочих мест, которые будут обследованы;

2) определение примерного объема работ по выявлению и ис­следованию проблемы;

3) формулирование ожидаемых результатов;

4) определение количественного и профессионально-квалифи­кационного состава сотрудников, необходимых для реализации запланированного объема работ;

5) установление сроков выполнения запланированной работы;

6) определение условий, необходимых для выполнения иссле­дований, в том числе потребности в помещениях, организацион­ной технике, оборудовании, инвентаре и др.;

7) расчет сметной стоимости планируемой работы.

В зависимости от охвата различных областей системы управ­ления исследования можно разделить на комплексные, локальные функциональные, многофункциональные, междисциплинарные.

Комплексные исследования включают в себя рассмотрение целого ряда вопросов, касающихся функционирования системы управления в целом, а также ее отдельных частей.

Локальные исследования осуществляются по одному из направ­лений или участков работы аппарата управления (исследование документационного обслуживания деятельности аппарата управ­ления, технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, организационной структуры и т.п.).

Функциональные исследования охватывают одну из предметных областей деятельности аппарата управления (исследование в об­ласти управления финансовой или маркетинговой деятельнос­тью и др.).

Многофункциональные исследования охватывают несколько функций деловой активности (например, организация производ­ства, технология и маркетинг). Они концентрируются на взаимо­действии между ними и на проблемах, охватывающих более чем одну функцию.

Междисциплинарные исследования предусматривают анализ проблем с разных точек зрения. Например, проблема деловой стратегии организации может иметь технологические, экономи­ческие, финансовые, юридические, психосоциологические и дру­гие аспекты.

В зависимости от поставленной цели определяются конкрет­ные задачи и объекты исследования. Программа исследования может включать рассмотрение различных предметных областей. Так, при комплексном исследовании системы управления имеет смысл начать работу с общей характеристики организации, напри­мер область деятельности, продукция, история, местоположение и др. Для полного комплексного исследования надо рассмотреть также факторы внешней среды, но поскольку их очень много, следует рассматривать наиболее значимые из них, помогающие решению конкретной проблемы. В зависимости от цели исследований могут быть рассмотрены также задачи и стратегия организации в целом, управление финансами, маркетингом, производственной деятельностью, человеческими ресурсами и др.

Перечень объектов исследования составляется в соответствии с поставленными целями и задачами. Последовательность рас­смотрения предметных областей устанавливается с учетом специ­фических особенностей организации, имеющейся информации, пожеланий руководства и ожидаемых результатов.

5.1. Планирование процесса исследования систем управления .

Успешное исследование любого элемента и компонента Су во многом зависит от планирования исследовательских работ. Планирование исследования СУ – одна из важнейших функций менеджмента любой организации. Серьезный подход к планированию создает основу для получения объективных знаний о системе. Планирование – это не только умение составить весь порядок действий для осуществления исследования, но и способность предвидеть всякие неожиданности при выполнении исследовательских работ. Отсутствие плана исследования СУ ведет, как правило, к безвозвратным потерям времени и других ресурсов, а в конечном итоге – к невозможности получения эффективных результатов познавательной деятельности. Планирование обычно носит формально-директивный и достаточно жесткий характер. Однако применительно к исследованиям оно таковым может быть частично.

Поскольку из-за наличия неопределенностей, которые появляются в ходе проведения исследовательских работ, трудно заранее формализовать все детали и нюансы процесса познания, а также возможные риски и последствия принимаемых при этом решений. Тем не менее планирование необходимо для формирования исследовательских групп и исполнителей, установления и распределения функций, выявления взаимосвязей и взаимодействия между ними, определения необходимых ресурсов и их распределения, установления последовательности проведения исследовательских работ и их контроля. Обычно важное исследование, в том числе СУ, должно начинаться с составления программы исследовательских работ. Программа исследования СУ представляет собой комплекс основополагающих положений проведения исследовательских работ, определяющих цели, задачи, объект, предмет, используемые ресурсы, а также предполагаемые результаты исследования и условия его проведения. По существу, она является документом, в котором излагаются исчерпывающие сведения о планируемой исследовательской работе, и характеризуется форма конкретизации целей исследования.

Структурно программа, в основном, включает:

титульный лист

список исполнителей и соисполнителей

3) основную часть (обоснование актуальности проведения исследования, его цели и задачи, объект, предмет, ресурсы, методы и используемые технические средства, условия проведения, ожидаемые результаты, календарный план с указанием сроков проведения исследовательских работ; смету затрат; источники финансирования, контроль за ходом исследования). Содержание структурных разделов программы должно давать ответы на многие вопросы. В первую очередь это относится к вопросам актуальности и цели проведения исследования. Организующим документом проводимых исследований СУ следует план , в соответствии с которым реализуется программа исследовательских работ. Он представляет собой обоснованный комплекс директивно устанавливаемых параметров и показателей, характеризующих последовательность выполнения ключевых мероприятий по практическому достижению целей и решению задач исследования. План составляется с учетом всех реальных организационных возможностей, выделяемых ресурсов и сроков исполнения. Формы отображения плановых работ могут быть ориентированы на процесс, результат, процесс и результат.

К первому виду относятся: координационный план, ленточный график, сетевой график, сетевая матрица (табл. 5.1, табл. 5.2, табл. 5.3).

Таблица 5.1

Форма отображения координационного плана (вариант1)

Таблица 5.2

Форма координационного плана мероприятий по проведению исследования системы управления (вариант 2)

№, наи-мено-вание рабо-ты (меро-прия-тия)	Подразде-ление (должностное лицо), ответст-венное за выполне-ние работы	Подразде-ление (должност-ное лицо), участвую-щее в выполне-нии работы	Должност-ное лицо, осущест-вляющее контроль выполне-ния работы	Срок вы- не-ния	Результат выполнения работы(пла- нируемая величина, результати- рующий документ и	При-меча-ние

Таблица 5.3

Образец отображения ленточного графика работ

Работы	Сроки выполнения						Исполнители
Работа							Генеральный директор
Работа							Заместитель генерального директора
Работа							Отдел маркетинга

Ленточный график отличается большей наглядностью, чем координационный план, но эта форма не позволяет отобразить взаимозависимость выполняемых работ.

Ко второму виду форм планов можно отнести дерево целей.

Третий вид может включать блок-схему процесса управления и логико-информационную схему процесса управления. Недостатком этих планов является отсутствие указаний на взаимосвязь работ, т.е. по данным формам нельзя ответить на некоторые вопросы (например: можно ли какую либо работу начать раньше? что будет, если отдельные работы будут выполнены досрочно или позже установленного срока? как это повлияет на сроки начала и окончания других работ?).

Многие из указанных недостатков можно преодолеть, отображая планы с использованием сетевых методов.

Независимо от формы отображения практически всегда план исследования является конкретным продолжением намеченной ранее программы исследовательских работ. Однако, при выполнении исследований могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, нарушающие технологию плановых работ, обуславливая необходимость корректировки. Поэтому в ряде случаев, особенно при проведении сложных исследовательских работ, следует разрабатывать соответствующие алгоритмы, предусматривающие возможность возвратных операций исследования. Такой подход требует составления гибких исследовательских планов, в которых указываются «диапазонные» сроки выполнения операций.

При планировании исследования СУ необходимо руководствоваться рядом принципов, например:

системность – планирование при соблюдении этого принципа должно учитывать цели исследования, взаимосвязь и взаимодействие всех элементов исследуемых объектов, подразделений и выполнение общего цикла управления при исследовании;

необходимое участие - при проведении исследований, в зависимости от объектов и масштабов проводимых исследовательских работ, должны принимать плановое участие все, кто связан с этим процессом, т.е. планирование должно быть партисипативным;

непрерывность – планировать работу так, чтобы она осуществлялась постоянно и непрерывно, т.е. плановые работы должны следовать одна за другой;

гибкость – выполнение этого правила позволяет вносить изменения в направленность плановых работ с учетом возникающих внутренних и внешних воздействий; во многом гибкость планирования может достигаться наличием различного вида ресурсов;

достаточная значительность – плановые работы должны соответствовать поставленным исследовательским целям и задачам;

необходимая трудоемкость – трудоемкость плановых работ должна быть соизмеримой с целями и задачами исследования;

реальность – плановые работы по проведению исследований должны быть реально выполнимыми обеспеченными ресурсами;

конкретность – все плановые работы должны быть сформулированы ясно, доходчиво и конкретно;

адресность и ответственность - форма планов должна предусматривать адресную регламентацию ответственных лиц и исполнителей по каждому из мероприятий;

контролируемость - плановые работы должны предусматривать возможность простого, наглядного и эффективного контроля их исполнения, а также возможность корректировки отклонений от запланированных мероприятий.

Формы представления планов исследования могут быть различными. Наибольшее распространение получили планы следующих видов: матрично-столбцовые, планы-графики, сетевые графики, циклограммы и др.

В рамках документированных СУ функционирующих организаций все процессы планирования исследования целесообразно отразить в НМД, например в СТП:

1) « Программа проведения исследования элементов, подсистем и системы управления организации» (где должны быть установлены общие требования, структура, порядок формирования, правила оформления и реализации рабочих программ исследования);

2) « План мероприятий по исследованию элементов, подсистем и систем управления организации» (где должны быть установлены требования, структура, порядок разработки и выполнения планов мероприятий исследования).

При планировании исследования важно учитывать следующие вопросы:

• - Почему необходимо планировать проведение исследований?
• - Что должно быть предметом планирования?
• - Можно ли предвидеть проблемы развития управления?
• - Какой должна быть организация исследований?

Любое исследование начинается с составления его программы. Программа исследований -- это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Очень близким к этому понятию является понятие плана. План - это управленческое решение, директивно определение перечня и сроков действий, исходя из определённых целей, ресурсов, выделяемых для достижения этих целей, научно обоснованных нормативов расхождения ресурсов . Иногда «план» и «программу» вообще отождествляют. Но часто видят различие в назначении и практическом использовании как программы, так и плана. Программу рассматривают как средство достижения цели, форму ее конкретизации, а план -- как организующий фактор последовательного движения к цели.

Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития организации (фирмы, корпорации, предприятия, офиса и пр.), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, продвигающих развитие к цели кратчайшим путем. Программа должна давать ясный ответ на вопросы: зачем необходимо проводить исследование, что исследовать и какими средствами и методами. Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для успешного решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение, организационные условия, временные ограничения и пр.).

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований, содержание проблемы, ее актуальность и важность, парадигма и рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования, обеспечение исследования ресурсами (ничего нельзя сделать, не имея ничего), предполагаемый результат и эффективность исследования.

Планирование осуществляется исходя из обоснованных научных норм исследования. При прочих условиях в планировании используются менее обобщённые, более точные опытно - статистические нормы.

Планирование исследования, как уже указывалось, необходимо для расчета и определения организационных характеристик его проведения (формирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействий и пр.), распределения используемых ресурсов в организационном и временном пространстве, ограничения времени, определения последовательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установления точек и методов контроля.

План исследования -- это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций и пр.), ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы .

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организационными возможностями и вариантами ее практического решения.

Не всякая проблема исследования может решаться последовательно и успешно этап за этапом. В процессах ее решения могут возникать возмущающие факторы, непредвиденные ситуации и обстоятельства. Они влияют на выполнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывают случаи, когда план вообще может быть разрушен. Поэтому по сложным проблемам исследования бывает полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных решениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвратов. Алгоритм -- это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и возможности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем .

В этом случае составляется гибкий план исследований, учитывающий его алгоритм, в котором, в свою очередь, находит отражение сложность и неординарность проблемы. В плане такого типа указываются не жесткие, а нормативные величины сроков выполнения различных работ, имеются дополнительные пункты согласования и оценки результатов.

В реальной практике не всегда проведению исследования предшествуют разделенные процедуры составления программы, алгоритма и плана исследования, хотя это очень полезно для обеспечения эффективности исследования.

Но возможно и совмещение этих процедур, оформление их в одном документе. Однако надо стремиться к тому, чтобы требования составления программы, разработки алгоритма и расчета плана исследования были выдержаны и учтены в полной мере.

Основными принципами планирования исследования можно назвать следующие.

• 1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состоять из заданий, которые необходимо формулировать предельно конкретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений. По крайней мере, к этому следует стремиться.
• 2. Принцип организационной значительности. План должен соответствовать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.
• 3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости. Исследование -- это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоемкости их выполнения.
• 4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходимость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дублирование и конфликтные ситуации.
• 5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.
• 6. Принцип ответственности. Как правило, план включает графу ответственных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.
• 7. Принцип реальности. План не может содержать заданий желательных, по маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификацией исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможностями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

Разработка плана исследований является важным фактором успеха исследований систем управления в реальном масштабе времени, а также в последующих исследованиях. Она требует особого внимания. Управление является сложной областью исследований. Здесь в большей мере, чем где-либо действуют факторы амбициозности, дозирования информации, привычки к власти, круговой поруки.

Декларация по УСН