Управление процессами проекта. Этапы Проекта и контрольные события. Создание ИСР: входы

6. Основные предположения и ограничения .

Предположения - это ряд факторов, влияющих на проект, значения которых являются неопределенными. В момент инициации проекта очень важно выделить как можно больше предположений и задокументировать их. Формулируются внешние условия и допущения, без фиксирования которых проект не может быть успешно завершен: лежащие вне контроля сторон условия, без наличия которых не может быть четко определено содержание проекта.

Примеры предположений:

основные ресурсы будут поставлены согласно графику;
участники проекта будут выполнять требования и соблюдать сроки выполнения проекта; Заказчик понимает необходимость начала и завершения проекта;
проект имеет организационную поддержку со стороны руководства Заказчика;
в организации-заказчике имеется возможность выделить персонал для обеспечения работ по проекту;
Заказчик и Исполнитель понимают необходимость обеспечения высокой организационной дисциплины по проекту.

7. Ограничения - это условия, влияющие на действия команды или определяющие их. Ограничения проекта задаются в процессе инициации . Ограничения могут быть техническими, физическими, ресурсными или другими. Возможны ограничения на бюджет проекта , ограничение на качество продукта, ограничение на время и технологии.

Примеры ограничений:

наличие у консультантов Исполнителя сертификатов по управлению проектами, выдаваемых Институтом управления проектами (PMI);
увеличение стоимости проекта не более чем на 10%.

8. Контрольные события и ключевые даты .

Таблица 4.3. Примеры вех проекта по внедрению ИС

Наименование вехи проекта	Ключевые даты
Конфигурирование программного обеспечения завершено	1 сентября 2008 г.
Материалы для обучения разработаны	2 ноября 2008 г.
Прототип разработан	12 декабря 2008 г.
Тестирование завершено	1 марта 2008 г.
Программное обеспечение выпущено	20 января 2009 г.

9. Основные результаты и критерии успеха .

Результаты проекта - ИС, отдельные модули ИС, входящие в ИС алгоритмы расчета, экранные формы, формы отчетов и документов, получаемые в рамках выполнения проекта .

Критерий успеха - набор стандартов или правил, определяющих выполнение задачи с приемлемым уровнем качества . Критерии успеха должны соответствовать целям и содержанию проекта, зафиксированным в Уставе проекта.

Приведем пример описания результатов и критериев успеха проекта по внедрению ИС.

Разработанная ИС должна решить нижеследующие задачи.

В части Управления Основными Средствами:

возможность ведения учета Основных Средств (ОС) Головной компании и дочерних компаний холдинга в соответствии с российским (бухгалтерским и налоговым) законодательством и МСФО;
возможность ведения единого реестра основных средств Холдинга;
возможность оперативного получения данных об ОС;
возможность осуществления контроля по учету и движению объектов ОС.

В части Управления Персоналом:

возможность ведения и оперативного получения согласованных данных по численности, составу и движению персонала в каждой дочерней компании Холдинга и в целом по Холдингу, возможность получения полной информации по любому сотруднику компании (включая сведения об образовании, квалификации, родственниках, поощрениях и дисциплинарных нарушениях, историю работы на предприятии и т. п.);
возможность ведения штатного расписания в каждой дочерней компании и в целом по Холдингу;
возможность ведения табелей учета рабочего времени;
возможность получения отчетности РФ, отраслевой, отчетности Головной компании Холдинга.

В части Учета затрат:

автоматизация процесса расчета себестоимости работ;
возможность анализа данных о нормативной и фактической себестоимости работ.

10. Планируемая стоимость проекта .

Стоимость проекта определяется контрактом между Заказчиком и Исполнителем. Исходя из стоимости проекта в дальнейшем составляется бюджет расходов проекта с указанием статей расходов на внедрение ИС в разрезе месяца, квартала, полугодия, года.

Устав проекта официально закрепляет назначение руководителя проекта, определяет ролевой состав команды управления проектом, содержит имена Спонсора и Руководителя проекта, а также определяет их полномочия .

Предварительное описание содержания проекта

Процесс определения проекта (предварительного описания содержания проекта) входит в группу процессов инициализации. Для разработки предварительного содержания проекта используется Устав проекта . Описание содержания проекта представляет собой детализацию того, что необходимо сделать для достижения цели и какая методология будет использована при внедрении ИС. Согласно PMBOK [ 9 ] , процесс разработки предварительного описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием. Описание содержания проекта включает в себя:

цели проекта и продукта;
требования к продукту или услуге и характеристики таковых;
критерии приемки продукта;
границы проекта;
требования и результаты проекта;
ограничения проекта;
допущения проекта;
первоначальную организацию проекта;
первоначально сформулированные риски;
контрольные события (вехи) расписания;

Когда компания начинает планировать проект с тем, чтобы разработать календарный план, ее руководству нужно детально учесть три основных аспекта, связанных с реализацией уникальной задачи: содержанием, ограничениями и рисками. Содержание проекта является его основным предметом и служит первым звеном процессов планирования. Решение этой задачи PM не может выполнить один и должен привлечь для этих целей всю свою команду, экспертов внутренних и внешних.

Правила определения состава работ

Настоящий вопрос мы начали рассматривать еще в материале, посвященном технологии создания . Напомню лишь несколько моментов из той статьи. Для того чтобы хорошо спланировать решение проектной задачи, необходимо максимально полно создать список всех необходимых работ. Далее следует определить технологии исполнения общей задачи, ее последовательность и длительность. Данные шаги и определяют содержание инвестиционного проекта. Учет доступности ресурсов, внешних ограничений и рисков завершают подготовку к календарному планированию.

Планирование состава работ целесообразно выполнять, используя основные правила декомпозиции системы на элементы (обратите внимание на модель, размещенную ниже). Под декомпозицией будем в общем смысле понимать деление целого на связанные части. Как научный метод, декомпозиция берет начало из теории управления через задачный подход, использует структуру задачи как средства управления. Данный метод предполагает замену одной общей задачи (которой, собственно, и является проект) на ряд более мелких действий, выполнение которых дает результат материнской постановки (некой надсистемы).

Модель декомпозиции надсистемы, применяемая в определении состава работ

Описание содержания проекта гармонично укладывается в логику декомпозиции. Она графически представляется в форме иерархической структуры. При этом, как некая логическая блок-схема структура может быть применена в отношении задач и работ в одинаковой степени. Разница состоит лишь в том, что в случае задач для разбиения мы оперируем статической категорией результата, а для работ делим на элементы соответствующую динамическую процессуальную категорию.

Управление содержанием проекта осуществляется в процессуальном контексте. И название мероприятия при грамотной его формулировке строится как отглагольное существительное с заданным результатом уникального проектного действия. В теории выделяют правила декомпозиции, имеющие следующие особенности, применительно к составу работ.

В результате каждого действия по делению образуется новый нижестоящий уровень. Правило работает до момента формирования пакетов работ на нижнем уровне иерархии.
Система может быть расчленена только по одному признаку, постоянному для всех уровней разбиения. Правило действует для структуризации по фазам жизненного цикла, продуктовой модели и модели функционального состава исполнения, однако комбинация оснований деления также допускается, но только применительно к уровню в целом.
Подсистемы, вычленяемые в ходе деления, должны в полной мере характеризовать систему материнского уровня. Это основное правило сечения структуры работ, на которое опирается все планирование его содержания.
Глубина деления является достаточной, но не избыточной для полноценной функции контроля работ.

Процессы планирования и управления содержанием проекта

Управление содержанием проекта включает в себя собственно процессы планирования и процессы управления содержанием. На первый взгляд разница незначительная, однако мы отдаем себе отчет, что непосредственно исполняемые процедуры всегда несколько уже управленческого контекста за счет того, что управление наполняется описанными в регламентах процедурами функционального содержания (планирование, организация, контроль и т.д.). Предметная часть процессов планирования имеет в своем составе два процесса:

определение содержания проекта;
определение состава работ.

Мы рассматривали данные процессы в упомянутой выше статье. Краткое содержание проекта формируется в составе документа, именуемого планом по вехам. Развернутый состав работ находит отражение в ИСР, сетевой модели и, наконец, в расписании (календарном плане проекта). Управление данной категории глубоко описано в руководстве PMBOK, в котором рассматривается шесть процессов данного раздела управления проектами.

Планирование управлением содержанием.
Сбор требований.
Определение содержания.
Создание ИСР.
Подтверждение.
Контроль.

Три последних процесса мы рассмотрим в отдельных материалах сайта.

Модель DFD процесса планирования управления содержанием.

Интеграция (от лат. Integer - полный, цельный, ненарушенный) - процесс (действие), имеющий своим результатом целостность, объединение, созидание, восстановление единства.

Управление интеграцией проекта включает в себя процессы и операции, необходимые для выявления, определения, комбинирования, унификации и координации различных процессов и операций по управлению проектами в рамках групп процессов управления проектами. В контексте управления проектами интеграция включает в себя такие характеристики, как унификация, консолидация, артикуляция и интегративные действия; эти характеристики являются ключевыми для выполнения проекта, успешного удовлетворения требований заказчика и участников проекта, а также управления ожиданиями.

Процессы управления интеграцией проекта включают в себя следующие элементы:

Разработка Устава проекта - разработка Устава проекта, формально авторизующего проект или фазу проекта.

Разработка предварительного описания содержания проекта - разработка

предварительного описания содержания проекта, включающего в себя самое общее изложение содержания.

Разработка плана управления проектом - документирование операций, необходимых для определения, подготовки и интеграции всех вспомогательных планов в один план управления проектами и их координации.

Разработка Устава проекта

Устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения.

Устав проекта является документом, формально авторизующим проект.

Устав проекта внедрения производства карданного вала на предприятии ООО "АТАКА"

Название Проекта: Внедрения производства карданного вала на предприятии ООО "АТАКА"
Подразделение:	Проект будет осуществляться предприятием
Руководитель Проекта:
Кураторы Проекта:	Директор предприятия, Соколик Н.В., менеджер по продажам, Желомуд Ю.А.
Владелец Процесса:	Директор предприятия ООО "АТАКА", Соколик Н.В.
Рабочая группа Проекта:	Директор, Соколик Н. В.; Менеджер по продажам, Желомуд Ю. А.; Бухгалтер Федота В. К.; Юрист, Шварц В.В.
Описание Проекта: Предприятие ООО "АТАКА" решает создать совершенно новый продукт с применением унифицированных деталей, с высокой степенью ремонтопригодности. Данный проект является выгодным, т.к предприятие при успешном его завершении становится монополистом по продаже карданных валов. Данный проект является необходимым и полезным, т.к при его реализации предприятие в условиях кризиса получит новые возможности для своей коммерческой деятельности, а значит, получит дополнительную прибыль.
Цели/Планируемые результаты Цели данного проекта: Данный проект очень актуален, как для государства, так и для предприятия в целом. Ведь при его успешной реализации государство, для "Укрзалізниці" сможет заказывать карданные валы по цене на 20% ниже, чем до этого предоставляла РФ. А предприятие ООО "АТАКА" со своей стороны получит значительную дополнительную прибыль и хорошую репутацию среди своих клиентов. Планируемые результаты проекта: По данным статистики в современных рыночных условиях спрос на карданный вал, на рынке деталей для железнодорожного подвижного состава составляет в среднем около 9-10 штук в год.
Предполагаемые доходы: Предприятие ООО "АТАКА" провело собственное исследование, в ходе которого выяснилось, что заявок на карданные валы, конкретно у данного предприятия поступало коло 10-15 шт. в год. Поэтому по приблизительным подсчетам планируемая прибыль подсчитана из расчета 9700 грн. за одно изделие: 9700*15=145500 грн.
Статьи затрат по проекту: Командировка в мотор-вагонное депо - 800,00 грн. Разработка технической документации на карданный вал - 27 000,00 грн. Производство опытного образца карданного вала - 70 000,00 грн. Получение сертификата - 300,00 грн. Суммарные затраты по проекту составляют: 162500,00 грн.
Ограничения по проекту: Начало проекта: 15.02.2010г. Окончание: 20.11.2012г.
Риск в реализации данного проекта заключается в том, что в процессе испытаний заказчик (в данном случаем "Укрзалізниця") потребует внести изменения в конструкцию вала. В связи с этим процесс внедрения в производство может затянуться на неопределенный срок с увеличением материальных затрат. Также необходимо отслеживать ситуацию на рынке, чтобы исключить опережение конкурентами в реализации данного проекта, в том числе и из-за утечки коммерческой информации о разработке. Возможен риск изменения в политической жизни страны, например приход к власти новой политической силы, которая направит финансовые потоки бюджета на развитие других отраслей, вследствие чего предполагаемый заказчик, не сможет заказать продукцию за неимением средств.
Этапы Проекта		Дата окончания
1. Анализ технического состояния парка дизель - поездов ДР-1А в Украине и составление перечня остродефицитных запчастей. 2. Оценка возможностей фирмы в производстве запчастей из данного перечня. 3. Предварительный экономический расчет материалов и трудовых затрат и предполагаемых доходов. 4. Заключение договоров на разработку, согласование технической документации и контроль исполнения. 5. Передача технической документации на завод и подготовка производства. 6. Сертификация. 7. Окончание и подведение итогов данного проекта.	Командировка в мотор-вагонное депо Сбор и анализ информации Составление отчета Командировки Выбор объекта для производства Заключение договора с заказчиком на производство Составление сметы затрат Предоставление отчета директору предприятия Согласование сметы с заказчиком Заключение договора на разработку конструкторской документации Сбор документов Передача документов Разработка технической документации на карданный вал Согласование технической документации с заказчиком Передача технической документации на завод Производство опытного образца Испытания опытного образца Передача заказчику Сбор документов Передача документов в органы сертификации Получение сертификата Составление выводов по разработанному проекту Передача в серийное производство Завершение проекта
Документ подготовлен: Исполнитель, Соколик А.Н.
Дата последнего изменения: 15.03.2010 г
Утверждено: Директор предприятия Соколик Н.В. Менеджер по продажам Желомуд Ю.А. Бухгалтер Федота В.К. Юрист Шварц В.В.

Разработка предварительного описания содержания проекта

Процесс разработки предварительного описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.

Данный проект предлагается директором предприятия для увеличения числа клиентов, получения дополнительной прибыли, завоевания новых более высоких конкурентных позиций.

Управлять данным проектом будет сам директор, Соколик Н.В. помогать ему в этом будет менеджер по продажам Желомуд Ю.А.

Прежде чем начинать новый бизнес, необходимо все тщательно продумать и прописать. Для достижения данной цели необходимо разработать четкий бизнес-план. Девяносто процентов успеха новой компании зависят от того, насколько грамотно продумано описание содержания проекта. Пример должен включать в себя минимум шесть разделов.

Сущность проекта

Суть проекта: предоставление услуг по организации тематических вечеринок ИП «Машина времени». Преимуществом проекта в сравнении с конкурентами является многообразие и уникальность предоставляемых услуг, узкая специализация. Стоимость реализации бизнес-плана составляет 127 112 руб. Финансирование проекта входит в описание бизнес проекта. Пример – полное финансовое обеспечение собственными средствами. Проект благоприятно сказывается на вопросе безработицы. Так как его введение создаст 5 рабочих мест.

Анализ рынка

Анализ положения дел в отрасли.

Рынок, на котором планирует работать предприятие – локальный. В регионе функционируют около двухсот средних и крупных компаний, принадлежащих к разным сферам деятельности. По данным Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Брянской области получается, что в 2011 году рождаемость составила 9227, а в 2012 г. - 9410 человек, что предполагает увеличение численности потенциальных клиентов. Помимо этого, статистические данные указывают на рост среднемесячной заработной платы жителей Брянска. Если в 2011 году она составляла 13912 руб., то в 2012 году ее значение достигло 16530 руб. Что позволяет говорить об улучшении жизни жителей региона.

Примерная емкость рынка.

Описание инновационного проекта, пример которого рассматривается в конкретной ситуации, должно содержать информацию о емкости рынка. Емкость рынка по корпоративным вечеринкам составляет примерно 24 млн. руб. Это связано с тем, что в Брянске около 200 компаний потенциально могут стать клиентами фирмы.

Подразумевается, что каждая из них устраивает корпоративную вечеринку 3 раза в год. На каждое из этих мероприятий у компании уходит в среднем 40 тыс. руб. Что касается тематических вечеринок в честь дня рождения, то по ним емкость составляет 4 108 370 тыс. руб. При этом учитывается численность населения Брянска, насчитывающая 410 837 человек. В среднем каждый из них тратит на празднование дня рождения 10 тыс. руб. Ожидаемая доля рынка, которую фирма планирует захватить - 5%. В связи с функционированием на ней большого числа праздничных агентств, данный процент будет достаточно весомым и прибыльным.

Варианты стратегического поведения с целью снижения степени угрозы для бизнеса со стороны конкурентов.

Рассматривая конкурентные стратегии М. Портера, следует отметить, что «Машина времени» избирает стратегию концентрации. То есть компания принимает решение конкурировать только в узком сегменте рынка, а именно заниматься проведением только тематических вечеринок. Из конкурентных стратегий Ф. Котлера, фирме подходит стратегия нишевика, так как компания специализируется на обслуживании только тех клиентов, которые желают устроить тематическую вечеринку.

Характеристика потенциальных конкурентов и потенциальных угроз для бизнеса.

В Брянске около 50 праздничных агентств, но ни одно из них не включает в перечень базовых услуг проведение тематических вечеринок. Данная услуга либо рассматривается как дополнительная, либо и вовсе не предлагается клиентам. Основным рыночным сегментом для данного предприятия выступают корпоративные и частные клиенты.

План сбыта и маркетинга

В пример описания проекта должен быть включен перечень предоставляемых услуг. В конкретном случае – это корпоративные вечеринки, детские праздники и мероприятия в честь дня рождения. Уникальность услуг (конкурентные преимущества) заключается в проведении исключительно тематических вечеринок, проработке всех мелочей и особенностей.

Цена на услуги агентства будет рассчитываться на основании комбинированного метода ценообразования, то есть будут использоваться затратный и рыночный методы. Система сбыта - с указанием фирм, привлекаемых к реализации услуги. Для реализации проекта потребуется помощь кафе и ресторанов Брянска, школы танцев «Шаг вперед».

Ожидается, что в феврале, марте и декабре поступит наибольшее количество заказов, так как в этот период предприятия устраивают корпоративы.

План производства

Потребность в основных средствах также должна входить в пример описания проекта. Для запуска праздничного агентства «Машина времени» понадобится помещение, МФУ, сотовый телефон, проектор, офисный диван, шкаф. Помещение будет предоставляться на условиях аренды. МФУ Panasonic KX-MB и Проектор Nec V260 приобретаются в магазине «Позитроника», сотовый телефон Explay TV240 White покупается в магазине DNC, а офисный диван и шкаф - в магазине «Аланта».

Разработка предварительного описания содержания проекта - раздел Менеджмент, Руководство к Своду знании по управлению проектами Это Процесс, Необходимый Для Предварительного Общего Описания Проекта С Испол...

Таблица 3-2. Разработка предварительного содержания проекта: входы и выходы

3.2.2 Группа процессов планирования

Команда управления проектом использует группу процессов планирования и составляющие ее процессы и взаимодействия для планирования и управления успешным проектом в интересах организации. Цель группы процессов планирования - собрать информацию из нескольких источников, различных по уровню полноты и доверия. Процессы планирования разрабатывают план управления проектом. Эти процессы также обнаруживают, определяют и дорабатывают содержание и стоимость проекта и составляют расписание для операций проекта, которые будут предприняты в рамках проекта. По мере того как появляется новая информация по проекту, будут выявляться или исчезать дополнительные зависимости, требования, риски, возможности, допущения и ограничения. Из-за присущей управлению проектами многомерности в ходе проекта неоднократно возникает необходимость в дополнительном анализе, а значит и в возвращении к уже утвержденным процессам. По мере того как выявляются и осознаются новые характеристики и информация, касающиеся проекта, могут возникнуть необходимость в доработках. Значительные изменения, происходящие во время жизненного цикла проекта, приводят к необходимости пересмотреть один или несколько процессов планирования и, возможно, некоторые из процессов инициации.

Это затрагивает также и частоту итераций процессов планирования. Например, план управления проектом, разработанный в качестве выхода группы процессов планирования, будет фокусироваться на изучении всех аспектов содержания, технологий, рисков и затрат. Обновления, возникшие в связи с одобренными изменениями в течение исполнения проекта, в значительной степени влияют на отдельные части плана управления проектом. Обновления плана управления проектом обеспечивают большую точность по отношению требований к расписанию, затратам и ресурсам для достижения заданного содержания проекта в целом. Обновления могут ограничиваться операциями и проблемами, связанными с выполнением отдельной фазы. Такую постепенную детализацию плана управления проектом часто называют "планированием методом набегающей волны", подчеркивая этим, что планирование в этом случае представляет собой итеративный и непрерывный процесс (см. рис. 3-7).

При планировании проекта команда проекта должна вовлекать в этот процесс всех необходимых участников проекта, в зависимости от их влияния на проект и его результаты. Команда проекта должна использовать участников проекта при планировании проекта, так как у них имеются навыки и знания, которые могут способствовать разработке плана управления проектом и вспомогательных планов. Команда проекта должна создать окружение, в котором участники проекта могли бы содействовать проекту.

Так как процесс обратной связи и уточнения не может продолжаться бесконечно, установленные организацией процедуры определяют, когда планирование заканчивается. На эти процедуры может влиять сущность проекта, установленные границы проекта, соответствующие операции по мониторингу и управлению, а также окружение, в котором будет исполняться проект.

Взаимодействия между процессами в рамках группы процессов планирования зависят от характера проекта. Например, в некоторых проектах не будет никакого или почти никакого риска до тех пор, пока основная часть планирования не будет завершена. В этот момент команда проекта может осознать, что стоимость и расписание проекта составлены очень агрессивно, а риск на самом деле значительно выше, чем считалось ранее. Результаты итераций документируются как уточнения к плану управления проектом.

Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство РМВОК®) Третье издание
46 ©2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 USA / США

Примечание: На диаграмме показаны не все взаимодействия между процессами и не все

потоки данных между процессами. Рисунок 3-7. Группа процессов планирования

Группа процессов планирования способствует планированию проекта путем нескольких процессов. В нижеприведенном списке указываются процессы, к которым команда проекта должна обратиться, чтобы решить нужно ли их выполнять, и если да, то кем. В группу процессов планирования входят следующие процессы управления проектами:

Глава 3 - Процессы управления проектом

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Руководство к Своду знании по управлению проектами

На сайте сайт читайте: "руководство к своду знании по управлению проектами"

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Декларация по УСН