Штатное расписание позволяет оформить структуру, штатный состав, штатную численность организации. Оно содержит перечень всех структурных подразделений, специальностей, должностей, профессий, также указываются квалификации, число штатных единиц, размер оплаты труда. Иногда возникает необходимость внести определенные изменения в расписание.

На предприятии время от времени могут происходить штатные изменения: вводится новая должность (отдел), сокращается штат, меняются тарифные ставки, оклады, переименовываются должности. Любые изменения отражаются в штатном расписании. Это можно сделать такими способами:

• внести изменения, издав соответствующий приказ (применяется, если изменения незначительные);
• утвердить новое расписание с другим регистрационным номером (следующим по порядку).

При необходимости изменения действующего штатного расписания руководитель структурного подразделения пишет руководителю предприятия служебную записку, в которой указывает необходимость осуществления изменений с их экономическим обоснованием. Руководитель фирмы издает приказ о внесении изменений в расписание (он оформляется на бланке предприятия). В одном документе перечисляются все изменения. Текст приказа условно делится на две части: констатирующую, распорядительную. В первой из них желательно указать соответствующие основания (например, совершенствование структуры предприятия, реорганизация компании и пр.). Новое штатное расписание приводится в действие на основании распоряжения руководителя.

Если у предприятия сложная структура организации (в разных отделах имеются одинаковые по названию должности), рекомендуется в приказе указывать должность, структурное подразделение. Все изменения доводятся до работников, также они вносятся в трудовые книги. Сокращение численности организации – это исключение отдельных штатных единиц из расписания; сокращение штата – исключение должностей. В любом случае сокращаемых сотрудников следует предупредить об увольнении за два месяца, т.е. новое штатное расписание сможет вступить в силу спустя данный срок. Если изменяются существенные условия договора (оплата труда, наименование должности), уведомление работников происходит также за 2 месяца. Если сотрудник не хочет работать по указанным условиям, трудовой договор расторгается.

У нас вы можете скачать:

Является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.

Причины внесения изменений

Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:

• Изменение структуры предприятия.
• Реорганизация.
• Изменение объемов деятельности.
• Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
• Изменение законодательной базы.
• Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
• Сокращение штата.
• Оптимизация работы предприятия.
• Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
• Изменение заработной платы.
• Переименование должностей.

Способы и особенности внесения изменений

Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:

1. Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
2. Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.

При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:

1. Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
2. Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
3. Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
4. Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
5. Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.

В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.

Кто и как составляет приказ?

Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:

1. Название организации или филиала. Указывается полное название.
2. Дата составления.
3. Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
4. Основания для изменений.
5. Дата вступления изменений в силу.
6. Перечисления изменений. При этом указывается:

• должность;
• оклад для конкретной должности;
• количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.

1. Подпись ответственного лица.

Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:

• Отдел кадров.
• Бухгалтерия.
• Планово-экономический отдел.
• Отдел труда и заработной платы.

Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.

Образцы приказа в зависимости от вида изменений

Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.

Появление новой должности

Отмечается дата введения новой должности в штат:

Сокращение штата

В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:

Переименование должности

В этом случае отмечается наименование нового названия:

Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:

Изменение оклада или тарифной ставки

В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:

Ликвидация вакантных должностей

Перечисляются исключаемые штатные единицы:

Существенные изменения документа

Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.

Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0

С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:

Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.

– это документ, который представляет собой удобный инструмент для работодателя. Опираясь на этот документ, работодатели осуществляют прием на работу и переводы сотрудников, корректируют оклады и названия должностей, оптимизируют штат и численность персонала. При этом у кадровиков возникают вопросы, с какой регулярностью нужно вносить изменения в штатное расписание и как оформить эти правки.

Обратите внимание! Вопрос о правовой природе штатного расписания спорный. Сторонники первой позиции считают, что это локальный акт. Приверженцы второго подхода исходят из того, что это организационно-распорядительный документ.

Скачайте документы по теме:

Внесение изменений в штатное расписание

Выясним основные причины изменения штатного расписания. Обычно основания для внесения изменений в штатное расписание – это кадровые перемены, которые происходят в организации (таблица ниже). Если работодатель примет соответствующее решение, могут произойти изменения в организационной структуре организации, составе и численности ее сотрудников, поменяются оклады по должностям и так далее. Эти события влияют на штатное расписание организации.

Таблица

Кадровые преобразования, которые нужно отразить в штатном расписании

Вид изменений	Письменное уведомление работников
Вводятся новые должности в штатном расписании, отделы, управления	Не требуется
Изменяются оклады, система оплаты труда	Необходимо
Переименовываются должности	Необходимо
Переименовываются структурные подразделения	Необходимо, если название подразделения указано в трудовом договоре
Работника переводят в другой отдел
Работника переводят на другую должность	Необходимо
	Необходимо
Исключаются вакантные должности	Не требуется

Способы внесения изменений в штатные расписания

Есть два способа, которые можно применить, чтобы внести изменения в штатное расписание:

1. издать приказ о внесении поправок в действующее штатное расписание. При этом предполагаемые изменения прописывают в тексте самого приказа;
2. утвердить новое штатное расписание (об этом тоже издают приказ , но изменения отражают не в нем, а непосредственно в новом штатном расписании).

Конкретный способ корректировки штатного расписания компания выбирает самостоятельно. Если новшества небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом. Если же в организации планируются масштабные кадровые перемены, лучше утвердить новое расписание.

Приказ о внесении изменений издают в свободной форме. Унифицированный бланк отсутствует. В приказе указывают:

каковы причины изменения штатного расписания, в чем суть корректировок,

с какого числа изменения вводятся в действие (дата вступления их в силу может не совпадать с датой издания приказа).

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Если утверждаете новое штатное расписание, представьте его проект на подпись руководителю кадровой службы и главному бухгалтеру. Если вместо них право подписи документа имеют другие лица на основании доверенности, укажите их фамилии и инициалы.

Важно! Помните, что задним числом ввести в действие штатное расписание нельзя.

О том, как составить штатное расписание, читайте

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон не устанавливает какую-либо обязательную периодичность для изменения штатного расписания. Такие поправки работодатель вправе вносить в любое время, когда в этом есть необходимость. Как часто менять штатное расписание, компания определяет по своему усмотрению. Таким образом, утверждать новое штатное расписание каждый год, если отсутствует необходимость отразить в нем какие-либо изменения, не нужно.

Кроме внесения изменений в штатное расписание в случае изменения должностей, изменения размера и состава выплат и тому подобного, в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к корректировке штатного расписания. Например, изменение штатного расписания в связи с оптимизацией численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и прочее.

Совет. Если собираетесь принимать новых работников в период, когда вносятся изменения в штатное расписание, примите новичка сразу на новые условия, чтобы в дальнейшем не пришлось корректировать его трудовой договор.

Изменения в штатное расписание, если в день увольнения по сокращению работник болен

Если в предполагаемый день увольнения по сокращению сотрудник находится на больничном, исключать его должность из штатного расписания нельзя. Увольнять по инициативе работодателя во время нетрудоспособности запрещено. Поэтому вносите изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников.

Проект нового штатного расписания разрабатывают одновременно с приказом о сокращении на первом этапе оптимизации штата. Если сотрудника увольняют позднее, чем изначально планировалось, то изменения в штатное расписание касательно численности и должностей таких сотрудников прописывайте строго со следующего дня после их увольнения. Правильность такого подхода подтверждает судебная практика (определения Московского городского суда от 17 июня 2010 г. № 33-17293, от 25 июня 2010 г. № 4г/3-3606/10).

Ознакомьтесь с примером решения подобной ситуации .

Исключение из штатного расписания «вилок» окладов.

Сотрудники имеют право на оплату труда без дискриминации. Поэтому не желательно оставлять в штатном расписании «вилки» окладов.

Суть «вилки» окладов в том, что по одной должности оклады не одинаковы. Вместо конкретной цифры оклада в штатном расписании нередко прописывают минимальную и максимальную суммы, например, 20 000–40 000.

Разница в окладах может иметь место, если у сотрудников разный стаж работы по профессии, в отрасли, различается квалификация, трудовые обязанности и так далее (ч. первая ст. 132 ТК РФ). При этом положение об оплате труда должно отражать понятные критерии, почему компания платит тот или иной оклад. Иначе суд признает вилки дискриминацией и обяжет работодателя возместить разницу в зарплате (ст. 3, 236 ТК РФ). Таким образом, в исключительных случаях оставлять вилки в окладах допустимо, но это небезопасный путь. Инспектор обязательно обратит на это внимание. Лучше используйте надбавки или приставки к должностям («младший», «старший», «ведущий» и так далее).

Подробнее об этом читайте .

Таким образом, мы выяснили, когда у работодателя возникает необходимость внести изменения в штатное расписание. Сделать это можно двумя способами – изложить поправки в приказе или утвердить новое штатное расписание.

ШР — Это кадровый документ фирмы, в котором отражаются все штатные единицы , работающие в ней. Также там указываются наименование рабочей единицы, оклады по ним и ФИО людей, занимающих их, либо вакантные рабочие места.

Форма составления такого рода документов может быть как произвольная , так и соответствовать утвержденной постановлением Госкомстатом . Номер постановления – 1 от 05.01.2004г.

Образцы заполнения можно найти в Интернете, в Путеводителе по кадровым вопросам. Кроме того, правоотношения между фирмой-нанимателем и ее служащими регулируются ТК РФ, в частности статьей 74 .

Если возникает необходимость внести перемены в расписание, то принимать решение об преобразовании данных в нем, принимает непосредственно руководитель компании.

Он дает указание специалистам подготовить соответствующее распоряжение. Когда его выполняют и приносят на подпись, руководитель проверяет содержимое распоряжения на предмет ошибок или неточностей. Если таковых нет, то документ заверяется подписью руководителя.

Важное условие для преобразования: все коррективы должны быть внесены не позже, чем за 3 месяца до вступления в силу нового документа. Основаниями могут являться:

• введение новой рабочей единицы или при выводе ее из состава организации;
• увеличение или уменьшение размера зп или замена их тарифными ставками;
• замена названий подразделений или рабочих единиц;
• ликвидация вакантных мест в ШР.

Рассмотрим каждый из этих случаев отдельно.

Как оформить преобразования в расписании при…

…введении новой единицы

Данный вид распоряжения единственный, который начинает действовать сразу после его издания . Дело в том, что при введении в штат новых рабочих мест (подразделений), старые никак не затрагиваются вводящимися преобразованиями.

Руководитель обязан известить о необходимости ввести новые штатные единицы специалистов, занимающихся разработкой инструкций, чтобы те подготовили эти инструкции для людей.

При составлении распоряжения необходимо указать полное наименование новой штатной елиницы (или подразделения) и дату, когда ее полномочия вступают в силу и люди, назначенные на другую должность приступают к работе. Кроме того, нужно указать оклады или тарифные ставки .

Должна стоять отметка о дате принятия в штат новой рабочей единицы или подразделения.

…сокращении штата

Такой вид распоряжения должен содержать список мест , подлежащих сокращению, с указанием даты вступления распоряжения в силу.

Работодатель вправе сократить или вывести рабочую единицу и оставить человека в штате фирмы, переведя его на другое место работы. Если зп по новой должности будет меньше, чем по старой, человек обязательно должен изъявить свое согласие на перевод.

В любом случае, наниматель обязан ознакомить всех, попавших под сокращение, с документом под роспись .

Также он должен помнить, что Трудовой кодекс РФ, статья 179, четко обозначивает несколько категорий граждан, не подлежащих увольнению по причине сокращения штатов.

Статья 179. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата

При сокращении численности или штата преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

…изменении должности либо ее наименования

При издании распоряжения с таким основанием, руководитель должен учитывать, занята изменяющаяся рабочая единица или нет. В связи с изменением вакантного места проблем для кадровых служб не возникает никаких.

Применяется упрощенная схема преобразования. Но если место занято, то тут имеется ряд особенностей:

Кроме того, как и в других случаях издания приказа, должна стоять дата вступления преобразований в силу .

…увеличение или уменьшение оклада/тарифной ставки

Здесь важно разделять увеличение и уменьшение оклада. Об увеличении обычно просит непосредственный руководитель работника в , составленной на имя руководства фирмы.

Если дело касается уменьшения , то это может являться следствием только одной причины: изменение технологических или организационных условий труда . То есть, мнение непосредственного руководителя сотрудника тут роли уже не играет.

Согласно ст.74, руководитель фирмы обязан за 2 месяца предупредить своих служащих об уменьшении их зп и получить подписи на дополнительных соглашениях к трудовому договору.

Если кто-то из работников организации не согласен работать при таком окладе, то работодатель предоставляет вакантный или нижестоящий пост, соответствующую профилю сотрудника, его образованию и состоянию здоровья.

Должности предоставляются сотруднику в списке, с указанием оклада по ним.

Если сотрудник отказывается от замены, то оформляется приказ о расторжении трудового договора.

После ознакомления работников с изменениями оклада или тарифных ставок и подписания ими дополнительных соглашений, специалистами кадровой службы предприятия составляется приказ на замену ШР образец которого приводится ниже, с указанием измененных окладов/ставок .

…ликвидации вакантных мест

При такой перемене ШР не происходит затрагивания интересов работающих сотрудников организации. Поэтому такие преобразования проходят достаточно быстро и тихо.

Подготавливается с указанием даты, когда они должны быть убраны из состава организации. После чего эти перемены отражаются в расписании.

Заключение

Вопрос преобразования ШР – чисто внутреорганизационный . Но и он регулируется законами нашей страны.

Очень важно для работодателя иметь квалифицированных сотрудников кадровой службы или самому разбираться в тонкостях составления подобных документов.

После составления приказа не лишним будет отдать его на проверку юристам с целью выяснения ошибок или неточностей. Кроме того, грамотный специалист всегда может подсказать как лучше оформить те или иные перемены в составе штат фирмы.

Бизнес идеи