С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

Сентябрь 2015 г.

18.03.2015 23:38

Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки.

C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году.

Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.

Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу

В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте.

Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.

Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года

Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
Табель учета рабочего времени.
Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.

Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения?

Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право.

Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение - до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.

Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.

Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:

убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Что делать?

Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками. С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать. И это стоит иметь в виду.

В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.

В командировку на служебном транспорте: особенности оформления

Правила не уточняют, как подтверждать дни нахождения сотрудника в командировке, если он едет в командировку на служебном транспорте, а также, как подтвердить, что он был в командировке, если у него вообще нет документов на проезд.

Работодатели сами определяют размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в локальных нормативных актах или коллективных договорах, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами РФ (ст.168 ТК РФ). Это значит, что во всех остальных случаях (за исключением тех, когда работник едет в командировку, у него есть билеты или он едет в командировку на личном транспорте) работодатель вправе сам устанавливать, как будет определяться время нахождения работника в командировке и на основании каких документов это будет осуществляться.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте и сам при этом находится за рулем, подтверждать факт его нахождения в командировке будет служебная записка с приложением путевого листа.

Если в командировку на служебном автобусе с водителем за рулем отправляются несколько сотрудников, можно написать в приказе руководителя, что работники отправляются в командировку на служебном автобусе. В этом случае в приложении об оплате командировочных расходов можно оговорить, что при возвращении из командировки работники обязаны составить служебную записку. В служебной записке сотрудники зафиксируют работодателю, на каком автобусе они отправлялись в командировку, когда выехали и когда вернулись. Служебная записка и путевой лист будут служить подтверждением количества дней нахождения работников в командировке. Такой документооборот следует оговорить в локальном нормативном акте.

Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше

Время нахождения в командировке определяется на основании оформляемых документов. В Постановлении №749 есть п.19, который предусматривает выплату суточных за время задержки в пути, но только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки.

В распоряжении руководителя о направлении работника в командировку должны быть четко указаны даты нахождения работника в командировке, а от работника должна быть служебная записка, в которой он просит приобрести билет на более позднюю дату или раннюю дату. При этом необходимо получить одобрение руководителя. На основании распоряжения руководителя дни командировки будут оплачиваться в соответствии с приказом. Лишние дни оплачиваться не будут.

В данном случае необходимо помнить о письме Минфина от 30 июля 2014 года №03-04-06/37503 по НДФЛ и налогу на прибыль. Если работник задержался в командировке, например, на выходные, то обратный билет можно учесть в расходах по налогу на прибыль и он не будет являться доходом работника на облагаемый НДФЛ. Соответственно, начислять страховые взносы не нужно.

Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены

Вопросы оформления командировки в 2015 году стали актуальными после того, как отменили командировочные удостоверения. Как применять новые правила в работе, читайте в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

Как оформить командировку в 2015 году
Как оформить приказ о направлении в командировку
В каком документе прописать цель командировки
Как составить служебную записку о сроках командировки
Как заполнять журнал выбывших и прибывших в командировку

Приказ о направлении в командировку

Основанием для командировки является решение руководителя. Но как его оформить, в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 не сказано. Поэтому достаточно составить приказ о направлении в командировку или распоряжение директора. Обязательной формы на этой случай нет, поэтому можно разработать свой приказ о направлении в командировку или использовать унифицированную форму Т-9. Только свой бланк надо обязательно утвердить в учетной политике.

По общему правилу, даты билетов должны совпадать с датами в приказе о направлении в командировку. Если сотрудник не успевает выполнить задание, надо издать новый приказ о продлении сроков командировки. Ведь именно приказы, а не билеты являются основанием для учета рабочего времени в табеле.

При составлении приказа о направлении в командировку важно обратить внимание на опасный реквизит – цель командировки. Цель командировки раньше надо было детализировать в служебном задании. Этот документ отменили, но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о командировке безопаснее заполнить цель командировки - для чего сотрудник едет в другой город, а не оставлять этот реквизит пустым.

Приказ о направлении в командировку образец

Оформление командировки. Документы

Список документов, которыми теперь надо оформлять командировки, зависит от транспорта, на котором сотрудник отправляется в деловую поездку.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

при поездке на личном, служебном, попутном транспорте, автомобиле заказчика и в других случаях, когда нет проездных документов – на основании служебной записки;
в иных случаях – на основании проездных документов.

Работник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (как заполнить авансовый отчет смотрите ниже) об израсходованных суммах и приложить к нему:

документы, подтверждающие командировочные расходы , связанные с командировкой (наем жилья, проезд и т.п.);
документы, подтверждающие использование личного или служебного транспорта для поездки (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.);
служебную записку о сроках командировки.

Как заполнить авансовый отчет (фрагмент)

В авансовом отчете надо перечислить все документы, подтверждающие затраты на поездку. Если один и тот же расход (например, бензин) подтверждает сразу несколько документов, их можно привести через запятую.

Суточные при командировках в 2015 году подтверждать не требуется. Так считает и Минфин (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741). Поэтому в авансовом отчете можно не ссылаться на какие-то документы. А чтобы определить размер выплат, достаточно число дней поездки умножить на норму суточных.

Важно

Сотрудник должен отчитаться за командировку в течение трех рабочих дней после выхода на работу. Если позже, то фонды могут потребовать взносы с неподтвержденных подотчетных (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609).

В авансовом отчете не обязательно ссылаться на служебную записку. Служебная записка на командировку (образец мы показали ниже) подтверждает период поездки, но не сами расходы. Поэтому ее можно лишь приложить к авансовому отчету, а ссылаться на нее на оборотной стороне отчета необязательно.

Служебная записка на командировку

Утвержденной формы служебной записки нет в постановлении № 749. Поэтому компания может сама разработать бланк служебной записки. Важно только определить в документе фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Можно включить и другие сведения. Например, данные о машине.

Служебная записка на командировку. Образец

При возвращении из поездки на личном транспорте работник должен составить служебную записку на командировку. Именно так надо назвать документ. Иначе возможны споры с подтверждением расходов. Ведь проверяющие обычно запрашивают документы, установленные законодательством.

Служебную записку работник представляет вместе с подтверждающими документами (путевые листы, чеки и т.п.). Эти бумаги можно перечислить в записке, а приложить их достаточно только к авансовому отчету.

Совет по оформлению служебной записки
В служебную записку на командировку стоит включить не только дату, но и время начала и окончания поездки. Это необходимо, чтобы правильно посчитать сумму суточных. Например, если работник вернулся за полночь, то суточные надо заплатить еще за один день.

Цель командировки можно уточнить в приказе, для чего сотрудник едет в командировку. Раньше цель командировки надо было определять в служебном задании. Теперь этот документ отменили. Но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о направлении в командировку безопаснее записать, для чего сотрудник едет в другой город - проведение переговоров, закупка товара и т. п. В унифицированной форме приказа Т-9 есть специальная строка, которая так и называется «Цель». Если же компания использует свой бланк приказа, то в нем безопаснее сохранить этот реквизит.

Журнал выбывших и прибывших в командировку

С 8 августа 2015 года заполнять журнал учета командированных работников компании больше не обязаны. Новый порядок установлен постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Теперь компания вправе сама решать, нужны ей эти документы или нет. Как заполнить журналы - компания тоже решает сама. Формы документов утвердил приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. При этом в журналах есть графы, которые необходимо заполнять только на основании командировочных удостоверений. Так как командировочные удостоверения отменили , эти графы можно оставить пустыми или поставить в них прочерки (см. образец).

Журнал выбывших и прибывших в командировку образец заполнения

Служебные командировки: новое в документальном оформлении в 2015 году (Орлова Е.)

Дата размещения статьи: 20.03.2015

С 2015 г., отправляя работника в служебную командировку, не нужно оформлять командировочное удостоверение, а также составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе. Это долгожданное событие не только для самих командированных работников, но и для тех, кто эти командировки администрирует. Оно позволит сократить количество документов, необходимых для оформления командировки и подтверждения командировочных расходов, а также облегчит жизнь огромному количеству работников российских компаний, которые часто ездят в командировки, снизит нагрузку на бухгалтеров.

Причины сокращения количества документов для оформления командировки

Документальное оформление служебных командировок работников до недавнего времени было достаточно трудоемким из-за необходимости оформления большого количества документов перед командировкой, после нее, а также документов, подтверждающих сами командировочные расходы. Необходимость оформления командировочного удостоверения ранее была установлена п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (документ утратил силу согласно Приказу Минфина России N 147н, Минтруда России N 1044 от 15.12.2014) и п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749). Командировочное удостоверение было основным документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке (за исключением случаев, предусмотренных п. 15 Положения N 749), в нем содержались сведения о дате приезда, пункте назначения, дате выезда из него.
Командировочные удостоверения использовались при совершении служебных поездок по территории России. В зарубежных командировках удостоверения хождения не имели, так как при въезде и выезде пограничные органы и так проставляют отметки о пересечении госграницы. Исключение составляли командировки в страны СНГ, с которыми у России заключены межправительственные соглашения, не предусматривающие соответствующих отметок о пересечении границы. В каждом пункте назначения (например, в отеле, где останавливается сотрудник во время поездки, или в принимающей организации) в командировочном удостоверении делались отметки о времени его прибытия и выбытия, которые должны были быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью.
В международной практике (например, в государствах, входящих в зону Евросоюза) применение формы командировочного удостоверения как при командировках внутри территории Евросоюза, так и при командировках в другие государства, не входящие в зону Евросоюза, не предусмотрено. Порядок оформления командировочных удостоверений был сопряжен с рядом сложностей, которые связаны, например, с тем, что ответственное должностное лицо, которое должно заверить прибытие и выбытие работника в отеле, в нужный день могло отсутствовать. Кроме того, у российских компаний (в частности, занимающихся дизайном, ландшафтными работами, клинингом и пр.) проблемы с внесением сведений и отметок о пребывании в командировочные удостоверения возникали, если принимающей стороной выступало физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, при выполнении работ на садовых участках, в загородных домах частных лиц, а также при направлении в командировки сотрудников для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов - физических лиц. В таких случаях контролирующие органы признавали: при невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности: приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку; служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении; проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования, если такой порядок документального оформления командировочного удостоверения был закреплен внутренним локальным документом организации (Письма Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 4)).
Из-за неправильно оформленных командировочных удостоверений налоговые органы могли не принять командировочные расходы в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, размещено на сайте http://www.nalog.ru, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@, от 30.11.2009 N 16-15/125486, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 30.12.2013 N Ф03-6433/2013). В то же время ряд судов исходил из того, что подтверждение командировочных расходов не связано исключительно с наличием командировочных удостоверений (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 по делу N А27-16987/2010, ФАС Московского округа от 11.04.2011 N КА-А40/1664-11-2 по делу N А40-95779/09-112-695, от 07.09.2010 N КА-А40/10200-10-2 по делу N А40-106307/09-4-729, ФАС Северо-Кавказского округа от 11.12.2007 N Ф08-8181/07-3044А по делу N А32-1337/2007-48/22).
Необходимость оформления служебного задания, указывающего на цель командировки работника, а также отчета о выполненной работе (документов, которые обязательно сопровождали командировочное удостоверение) ранее была установлена п. 6 и абз. 2 п. 26 Положения N 749.
Отмена форм командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении обусловлена тем, что содержание этих документов во многом дублирует содержание приказа (распоряжения) о направлении работников в служебную командировку и их оформление (заполнение) требует дополнительных трудозатрат.
До 2015 г. контролирующие органы придерживались позиции, согласно которой составление двух документов (приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения) одновременно, имеющих одно и то же назначение, не было обязательным. Они разъясняли, что наличие и оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@).
Отмена командировочных удостоверений и упрощение порядка подтверждения командировочных расходов предусмотрены п. 10 разд. IV Плана мероприятий ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р. Во исполнение этого документа Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 (вступило в силу с 08.01.2015) отменены п. п. 6, 15, абз. 3 п. 26, а также внесены изменения в п. 7, абз. 1 п. 19, абз. 2 п. 26 Положения N 749, согласно которым при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять такие излишние документы, как:
- командировочные удостоверения;
- служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке.
Начиная с указанной даты фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетом, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Таким образом, Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 минимизировало количество документов, подтверждающих факт нахождения в командировке и произведенных организацией в этой связи расходов, и существенно упростило документооборот по служебным командировкам.
Отмена командировочного удостоверения также повлияет на страховые взносы. Ранее Минтруд России в Письме от 07.10.2013 N 17-4/1647 разъяснял, что выплаты работнику за служебную поездку надо облагать страховыми взносами, если организация не оформила командировочное удостоверение. Правда, судьи считали, что не надо платить страховые взносы с расходов на служебную поездку, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии (Постановление АС Центрального округа от 09.10.2014 по делу N А64-234/2014). Теперь ситуация изменилась в пользу работодателей, поэтому и судебных споров больше не будет.
Если у работника или работодателя возникли какие-либо вопросы и неясности по поводу требований к документальному оформлению служебных командировок, они могут обратиться за разъяснением в Роструд в соответствии с Административным регламентом предоставления Федеральной службой по труду и занятости государственной услуги по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденным Приказом Минтруда России от 03.09.2014 N 603н.

Проблемы терминологии при документальном оформлении командировок

Документальное оформление служебных командировок в организациях осуществляется в соответствии с трудовым законодательством, а именно согласно нормам ч. 2 ст. 166 ТК РФ, Положения N 749 в редакции Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (далее - Порядок N 739н). Налоговый кодекс РФ не регулирует порядок оформления первичных учетных документов (Письмо Минфина России от 10.12.2014 N 03-02-08/63607), в том числе при оформлении служебных командировок.
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации (ч. 2 ст. 166 ТК РФ).
Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (абз. 2 п. 3 Положения N 749 в редакции Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).
Анализ приведенных норм свидетельствует о наличии разницы, которая состоит в следующем: с 08.01.2015 работники должны направляться в командировки на основании решения (а не распоряжения) работодателя.
То есть на уровне закона (ч. 1 ст. 166 ТК РФ) говорится о распоряжении работодателя, а на уровне федерального подзаконного нормативного правового акта (абз. 2 п. 3 Положения N 749 в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595) - о решении работодателя.
Часть 7 ст. 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить Трудовому кодексу РФ, иным федеральным законам и указам Президента РФ. Отсюда следует, что положения ч. 1 ст. 166 ТК РФ имеют большую юридическую силу, чем абз. 2 п. 3 Положения N 749 в новой редакции. Естественно, возникают вопросы: в связи с чем произведена замена термина "распоряжение" на термин "решение", означает ли, что термин "решение работодателя" - понятие более широкое, чем "распоряжение работодателя"?
И приказы, и распоряжения, и решения относятся к организационно-распорядительной документации (абз. 1 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, п. п. 1.3, 3.6 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденных Росархивом). Однако ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (класс 0200000 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации"), но к этому классу приказ (распоряжение) или решение о направлении работника в командировку не относятся. Ранее приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку относился к классу 0300000 "Унифицированная система первичной учетной документации", подкласс 0301000 "Документации по учету труда и его оплаты" (коды по ОКУД 0301022, 0301023).
Согласно п. 2.1.4 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренной коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33, решения, приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Такой организационно-распорядительный документ, как решение, обычно используется при необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров). Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. В нормах Трудового кодекса РФ нет общего правила использования терминологии, которое установлено в п. 1 ст. 11 НК РФ: упомянутые в Налоговом кодексе РФ термины и понятия используются в том значении, в котором они определены самим НК РФ; а если НК РФ эти понятия не раскрывает, можно использовать их в том значении, в каком они применяются в других отраслях законодательства РФ. То есть ТК РФ не расшифровывает, что же понимается под управленческим решением работодателя: приказ, распоряжение, указание, локальный нормативный акт, резолюция руководителя или иные распорядительные надписи на входящей или внутренней документации, другие акты работодателя, выраженные в соответствующей форме.
В числе статусных прав работодателя, перечисленных в ст. 22 ТК РФ, не указано право работодателя на принятие управленческих решений, там говорится только о его праве принимать локальные нормативные акты, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Несмотря на это, управленческими правами принятия именно решений в сфере труда работодатель обладает через нормы как гражданского законодательства (п. п. 1, 2 ст. 1 ГК РФ), корпоративного законодательства (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"), так и через нормы Трудового кодекса РФ, но без расшифровки самого понятия "решение работодателя" (ч. 1 ст. 71, п. 9 ч. 1 ст. 81, ч. 1 ст. 82, п. 6 ст. 86, ч. 3 ст. 137, ст. 181.1, ч. 2 ст. 217, ч. 2 ст. 229.3, ч. 3 ст. 235, ч. 1 ст. 247, ст. 371, ст. ст. 372, 373, 374, ч. 3 ст. 398, ст. 400, ч. 4 ст. 404 ТК РФ, но эти нормы не касаются командировок). Как сказано выше, в отношении командировок сохранен термин "распоряжение" (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Анализ перечисленных норм ТК РФ позволяет сделать вывод, что термин "решение работодателя", по мнению автора, - это понятие более широкое, чем термин "распоряжение", и применительно к командировкам такое решение (в какой бы форме оно не принималось - в форме приказа, распоряжения, резолюции) должно быть только письменным, а не устным. Но окончательно прояснить этот вопрос помогут только разъяснения Минтруда России.

Документы для командировок в 2015 году

Для возмещения командировочных расходов работнику, направленному в служебную командировку, а также для признания таких расходов в целях исчисления налога на прибыль командировочные расходы необходимо документально подтвердить (ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При направлении работника в командировку работодателю нужно:
1. Издать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения N 749). В этом документе нужно указать такие реквизиты, как:
- фамилия, имя, отчество и должность работника;
- место назначения командировки (страна, город, организация);
- срок командировки (количество календарных дней);
- даты начала и окончания командировки;
- цель командировки;
- служебное поручение работнику (до 08.01.2015 оно указывались служебном задании для направления в командировку). Включение этого реквизита в приказ целесообразно для того, чтобы не было налоговых споров по поводу обоснованности служебной поездки и экономической оправданности командировочных расходов.
Как известно, с 01.01.2013 коммерческие организации могут по своему усмотрению составлять такой приказ по унифицированным формам N N Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или по самостоятельно разработанной форме, утвержденной руководителем, при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Использование форм N N Т-9, Т-9а в 2015 г. вряд ли целесообразно, потому что из них придется исключить, во-первых, упоминание о служебном задании в строке "Основание (документ, номер, дата), где до 08.01.2015 указывались реквизиты служебного задания, во-вторых, включить реквизит "Служебное поручение работнику". Поэтому лучше разработать и утвердить свою форму приказа о направлении работника в командировку. Выписывать командировочное удостоверение (независимо от места командирования на территории России, некоторых стран СНГ), составлять служебное задание для работника начиная с 08.01.2015 не нужно.
2. Акт выезда работника отразить в журнале учета работников, выбывающих в командировку (п. 8 Положения N 749, п. п. 1, 2 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного в Приложении N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).
Форма этого документа установлена в Приложении N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н. В этом журнале надо указать следующие сведения:
- фамилию, имя, отчество командированного работника;
- в прежнем реквизите "дата и номер командировочного удостоверения" поставить прочерки (из-за отмены командировочного удостоверения);
- наименование организации, в которую командируется работник, и пункт назначения.
В связи с выходом Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 Минздрав России скоро утвердит новую форму журнала, а пока нужно пользоваться старой.
3. Дни командировки работника отмечать в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N N Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или самостоятельно разработанная форма), в котором каждый день пребывания работника в командировке отображается кодом "К" или цифровым обозначением "06" без указания количества отработанных часов (ч. 4 ст. 91, ст. 167 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 2)). А если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами (п. п. 5, 9 Положения N 749, п. 2 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291):
- "К" (или "06"), которым обозначаются дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки. При этом количество отработанных часов не проставляется;
- и дополнительно - код "РВ" (или "03"), которым отмечают работу в выходной день. Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, только если работодатель давал работнику указание о продолжительности работы в командировке в выходной день.
Это логично, поскольку за все дни нахождения в командировке, обозначенные в табеле учета рабочего времени кодом "К" (или "06"), работнику выплачиваются суточные (ст. 168 ТК РФ). Также за дни командировки, совпадающие с рабочими днями по графику на основной работе, за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения N 749).
Поскольку отработанные в командировке дни, совпадающие с рабочими днями на основной работе, и дни, совпадающие с выходными и праздничными днями, оплачиваются по-разному (ст. ст. 167, 153 ТК РФ), последние в табеле учета рабочего времени необходимо обозначать кодом "РВ" ("03"). Вместе с тем, если поставить только код "РВ" ("03"), это может привести к тому, что суточные за отработанный выходной день в командировке ошибочно работнику не будут выплачены. При таком документальном оформлении в целях налогообложения прибыли проблем с признанием расходов на оплату труда в командировке в выходные дни у организации не возникнет (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 255 НК РФ, ст. 153 ТК РФ, Письмо ФНС России от 20.08.2014 N СА-4-3/16564 - размещено на сайте http://www.nalog.ru/ в разделе "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами). После выхода Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, внесшего изменения в Положение N 749, некоторые компании задумались о сохранении в своих внутренних правилах документооборота ранее действовавших правил оформления командировок, а именно для целей внутреннего контроля, для предотвращения споров с работниками и проверяющими из ГИТ, ИФНС, ФСС, ПФР по-прежнему оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке. При принятии такого решения следует помнить, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Пример. Достаточно распространенная ситуация, когда командированный работник забыл проставить отметку (отметки) о выбытии в командировочном удостоверении. В таких случаях до 08.01.2015 практика документооборота складывалась так: сотрудник бухгалтерии или отдела кадров настаивал, чтобы такой работник отправил по почте (услуга платная) командировочное удостоверение в место командирования для получения соответствующей отметки о выбытии, получил ее и принес работодателю. В условиях действия новой редакции п. 7 Положения N 749 (пп. "в" п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595) это приведет к трудовым спорам.

По возвращении из командировки работодателю необходимо иметь следующие документы:
1. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного работника об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, или самостоятельно разработанной форме (п. п. 7, 26 Положения N 749, абз. 2 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
2. Приложенные работником к авансовому отчету оправдательные документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения N 749). Это следующий пакет документов (см. таблицу). Если оправдательные документы, подтверждающие командировочные расходы, составлены на иностранных языках, может потребоваться их построчный перевод на русский язык. В отношении перевода проездных билетов есть особенности. В том случае, когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд нужно перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета, стоимость билета. Перевод не нужен, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170). Электронный авиабилет не нужно переводить на русский язык (Письмо от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Таблица

Документы, прилагаемые к авансовому отчету командированного работника

Группы документов	Конкретные виды документов
Документы о найме жилого помещения	счета гостиниц, включая стоимость проживания, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами)
Проездные и сопутствующие документы, подтверждающие период командировки, а также дату пересечения границы (при использовании самолета, поезда, автобуса)	авиа- и/или железнодорожные билеты на бумажных носителях, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, а также документы, подтверждающие оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей
	проездные билеты на автобус, подтверждающие дату начала и окончания поездки

Документы, подтверждающие период командировки, а также дату пересечения границы при использовании личного транспорта (автомобиля, мотоцикла) <*>	служебная записка работника, содержащая фактический срок пребывания работника в месте командирования (с указанием дат приезда и отъезда в каждом из мест пребывания работника в командировке, как это было ранее в командировочном удостоверении, а также даты выезда и въезда в Россию) (форму записки, порядок ее визирования, проставления резолюции об исполнении записки целесообразно утвердить в локальном нормативном акте работодателя (например, в положении о служебных командировках компании))
	документы, являющиеся неотъемлемым приложением к служебной записке: путевой лист, счета, квитанции на парковку, платные дороги и пр., кассовые чеки на бензин и др.
	ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (в случае загранкомандировки)
<*> По мнению автора, такой порядок документального подтверждения компании стоит установить в своем локальном нормативном акте и при использовании служебного транспорта (несмотря на то что в п. 7 Положения N 749 об этом не говорится), особенно в случае заправки бензином с использованием топливных карт. Это поможет избежать трудовых и налоговых споров.
Документы, подтверждающие иные расходы работника, связанные с командировкой	документы, подтверждающие расходы на оформление и выдачу виз, паспорта (в случае загранкомандировки), консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма командировочных расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) как не имеющая надлежащего документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Стоимость проезда работника к месту командировки и обратно, стоимость проживания во время командировки, суточные и иные расходы, связанные со служебной поездкой, компания сможет учесть в целях налогообложения прибыли как расходы на командировки в полном объеме, но только в том случае, если они носят производственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
С 08.01.2015 требовать от работника краткий отчет о выполнении задания (заполненную графу 12 в форме N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" или самостоятельно разработанной форме) не нужно. Оформлять такой отчет работнику отдельно также не нужно. Вне зависимости от фактического выполнения работником трудовой функции в командировке расходы на проезд, проживание, суточные все равно ему надо возместить, такие выплаты носят компенсационный характер и не ставятся трудовым законодательством в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции (ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749, Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).
И в заключение обратите внимание еще на один важный момент в документальном оформлении служебных командировок. Формы, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (в частности, в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), далеко не все являлись первичными учетными документами. А Закон N 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к первичным учетным документам. К ним относятся документы, которые оформляют факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В свою очередь, факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете связывается с изменением финансового положения организации, финансового результата ее деятельности и (или) движением денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Поэтому если оформляется операция, которая приводит к изменению финансового состояния организации, то в этом случае первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ.
Например, из всех документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм и которыми оформляется служебная командировка, единственным первичным учетным документом является авансовый отчет. Только признание руководителем организации реальной задолженности перед командированным работником суммы, которая истрачена им в командировке и отражена в авансовом отчете, меняет финансовое состояние организации. А сам приказ о направлении работника в командировку никак не влияет на финансовое положение организации - это только предшествие факту хозяйственной жизни.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки перечислены в Положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», которое утверждено постановлением правительства от 13.10.08 №749.

Из этой статьи Вы узнаете:

2. Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника в 2015 году.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, отменены служебные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно.

При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан гарантировать работнику:

место работы;
средний заработок;
компенсацию расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Такие обязанности работодателя установлены статьей 167 ТК РФ. Кроме того, в соответствии со статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку компания обязана возмещать работнику: расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что все гарантии и компенсации, которые связаны с направлением сотрудника в командировку и установлены Трудовым кодексом, действуют только в отношении сотрудников компании, которые заключили с работодателем трудовой договор.

Какими документами правильно оформить служебную командировку

Раньше, чтобы направить сотрудника в командировку нужно было пользоваться формами документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. На сегодняшний день это постановление еще действует, но брать оттуда формы первичных документов не обязательно. Компания может их разработать сама. Мы же будем ссылаться на унифицированные формы. А использовать ли Вам их или разработать свои - решать Вам.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года служебное задание отменено постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595. Поэтому в 2015 году больше не нужно его оформлять.

Для того, чтобы направить сотрудника в командировку сначала нужно оформить «Приказ о направлении работника в командировку» по форме Т-9а. Строку, в которой содержится служебное задание нужно исключить.

Затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения. Обратите внимание, что в связи с тем, что с 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк.

Затем необходимо заполнить табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ . В соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

После возвращения работника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены работником. Работник должен предоставить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Такими документами могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Какими документами подтвердить расходы и время фактического пребывания работника в командировке

После отмены командировочных удостоверений расходы, а также время фактического пребывания сотрудника в командировке нужно подтверждать проездными документами. Они должны быть предоставлены самим работником.

Если работник передвигался к месту командировки и обратно к месту работы на личном транспорте, то он должен составить служебную записку. В ней отражается фактический срок пребывания его в командировке. Служебная записка заполняется в произвольной форме. К ней сотрудник должен приложить документы, которые будут подтверждать использование им личного транспорта (квитанции, чеки, счета и т. д.). Служебная записка также прикладывается к авансовому отчету.

Итак, командировку сотрудника в 2015 году нужно оформить следующими документами:

Приказом о направлении сотрудника в командировку;
заполнить журнал учета командированных сотрудников;
заполнить табель учета рабочего времени;
составить авансовый отчет;
принять у сотрудника служебную записку (если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте).

Полезные инструменты