Руководство любой успешной компании хочет знать, чем подчинённые занимаются в рабочее время и насколько эффективно они его используют. При этом далеко не каждый руководитель может ответить на эти вопросы точно, быстро и однозначно. Поэтому, чтобы постоянно держать руку на пульсе событий, в организациях внедряются различные методы контроля сотрудников. Для этого кто-то использует старые проверенные временем методики, а кто-то устанавливает специальное программное обеспечение и наблюдает за работой персонала, даже находясь за пределами офиса.
Доверяй, но проверяй – золотое правило мудрого руководителя. Как показывают результаты анонимного опроса, проведённого среди работников российских компаний, около 30% сотрудников не готовы предать работодателя ни при каких обстоятельствах. 50% подчинённых согласны нарушить закон, если будут уверены в том, что это сойдёт им с рук. А вот оставшиеся 20% респондентов готовы пойти на сделку с совестью при любом раскладе.
Безусловно, такая статистика настораживает. Поэтому у руководства компаний появляется дополнительный стимул для регулярного контроля работы своего персонала. Чтобы быть в курсе возможных отклонений от полноценного рабочего процесса, работодатели используют различные инструменты. К числу самых распространённых из них относятся:
Установка программного обеспечения для мониторинга деятельности работников
позволяет отслеживать действия сотрудников, работающих за ПК. Специальные сервисы предназначены для сбора, хранения и анализа данных о том, какие сайты были посещены в рабочее время, какие поисковые фразы при этом вводились, какие приложения, и съёмные устройства для хранения информации использовались. Также контролируется активность пользователя в социальных сетях, отправка сообщений с помощью электронной почты и состояние переписки в различных интернет-мессенджерах.
В частности, программа CleverControl помогает в режиме реального времени просматривать на одном мониторе до 16 компьютеров своих подчинённых, чтобы узнать, кто из пользователей действительно занят работой, а кто использует ресурсы компании не по назначению. Руководителю остаётся лишь просматривать скриншоты и изучать отчёты, сохранённые на облачном сервисе в виде практичных таблиц и удобных графических отчётов.
По сути, современное программное обеспечение превращает обычный компьютер в эффективный инструмент онлайн-контроля. Оно позволяет не только быстро выявить лентяев, определить возможные «недоработки», повысить продуктивность работы персонала и помочь в расследовании неправомерных действий работников, но и предотвратить слив корпоративной информации конкурентам.
Использование программного обеспечения по управлению задачами и проектами.
Работодатели знают, что присутствие человека на рабочем месте совсем не означает, что он всё это время усердно занимается решением поставленных задач, а не просто «просиживает штаны». Поэтому они устанавливают программные продукты, позволяющие отслеживать, насколько продуктивно работают их подчинённые в течение рабочего дня.
Например, некоторые из них используют программу Pyrus . Её интерфейс имеет много общего с электронной почтой, однако здесь вместо писем сотрудникам рассылаются конкретные задачи. Таким образом, специализированное программное обеспечение, лишённое внешних раздражителей и спама, больше напоминает форум для внутреннего общения. Его функционал позволяет систематизировать рабочую переписку, расставить рабочие процессы по приоритетности выполнения задач, а также отследить, удалось ли сотрудникам выполнить задание в отведённые для этого сроки.
Набором подобных функций обладает и сервис для управления проектами Wrike . Его работа также направлена на улучшение коммуникаций, расстановку приоритетов, распределение обязанностей и повышение эффективности работы всего предприятия. Программа поддерживает мобильный доступ, что позволяет руководителю планировать и корректировать задачи, а также решать проблему срыва сроков, даже находясь за пределами офиса. Однако следует признать, что работа программного обеспечения с набором таких опций в первую очередь ориентирована на управление проектами, а не на мониторинг деятельности персонала.
Выборочный контроль
позволяет контролировать работу сотрудников, но при этом не выглядит так, словно у работника постоянно «стоят над душой». Особенность этого способа заключается в том, что он осуществляется в случайный момент времени и проходит в обычной рабочей обстановке. Поэтому руководитель может увидеть сильные и слабые стороны подчинённого, проверить как сам процесс работы, так и её промежуточный «непричёсанный» результат.
Однако, несмотря на очевидные преимущества, выборочному контролю свойственны и серьёзные минусы. Порой вместо того, чтобы держать коллектив «в тонусе» он может создавать стрессовую атмосферу и в какой-то степени даже демотивировать сотрудников. Ведь некоторые из них считают, что такая форма «слежки» необъективна и больше похожа на попытку руководства придраться к работникам, чтобы их покритиковать.
Ежедневное/еженедельное планирование.
Некоторые работодатели не мыслят своей работы без постоянных планёрок. Так они проверяют качество выполнения задач, поставленных ранее, и формируют новые цели. В свою очередь сотрудники, получая очередную установку, сортируют свои задания по степени актуальности, важности и дедлайну. Примечателен тот факт, что планирование задач с учётом выделенных на их выполнение рабочих часов позволяет персоналу совершенствовать навыки тайм-менеджмента и повышает личную продуктивность каждого сотрудника.
Накануне предстоящей планёрки работники формируют отчёты, по которым руководство может не только оценить качество выполнения заданий, но и понять структуру рабочего дня конкретного подчинённого – что именно он делал и на какие задачи потратил больше времени. Эта информация помогает оптимизировать рабочий процесс так, чтобы работники не были чрезмерно перегружены, но, в то же время, чтобы у них не было возможности бесцельно бить баклуши.
Фотография рабочего дня
будет полезна работодателям, уверенным в том, что их сотрудники работают неэффективно, которые не понимают, на что их подчинённые тратят своё рабочее время. Если руководитель заподозрил работника в низкой продуктивности, то может обязать его на протяжении определённого периода (недели, декады, месяца) детально расписывать все дела и задачи, выполненные в течение дня. Таким образом, сотрудник будет составлять отчёт, который называется фотографией рабочего дня. В нём он подробно описывает всё, что делал с детализацией до 15-ти минут.
Безусловно, этот вариант отчётности помогает руководителю увидеть степень загруженности подчинённых, оценить реальную эффективность их работы и понять решали они рабочие задачи или «честно» отсиживали положенное время. Однако следует обратить внимание на то, что составление фотографии занимает некоторую часть рабочего дня, поэтому в такие моменты работа персонала будет менее продуктивной.
Этот способ может дать ощутимые результаты, если на предприятии действительно остро стоит вопрос о том, нужна эта должность (либо конкретно этот работник) или же нет. Просто ради эксперимента использовать фотофиксацию рабочего дня нет смысла. Ведь так своё время напрасно потратит как сам подчинённый, так и его начальник, который будет вынужден анализировать детали полученных отчётов.
Вместе с тем мудрые сотрудники понимают, что если их обязывают делать фотографию рабочего дня, то следует серьёзно изучить причины, которые привели к таким последствиям, и своевременно сделать «работу над ошибками», чтобы доказать руководству свою компетентность и эффективность.
Как видим, существует несколько методов контроля над сотрудниками. Они показывают результаты с разной степенью эффективности, а некоторым из них даже свойственны недостатки. Поэтому, выбирая оптимальный вариант «слежки», важно правильно определить золотую середину, чтобы не только сохранить в коллективе атмосферу доверия, но и создать правильную систему мотивации, при которой сотрудники были бы заинтересованы использовать рабочее время по назначению.
Многие руководители выбирают стандартный способ борьбы с сотрудниками, систематически страдающими бездельем на рабочем месте: блокировка соцсетей, развлекательных сайтов, личной электронной почты и мессенджеров. Однако в любой компании есть умельцы, которые найдут способ обойти запреты. Да и жесткий подход к контролю сотрудников – решение не самое мудрое: лентяи уйдут в «подполье» с планшетами и телефонами, а добросовестные работники будут расстроены проявленным недоверием.
Почему же так важен контроль сотрудников и лояльный подход к учету рабочего времени? Вот несколько причин:
1. Первое и самое главное в контроле сотрудников – оценка эффективности работника. Он может выполнять задания, выдавать определенные результаты, но при этом руководитель не знает, сколько времени сотрудник затратил на работу, а сколько – на чай и разговоры по душам с коллегами. Возможно, организация теряет на недозагрузке сотрудника существенную сумму.
2. Контроль сотрудников поможет руководителю оценить и собственную работу, а именно – выяснить, насколько правильные и понятные задачи он дает тому или иному менеджеру, и не промахивается ли с объемом. Вполне возможна ситуация, когда руководитель недооценивает кого-то из подчиненных, а кого-то – слишком нагружает. Ведь если работник занимается посторонними делами, возможно, он просто не полностью загружен и способен сделать больше.
3. Может показаться, что контроль сотрудников равен слежке и демотивирует работников. Контроль рабочего времени – дополнительный рычаг управленца, который помогает держать коллектив в тонусе, преодолевать желание отвлечься на личные проблемы или развлечения.
Ведь, скажем, производственников оценивают по тому, выполнили они план или нет, где частота «перекуров» у начальника как на ладони. А как быть с офисными работниками, которые все время проводят за компьютером? Осуществлять контроль сотрудников прямо на рабочем месте.
4. Всем от простого менеджера до топа, необходим контроль времени. Жалобы на то, что приходится задерживаться на работе в ущерб личному времени, отдыху с друзьями, стали привычными в обществе. Вина задержек на работе лежит часто не на руководстве, которое ставит сверхзадачи, а на банальной человеческой лени, на отвлекающих факторах, из-за которых сотрудник не заканчивает работу вовремя. Контроль сотрудников с помощью автоматизированной системы учета рабочего времени поможет офисным работникам завершать дела в срок и найти долгожданный баланс между работой и личным временем.
Система контроля сотрудников CrocoTime максимально лояльна и удобна, для учета рабочего времени персонала. Она не делает скриншотов экранов и не перехватывает переписку, тем самым не нарушая прав конституционных сотрудников. В то же время, программа контроля сотрудников дает руководителю максимально подробную информацию по каждому сотруднику: время прихода и ухода, время, проведенное вне рабочего места, продуктивное и непродуктивное время за ПК.
С подробной информацией можно познакомиться на официальном сайте системы контроля сотрудников: http://crocotime.com/ru/ .
А так же по теме:
Разработчики “Инфомаксимум” продолжают активное развитие системы учета рабочего времени для контроля сотрудников. — Долгожданный релиз с частично реализованными масштабными обновлениями...
Российские компании ежедневно теряют около 20% рабочего времени из-за зависимости сотрудников от развлекательных программ и сайтов. Исключить использование рабочего времени...
3 комментария к
- Инна Сентябрь 7th, 2014 - 11:28
- Николай Февраль 6th, 2015 - 16:37
- Оксана Май 13th, 2015 - 11:24
Офисный персонал основной объем задач выполняет за компьютером и лишь малую часть занимают совещания, встречи и т.п. Поэтому мониторинг действий с электронными документами, сайтами и программами наиболее актуален. Специальная программа покажет, когда сотрудник приступил к выполнению обязанностей и что делал до окончания дня.
Yaware.TimeTracker — такая программа учёта. После установки, она автоматически запускается с включением компьютера и отображает информацию о времени прихода \ ухода, отработанных часах, использованных программах и сайтах, отсутствии на рабочем месте.
Контроль нахождения сотрудников на рабочем месте с Yaware.TimeTracker
1. Мониторинг на протяжении всего дня
Поскольку программа отображает точное время включения и выключения, легко проанализировать время проведенное за компьютером. Кроме того, в режиме онлайн покажет, сколько человек работают в момент просмотра.
Нажмите, чтобы увеличить
Сервис Yaware.TimeTracker также отображает продуктивность действий на протяжении дня: продуктивное, непродуктивное или нейтральное.
Нажмите, чтобы увеличить 2. Причины и продолжительность отсутствия
Как определить, почему сотрудник отсутствует? Причиной является решение личных или рабочих вопросов? Программа Yaware.TimeTracker записывает время простоя компьютера и по возвращению предлагает его охарактеризовать.
Нажмите, чтобы увеличить 
Нажмите, чтобы увеличить 3. Визуальное подтверждение с помощью снимков веб камеры
Регулярные снимки с веб камеры покажут, как часто сотрудник отвлекается и почему. Кроме того, программа отсортирует их по продуктивности.
Нажмите, чтобы увеличить 3. Скрытое наблюдение
Для оценки реальной ситуации в компании необходимо правдивое поведение сотрудников: когда обычно приходят, сколько времени уделяют работе, перерывам и общению. Со скрытым режимом с Yaware.TimeTracker легко проанализировать весь рабочий день отдельного человека или отдела в целом.
Подведем итоги
Контроль нахождения сотрудников на рабочем месте можно проводить с помощью специальных программ учета. Они сделают всю механическую работу и предоставят руководителю полный отчет о рабочем дне сотрудника.
Yaware.TimeTracker покажет количество отработанных часов и то, что было сделано в этот период. Протестировав работу программы бесплатно 14 дней можно лично убедиться в ее простоте и эффективности.
Рабочее время сотрудников – главный ресурс компании. Вопрос контроля сотрудников в рабочее время в организациях, с численностью сотрудников более 500, давно уже не стоит. Такие компании ведут учет времени работников, наряду с учетом материальных ресурсов.
И так же как при учете материальных ресурсов ищут способы уменьшить затраты, компании стараются повысить эффективность использования рабочего времени своих сотрудников. И тут организации встают перед выбором системы мониторинга рабочего времени. Для руководителей, пришедших к решению внедрить систему контроля, но еще не определившихся с конкретной программой, мы подготовили так называемый чек-лист – список параметров, которым должна соответствовать качественная система учета рабочего времени для крупной или средней компании.
1. Возможность работы с большими объемами данных
Как мы уже отметили, для крупных компаний вопрос учета рабочего времени сводится прежде всего к подбору подходящей системы. Проблемы, как правило, начинаются с банальной скорости работы и заканчиваются “повисшими” компьютерами персонала и множеством заявок сисадмину. Поэтому, первый критерий, по которому производится оценка - скорость работы системы при одновременном мониторинге от 500 ПК и более. При этом нужно проверить:
Какое максимальное количество компьютеров программа способна “отслеживать” и при этом работать без сбоев?
Как быстро система выдает запрашиваемый пользователем результат (статистику нарушений или динамику показателей по отделам)?
Замедляют ли агенты мониторинга работу ПК сотрудников?
Возможно ли использовать систему в дороге и просматривать результаты с планшета или ноутбука?
Среди существующих программ лидером является система CrocoTime , разработанная для крупного и среднего бизнеса. Система способна поддерживать до 100 000 ПК, проста в установке и использовании. По отзывам пользователей, она не замедляет работу компьютеров, автоматизирована и надежна.
2. Контроль присутствия сотрудника на рабочем месте, разделение рабочего времени на продуктивное и непродуктивное
Контролировать время, которое сотрудник проводит за работой можно по-разному. В большинстве организаций в ходу системы турникетов, которые могут отследить время прихода и ухода сотрудника, но они не дают сведений о том, чем именно занимался работник, находясь в офисе. Поэтому в параметр 2 мы включили условие “разделение рабочего времени на продуктивное и непродуктивное”, которое позволяет объективно оценить работу сотрудника. Существуют программы учета рабочего времени, разделяющие действия, которые выполняет работник за компьютером на продуктивные и непродуктивные для данного сотрудника (система определяет время работы с различными категориями программ и сайтов, а категории делятся на продуктивные и нет). Примером таких программ являются вышеупомянутая CrocoTime или украинская система учета Yaware. Отметим, что первое условие - контроль присутствия сотрудника на рабочем месте - обеспечивают большинство систем учета рабочего времени, в этом и состоит цель многих из них. Если речь не идет об анализе продуктивности, то вам вполне может подойти Офисметрика, например.
3. Автоматизированный анализ показателей и понятное представление статистики
Контролировать рабочее время сотрудников и хранить данные - это только половина дела. Сама по себе информация, не обобщенная и разрозненная, мало полезна для руководителя: она не позволяет оценить динамику показателей, определить основные “поглотители времени” и детектировать новые. Система учета в идеале должна обрабатывать данные таким образом, чтобы пользователь смог видеть картину в целом.
В этом вопросе на рынке российских программ контроля рабочего времени до начала 2013 года зияла “черная дыра”: ни одна из систем не предлагала ничего лучше разрозненных скриншотов страниц, времени отсутствия работника за ПК и “километров” видеозаписей рабочих будней офиса. Возможность автоматизированного анализа показателей предоставляли лишь заграничные программы, такие как DeskTime и Yaware, но и в их работе были минусы.
В 2013 году на российский рынок вышла система CrocoTime, намеренно “заточенная” под крупные компании и, как следствие, максимально автоматизированная. Система рассчитывает сводные показатели как для конкретных сотрудников, так и для структурных подразделений, выдает отчеты по новым, длительно используемым работниками программам и сайтам, что позволяет контролю всегда быть актуальным. CrocoTime оперативно реагирует на появление новых “поглотителей времени”, при этом имеет удобный мониторинг нарушений.
4. Надежность системы, сервисная поддержка
Надежность конкретной программы учета рабочего времени сложно оценить до ее использования. Здесь можно руководствоваться лишь отзывами компаний, уже использующих систему, а также не забыть об онлайн-демо, которые есть на сайте у каждого разработчика. Вывод по онлайн-демо сделать, конечно же, трудно, но если программа “виснет” или “падает” уже при первичном использовании, то доверять ей не стоит.
Что же касается сервисной поддержки, то здесь компании-разработчики проявляют себя с самой лучшей стороны (сделаем маленькую оговорку: серьезные компании-разработчики): сервисные службы готовы не только часами давать консультации по телефону, но и при необходимости выехать к клиенту для установки и первичной настройки системы (снова оговорка: выезд чаще всего осуществляется за счет клиента).
5. Возможность адаптации системы под потребности компании
Возможность интеграции системы с действующим на предприятии ПО - одно из ключевых требований крупной организации к системе учета рабочего времени. Для больших компаний внесение в систему рабочего регламента для каждого сотрудника вручную стало бы серьезной проблемой. Им жизненно необходима возможность интегрировать программу, например, с системой 1С, которую использует компания, и автоматически перенести данные о регламенте и структуре сотрудников в базу программы контроля рабочего времени. Кроме того, интеграция программы учета рабочего времени с другими системами, например, предоставление данных для расчета KPI, также очень важна.
Такие возможности предусмотрены в Yaware (в несколько ограниченном формате) и CrocoTime.
Отдельно в нашем чек-листе нужно отметить возможность корректного представления системы контроля персоналу. Традиционные программы-шпионы, как правило, вызывают резко негативную реакцию у работников, снижают мотивацию в коллективе и эффективность работы. Для многих компаний внедрение такой системы может обернуться неприятными последствиями. Но есть и другой выход.
Сегодня некоторые системы мониторинга рабочего времени перешли на качественно новый уровень: они не только “шпионят” за сотрудниками и служат системой “наказания провинившихся”. Напротив, такие программы позволяют увидеть реальную загрузку сотрудников и оптимизировать ее, оценить эффективность использования работником своего времени и усовершенствовать систему мотивации и премирования. Именно на такие системы нужно делать ставку в ближайшем будущем.
Кадры
