Спросите своего бухгалтера – надо ли заполнять форму 1 НДФЛ. Если у вас работает молодой специалист, то он и не слышал про такую. Если же бухгалтер у вас опытный, то вам расскажут, что раньше требовалось заполнять карточки по форме 1 НДФЛ на всех своих сотрудников. Эта статья разъяснит вам, что такое форма 1 НДФЛ и что теперь заполняется вместо нее.

Все индивидуальные предприниматели, принимая на работу сотрудников, становятся налоговыми агентами, перечисляя за работников налоги в бюджеты различных уровней и внебюджетные фонды. Поэтому работодатель обязан вести всю документацию, связанную с этим процессом. Одной из форм отчетности являются декларации по форме НДФЛ. Среди них и учетная карточка, то есть форма 1 НДФЛ.

Что такое 1 НДФЛ

Итак, 1 НДФЛ – это форма карточки, в которой отражаются доходы налогоплательщика, все налоги, которые он уплачивает. Этот документ был введен в 2003 году призом Министерства Налоговой службы и являлся одним из основных документов всего налогового учета. Эта форма работала 8 лет и с 1 января 2011 года была ликвидирована. На сегодняшний день индивидуальные предприниматели не обязаны ее заполнять. Вместо нее в обязанности работодателя вменено заполнение регистра по учету НДФЛ, а который вносятся те же самое данные о работнике, порядок заполнения также идентичен.

Но вот какая интересная ситуация: налоговый регистр должен разрабатываться предпринимателем, то есть налоговым агентом, самостоятельно. И подоходный налог в этом регистре должен рассчитываться самостоятельно. Все эти функции обязаны выполнять и крупные организации, то есть юридические лица, индивидуальные предприниматели, а также нотариусы, работающие в частном порядке, и иностранные организации, открывшие свои представительства в России.

В налоговом регистре, согласно Налоговому Кодексу, должна быть указана следующая информация. Это все личные данные сотрудника, которые позволяют его идентифицировать, это статус работника, как налогоплательщика, все суммы его доходов, виды доходов с указанием кодов, действующих на сегодняшний день, налогов, которые были удержаны с сотрудника, и их актуальные коды. К этой информации добавляются даты выплаты доходов и вычетов налогов, а также даты перечисления сумм налогов в бюджеты РФ. Рядом с каждой записью о перечислении налога необходимо проставить наименование платежного документа, его реквизиты, все это производится для подтверждения фактов перечисления средств.

Некоторые предприниматели практикуют ведение общего регистра, одного на всех сотрудников. В компаниях, где работает немного специалистов, это весьма удобно. Но правильность заполнения в соответствии с законом предусматривает ведение регистра на каждого отдельного сотрудника. Поэтому лучше всего потратить бухгалтеру на пару часов больше времени, но сделать правильный регистр и заполнять его так, как требует закон.

В чем отличия формы 1 НДФЛ и налогового регистра

Совершенно логичным является то, что многие предприниматели за основу для своего регистра берут именно форму 1 НДФЛ. И это не случайно, ведь они во многом похожи. Но в налоговой карточке нет некоторых важных пунктов, которые обязаны быть в регистре по учету НДФЛ. Да, за основу можно взять налоговую карточку, но необходимо прибавить к ней следующие строки. Каждое перечисление НДФЛ должно сопровождаться датой фактического перечисления денег, реквизитами платежного поручения. Так же в регистр должны включаться данные о социальных вычетах, которые предоставляет налоговый агент, а также об имущественных вычетах сотрудника. Если регистр заполняет не резидент России, то весь его доход от деятельности на территории нашей страны также облагается налогом, и вносится в этот документ.

Налоговая карточка 1 НДФЛ и регистр по учету налогов предназначены для учета доходов физлица и налогов, которые он уплачивает. Это первичная налоговая документация, которая в обязательном порядке должна вестись каждой организацией, каждым индивидуальным предприятием. Все данные заносятся в карточку (будем иметь в виду и аналогичный ей регистр), один раз в месяц, после того, как произведены выплаты заработной платы и всех вознаграждений, начислены и выплачены все налоги.

Главным основанием для заполнения карточки (регистра) является договор между сотрудником и работодателем. Она заполняется при любом договоре, даже при гражданско-правовом. Главное условие – с обозначенных в договоре сумм должны выплачиваться налоги, а все налоговые суммы должны быть учтены и представлены в виде отчетности в карточке.

Для того, чтобы составить грамотный регистр, необходимо скачать бланк формы 1 НДФЛ, и к нему уже прибавить свои пункты. Заполнение карточки довольно простое, оно осуществляется на каждого сотрудника в отдельности. В форму вносятся все доходы, кроме тех, которые не облагаются налогами. Это социальные пособия, материальная помощь, если она меньше 4 тысяч рублей. Также не вносятся в регистр следующие виды доходов: пособие по беременности и родам, единоразовое пособие беременным при ранней постановке на учет в медицинском учреждении, пособие при рождении ребенка или при усыновлении. Также в этот список входит пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и пособие по безработице.

Основные пункты регистра, которые перешли из карточки 1 НДФЛ

Первый пункт документа — сведения о налоговом агенте (источнике доходов). Здесь надо будет указать ИНН/КПП (для организации или ИНН для налогового агента — индивидуального предпринимателя), а также код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете, наименование (фамилия, имя, отчество) налогового агента и код ОКАТО. Все эти данные всегда есть в бухгалтерии, с их заполнением проблем не будет.

Далее, во втором пункте , следует указать сведения о налогоплательщике (получателе доходов). Это ИНН и номер пенсионного страхового свидетельства, фамилия, имя и отчество сотрудника, вид документа, удостоверяющего личность. Если этот документ – паспорт, то надо указать код, серию и номер, дату рождения (число, месяц, год), гражданство с кодом страны, адрес постоянного места жительства, включая код страны, субъект Российской Федерации, область, край, округ, город, улица, дом, корпус, квартира. Далее надо указать, является ли налогоплательщик резидентом РФ, и заявлены ли налоговые вычеты.

В третьем пункте проводится расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица (для доходов, облагаемых по ставкам 13% и 30%). Указание налоговых вычетов производится с одновременным описанием реквизитов документов, которые стали основой для начисления вычетов. Также надо будет подробно сделать расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), расчет налога с доходов, облагаемых по ставке 35%.

В следующих пунктах должны быть указаны следующие данные: общая сумма налога по итогам налогового периода, сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами, результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды. И в завершении указываются сведения о представлении справок, предоставленных налогоплательщику.

Все эти данные переносятся их карточки в новую учетную форму – регистр, и подаются в форме отчета в налоговую инспекцию. Если у вас возникли вопросы, то лучше всего проконсультироваться в налоговой инспекции по месту пребывания и регистрации ИП.

В этой форме имеются специальные поля для отражения:

1. Доходов физических лиц, полученных ими в течение месяца и квартала.
2. Налоговых вычетов, которые привели к сокращению налоговой базы.
3. Величины фактических выплат по НДФЛ, направленных в казну.

При составлении 1-НДФЛ налоговые агенты обязаны учитывать действующие коды-идентификаторы доходов и налоговых отчислений, а также виды налоговых вычетов, положенных работникам, а также документов подтверждающих такое право. В итоге представленные сведения должны стать основанием для идентификации налогоплательщика и установления его статуса. В форме 1-НДФЛ обязательно прописываются даты выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ, а также указывать реквизиты платежных документов.

Что такое отчет по форме 1-ндфл в 2018 году

Внимание

Раздел 3 – налоговая база Одна из самых важных частей документа, где отражается величина налоговой базы, на которую впоследствии начисляется подоходный налог по ставке 13% (резиденты) и 30% (нерезиденты). Здесь приводится таблица, в которой подробно расписываются:

• величина дохода;
• размер налоговых отчислений;
• сумма вычетов;
• объем начисленных и фактически уплаченных налогов и долг перед ИФНС.

В конце раздела приводятся реквизиты платежного документа, в котором первоначально отражался начисленный НДФЛ.

Раздел 4 – дивиденды Этот раздел посвящен решению учредителей компании, касающемуся уплаты дивидендов (дата, сумма), а также начисленного на них подоходного налога. По сути, здесь отражается налоговая база, облагаемая по ставке 9%.
Раздел 5 – особые виды доходов Выигрыши в конкурсах и лотереях облагаются по ставке 35%.

Правила и особенности заполнения 1-ндфл

Скачать справку 1-НДФЛ Итак, бланк 1-НДФЛ содержит основные разделы: Справка 1-НДФЛ, раздел 1 Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:

• ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
• код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация - налоговый агент);
• наименование налогового агента и его ОКТМО.

Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон. Справка 1-НДФЛ, раздел 2 В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ.

Карточка по форме 1-ндфл за 2016-2017 годы (скачать бланк)

Целесообразно определить более подробно содержание отдельных частей документа. Раздел 1 – налоговый агент Здесь указываются сведения о налоговом агенте (работодателе), в частности:

• ИНН и КПП;
• код ИФНС, к которой по месту регистрации относится компания;
• полное наименование и ОКТМО налогового агента;
• адрес, ОГРН и контактный телефон фирмы.

Раздел 2 - налогоплательщик В этой части 1-НДФЛ приводятся сведения, относительно физического лица, выступающего плательщиком подоходного налога, а именно:

• ИНН и СНИЛС;
• Ф.И.О и дата рождения;
• паспортные данные;
• место жительства и регистрации.

Если плательщик не является резидентом РФ, то в этом разделе указываются также код страны его регистрации и адрес в этой стране.

Налоговая карточка по форме 1-ндфл и её заполнение в 2018 году

Важно

Именно они и находят отражение в этой части документа. Раздел 6 – итоговые сведения по налогам В этой части приводится сводная информация по начисленному и уплаченному в казну налогу по ставкам 13%, 30%, 9% и 35%.

Итоги подводятся по данным на конец месяца. Раздел 7 – итоговые сведения по доходам В седьмом разделе указываются суммарные доходы каждого физического лица, а также суммарная величина налогов по каждому работнику. Здесь же указываются и налоговые вычеты. В конце раздела устанавливается итоговая сумма.

Раздел 8 – перерасчеты Эта часть создана специально для корректировки ошибок, допущенных в предыдущем налоговом периоде. Здесь приводятся перерасчеты, после чего делается доплата или формируется запрос в ИФНС на возврат части уплаченного ранее НДФЛ.

Раздел 9 – 2-НДФЛ Здесь прописываются итоговые сведения из справки 2-НДФЛ, а также ее реквизиты и дата выдачи.

Налоговая карточка – форма 1-ндфл (образец)

Эту бумагу часто рассматривают в качестве документа первичного учета по каждому отдельному физическому лицу, которые ведется его работодателем Регистр налогового учета Аналог 1-НДФЛ, который при этом имеет свободную форму составления. Иными словами, налоговый агент вправе вносить в документ аналитические данные относительно денежных поступлений работников и начисленных на них налогов в любом удобном для них виде В настоящее время 1-НДФЛ составляется на основании формы, установленной ФНС России, однако до сих пор его часто называют регистром подоходного налога.

Кто должен сдавать справку Ранее уже упоминалось, что документ 1-НДФЛ должен формироваться по денежным поступлениям каждого физического лица. При этом заполняет ее не сам гражданин, а его налоговый агент – работодатель.

В самих организациях 1-НДФЛ рассматривается в качестве первичного документа налогового учета.

Форма 1-ндфл

В этом свете им следует знать основные правила их исправления в данном документе, а именно:

1. Если ошибка допущена в 1-2 разделах, то неверные данные аккуратно перечеркиваются, а рядом вписываются корректные сведения. При этом в конце документа указывается «Исправленному верить».
2. Если неточность допущена в 3-9 разделах, то ошибка не исправляется – неточность будет указана в декларации за следующий период в разделе 8.

Единственным случаем, когда исправления допускаются в 3-9 разделах, является ситуация завершения функционирования организации.

Иными словами, если фирма работает последний месяц, то ошибки в 1-НДФЛ исправляются прямо на месте. Таким образом, в 2018 году 1-НДФЛ продолжает оставаться налоговой карточкой в которой отражаются сведения относительно денежных поступлений, налоговых вычетов и выплат по НДФЛ конкретного лица.

Бланкер.ру

Некоторые индивидуальные предприниматели могут вести единый регистр для всех сотрудников, если их численность небольшая — налоговая карточка 1-НДФЛ такого не позволяла. И не зря. Все-таки налоговая карточка отражала все индивидуальные особенности доходов налогоплательщика, чего общий регистр не позволяет сделать.

Поэтому форма 1-НДФЛ предусмотрена все-таки для личного оформления, так как в нее входят данные о физлице, которому выплачиваются средства, с которых удерживается доход. Различие регистра по учету НДФЛ и формы 1-НДФЛ Налоговая карточка является основой для разработки данного регистра агентами.
Тем не менее, если вам знакомо заполнение налоговой карточки 1-НДФЛ, вы можете обратить внимание, что в ней не предусмотрены отдельные поля для той информации, которую закон сегодня требует предоставлять в обязательном порядке.

Вопрос 321. 1 ндфл образец заполнения

Они похожи, но есть различия, которые необходимо знать и учитывать при ведении регистра подоходного налога. Форма регистра Чтобы начать использовать регистр учета 1-ндфл нужно открыть шаблон этого документа в бухгалтерской программе и применить его к своему предприятию.

В случае, когда вы самостоятельно хотите разработать его, можно взять за основу раннее применявшуюся форму 1-НДФЛ. В регистре должны быть следующие сведения:

1 ндфл образец заполнения

Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года. В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:

• даты получения доходов;
• даты удержания налога;
• даты уплаты налога в бюджет;
• сведения о платежном документе на перечисление налога;
• реквизиты выданного налоговым органом уведомления о праве на налоговый вычет с указанием наименования и кода налогового органа, его выдавшего.

Об особенностях определения периода выплаты дохода для основных отчетов по НДФЛ читайте в статье «ФНС рассказала, как для 2-НДФЛ и 6-НДФЛ определить период, за который выплачен доход».

Справка 1-НДФЛ, раздел 4 В этом разделе 1-НДФЛ содержатся сведения о начисленных и выплаченных дивидендах, а также об исчисленной и удержанной сумме НДФЛ и о долгах по налогу.

1-ндфл пример заполнения

Будет уместным включить в этот раздел дату уплаты налога, сведения о платежном документе, номер и дату решения учредителей о выплате дивидендов. Справка 1-НДФЛ, раздел 5 В этом разделе приводятся все доходы, облагаемые по ставке 35%.

Таблица ведется по каждому коду дохода, учитывается вычет в сумме 4 000 руб., предусмотренный п. 28 ст. 217 НК РФ. Затем формируется налоговая база, далее указывается сумма налога, исчисленная и удержанная, а также долги по налогу.

Нелишним будет указать в этом разделе 1-НДФЛ и дату уплаты налогов с данными о платежном документе. Справка 1-НДФЛ, раздел 6 В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).

Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13%, 30% и 35%.

Форма 1 ндфл образец заполнения

Существует несколько правил заполнения 1-НДФЛ, а именно:

• она формируется по итогам каждого месяца, когда составляются ведомости по зарплате и на доходы работника начисляется налог;
• бухгалтерия формирует сведения по каждому отдельному работнику и заносит их в справку.

Стоит отметить, что налоговые агенты отражают в 1-НДФЛ только не все доходы. Так, не отражаются в ведомости:

• пособия по беременности и родам;
• выплаты по случаю рождения или усыновления ребенка;
• пособия по уходу за ребенком;
• выплаты по безработице.

Нормативная база Вопросы, касающиеся взимания подоходного налога с физических лиц, находят подробное отражение в главе 23 Налогового кодекса РФ.

Форма 1-НДФЛ нужна для учета информации относительно подоходного налога и общей величины доходов. После оформления этого документа предпринимателем его отдают в ИФНС. Правила говорят о том, что формироваться 1-НДФЛ должны каждый месяц, не только, когда налог перечисляется казне, но и в момент начисления зарплаты.

Начиная с 2011 года, справки 1-НДФЛ были преобразованы в форму налоговых регистров . Но документ рассматривается с использованием тех же правил, что и раньше. Работодатели до сих пор пользуются отчётной формой.

Документ содержит специальные поля, где отображается информация по:

1. Величинам фактических выплат НДФЛ, которые были направлены в казну.
2. , которые способствовали уменьшению налоговой базы.
3. Доходам, которые физические лица получили за квартал, либо за один год.

Благодаря представленным сведениям государственным службам легче идентифицировать налогоплательщиков, предоставлять им тот или иной статус.

Справки интегрированы в программу 1С. в Налоговом кодексе РФ посвящена всем вопросам, связанным с подоходным налогом у физических лиц.

Уже говорилось о том, что основанием для формирования 1-НДФЛ служат данные по каждому лицу и поступлениям денежных средств за него. Но заполнение справки – не обязанность самого гражданина . Она переходит на так называемых .

Эту функцию в большинстве случаев передают работодателям. Для самих организаций 1-НДФЛ – это разновидность первичного документа, без которого невозможен сам учёт.

О порядке подачи

Обычно процесс составления сводится к выполнению следующих действий , которые не отличаются сложностью.

1. В бухгалтерии составляют ведомости, связанные с фактом начисления зарплаты. При этом требуется отобразить сведения по отпускным и компенсационным, премиальным платежам.
2. Только после этого переходят к оформлению самой справки 1-НДФЛ. Она должна включать данные по каждому отдельному работнику.
3. Последний этап – передача документов в ИФНС, благодаря чему налоговая получает всё, что ей необходимо для учёта каждого отдельного налогоплательщика.

Требования и правила

В 1-НДФЛ находят отражение далеко не все разновидности доходов. Например, указание не требуется для:

1. Выплат, связанных с безработицей.
2. Пособий по уходу за ребёнком.
3. Перечислений в связи с появлением детей. Не важно, усыновление это или рождение.
4. Пособий по беременности, родам.

О бланках и составе справки

Обычно бланк состоит из девяти разделов. Они созданы специально для того, чтобы руководителям было удобно представлять сведения по своим работникам. Содержание отдельных частей объясняем более подробно.

Раздел 1: о налоговом агенте

Здесь работодатель пишет о себе. В частности, понадобятся:

1. Контактный телефонный номер предприятия вместе с адресом и .
2. ОКТМО налогового агента, наименование полностью.
3. Код ИФНС, к которой относится организация.
4. , ИНН.

Раздел 2: о налогоплательщиках

Здесь пишут о физических лицах, которые выступают плательщиками подоходного налога. В данном случае не обойтись без:

1. Места жительства, .
2. Паспортных данных.
3. ФИО, даты рождения.
4. ИНН, СНИЛС.

Код страны регистрации понадобится, если работник не является . Адрес в этой стране так же становится обязательным условием.

Раздел 3: база по налогам

Этой части в документе стараются придать максимум значения. Речь идёт о налоговой базе, на которую происходит начисление самого подоходного налога, со ставкой до 13%. Для нерезидентов она увеличивается, составляет 30%.

Данный раздел имеет вид таблицы. В ней данные, которые связаны с:

1. Объёмом налогов, которые были начислены, а также фактически уплачены. И величина долга, если он есть перед ИФНС.
2. Суммой по вычетам.
3. Размером налоговых отчислений.
4. Величиной доходов.

Раздел заканчивается приведением реквизитов документа, используемого при перечислениях налогов. Именно в нём первоначально отражается сам налог.

Следующие

В четвёртом разделе описываются решения учредителей компании, которые касаются уплаты дивидендов. Обязательно наличие не только самих сумм, но и конкретных дат, когда это происходит. Не стоит забывать о подоходных налогах, начисленных на подобные платежи. Суть этого раздела – в отображении налоговой базы, облагаемой по ставке в девять процентов.

Если кто-то выиграл конкурс или лотерею – доход облагается с применением ставки в 35%. Данные средства отражаются в пятом разделе .

Шестой раздел нужен для сводной информации по всем видам налогов. В каждом месяце подведение итогов отдельное.

Седьмой раздел становится своеобразным итогом по доходам у каждого физического лица. Здесь же приводятся налоговые сборы по работникам, в суммарной величине, а также можно сказать о вычетах, если они применялись.

Что касается восьмой части , то она специально создана, чтобы корректировать ошибки, допущенные по предыдущему налоговому периоду. Сначала сообщают о перерасчётах, а затем, переходят к доплате либо формируют запрос в ИФНС, чтобы вернуть суммы, уплаченные ранее.

Есть поля, которые обязан заполнять любой налоговый агент, вне зависимости от конкретной ситуации. Это касается:

1. Начисленных сумм по подоходному налогу.
2. Вычетов по социальному, инвестиционному, профессиональному, стандартному и имущественному признаку.
3. Базы для налогов в целом по всем видам деятельности, а также отдельно в случае изменения ставок.

Согласно предоставленным сведениям, ИФНС присваивает статус налогоплательщику. При этом значение отдаётся группе параметров, состоящей из:

• личных данных физического лица;
• реквизитов конкретных платёжных документах;
• фактических платежей, задолженностей;
• положенных вычетов;
• суммы доходов.

Форма 1-НДФЛ удобна тем, что ведется по каждому из конкретных плательщиков.

Что делать при обнаружении ошибок

Бухгалтера иногда сталкиваются с ошибками в своей работе. Тогда стоит узнать правила, связанные с их исправлением в конкретном документе. Для справок 1-НДФЛ таких правил немного.

1. Неверные данные можно перечеркнуть, если ошибка допущена в первых двух разделах. Рядом вписываются сведения, которые являются корректными. В конце документа нужно указать, что верить следует именно исправленным параметрам.
2. Исправления недопустимы при работе с разделами с третьего по девятый. Неточности просто переносятся в декларацию по следующему налоговому периоду. Информация об ошибках содержится в восьмом разделе.

В разделах с третьего по девятый допустимо исправление ошибок только в том случае, если компания прекращает свою деятельность, проходит процедуру ликвидации.

Отличия от налогового регистра

Многие предприниматели за основу регистра берут именно 1-НДФЛ. В этом нет ничего странного, ведь документы похожи друг на друга. Но в карточках всё-таки отсутствуют некоторые важные пункты, присущие именно регистру.

Основой она тоже может быть, но тогда возникает необходимость в добавлении нескольких пунктов.

Реквизиты денежного перечисления вместе с датой фактической оплаты обязательно должны присутствовать при каждом . Регистр должен содержать сведения, касающиеся социальных вычетов, предоставляемых налоговыми агентами, или имущественных вычетах, если применялись именно они.

При участии в заполнении иностранного гражданина стоит учитывать, что налогами облагаются и доходы, размещённые за пределами территории РФ. Потому информация также вносится в соответствующие документы.

Трудовой договор – главное основание, по которому заполняются карточки или регистры. Их ведение становится обязательным требованием при заключении любых разновидностей соглашений.

Информация о пособиях по нетрудоспособности и отпускных

Сотрудники налоговых служб считают, что пособия по временной нетрудоспособности не относятся к заработной плате. Потому их не относят к доходам, полученным за выполнение определённых обязанностей. Достаточно просто написать о том, что суммы были выплачены.

Что касается отпускных, то необходимо сразу решить – будут ли они платой за труд или нет? Если да, то налог удерживается, в самый последний день в месяце. Если же ответ отрицательный, то удержание происходит в тот же день, когда выплачивается доход.

Как удобнее учитывать доходы

Есть несколько советов , которые облегчают работу с доходами.

1. Не только ежемесячная фиксация, но и отдельная по каждому виду выплат. Тогда будет проще определиться с налоговой базой, суммой по исчисленному и удержанному НДФЛ. Это особенно актуально для доходов, переходящих из одного месяца к другому. К примеру, отпускные, которые выплачиваются в виде авансов.
2. Отдельное отображение налоговых вычетов, которые предоставлены на самом деле и причитаются. Например, стандартный вычет превышает размер дохода для сотрудника за тот или иной месяц. Тогда разница в итогах просто будет перенесена на другое время. Правда, правило продолжает действовать только на протяжении одного календарного года.

О чём ещё надо помнить

В карточках 1-НДФЛ надо отражать только те , которые были реально выплачены, то есть суммы наличных, переданные лично в руки, либо переведённые на банковский счёт. Не нужно вносить в бланк суммы, которые были просто начислены.

В разных разделах учитываются доходы в виде дивидендов для , ведь ставки налогообложения отличаются для них на целых 9% и на 15% (для второй категории).

Что касается единой материальной помощи, то в справку включаются только те выплаты, которые должны облагаться НДФЛ, согласно действующему закону. Не стоит вообще отражать в карточке перечисления, которые полностью освобождены от налогов.

В Налоговом кодексе приводится полный список с так называемыми льготными выплатами.

Налоговые службы и чиновники считают так, что карточки должны отражать всю информацию, касающуюся подарков. Даже если их сумма не доходит до 4000 рублей. В такой позиции нет ничего удивительного, ведь установлен отдельный лимит подарков, которые можно получить за один год.

Не исключена ситуация, когда следующий подарок как раз превышает эти установленные пределы. При этом речь идёт не только о работниках, но и о клиентах, партнёрах. Правда, пока последнее положение играет роль инициативы. В настоящее время важно давать информацию именно о подарках для сотрудников.

Подробнее про сроки уплаты НДФЛ — в данном видео.

Если вы выплачиваете гражданам доходы, облагаемые НДФЛ, значит, являетесь налоговым агентом. И должны вести налоговые регистры (карточки) по каждому работнику. В них вы отражаете, сколько денег человеку начислено, удержано, применялся ли налоговый вычет по НДФЛ и др. (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Раньше информация из этих карточек требовалась вам лишь для справок 2-НДФЛ. Теперь же данные, указанные в регистрах, нужны и для того, чтобы заполнить отчет 6-НДФЛ.

Так что если вдруг вы прежде не вели налоговые регистры, начните это делать хотя бы с начала этого года. Если же оформляете карточки давно, сейчас самое время провести их ревизию. Ведь отчетности по НДФЛ стало больше, а значит, и карточку кому-то нужно поменять, внести в нее дополнительную информацию.

Наши советы помогут вам оформлять налоговые регистры так, чтобы отчеты по НДФЛ вы могли заполнять быстро и без затруднений.

Форма налоговой карточки по учету НДФЛ

Форма налоговых карточек по НДФЛ не утверждена, вы выбираете ее сами и утверждаете учетной политикой. Однако в документе важно указать все сведения, необходимые для расчета НДФЛ. Их перечень приведен в пункте 1 статьи 230 НК РФ. Кроме того, полезно будет добавить в форму дополнительные данные, которые требуются для отчета 6-НДФЛ. Информацию о том, что нужно указывать карточках по НДФЛ, мы свели в таблицу (см. ниже).

Так что если вы пока не вели регистры, разработайте свою форму, включив в нее все перечисленные реквизиты. Если у вас уже есть эти карточки, например, ведутся в бухгалтерской программе, просмотрите их внимательно. И при необходимости обратитесь в фирме, обслуживающей вашу компьютерную программу, чтобы их специалисты добавили в регистры нужные данные.

Типовой бланк формы карточки мы подготовили, вы можете скачать ее бесплатно на свой компьютер. Эта форма действует в 2019 году.

Таблица. Какие данные должны быть в налоговой карточке по НДФЛ

Реквизит	Что указать в регистре
Сведения о получателе дохода	Укажите ФИО, ИНН работника, дату рождения, гражданство, реквизиты паспорта или иного документа, адрес по месту регистрации в РФ или по месту проживания (для иностранцев)
Статус налогоплательщика	Занесите в регистр налоговый статус налогоплательщика на начало года: резидент или нерезидент. Если статус поменяется, укажите эту информацию в регистре
Виды и суммы доходов	Записывайте суммы доходов за каждый месяц по видам и кодам*, а также даты их фактического получения
Виды и суммы вычетов	Укажите суммы стандартных, имущественных и социальных вычетов, которые вы предоставили работнику за каждый месяц, а также коды этих вычетов*. По социальным и имущественным вычетам запишите в налоговом регистре также реквизиты подтверждающих уведомлений из налоговой инспекции
Суммы исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ	По каждой выплате укажите сумму исчисленного налога, а также удержанного и уплаченного в бюджет. Кроме того, занесите в регистр даты удержания и перечисления налога и номер платежного поручения. Также поставьте крайний срок уплаты НДФЛ, предусмотренный НК РФ. Отметьте в регистре, если налог был не удержан, удержан излишне или возвращен работнику
Фиксированные авансовые платежи	Если у вас трудятся иностранцы на патенте, запишите в их регистрах суммы уплаченных, зачтенных в счет исчисленного налога, а также оставшихся на конец месяца авансов

* Коды для доходов и вычетов по НФДЛ посмотрите в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Важно : вы можете добавить в форму регистра дополнительные графы и таблицы, необходимые вам. Например, указать количество детей работников и их возраст, чтобы было понятно, в каком размере предоставлять стандартный вычет. А если работник не является налоговым резидентом, целесообразно в его регистре каждый месяц записывать количество дней, которое он пробыл в России. Тогда, начисляя зарплату, вы будете знать, изменился его налоговый статус или нет.

Каждый год заводите новые карточки по НДФД

Если вы вели налоговые регистры в прошлом году, продолжать их сейчас не нужно. Распечатайте карточки за 2017 год и подшейте в папку вместе с другими прошлогодними документами. А с 1 января 2019 года начните вести новый регистр на каждого работника. Если прежде карточек на работников у вас не было, тоже начните их вести, начиная с января. Прошлогодние регистры вам тоже лучше оформить, ведь их налоговики вправе затребовать при проверке. Но это вы сможете сделать позднее.

Поясним, почему с нового года нужно оформлять новые регистры. Дело в том, что налоговый период по НДФЛ - календарный год (ст. 216 НК РФ). Поэтому доходы, полученные работником в прошлом году, на расчет текущего налога уже не влияют. Соответственно и для отчетов 6-НДФЛ вам потребуются сведения, рассчитанные нарастающим итогом с начала текущего года.

Важно: в налоговых карточках вы отражаете данные за каждый месяц и рассчитываете итоги по году. Но форму 6-НДФЛ вы будете сдавать ежеквартально. Поэтому целесообразно подводить в регистрах и промежуточные итоги за каждый квартал. Тогда в отчет вы сразу сможете включить данные за I квартал, полугодие и 9 месяцев года.

Разберитесь, когда доход считается полученным

В регистрах вы будете указывать доходы физлиц и ставить даты, когда они фактически получены. Но далеко не всегда дата фактического получения в целях расчета НДФЛ - это день, когда вы реально выплатили сотруднику деньги или передали какое-то имущество. Здесь нужно ориентироваться прежде всего на нормы, прописанные в статье 223 НК РФ, а не на фактические расчеты с сотрудником. Чтобы вам не запутаться в формулировках статьи 223 НК РФ, всю важную информацию мы изложили доступным языком и привели ее в таблице 2 на с. ##.

Таблица. Когда сотрудник получает доход в целях расчета НДФЛ

Вид дохода	Дата фактического получения дохода (в этот день нужно исчислить НДФЛ с выплаты, ст. 223 НК РФ)	Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Зарплата	Последний день месяца, за который начислена зарплата	День, следующий за днем выплаты последней части зарплаты за месяц
Отпускные	День выплаты денежных средств	Последнее число месяца, в котором выплачены деньги
Пособие по временной нетрудоспособности
Материальная помощь и прочие денежные выплаты		День, следующий за днем выплаты денег
Подарки в виде имущества и прочие доходы в натуральной форме	День передачи имущества	День, следующий за днем выплаты ближайшего дохода в денежной форме
Сверхнормативные суточные, выплаченные командированным сотрудникам	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке
Материальная выгода от экономии на процентах по заемным средствам*	Последний день каждого месяца, когда сотрудник пользовался заемными средствами

* Вы должны будете удержать НДФЛ с дохода работника в виде материальной выгоды, если выдали ему беспроцентный заем, или процентный, но под ставку меньше 7,33% годовых (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ и Указание Банка России от 11.12.2015 № 3894-У).

Важно: указывайте в регистрах ту сумму дохода работника, которая была начислена, а не получена «на руки». Уменьшать на НДФЛ ее не нужно. Ведь в форме 6-НДФЛ вы также отражаете начисленные доходы сотрудников.

Доходы, облагаемые по различным ставкам, записывайте в отдельных разделах

Большинство доходов, которые вы выплачиваете работникам, являющимся резидентами РФ, облагается по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Сюда относятся зарплата, премии, отпускные, больничные и т.п. Все эти суммы вы запишете в налоговом регистре. Но если к каким-то доходам сотрудника вы применяете ставку 35%, заведите в его карточке дополнительный раздел. Тогда в первом разделе вы будете отражать доходы, облагаемые по ставке 13%, а в другом - по 35%. Например, по ставке 35% вы начисляете НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах по заемным средствам (п. 2 ст. 224 НК РФ). Фрагмент заполненного регистра для доходов, облагаемых по ставке 13%, дан ниже.

Налоговая карточка за 2019 год Раздел 4. Данные о полученных доходах, подлежащих обложению по ставке 13% Дата выплаты дохода Дата фактического получения дохода Месяц, в котором доход учитывается при расчете НДФЛ Код дохода Сумма дохода, руб. Итого за I квартал

В налоговом регистре сотрудника - нерезидента, заведите разделы для доходов, облагаемых по ставке 30%, а также 15%, если он является участником или акционером и получает от вас дивиденды (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Отдельные страницы в карточке для доходов, облагаемых по разным ставкам, во-первых, нужны, чтобы проще было начислить НДФЛ. А во-вторых, в этом случае удобнее заполнять отчеты. Ведь в форме 6-НДФЛ доходы, облагаемые по разным ставкам, вы тоже будете отражать в отдельных разделах 1 и 2.

Важно: дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Однако в налоговом регистре удобно эти доходы записывать обособленно, например, в специальной таблице «Данные о полученных дивидендах». Дело в том, что в форме 6-НДФЛ суммы дивидендов и налога с них требуется отражать в отдельных строках.

Необлагаемые доходы в регистре не отражайте, а частично облагаемые записывайте (1 уровень)

Если вы выплатили сотруднику доход, которые не облагается НДФЛ, например, пособие по уходу за ребенком, в карточке его записывать не нужно (п. 1 ст. 217 НК РФ). Ведь на расчет налога эта сумма не повлияет. И в отчетах по НДФЛ ее также отражать не требуется (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Если же доход частично облагается налогом, в регистре фиксируйте выплату в полной сумме. Например, вы выдали сотруднику подарок, стоимость которого превышает 4000 руб., а НДФЛ начислили только с дохода свыше этой суммы (п. 28 ст. 217 НК РФ). Тогда запишете в карточке всю стоимость подарка и отдельно вычет, равный 4000 руб. Фрагмент налогового регистра, где отражена такая операция, смотрите ниже.

Важно: записывайте в регистр также доходы в виде подарков или материальной помощи, которые меньше 4000 руб. В этом случае не обязательно доход будет равен вычету. Дело в том, что необлагаемая сумма определяется не по каждому отдельному доходу, а нарастающим итогом с начала года (п. 28 ст. 217 НК РФ). А если вы не укажете в карточке подарок дешевле 4000 руб., вы пропустите момент, когда лимит превышен и нужно начислять налог.

Учитывайте отдельно стандартные, социальные и имущественные вычеты

Если вы предоставляете сотруднику вычеты на детей, а также имущественный или социальный, записывайте их в отдельных разделах регистра. Тогда вам будет удобнее вычислить сумму конкретного вычета, чтобы отразить ее в отчетах по НДФЛ. И вы легко отследите момент, например, когда социальный или имущественный вычет уже использован.

По имущественным и социальным вычетам вносите в регистры также реквизиты уведомлений, полученных работниками в налоговой инспекции. Обратите внимание, что на каждый год требуется новое уведомление, по прошлогоднему документу вычеты не полагаются.

Важно: не забудьте, что в 2019 году стандартные вычеты на детей надо предоставлять, пока доход сотрудника не превысил 350 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Указывайте исчисленный, удержанный и перечисленный в бюджет НДФЛ

В регистре отражайте по каждому виду дохода сумму НДФЛ, которая:

Исчислена;

Удержана;

Перечислена в бюджет.

Рядом поставьте даты, когда налог исчислен, удержан и уплачен. Дата исчисления совпадает с днем, когда вы начисляете сумму дохода. Дата удержания налога - это день, когда вы выплатили деньги за минусом НФДЛ. А дату перечисления определите по платежному поручению, рядом запишите его реквизиты. Кроме того, добавьте в регистры графу, где вы будете указывать крайний срок уплаты в бюджет НДФЛ, удержанного с работника. Такая информация нужна для формы 6-НДФЛ. Срок уплаты НДФЛ указаны в статье 226 НК РФ. А мы для вашего удобства привели их в таблице 2 на с. ##.

Важно: если вы выдали сотруднику доход в натуральной форме, удержать налог вы можете из ближайшего денежного дохода. В этом случае датой удержания НФДЛ будет день, когда вы в следующий раз платите деньги сотруднику. При этом не забудьте, что удержать за один раз разрешается не более 50% от суммы начисленной выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ)

Видео про заполнение 6-НДФЛ

Индивидуальные предприниматели, которые принимают на работу сотрудников, несут дополнительные обязанности по уплате налогов и за них. Кроме того, как налоговый агент предприниматель должен осуществлять периодическую подготовку различной документации по удержанию подоходного налога. Одним из таких документов является форма 1-НДФЛ.

О ней мало кто помнит, но налоговое законодательство предусматривает обязательное её заполнение налоговыми агентами, в том числе и индивидуальными предпринимателями.

Что такое 1-НДФЛ?

Налоговая карточка 1-НДФЛ служит для учета доходов и налога на доходы, полученных физическим лицом у данного налогового агента. Этот документ относится к первичной налоговой документации, поэтому её ведение носит обязательный характер: заполнение бланка осуществляется ежемесячно после производства денежных выплат и удержания с них сумм подоходного налога.

Основанием для заполнения служат договорные отношения между работодателем и физическим лицом.

Отметим, что карточку требуется заполнять и в случае, если сторонами трудовых отношений заключен гражданско-правовой договор.

Как заполнять 1-НДФЛ?

Бланк 1-НДФЛ имеет утвержденную форму, а порядок её заполнения регламентирован соответствующими нормативными документами ФНС России. Карточка заполняется на каждое физическое лицо, получившее от работодателя в отчетном периоде денежные выплаты, в том числе и те, в отношении которых предусмотрены налоговые вычеты. В документе не отражаются выплаты, которые по законодательству не подлежат налогообложению, например, социальные пособия.

Образец заполнения формы 1-НДФЛ можно найти как в налоговой инспекции по месту регистрации предпринимателя, так и на многочисленных сайтах в интернете. Но данный образец может многим и не понадобиться. Дело в том, что с 1 января 2011 года форма 1-НДФЛ не применяется, поскольку в Налоговый кодекс РФ были внесены изменения: с 2012 года все налоговые агенты должны вместо налоговой карточки 1-НДФЛ вести налоговые регистры.

Форма этого документа не утверждена, поэтому предприниматели и другие налоговые агенты вправе разработать их самостоятельно. При этом ФНС рекомендует включить в бланки следующие сведения:

• Информацию о налогоплательщике.
• Вид дохода.
• Виды предоставленных налоговых вычетов.
• Сумму дохода.
• Дату получения дохода.
• Дату удержания и перечисления НДФЛ.

Несмотря на то что форма 1-НДФЛ с 2012 года не используется, на практике можно встретить немало случаев её заполнения: многие налоговые агенты предпочли не утруждать себя разработкой форм регистра и по-прежнему ведут карточки о доходах. Поэтому 1-НДФЛ и в 2019 году будет востребована.

Но следует помнить, что данная форма документа уже не действует и при проведении проверки фискальные органы могут сделать обоснованные замечания по этому поводу. Чтобы этого избежать, стоит перейти на использование налоговых регистров, тем более что практика их использования, как и варианты форм, уже наработана достаточная.

Налог на доходы физических лиц: Видео

Декларация по УСН