Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Простой учёт сотрудников и отчётность через интернет вместе с Эльбой!

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

• Трудовой договор.
• Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

Что сравнивается	Трудовой договор	Гражданский договор
В каких случаях заключают	Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) - на эти виды работ нужно оформить трудовой договор.	Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.
Организация работы	Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи.	Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется	Трудовым кодексом	Гражданским кодексом
Запись в трудовой книжке	Да	Нет
Какие страховые взносы платить	Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм	Взносы в ПФР на пенсионное страхование Взносы в ФОМС на медицинское страхование Взносы в ФСС на на травматизм в том случае, если это прописано в договоре
Какие гарантии предоставлять	Регулярная выплата заработной платы Месячная зарплата не ниже МРОТ Предоставление оплачиваемых отпусков Выплата больничных и пособий Компенсации при увольнении Обеспечение условий работы	Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.
Какие документы оформлять	Личное заявление сотрудника Приказ о приёме

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Как оформить сотрудника по трудовому договору

Получить от работника необходимые документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (её можно не спрашивать, если сотрудник приходит к вам по совместительству);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет трудовой книжки и страхового свидетельства, то вам предстоит их оформить.
1. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу).

2. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на . Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

   Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).

   Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

   Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

3. Внести запись в трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу.

Прием на работу оформляется в течение 3 дней с даты фактического начала сотрудником трудовой деятельности (ст. 67 ТК РФ). Какие документы должен представить работник при трудоустройстве и как работодатель оформляет его прием, читайте в нашей статье.

Порядок приема на работу

Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.

Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).

Прием работника на работу оформляется в 2 этапа:

1. Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
2. Работодатель составляет кадровую документацию.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:

• паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета;
• СНИЛС (пенсионное свидетельство);
• документы об образовании;
• справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.

Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ). У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).

Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку с 2016 года налоговики ужесточили правила проверки справок 2-НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733), в том числе правильности заполнения ИНН работника.

Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, начиная с 01.04.2016 должны будут ежемесячно отчитываться в ПФР. Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).

При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.

ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Оформление документов при приеме на работу

На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:

1. Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания. В статье вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.

1. Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
2. Кадровая служба в 3-дневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
3. Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше 5 дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 КТ РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
4. Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2.

Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой .

Итоги

Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.

Оформление нового сотрудника в каждой организации имеет свои нюансы. Несмотря на это, существует ряд правил, которые одинаковы для всех. Касаются они, в первую очередь, документов, которые оформляются во время приема на работу нового сотрудника. Соискателю стоит знать, что при приеме на работу оформляются определенный пакет документов, ведь для их правильного заполнения может понадобиться дополнительная информация, подготовленная заранее.

По закону в некоторых случаях могут потребоваться помимо основных — дополнительные документы. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету – для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.

Документы, которые должны быть у кандидата

Каждое предприятие, открывающее конкурс на вакансию, нуждается в качественном и быстром подборе кандидатов. Потому, с целью упрощения процесса регистрации, законодательство Российской Федерации составило перечень необходимых документов для оформления. В соответствии с 65 статьей Трудового кодекса, независимо от того, на каком предприятии производится оформление, при себе соискатель должен иметь такие документы:

• Удостоверяющие личность. К ним относятся паспорт, или же удостоверение личности, выданное временно.
• Люди, несущие военную обязанность должны предъявить военный билет.
• Если у кандидата на вакантное место уже есть опыт работы и оформлена трудовая книжка, ее также необходимо предоставить при оформлении.
• Документ, который подтверждает то, что кандидат зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования. Если такой документ был выдан Пенсионным Фондом.
• Документы, которые подтверждают квалификацию претендента на вакансию.

Устраиваясь на работу в первый раз, кандидаты на замещение определенной должности не имеют трудовой книжки и пенсионного страхования. Кадровая служба производит документальное оформление приема на работу, потому именно она займется этой документацией в данном случае.

Работодатель, руководствуясь спецификой работы, или же для того чтобы застраховать себя, может запросить иные документы. Поскольку такие случаи регламентируются, и указаны в законодательных актах, у каждого соискателя есть возможность с ними ознакомиться самостоятельно. Документы, которые не были перечислены в Трудовом кодексе РФ, не являются обязательными при оформлении на работу.

В таблице перечислены условия, которые обязательно должны присутствовать в трудовом договоре

Условие	Описание
Место работы (абз. 2) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Необходимо указать адрес места работы. Если есть возможность конкретизировать место работы более детально (вплоть до номера кабинета, например), такое условие будет полезным работодателю в случае прогула работника (в такой ситуации проще доказать факт отсутствия работника на рабочем месте).
Трудовая функция (абз. 3) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Необходимо указать должность в соответствии со штатным расписанием компании или профессию, специальность с квалификацией или конкретный вид порученной сотруднику работы
Дата начала работы (абз. 4) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, указывается только дата начала работы.
Условия оплаты труда (абз 5) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Нужно указать размер зарплаты в соответствии с принятыми в компании системами оплаты труда (ст. 135) ТК РФ) и порядок ее выплаты.
Режим рабочего времени и времени отдыха (абз. 6) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха утверждается правилами внутреннего трудового распорядка. Но если у работника режим рабочего времени и времени отдыха отличается от общих правил, установленных в компании, необходимо указать его особый режим в трудовом договоре (гибкий график, неполный рабочий день)

Список документов, которые оформляются при приеме на работу

Главный документ, регламентирующий отношения работодателя и сотрудника – трудовой договор. Но существует ряд сопутствующий бумаг, которые обязательны в оформлении. Приемом на работу должен заниматься сотрудник отдела кадров. Он знает порядок оформления и процедуру приема.

Тому же, кто устраивается на вакантную должность, необходимо знать, какие документы оформляются при приеме на работу. В порядке заполнения необходимые бумаги выглядят так:

• заявление будущего сотрудника о приеме на работу;
• трудовой договор (составляется в двух экземплярах);
• приказ о приеме на работу;
• в трудовой книжке делается первая запись, подтверждающая прием работника на должность;
• по стандартной форме создается карточка сотрудника.

Необходимо учитывать порядок оформления документов при приеме на работу, ведь каждый из них является основанием для подписания следующих бумаг.

При приеме на работу оформляются следующие документы в соответствующем порядке:

Важная информация

Следует знать, что нарушение установленных законом требований может повлечь наложение штрафов или дисциплинарных взысканий на ответственных сотрудников и руководство организации. А в случае подлога документов при трудоустройстве сотрудник может быть уволен по статье 81 ТК РФ. Помимо этого, за предоставление заведомо ложных бумаг грозит уголовная ответственность.

• Заявление о приеме на работу подается вместе со всеми обязательными документами (удостоверение личности, трудовая книжка, и т.д.). Сотрудник отдела кадров обязан проинструктировать соискателя, а также проинформировать об использовании личных данных и условиях, предоставляемых работодателем.
• Трудовой договор – документ высокой степени важности. Он свидетельствует, что работодатель и работник принимают общие обязанности и права. Именно поэтому очень важно детально ознакомиться со всеми нюансами работы, прежде чем приступать к подписанию договора. Составляется данный документ в течение нескольких дней со дня приема сотрудника на работу. Выполняется в двух экземплярах, один из которых остается в отделе кадров, а другой передается сотруднику. Сразу после подписания договора, он приобретает юридическую силу, потому важно заранее ознакомиться со всеми его условиями.
• Приказ о приеме на работу составляется не позднее, чем через три дня с момента прихода на работу нового сотрудника. Такое распоряжение включает в себя данные об условиях приема, должность, а также оклад. Оформление выполняется в соответствии со стандартной формой, и передается на ознакомление сотруднику под роспись. После этого в трудовой книжке делают первую отметку на данной работе. При этом указывается дата приема, информация о нем, а также на каком основании сотрудник был принят.
• Карточка сотрудника создается по стандартной форме в единственном экземпляре. После ее оформления, все данные даются на сверку сотруднику. Если информация внесена верно, он обязан заверить документ своей подписью. Такая карточка должна храниться на предприятии до 75 лет.

Особенности оформления основных документов при приеме на работу смотрите в видео

Документация, которая создается в процессе приема сотрудника на работу, полностью регламентирует права и обязанности работника и работодателя. Именно потому к ее оформлению допускаются только квалифицированные сотрудники. Все заполняемые документы имеют унифицированную форму, с которой заранее ознакомиться может каждый сотрудник. Благодаря этому можно предусмотрительно подготовить необходимые документы для быстрой регистрации и замещения желаемой должности.

Более подробную информацию относительно оформления документов при приеме на работу можно узнать, задав вопрос в комментариях

Сложные отношения между сотрудниками и работодателями требуют специальных норм и регулирования. Процесс приема на работу в Трудовом кодексе (далее в статье – Кодекс) подробно регламентирован. Его точное соблюдение позволит в короткие сроки документально зафиксировать нового сотрудника. На большинстве предприятий оформлением работников занимается отдел кадров. Его отлаженная деятельность способствует ускоренной адаптации сотрудников на новом месте для выполнения своих обязанностей.

Основные этапы оформления работников

Процесс трудоустройства многими воспринимается как непрерывный акт. Но это ошибочное мнение. Он проходит через восемь этапов. На каждом из них сотрудник подвергается тщательной проверке на соответствие предоставленных данных реальным. Рассмотрим каждый из них подробно.

1. Подготовительный этап

От него зависит решение работодателя о возможности дальнейшего рассмотрения конкретного лица, как кандидата на вакантную должность. В первую очередь нужно установить имеются ли у него какие-либо ограничения для выполнения трудовых обязанностей. Проверяется, попадает ли сотрудник под категории граждан, для которых законом предполагается запрет на выполнения определенных видов деятельности (ст. 351 Кодекса). Для оформления на работу в отделе кадров запрашивают следующие документы:

• удостоверение, паспорт или другие документы для идентификации личности;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию необходимую работнику для выполнения функциональных обязанностей со специальными знаниями и требуемым уровнем подготовки;
• трудовую книжку, если работник имеет трудовой стаж и устройство на работу не является совместительством;
• соответствующие документы для военнообязанных о постановке на воинский учет;
• уведомления, справки и другие формы, подтверждающие отсутствие судимости, приводов и фактов преследования по уголовным статьям российского законодательства, в случае если данная информация требуется для поступления на работу и является запрещающим основанием для лиц, которые имеют в послужном списке данные факты. Все категории работ с особыми требованиями перечислены в законах федерального уровня и кодексе.

В перечень документов требуемых при устройстве могут вноситься изменения. Работодатель не вправе самовольно решать, какую информацию требовать от соискателя. Это должно производиться в соответствии с принимаемыми нормативными актами и другими государственными законодательными документами. В них содержатся перечни необходимых бумаг для каждой категории граждан. Трудовым кодексом при приеме на работу устанавливается необходимость проведения медицинского обследования. Основанием для этого служит ст. 69 Кодекса.

При оформлении сотрудника закон не ставит в обязанность работодателю требовать заявление о приеме. Оно может быть предоставлено по желанию кандидата. В некоторых случаях в компаниях просят предоставить заявление для удобства ведения внутреннего документооборота. Иначе дела обстоят в государственных и муниципальных образованиях. Закон устанавливает подачу заявления о приеме в обязательном порядке (сама процедура регламентируется специальными подзаконными актами).

1. Информирование

В обязанности работодателя входит информирование сотрудника. Под этим понимается ознакомление последнего с правилами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия, с функциональными обязанностями на рабочем месте, коллективным договором и другими документами связанные с организацией трудового процесса. Как гласит статья 68 Кодекса (часть 3) сотрудник должен поставить свою подпись в специальном акте после проведенного инструктажа. Законом не установлены правила проведения ознакомления работника с регламентирующими деятельность предприятия документами. Принято придерживаться установившихся правил для проведения таких действий (компания выбирает наиболее приемлемый вариант):

• оформление журнала инструктажа. В нем должны быть указаны дата проведения и тема ознакомления, перечислены все локальные документы, определяющие трудовой процесс предприятия и функциональные обязанности на рабочем месте;
• информационные листы. В них сотрудники расписываются и тем самым подтверждают факт ознакомления со всеми документами и должностными инструкциями;
• внесение специального пункта в договор – об ознакомлении с перечнем актов и местом для подписи сотрудника.

1. Оформление договора

Сразу после приема на работу, но не позднее трех дней после того, как он приступил к осуществлению своих функциональных обязанностей. Его оформление должно производиться в двух экземплярах с росписями работодателя и сотрудника. Договор может быть согласован с другими инстанциями, от решения которых зависит его подписание, даже если они и не являются прямыми работодателями. Об этом информирует статья 67 Кодекса. Правила оформления содержатся в статье 57 Кодекса.

Стоит обратить внимание на важность подписания договора о материальной ответственности работника одновременно с заключением договора о трудоустройстве. Порядок и сроки заключения его не регламентируются. Законом запрещается требовать подписания договора от уже принятых на работу сотрудников. Для правильного оформления следует ознакомиться со статьей 244 Кодекса, где указаны категории лиц, с которыми должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Приказ №85 Минтруда РФ от 31.12.2002 поможет определить, есть ли на предприятии должности, которые предполагают обязательное составление указанных бумаг.

1. Получение сотрудником второго экземпляра договора

Договор составляется в двух экземплярах. Подписи работодателя и сотрудника обязательны. Они являются гарантией указанных в договорах прав и обязанностей. Данный факт регламентируется статьей 67 Кодекса.

1. Работодателем

Выпуск приказа производится на основании и в строгом соответствии с подписанным договором. Его регистрация проходит в порядке, установленном на предприятии. Приказ фиксируют в журнале или других, предусмотренных в данном случае документах, для учета приказов и распоряжений.

1. Информирование работника о приказе

Информирование сотрудника об издании приказа, происходит не позднее трех дней после того, как работник приступил к своим обязанностям. Факт ознакомления с выпущенным документом следует подтвердить подписью сотрудника в журналах учета, предусмотренных для подобных процедур. Соблюдение порядка учета необходимой документации ложится на плечи работодателя (статья 68 Кодекса).

1. Оформление трудовой книжки и внесение в нее соответствующей записи о новом месте работы

Ведение трудовых книжек прямая обязанность работодателя, прописанная в статье 66 Кодекса. Ее заполнение должно происходить в строгом соответствии с соответствующими законодательными актами. Формат самих книжек определяется уполномоченными для этого органами. Записи о начале трудовой деятельности на предприятии нужно сделать в обязательном порядке, если сотрудник выполняет свои обязанности больше пяти дней. В случае отсутствия по каким- либо причинам трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить. Для осуществления контроля на предприятиях различных форм собственности и правовой ответственности заводится журнал учета. В него вносятся все данные прихода, расхода и оформления кадровой службой предприятия новых трудовых книжек.

1. Личная карточка сотрудника

Правилами ведения личных дел устанавливается порядок внесения записей в личную карточку после изменений, появившихся в трудовой. Каждый работник обязан расписаться в своей карточке после ознакомления с появившейся новой записью. Он также проверяет соответствие информации в своей карточке с записями, внесенными в трудовую. Сведения должны полностью совпадать.

Дополнительные обязанности руководителей при оформлении сотрудника на работу

В настоящее время ТК РФ при приеме на работу не обязывает работодателя заводить личные дела на своих сотрудников. Исключение составляют служащие государственных и муниципальных образований. Для них установлен обязательный порядок ведения личных дел. Компании вправе выбирать: вводить им дополнительную документацию или нет. Главное, не нарушать установленные федеральными законами положения о хранении персональных данных и соблюдать правила оформления.

В обязанности руководителей входит информирование военкоматов или местных властей о лицах, на которых распространяется обязанность воинского учета. Оповещение данных органов производится в двухнедельный срок после принятия военнообязанных на работу. Строго ограничено время, требуемое для ответа на запросы, которые касаются лиц, обязанных встать на воинский учет. Оно равно двум неделям.

Трудоустройство бывшего государственного служащего

Прием бывшего госслужащего на работу строго регламентируется. Как указано в статье 64.1, при оформлении трудового договора с данными лицами, руководитель предприятия, обязан сообщить о факте подписания договора нанимателю госслужащего по последнему месту работы в госорганах. Закон устанавливает для этого десятидневный срок после подписания бумаг. Обязательное уведомление о новых местах работы бывших госслужащих должно производиться в течение двух лет после увольнения со службы.

Каждый руководитель должен осознавать важность организации строгого учета, движения и хранения документов на своем предприятии. В этом вопросе не бывает мелочей. Рассмотренные этапы оформления документов являются стандартной процедурой при приеме большинства сотрудников на работу. Если предприятие с маленьким количеством работников, то создание отдела кадров нецелесообразно. Для больших компаний – это единственный выход ведения правильного учета.

Прием на работу предполагает ряд действий, последовательность которых необходимо обязательно соблюдать. Особенно важно правильно и грамотно документально подтвердить факт заключения возмездных отношений между работником и работодателем.

Первый шаг: при приеме на работу состоит в рассмотрении работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу.

На первом этапе необходимо выяснить, существуют ли у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности (ст. 351.1 ТК РФ). Возможно, у него есть ограничения по той работе, на которую Вы собираетесь его принять.

Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования СНИЛС;
— документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В некоторых случаях в пошаговой процедуре приема на работу с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

1. Медицинский осмотр работника в предусмотренных законом случаях.

Обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора, согласно ст. 69 ТК РФ, подлежат:
— лица, не достигшие возраста 18 лет;
— иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;
— иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

1. Сообщение работодателю обязательных сведений.

Согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

Второй шаг: получить от работника заявление о приеме на работу.
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, рассмотрения жалобы и т. д.

Заявление оформляется либо от руки в произвольной форме, либо на трафаретном бланке. Заявление включает следующие реквизиты: адресат (кому адресовано); адресант (от кого написано); адресные данные адресанта (где проживает, тел., паспортные данные по требованию); вид документа; текст; подпись; дата.

Заявление не является непременным документом, потому что закон не требует обязательного наличия этого заявления, однако оно может пригодиться.

Во-первых, в заявлении можно внести сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, в случаях споров об условиях труда, согласованных сторонами. Споры могут возникнуть в отношении рабочего времени, режима работы и т.д. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

Форма заявления может быть произвольной, но должна соответствовать все требованиям ГОСТ Р6.30-2003. Например,

Директору НИИ АК
И. В. Иванову
Петрова Ивана Ивановича,
проживающего по адресу:
ул. Мира, д.1, кв.1,
г. Москва

Заявление

Прошу принять меня на должность старшего научного сотрудника лаборатории химического синтеза с 24.08.20014.

Личная подпись И. И. Петров

Если заявление от работника было принято, то его следует зарегистрировать в соответствующем Журнале регистрации заявлений.

Третий шаг: ознакомить работника с документами.

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с рядом документов:
— должностной инструкцией;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— коллективным договором, если он заключен, а также с другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

Четвертый шаг: заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров. Трудовые договоры регистрируются в Книге регистрации трудовых договоров.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а одновременно с решением вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Если на предприятии ведется Книга регистрации договоров о полной материальной ответственности, то заключенный договор следует зарегистрировать.

Пятый шаг: вручить работнику его экземпляр трудового договора.

Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Шестой шаг: издание приказа о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Примечание: Унифицированная форма распространяется «на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2 Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г.).

При разработке «самодеятельной» формы, существует риск не указать какие-либо из обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия оплаты труда. А это приведет к негативным последствиям при возникновении спора с работником в будущем.

Седьмой шаг: зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

Восьмой шаг: ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Девятый шаг: внести запись о приеме на работу в трудовую книжку.

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Десятый шаг: необходимо внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Формы Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

Одиннадцатый шаг: оформить личную карточку на работника , ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г. Правила оформление личной карточки рассмотрены в лекции «Личная карточка».

Двенадцатый шаг: оформить личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Личное дело предполагает оформление и принятие различного рода документов. О правилах комплектования и ведения личных дел, мы рассмотрим в лекции «Личное дело»

Тринадцатый шаг: включить нового работника в табель учета рабочего времени и другие документы.

Закрытие ИП