В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

• договор;
• счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Какую часть БСО отдавать клиенту , а какую оставлять себе? Таким вопросом задаются многие бизнесмены, которые ведут розничную торговлю и не используют контрольно-кассовую технику (далее — ККТ). Подробнее о порядке оформления сделки с применением бланков строгой отчетности (БСО) читайте в нашей статье.

Как оформляется сделка с использованием БСО?

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления денежных расчетов…» от 06.05.2008 № 359 сделки с населением, осуществляемые с применением наличных средств без использования ККТ, должны сопровождаться оформлением БСО, которые приравниваются к кассовым чекам.

С использованием БСО, в частности, оформляются такие документы:

• билеты;
• путевки;
• квитанции;
• проездные документы,
• абонементы;
• талоны и др.

О предельном размере расчетов наличными между компаниями вы сможете узнать из статьи .

Основные реквизиты БСО

Согласно информационному письму Министерства финансов «О порядке утверждения форм бланков строгой отчетности» от 22.08.2008, любой БСО за небольшими исключениями, перечисленными в пп. 5, 6 постановления № 359, может изготавливаться организациями в индивидуальном порядке. При этом надо позаботиться, чтобы БСО содержал основные реквизиты (п. 3 постановления № 359):

• название бланка, серия и 6-значный номер;
• название компании или Ф. И. О. ИП;
• юридический адрес продавца;
• ИНН предприятия или ИП;
• наименование оказываемой услуги;
• стоимость услуги в рублях;
• сумма, которая была оплачена наличными и/или платежной картой;
• дата составления расчетного документа и проведения оплаты;
• должность и Ф. И. О. лица, которое отвечает за оформление документа и совершение хозоперации, личная подпись и при наличии печать компании (ИП);
• другие реквизиты, необходимые для лучшего отражения специфики совершаемой операции.

По условиям, содержащимся в п. 4 постановления № 359, предприятиям (ИП) необходимо обеспечить изготовление БСО либо типографским способом (с оттиском изготовителя на каждом бланке), либо сформировать документ при помощи автоматизированных способов (на компьютере). На типографских бланках изготовителем пропечатываются сквозные номера и серия. Дублировать серию и номер БСО можно лишь на копии или отрывном корешке (п. 9 постановления № 359).

В соответствии с п. 8 постановления № 359 БСО должен составляться с учетом того, что одновременно заполняется еще одна копия документа, либо необходимо, чтобы у бланка была отрывная часть, кроме случаев, если все реквизиты документа заполнены типографским или электронным способом.

Какой экземпляр БСО выдается клиенту?

В соответствии с пп. 18, 19 постановления № 359 организация или ИП при оказании услуг за наличный расчет (в т. ч. и при использовании платежной карты), оформляя документы на БСО без ККТ, должны обеспечить сохранность сшитых книжек с квитанциями, копий (или корешков, если использовались бланки с отрывной линией).

В п. 20 постановления № 359 среди правил применения БСО при расчете наличными указывается, что документ, подтверждающий прием наличности (или оплаты платежной картой), с подписью кассира должен передаваться клиенту.

Обобщенный анализ этих двух норм указывает на то, что клиенту выдается оригинал документа БСО, при этом у продавца остается или копия с подписью клиента, или корешок (если бланк оформлен с линией отрыва).

Итоги

Организации или ИП при оформлении операций (оказании услуг) за наличные или с условием расчета платежными картами могут без применения ККТ оформлять прием денег путем выписки БСО. Форма БСО может быть разработана продавцом самостоятельно при условии внесения в него всех необходимых реквизитов.

БСО выдается после приема от клиента наличности или при использовании платежной карты в момент расчета. Вместе со сдачей (картой) продавцом возвращается должным образом оформленный платежный документ с его подписью. Клиенту выдается оригинал платежного документа либо отрывная квитанция, а у продавца остается копия документа либо отрывной корешок. Данные документы продавец должен сохранять на протяжении 5 лет.

Подробнее о сроке хранения таких документов вы узнаете из статьи .

В редакцию поступила просьба ответить на этот вопрос, и мы с удовольствием расскажем вам, что же нужно предоставлять клиентам при различных системах налогообложения.

Поступление денег

Для начала расскажем о получении денежных средств от клиентов.

Деньги могут поступать к вам как наличным, так и безналичным путем.

Если денежные средства поступили к вам безналичным путем, то подтверждающим документом для вас будет выписка из банка, а для клиента – платежное поручение, которое подписал руководитель ООО или сам предприниматель. При безналичных платежах факт оплаты клиенту вы никак не подтверждаете, ведь деньги уже пришли к вам.

Второй путь получения денег – наличный. В этом случае важно, кем является ваш клиент и на какой системе налогообложения вы находитесь. От этого будет зависеть, какой документ вы отдадите клиенту в качестве подтверждения получения денежных средств.

Процесс получения наличных денежных средств регулируется Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003 года \”О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт\”. В статье 2 этого закона перечислены все случаи, когда можно применять кассовый аппарат, когда его можно не применять, а когда можно использовать бланки строгой отчетности (далее – БСО), либо выписывать товарный чек.

Первый случай – если вы оказываете услуги населению. Под услугами населению подразумевается список услуг, который перечислен в общероссийском классификаторе услуг населения (ОКУН). Тогда вы можете клиенту – физическому лицу выписать бланк строгой отчетности. При этом обратите внимание, что если эту же услугу вы окажете не физическому лицу, а организации или предпринимателю, то вам придется пробить кассовый чек.

Второй случай – если вы вообще освобождены от применения кассового аппарата по случаям, указанным в статье 2 закона №54-ФЗ. Вы можете при реализации товаров, работ и услуг не применять контрольно-кассовую технику, ничего не выписывать клиентам. Но если они попросят, вы можете в добровольном порядке выписать физическому лицу товарный чек. Какие это случаи? А они не так уж и часты. Это:

– продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

– продажа ценных бумаг;

– продажа лотерейных билетов;

– продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;

– обеспечение питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;

– торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

– разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);

– продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;

– торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

– торговля из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;

– прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;

– реализация предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказание услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

– продажа по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Также могут не применять контрольно-кассовую технику организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. В каждом регионе утвержден такой перечень населенных пунктов.

Также аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских поселениях, в которых отсутствуют аптечные организации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт при продаже лекарственных препаратов без применения контрольно-кассовой техники.

Итак, если вы не подходите под этот список, необходимо рассмотреть третий случай, когда можно не применять контрольно-кассовую технику.

Третий случай – если вы являетесь плательщиками единого налога на вмененный доход или плательщиками патентной системы налогообложения по видам деятельности, не подпадающим под случай 1 и 2, могут не применять контрольно-кассовую технику при условии по требованию покупателя выдавать им товарный чек или иной документ, который будет подтверждать уплату денежных средств клиентом (например, квитанция).

При этом товарный чек (или иной документ) должен содержать следующую информацию:

– наименование документа;

– порядковый номер документа, дату его выдачи;

– наименование для организации (фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя);

– идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

– наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

– сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

– должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Многие предприниматели сразу начинают говорить: как же так, многие бытовые услуги (к примеру, парикмахерские, техническое обслуживание, фотоуслуги) подпадают под ЕНВД, почему же мы должны выписывать бланки строгой отчетности, а не выдавать товарный чек? Ведь бланки строгой отчетности даже по своему названию – \”строгой отчетности\” -гораздо дороже и менее удобны. Тем более при оказании услуг населению бланк строгой отчетности мы обязаны выдать в любом случае, независимо от того, требует его клиент или нет, а вот товарный чек – только требованию покупателя. К сожалению, это так – при оказании услуг населению мы обязаны выдать бланк строгой отчетности всегда, а при продаже товаров товарный чек только по требованию покупателя.

Случай четвертый – все остальные ситуации. В остальных ситуациях мы обязаны при получении денежных средств от клиентов выбивать кассовый чек и выдавать его клиенту вне зависимости от того, нужен он ему или нет. А кассовый аппарат необходимо не только купить (стоимость его варьируется от 10 -12 тыс. рублей), но и обслуживать в специализированном центре (стоимость обслуживания составляет от 400 до 500 рублей в месяц). Также в кассовом аппарате есть специальный блок, который стоит примерно 7000 рублей – это блок ЭКЛЗ. Эта аббревиатура расшифровывается как \”электронная кассовая лента защищенная\”. Именно этот блок защищает кассовый аппарат от взлома и \”скручиванию счетчиков\”. Итого, обслуживание кассового аппарата в год составит примерно 12 000 рублей.

А если вы не будете применять кассовый аппарат, либо не станете выписывать бланк строгой отчетности, либо не станете выписывать товарный чек по требованию покупателя? Вам грозит штраф: на предпринимателя – от 3000 до 4000 рублей, а юридическое лицо могут наказать на сумму от 30 000 до
40 000 рублей (статья 18.15 КоАП РФ). Однако для вас есть лазейка – если вы первый раз нарушили законодательство в этой области, то вы можете ходатайствовать о том, чтобы вам выписали предупреждение как первую меру наказания. Протокол о выявлении правонарушения вам все равно выпишут, а вот меру наказания вы можете попросить для первого раза как \”предупреждение\”. Кодекс об административной ответственности вам это позволяет. Главное – не игнорировать вызов в налоговую на рассмотрение протокола.

Вот тут вам придется решить: либо использовать кассовый аппарат, либо \”ходить под штрафом\”, но зато не тратить 12 тысяч в год.

Итак, с денежным вопросом мы разобрались. При безналичных платежах вы ничего не выдаете клиенту, при наличных платежах, в зависимости от того, к какому \”случаю\” вы попадаете, – либо кассовый чек, либо бланк строгой отчетности, либо товарный чек, либо ничего.

Переходим к процессу передачи товара или оказания услуги.

Что нужно выписать клиенту при передаче товара?

Факт передачи товара подтверждается накладной. В ней указывается, кто передает товар и какой, в каком количестве, и кто его получает. Составление накладной в основном происходит по форме ТОРГ-12. Это самая распространенная форма в предпринимательской деятельности и она принимается для налогового и бухгалтерского учета как документ, подтверждающий перемещение товара от продавца покупателю. Если ваш покупатель – юридическое лицо, то вам необходимо выписать товарную накладную. А если ваш покупатель – физическое лицо, то вы можете выписать товарный чек (а будете ли вы выбивать кассовый чек или нет, зависит от того, к какому \”случаю\” вы относитесь – читайте выше). Кроме того, товарный чек от накладной отличается всего лишь отсутствием строки \”покупатель\”. Все остальные реквизиты в документе указываются – номер, дата, наименование продавца, что за товар и по какой стоимости передается.

Если вы являетесь плательщиком НДС, то, помимо накладной, вам необходимо еще выписать счет-фактуру. В соответствующем поле накладной «принял» ваш покупатель должен поставить подпись и печать. Или оставить доверенность. Только таким образом вы докажете, что товар был отгружен покупателю.

Что нужно выписать клиенту при оказании услуги?

В отличие от товара, который можно пощупать, услуга оказана, и факт оказания услуги подтверждается актом выполненных работ. Форма акта выполненных работ может быть любая. К примеру, вот такая

Акт отражает оказание услуги, но не говорит о ее оплате. Оплата осуществляется безналичным или наличным путем, которые мы описывали выше.

Если вы работаете с НДС, то вам необходимо будет выписать счет-фактуру.

Счет-фактура

Если вы являетесь плательщиком НДС, то при любой реализации вы обязаны выписать счет-фактуру, даже если клиенту она не нужна. Если вы не являетесь плательщиком НДС (например, освобождены от уплаты этого налога по статье 145 Налогового кодекса, либо уплачиваете единый налог по упрощенной системе налогообложения, единый сельскохозяйственный налог), то вы можете выписать счет-фактуру, но в столбце, посвященной ставке и сумме НДС вы должны написать \”Без НДС\”.

Также, если вы не являетесь плательщиком НДС по причинам, указанным выше, но ваш поставщик предоставляет счет-фактуру и выставляет вам счет на оплату с НДС, то ничего страшного в этом нет. Ведь этот косвенный налог платит он, а не вы. Это для вас входящие документы, поэтому суммы НДС, выставленной вам, пугаться не стоит.

Договор

Наши клиенты очень часто спрашивают – а нужен ли договор между вами и покупателем (заказчиком услуги)? Договор – это письменное подтверждение вашей устной договоренности. В договоре вы указываете все условия сделки. И договор важен, скорее, для того, чтобы ваши права вдруг не были нарушены, ведь с этим документом вы можете пойти в суд, а устный договор, как говорится, к делу \”не пришьешь\”. Да и при устной договоренности вы можете друг друга неправильно понять. А в письменной форме все написано на бумаге, и как говориться \”из песни слов не выкинешь\”. Поэтому все договоры, которые вы подписываете, пожалуйста, читайте до такой степени, чтобы он был вам понятен, иначе вы можете попасть в неприятную ситуацию.

Есть несколько типовых договоров. Все основные типы договоров перечислены в Гражданском кодексе РФ. Этим документом утверждены основы договоров, в котором соблюдены все права и обязанности каждой из сторон договора. При составлении договора необходимо учитывать положения Гражданского кодекса по поводу этого типа документа.

Н. Скворцова

Интернет-магазины часто не предоставляют покупателям данных о своей реистрации, поскольку отсутствует личный контакт с покупателем. Однако интернет-магазин обязан выдать необходимые документы покупателю по его требованию. Какие документы предоставляет интернет-магазин покупателю, мы расскажем в этой статье.

Обязательства интернет-магазина

Независимо от тематики и направления интернет-магазина, он должен подтвердить законность своей деятельности и в плане отчетности, и в плане информирования клиента о покупке. Это необходимо, чтобы покупатель имел возможность подтвердить факт покупки в случае обмена или возврата бракованного товара.

Кроме того, на онлайн-продавца возлагаются особые обязательства по информированию покупателя об осуществлении покупки и оформлению отчетности для контролируемых органов.

На онлайн-продавца возлагаются особые обязательства по информированию покупателя об осуществлении покупки и оформлению отчетности для контролируемых органов.

Законодательство РФ дает определение необходимых документов для осуществления деятельности интернет-магазина. Точно так же, как и обычный магазин, он должен быть зарегистрирован в налоговой и иметь соответствующий код ОКВЭД 52.61.2.

Ведя торговлю через интернет-магазин, следует придерживаться требований гл. 30 ГК РФ. Согласно ст. 493 ГК РФ, соглашение розничной купли-продажи считается официально заключенным только с момента предоставления продавцом покупателю товарного чека или квитанции с кассового аппарата либо другого официально подтвержденного документа, который может засвидетельствовать оплату заказа интернет-магазина.

Кроме того, осуществление покупки через онлайн-магазин является дистанционной торговлей, и регулирование норм и правил онлайн торговли осуществляется на основе Правил продажи товаров дистанционным способом № 612 . П. 20 оного гласит:

• Если осуществляется оплата товара наличными, то договор о купле-продажи считается оформленным, как только покупатель сообщает о желании приобрести товар или после предоставления ему товарного чека.
• Если оплата товара осуществляется по безналичному расчету или на условиях кредита (кроме расчета банковской картой), тогда подтверждением продажи товара является накладная на товар или акт сдачи-приемки.

Ответственность за доведение своевременной информации до покупателя возлагается на продавца, как и письменное подтверждение получения заказа в момент доставки заказываемого товара. (п. 9 вышеупомянутых правил).

Кассовые документы интернет-магазина

В зависимости от того, как будет осуществляться доставка заказа покупателю – курьером, почтой России или другой организацией, – документация оформляется в процессе пересылки заказа выбранной организацией по доставке.

При выборе курьерской доставки интернет-магазин обычно пользуется услугами сторонней курьерской службы, подписывая агентский договор. Если покупатель оплачивает товар наличными при доставке курьером, последний должен предоставить клиенту кассовый чек (закон № 54-ФЗ). При этом кассовый чек должен быть выбит от имени интернет-магазина, если курьер – штатный работник магазина, либо от имени курьерской службы, с которым должен быть заключен агентский договор.

Выдавая торговый чек или накладную, следует учитывать правила и требования по законодательству дистанционной торговли. При этом обязательным условием является заключенный договор розничной купли-продажи. Если договора нет, следует оформить внутренний документ, который будет подтверждать оплату и доставку заказа покупателю. Форму чека или накладной можно оформить самостоятельно. Однако в ней должны присутствовать реквизиты, определенные ст. 4.7 № 54-ФЗ. Также рекомендовано оставлять подтверждающий документ о том, что покупатель принял заказ и оставил свою подпись.

Самые распространенные документы, подтверждающие оплату:

• Товарный чек.
• Накладная ТОРГ-12.
• Расходная накладная.

При использовании товарного чека следует учитывать, что документ составляется в одном экземпляре, остается только у покупателя, а у продавца отсутствует подтверждение оплаты и доставки заказа.

Накладная ТОРГ-12 может быть распечатана напрямую из 1С и составлена в 2-х экземплярах, что удобнее всего для продавца. Есть один минус: стандартная накладная имеет массу лишних полей, т.к. она изначально предназначена для ООО.

Обычная расходная накладная, которая также распечатывается из 1С, объединяет в себе и товарный чек, и квитанцию ТОРГ-12 В ней указываются сведения о продавце, а также Ф.И.О. покупателя (получателя заказа), название товара, количество и цена. Составляется этот документ в 2-х экземплярах и обязательно визируется покупателем при доставке товара.

Документация при ведении онлайн-торговли занимает не очень много времени для ее оформления, однако регламентируется вышеперечисленными законами и является обязательным условием, а также гарантом эффективной деятельности магазина.

Публикуем очередной вопрос, который поступил к нам через форму обратной связи с одной из страниц нашего сайта.
От: Наталья
Тема: Какие документы должно делать ООО и выдавать своим клиентам, какие получать от контрагентов?

Вопрос:

Здравствуйте! Проконсультируйте, пожалуйста. Общество с ограниченной ответственностью зарегистрировано в конце сентября 2013 года. В качестве налогового режима выбрана упрощенная система налогообложения (УСН). В настоящее время главного бухгалтера в ООО нет. Во избежание на начальном этапе ошибок необходима консультационная помощь.
1) Какие документы должно делать ООО и выдавать своим клиентам, какие получать от контрагентов (при оплате безналом и наличными)? Например: продажа конфет.
2) В ноябре планируется открытие небольшого магазина женской одежды. Можно ли до Нового года работать без кассового аппарата, чтобы понять, как и что пойдет. Если «да», то какими оправдательными документами можно оформить операцию? Достаточно ли будет выдачи товарного чека? Спасибо, ждем ответа!

Ответ:

Важно с момента открытия ООО понимать какие документы должен выдавать магазин своим клиентам (покупателям) и какие получать от поставщиков (контрагентов).

Начинающим предпринимателям зарегистрировавшим юридическое лицо на УСН 6% или УСН 15% и запланировавшим открытие магазина необходимо избежать ошибок на начальном этапе.

Как правило главные ошибки, которые совершаются молодыми бизнесменами, связаны с принятием-передачей денежных средств и документами сопровождающими куплю-продажу товара.

Также одной из типичных ошибок является нарушение сроков уплаты налогов и обязательных платежей, а также сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в налоговую и фонды.

Оплата безналичным денежными средствами

Оплата покупателем за товар безналичным путем — получаете от банка подтверждение прихода денег на расчетный счет.
Перемещение товара покупателю оформляется накладной по форме ТОРГ-12 и счет-фактурой в которых указывается, кто передает товар и какой, в каком количестве, и кто его получает.

Оплата поставщику за товар безналичным путем — передаете банку указание на осуществление платежа платежным поручением.
Перемещение товара поставщиком оформляется накладной по форме ТОРГ-12 и счет-фактурой в которых указывается, кто передает товар и какой, в каком количестве, и кто его получает.

Оплата наличными денежными средствами

Оплата покупателем за товар наличными средствами — получаете денежные средства и выбиваете на кассе чек, затем передаете кассовый чек вместе с товаром покупателю.

Оплата поставщику за товар наличными средствами — передаете денежные средства, получаете товар, кассовый чек и накладную по форме ТОРГ-12.

Однако из этих правил есть исключения для организаций и индивидуальных предпринимателей определенных видов деятельности, в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения, которые могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Напоминаем, что задать свой вопрос и получить консультацию бухгалтера Вы можете заполнив форму обратной связи.

Обращаем ваше внимание, что все без исключения организации должны утвердить в 2014 году учетную политику по которой и осуществлять ведение бухгалтерского учета.

Условия использования:
Мы прикладываем все усилия для того, чтобы не допустить ошибок в содержании данных ответов. Мы не гарантирует и не отвечает за последствия, которые могут произойти из-за ошибок, появившихся в содержании данной страницы сайта. Все сведения, приведенные в ответах, является актуальными на момент публикации. Ни в коем случае мы не отвечает за убытки, вред или ущерб любого типа, нанесенные при использовании данной страницы сайта.

Касса