Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20-25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220-250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) - управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

Технические возможности современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД - попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

• регистрация и ввод документов;
• работа с документами;
• управление потоками работ (Workflow) и контроль;
• поиск и анализ информации;
• информационная безопасность;
• поддержка бумажного документооборота;
• стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное - спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

• «+» - возможность реализована;
• «+/−» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
• «−» - возможность не реализована.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Рис. 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Таблица 2. Регистрация и ввод документов

Рис. 2. Регистрация и ввод документов

Таблица 3. Работа с документами

Рис. 3. Работа с документами

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Рис. 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Таблица 5. Поиск и анализ информации

Рис. 5. Поиск и анализ информации

Таблица 6. Информационная безопасность

Рис. 6. Информационная безопасность

Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота

Рис. 7. Поддержка бумажного документооборота

Таблица 8. Стандартные средства настройки

Рис. 8. Стандартные средства настройки

Таблица 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Рис. 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Для проведения комплексной оценки рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность». Третий немаловажный критерий - «Срок внедрения» - мы не рассматриваем, так как он сильно зависит не только от предоставляемых системой инструментов настройки, но и от квалификации и мотивированности проектной команды. Ниже показано положение систем по соотношению «оптимальная цена/функциональность» для небольших проектов (на 20 пользователей) и для достаточно крупных проектов (на 100 пользователей).

Диаграмма 1. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Рис. 10. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Диаграмма 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Рис. 11. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Данные диаграммы построены по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов (Диаграмма 1), так и крупных проектов (Диаграмма 2) вошли системы Directum, DocsVision, МОТИВ и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах. Исключение составила лишь система ДЕЛО, которая также попала в I квадрант диаграммы для СЭД на 20 пользователей. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота. Отсутствие систем в III квадранте объясняется тем, что в обзоре рассматривались наиболее распространенные в России СЭД, а не все системы, предлагаемые в настоящее время заказчикам.

Надеемся, что представленный обзор будет полезен вам при выборе системы. Хочется отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях - в условиях электронного документооборота.

P. S. Для подготовки обзора использовались только публично доступные материалы с официальных сайтов производителей СЭД. После публикации статьи выяснилось, что из-за неполного описания продуктов компанией «Промышленные информационные системы», информация об их решении неточна. Мы изучим этот вопрос детально и опишем результаты в следующем материале.

Документы являются основными информационными ресурсами любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Мировому рынку СЭД более 20 лет (российский рынок СЭД начал формироваться в середине 1990-х). Разработкой приложений в области электронного документооборота в мире занимаются сотни компаний. СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными потоками документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время.

Инструментарий, входящий в СЭД, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. В числе конечных приложений автоматизации документооборота - регистрация корреспонденции (входящие, исходящие), электронный архив документов, согласование и утверждение ОРД, контроль исполнения документов и поручений, автоматизация договорного процесса, управление библиотекой книг (book management), библиотека регламентов управленческих процедур, оформление командировок, организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений, система контроля выполнения должностных инструкций.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах): хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов, сервисов полнотекстовой индексации. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам. Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX.

Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через Интернет (внешний). Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. В большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.).

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Начиная с 2001 года всё большую популярность стала набирать концепция «управление корпоративным контентом» (Enterprise Content Management — ECM), предполагающая управление любым контентом, а не только содержанием документов. Сегодня понятие документооборота связано, например, с системами делопроизводства, управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), системами управления контентом (Content Management System, CMS), системами управления жизненным циклом изделия (Product Lifecycle Management, PLM), а также системами документооборота, которые занимаются сохранением и архивированием материалов, порождаемых предприятием в процессе работы. На Западе для внутренних систем документооборота сформировалась концепция Enterprise 2.0, в соответствии с которой инструменты социальных сетей, блогов, мгновенных сообщений и открытых энциклопедий адаптируют для корпоративных нужд. В России особенно важным сейчас представляется развитие межведомственного электронного обмена документами.

Источники: «Яндекс.Словари», DOC-Online.ru, «Википедия», Computerworld Россия, ITeam, «IT-КонсультантЪ»

12. Охарактеризуйтепринципы современной организации электронного документооборота, включаяИнтернет-порталы

Помнению отрасл-х аналитиков, электр. документооборот (ЭД) вкл.: созданиедокументов, их обработку, передачу, хранение, вывод инф-ции, циркул-ей ворг-ции/предпр-ии, на осн. исп-ния комп. сетей.

Подупр-нием ЭД (в общ. сл.) принято понимать орг-цию движения док-тов м/уподраздел-ями предпр-ия/орг-ии, группами поль-лей или отд-ыми поль-лями. Поддвиж-ем док-тов подразум-ся не их физич. перемещение, а передача прав на ихприменение с уведомлением конкретных поль-елей и контролем за их исполнением.Главное назн-ние СЭД - это орг-ция хранения электрон. док-тов, а также работы сними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). Осн-ымиполь-лями СЭД явл-ся крупные гос-ные орг-ции, предпр-ия, банки, крупныепромышл-ые предпр-ия и все прочие стр-ры, чья деят-сть сопровожд-ся большимобъёмом создаваемых, обрабат-ых и хранимых док-тов.

Основныесвойства СЭД

Открытость.Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы (набор готовыхклассов, ф-ций, стр-р и констант, предоставл-х прилож-ем (библ-кой, сервисом)для её исп-ния во внешн. программ-х продуктах) явл-ся открытыми. Это позволяетдобавлять к СЭД новые ф-ции или совершенств-ть уже имеющиеся.

Высокаястепень интеграции с прикладным ПО за счет исп-ния технологий OLE Automation,DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Непосредственно при работе с док-тами вообще нетнеобх-сти польз-ся утилитами СЭД. В больш-ве распростр-ых СЭД реализованаинтеграция с наиболее известными ERP-системами (SAP R/3, Oracle Applications,др.). Именно возм-сть интеграции с разл-ми приложениями явл-ся одним изхаракт-ых св-в СЭД. Благодаря ему СЭД м. выступать в кач-ве связующего звенам/у разл. корпоративн. приложениями, создавая, основу для орг-ции делопроизв-вана предпр-ии.

Особенностихранения документов. СЭД работают, преимущественно, на базе распределенныхархитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора,индексирования, хранения, поиска и просмотра электрон. док-тов. В боль-ве СЭДреализована иерархическая с-ма хранения док-тов (по принципу"шкаф/полка/папка"). Кол-во уровней вложения при хранении док-тов неограничено. Один и тот же док-т м. входить в состав неск-ких папок и полок засчет механизма ссылок (исходн. док-т в этом случае остается неизм-ным и хран-сяна месте, опр-ном админ-ром СЭД).

Любомудок-ту в СЭД присущ опр-ный набор атрибутов (его название, автор док-та, времяего создания и др.). Набор атрибутов м. меняться от одного типа док-та к др. (впределах одного типа док-тов он сохр-ся неизменным). В СЭД атрибуты док-тахранятся в реляционной БД. Для каждого типа док-тов с пом-ю визуальных средствсозд-ся шаблон карточки, где в понятном графич-м виде представлены наименованияатрибутов док-та. При введении док-та в СЭД берется необх-мый шаблон изаполн-ся карточка (занос-ся зн-ния атрибутов). После заполнения карточкаоказыв-ся связанной с док-том.

Вболь-ве случаев, серверная часть СЭД состоит из след. логических компонентов(к-рые м. располагаться как на одном, так и на неск-ких серверах):

Хранилища атрибутов док-тов (карточек);

Хранилища док-тов;

Сервисов полнотекстовой индексации.

Подхранилищем док-тов обычно поним-ся хранилище содержимого док-тов. Хранилищеатрибутов и хранилище док-тов часто объед-ют под общим названием "архивдокументов". Для хранения атрибутов в боль-ве СЭД исп-ся СУБД Oracle,Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспеч-щие поиск док-тов по атрибутам.

Дляхранения непосредственно содержимого док-тов в большинстве СЭД применяютсяфайл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. М. б. реализованы игетерогенные комбинации сетевых сред. (БД с атрибутами док-тов м. работать подупр-нием ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами док-ты м. храниться под ОС NovellNetWare в сети IPX/SPX_. Большими преим-вами СЭД явл-ся хранение док-тов висходн. формате, автоматич. распознавание множества форматов файлов.

Впоследн. время всё большую популярность приобретает хранение док-тов вместе сатрибутами в БД. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преим-вомявл-ся значит. повышение безопасности доступа к док-там, а основн. недостатком– низкая эфф-ность работы с док-тами при большом объеме хранимой инф-ции. Приданном подходе также требуется использование мощных серверов с большимиобъемами оперативной памяти и жестких дисков. В случае сбоя БД восстановитьхранившиеся в ней док-ты б. непросто. Необх-мо также строго привязываться кконкрет. СУБД.

Особенностимаршрутизации документа. Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принятоназывать модулями маршрутизации док-тов. В общ. сл. используются понятия"свободной" и "жесткой" маршр-ции док-тов. При"свободной" маршр-ции любой участвующий в документообороте поль-ль м.изменить существующий маршрут прохождения док-тов (или задать новый маршрут).При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения док-тов строгорегламен-ны, и поль-ли не вправе их менять. Но при "жесткой"маршр-ции могут обрабат-ся логич. операции, когда маршрут измен-ся привыполнении заранее заданных усл-ий (напр-р, отправке док-та руков-ву припревышении конкретн. поль-лем должностных полномочий).

Разграничениедоступа. В СЭД реализованы надежные средства разгран-ия полномочий и контроляза доступом к док-там. С их пом-ю опр-ся след. виды доступа (набор задаваемыхполномочий зависит от конкр. СЭД):

Полныйконтроль над док-том; -право редакт-ть, но не уничтожать док-т; - правосоздавать новые версии док-та, но не редакт-ть его; -право аннотировать док-т,но не редакт-ть его и не создавать нов. версии; -право читать док-т, но нередакт-ть его; -право доступа к карточке, но не к содерж-му док-та; -полноеотсут-вие прав доступа.

Отслеживаниеверсий и подверсий док-тов. При одновр-ной работе с док-том сразу неск-кихполь-лей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях)очень удобной функцией СЭД явл-ся исп-ние версий и подверсий док-та.Реализована возм-сть автомат-го отслеж-ия версий и подверсий док-тов (поль-ливсегда м. опр-ть, какая версия/подверсия док-та явл-ся актуальной по порядкуили времени их созд-ия).

Наличиеутилит просмотра док-тов разных форматов. В состав больш-ва СЭД входят утилитыдля просмотра док-тов (просмотровщики - viewers), поним-е многие десяткиформатов файлов. С их пом-ю очень удобно работать, в частности, с графическимифайлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Аннотированиедокументов. При орг-ции групповой работы над док-тами весьма полезна возм-стьих аннот-я. Так как в нек-рых случаях поль-ли лишены прав на внесение к.-л.изменений в док-т в процессе его согласования, то они м. воспольз-ся возм-стьюего аннотирования. В больш-ве СЭД аннотирование реализуется за счет вкл-ния вкарточку док-та атрибута для аннотации и передачи поль-лям прав на редакт-ниеполя карточки. Такое реш-е не всегда приемлемо (при аннот-нии графич. док-та).В связи с этим, в некоторых СЭД сущ-ет ф-ция "красного карандаша", спом-ю к-рой м. графически указать недостатки на самом изображении.

Поддержкаразличных клиентских программ. Клиентами больш-ва СЭД м. б. ПК с ОС MS Windows,Windows NT. В нек-рых СЭД исп-ся также платформы UNIX и Macintosh. Всесовременные СЭД позволяют работать с док-тами через стандартные Web-навигаторы.Так как Web-навигаторы м. б. размещены на разнообразных клиентских платформах,то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевыхсредах. При исполь-нии Интернет-технологий у СЭД появл-ся еще один серверныйкомпонент, отвечающий за доступ к док-там через Web-навигаторы.

КлассификацияСЭД

Нек-рыеСЭД м. одновр-но относ-ся к неск-ким типам.

СЭД,ориент-ные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основеконцепции ECM упр-ние корпоративным содержимым (Enterprise Content Management -ECM). С-мы этого типа (EDMS) предназн-ны для специфических вертикальных игоризонтальных приложений. EDMS-с-мы обеспеч-ют полн. ЖЦ работы с док-тами,вкл. работу с образами, упр-ние записями и потоками работ, упр-ние содержимым идр. EDMS-с-мы обеспеч-ют хран-е и поиск 2-D док-тов в оригин. форматах(изобр-ий, CAD-файлов, эл. таблиц, др.) c возм-стью их групп-ки в папки.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). С-мы этого типаобеспечивают корпорат. инфрастр-ру для создания док-тов, коллект-ной работы надними и их публикации. Базовые ф-ции корпорат. СЭД аналогичны ф-циям СЭД,ориентир-ым на БП. Как правило, корпорат. СЭД не ориентир-ы на исп-ние только вкакой-то конкр. отрасли или на решение узкой задачи, внедряются, какобщекорпор. технологии.

С -мы упр -ния содержимым (content management systems). Системы данного типаобеспечивают создание содержимого, доступ и упр-ние содержимым, доставкусодержимого (вплоть до ур. разделов док-тов и объектов для их последующегоповторного исп-ния и компиляции). Доступность инф-ции не в виде док-тов, а ввиде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена инф-цией м/уприложениями. Упр-ние Web-содержимым требует наличия возм-сти упр-ния объектамиразного содерж-го, к-рые м. б. вкл. в Web-презентацию (например, HTML-стр. иWeb-графику). Упр-ние Web-содержимым требует наличия возм-сти созд-япрезентац-ых шаблонов, с пом-ю к-рых осущ-ся презентация динамич. содерж-го,его персонализация (основ. на предпочтениях поль-лей, их профилях и др.).

С -мы упр -ния инф -цией (information management systems) - порталы. Обеспечивают агрегирование инф-ции, упр-ние инф-цией иее доставку через Internet/intranet/extranet. С их пом-ю реализуется возм-стьнакопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на осн.исп-ния бизнес-правил, контекста и метаданных. С пом-ю порталов обеспеч-сядоступ ч/з станд-ый Web-навигатор к ряду приложений электр. коммерции (обычно,через интерфейс ERP-с-мы). Пр - ры порталов : Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity,Lotus (Domino/Notes, K-Station).

С-мыупр-ния изображениями/образами (imaging systems). C их пом-ю осущ-сяконвертация отсканированной с бум. носителей инф-ции в электр. форму (обычно,TIFF). Данная технология лежит в осн. перевода в электр. форму инф-ции со всехунаследованных бум. док-тов и микрофильмов. Базовые ф-ций станд. с-мы обраб.изобр-ий входят: сканирование, хранение, ряд возм-стей по поиску изображений идр.

С-мыупр-ния потоками работ (workflow management systems). Для обеспечения маршр-циипотоков работ люб. типа (маршр-ции файлов) в рамках корпор. стр-ных и нестр-ныхБП. Для повыш-я эфф-сти и контрол-сти корпор. БП Обычно приобр-ся, как частьреш-я (например, EDMS-с-мы или PDM-с-мы).

Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.).

Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии.

Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

• Хранилища атрибутов документов (карточек);
• Хранилища документов;
• Сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием “архив документов”. Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки.

Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации.

При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия “свободной” и “жесткой” маршрутизации документов.

При ”свободной” маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При “жесткой” маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять.

Однако при ”жесткой” маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

• Полный контроль над документом;
• Право редактировать, но не уничтожать документ;
• Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
• Право читать документ, но не редактировать его;
• Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию.

Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики? viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования.

В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа).

В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция “красного карандаша”, с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция “красного карандаша”, широко предлагаются третьими фирмами.

Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh.

Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах.

При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.