Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Альтернативы ELMA ECM

Обзор системы ELMA ECM

ELMA - система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудниковкомпании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Продуктовая линейка.

ELMA cостоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве:

• ELMA: Электронный документооборот. Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет быстро настроить систему в соответствии с потребностями компании.
• ELMA: Управление бизнес-процессами. Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.
• ELMA: Управление показателями. Приложение позволяет реализовать в компании принципы целевого управления и вознаграждения по результатам труда. Внедрение в «легкой форме» позволит сформировать набор целевых показателей эффективности (КПЭ, KPI), и наладить оперативный контроль за достижением плановых значений показателей в разрезе целей и стратегии развития компании (реализация механизма BSC или Сбалансированной карты показателей)
• ELMA: CRM. Приложение ELMA: CRM не стоит отдельных денег и идет в базовой поставке при покупке любого из приложений ELMA. ELMA: CRM – это операционный CRM, основными функциями которого являются управление процессом продаж (в том числе механизм воронки продаж) и ведение истории взаимоотношений с Вашими контрагентами (база контрагентов, контактов, потенциальных клиентов, сделок и т.д.)
• ELMA: Управление проектами. Позволяет легко наладить управление проектной деятельностью в компании. Наряду со стандартным управлением задачами, графиком проекта (диаграммой Ганта) и организацией единого информационного пространства по проекту, ELMA: Управление проектами дает возможность управлять стандартными бизнес-процессами в рамках проектов и управлять проектным бюджетом.
• ELMA: Внутренний портал Все приложения базируются на одном - ELMA: Внутренний портал. Это приложение не продается отдельно – оно входит в поставку c любым из приложений ELMA.

ELMA: Внутренний портал включает в себя:

• Организационная структура компании
• Управление задачами
• Календарь
• Общение. Лента сообщений.
• Внутренний портал. Веб-документы.
• Веб-хранилище для файлов

Пакеты ELMA.

• ELMA ECM . Отличный инструмент для оперативного управления компанией. Он включает в себя приложения ELMA: Управление бизнес-процессами, ELMA: Электронный документооборот и базируется на Внутреннем портале ELMA.
• ELMA BPM Suite . Система позволяет организовать управление процессами в компании на основе метрик и показателей, исполняемых процессов и связать воедино метрики процессов, стратегию компании и мотивацию персонала. Пакет включает в себя ELMA: Управление показателями, ELMA: Управление бизнес-процессами и базируется на Внутреннем портале ELMA.

Архитектура системы ELMA.

Система управления бизнес-процессами ELMA состоит из набора программ:

1. Сервер ELMA
2. Дизайнер ELMA
3. ELMA Agent

Сервер ELMA включает в себя набор связанных компонентов:

• Базу данных
• Веб-приложение
• Сервер конфигураций
• Сервер оповещений

Сервер ELMA является корневым элементом системы. Для начала работы с сервером его необходимо зарегистрировать.

Дизайнер ELMA – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и предоставляет удобный интерфейс для моделирования процессов и создания конфигураций.

Для работы с Дизайнером его необходимо зарегистрировать.

ELMA Agent – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и в режиме реального времени показывает оповещения, которые формирует сервер для пользователя.

ELMA Agent не требует регистрации для начала работы и может быть установлен на любое количество компьютеров в организации.

Система ELMA реализует SOA-архитектуру и предоставляет необходимые интерфейсы для расширения системы. ELMA позволяет:

• Запустить любой бизнес-процесс, загруженный в систему из внешнего приложения
• Вызывать функции внешнего приложения. Поддерживаются синхронные и асинхронные вызовы.

Внедрение системы ELMA.

Специалистами компании «Элевайз» разработана уникальная методика внедрения процессного подхода на предприятии с использованием программного продукта ELMA. ELMA - это новейший и эффективный продукт, предназначенный для компаний, которые хотят внедрить процессный подход к управлению, располагать адаптивными бизнес-процессами, способными к настройке и оптимизации, чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса, нормативным требованиям законодательства и давлению конкуренции.

Для того чтобы система смогла в полной мере использовать все преимущества ваших процессов, компания проводит первичный сбор информации, исследует текущую деятельность предприятия, выявляет потребности и совместно с руководством предприятия определяет круг решаемых задач. В результате формируется список задач, которые необходимо решить в процессе внедрения системы.

Далее происходит изучение организационной структуры предприятия, и даются рекомендации по ее улучшению. Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть ее организационного развития. На данном этапе происходит актуализация штатного расписания и приведение его к фактическому виду.

Следующий шаг на подготовительном этапе внедрения системы - анализ текущей деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение определенного количества бизнес-процессов с целью дальнейшей их автоматизации. В результате образуется сеть процессов, отражающая текущее положение дел на предприятии. Кроме того, четко определяется ответственность сотрудников за выполняемый ими объем работ. Это резко повышает исполнительскую дисциплину и управляемость персонала. Руководитель видит реальное положение дел на предприятии.

После того, как сформированы первичные модели, совместно с руководителями и ключевыми ответственными исполнителями проводится сравнение полученных результатов и видения руководства. На данном этапе может быть скорректирована как модель деятельности предприятия, так и порядок выполнения некоторых операций на предприятии в соответствии с целями и задачами руководителей. Как правило, это происходит в формате расширенных совещаний, где каждый ответственный исполнитель вносит свои предложения по улучшению деятельности предприятия. А это в конечном итоге - залог успешности деятельности всей организации.

Технические специалисты, в свою очередь, осуществляют подготовку к развертыванию решения у заказчика. Данный этап включает в себя установку на сервере и проверку работоспособности системы на рабочих местах пользователей. В ходе этих работ устраняются последние замечания и недочеты в работе системы. Одновременно сотрудники заказчика обучаются взаимодействию с программой, а получают базовые знания в области бизнес-процессов.

Экономическая эффективность.

Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям , потому что: процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства.

Повышается эффективность работы сотрудников при решении "типовых" задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины.

Экономится время сотрудников на поиск нужного документа , потому что все необходимые документы доступны "в 2 клика".

Сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса.

Снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому.

Уменьшается объем бумажного документооборота.

Увеличивается общая скорость выполнения процесса.

Упрощается создание и поддержка Системы Менеджмента Качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов.

Облегчается обучение и адаптация новых сотрудников.

Преимущества системы.

Для работы с системой достаточно веб-браузера. Благодаря этому работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения.

Для описания бизнес-процессов используется современный язык BPMN - на сегодняшний день лучший и самый прогрессивный мировой стандарт для описания бизнес-процессов.

Возможность генерации регламентов бизнес-процессов, что является обязательным условием сертификации по стандарту качества ГОСТ-Р ИСО 9001:2001. При этом исключается дублирование работы, и компания всегда имеет регламенты по актуальным работающим процессам.

Отсутствие "скрытых" платежей за лицензии ПО. Вам не нужно покупать базу данных или другие дорогостоящие компоненты.

Цена продукта в 2-3 раза ниже, чем цены на аналогичные системы

Скриншоты

Дизайнер ELMA

Работа с документами

Интерфейс системы ELMA

Стоимость

Стоимость одной лицензии 3000,00 рублей.

Обзоры и новости о ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 улучшила внутренний портал и дизайнер процессов

Вышла новая версия системы для управления бизнес-процессами и эффективностью - ELMA 3.11. Разработчики внесли изменения в значительную часть основного функционала ИТ-инструмента, а также внедрили множество решений по ускорению и стабилизации работы системы. Во Внутреннем портале появилась поддержка часовых поясов, а также дополнительные настройки производственных календарей. Качественно обновлены операции при работе с сообщениями и процессы Workflow - реализованы возможности оперативной редактуры типов сообщений и версий процессов в Дизайнере ELMA. Пользовательские расширения - сценарии в палитре блоков операций Дизайнера - стали версионны. Доработан инструмент поиска расширений в программе. Также доработаны Конструктор форм и специализированные приложения системы: ELMA Проекты+ и ELMA CRM+.

2017. Система ELMA включена в реестр инновационных продуктов, рекомендованных в РФ

Система управления бизнес-процессами ELMA включена в Реестр инновационных продуктов, технологий и услуг, которые производятся и рекомендуются к использованию в Российской Федерации. Сведения о решениях, вошедших в Реестр, используются при осуществлении закупок в рамках 94-ФЗ и 223-ФЗ. Все продукты, технологии и услуги, претендующие на включение в Реестр, изучаются членами Экспертного совета. Анализируются уникальность решений, функциональные характеристики, конкурентные преимущества и потенциальный экономический эффект для потребителей.

2017. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию - ELMA Community Edition. Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.

Вышла новая версия системы управления бизнес-процессами и эффективностью ELMA 3.10. Приоритетными обновлениями в новой версии стали: возможность использования СУБД PostgreSQL, увеличение производительности и отказоустойчивости решения, новый полезный функционал приложений ELMA, а также облегчение сопровождения работы BPM-системы в компаниях заказчиков. Кроме того, появилася автоматическая проверка на дубли и импорт курсов валют в ELMA CRM+. При работе в CRM разные сотрудники иногда случайно заводят информацию об одном и том же клиенте компании, что в дальнейшем мешает работе и запутывает пользователей. В версии 3.10 при создании новой возможности (добавлении потенциального клиента в систему) срабатывает функция проверки данных на наличие всех возможных совпадений. Также, расширен функционал календарного планирования в ELMA Проекты+, добавлено согласование по этапам в приложении для электронного документооборота ELMA ECM+.

2015. Работать с новой версией ELMA 3.8 стало проще и удобнее

В версии ELMA 3.8 наиболее приоритетной для разработчиков была концепция «Готовые решения + Самостоятельные внедрения». Одновременно с выходом ELMA 3.8 вышли одиннадцать новых готовых решений, разработанных компанией ELMA, и несколько решений, разработанных партнерами. В новой версии процесс доработки системы стал проще. Готовые решения, которые можно создавать, не покидая Дизайнер ELMA. В Множество изменений коснулось приложения ELMA ECM+. Изменения эти не преследовали цели расширения функционала – упор работ был сделан на удобство использования канцелярии. Значительно доработаны интерфейсы регистрации документов и настройки параметров регистрации. Также представляем вам новый плагин для почтового клиента Microsoft Outlook. С его помощью вы сможете вручную или в автоматическом режиме захватывать в ELMA вашу корреспонденцию прямо из Outlook.

2015. В ABI PRODUCT завершен проект внедрения электронной системы согласования договоров ELMA

В ABI PRODUCT - одной из крупнейших мясоперерабатывающих компаний в России - реализован проект внедрения электронной системы согласования договоров на базе системы ELMA ECM+. Основной целью проекта было создание условий для ускорения прохождения основных договорных процессов, а также для снижения рисков их сопровождения. Благодаря внедрению ECM достигнута экономия средств на управленческие расходы (система освободила сотрудников компании от рутинной работы движения договора на бумажном носителе от подразделения в подразделение в ручном режиме). Реализована электронная система согласования договоров сделала процесс согласования договоров прозрачным и оперативно управляемым, исключила потерю или несанкционированное изменение текста договора. Система позволила значительно сократить время движения договора из-за оптимизации или исключения некоторых этапов процесса. Внедрение системы также показало несовершенство процесса по некоторым видам договоров, что способствовало изменению смежных процессов.

2013. ELMA 3.2 содержит новые функции для проектных организаций

Вышла новая версия системы ELMA 3.2, которая в большей степени ориентирована на удобство и простоту использования нашими клиентами. Внутренний портал получил дополнительные меры безопасности доступа (авторизация по токену, доверенным устройствам и сертификату, технология Single Sign On). Обновлён дизайн, формирование регламентов процессов, эскалация бизнес-процесса, интеграция с Business Studio. Управление показателями эффективности (KPI) – реализовано много изменений в сторону упрощения и удобства пользования (полное описание будет в ближайших новостях). Реализовано решение для проектных организаций (Управление проектами) с введением трудозатрат.

2009. Вышла бесплатная версия системы ELMA

Компания EleWise объявила о выходе ELMA: Бесплатная версия. Данная версия выпускается в редакции «Задачи+Документы» и рассчитана на работу 5-ти пользователей в системе. ELMA: Бесплатная версия не содержит модуля управления бизнес-процессами. Если Вы желаете ознакомиться с работой данного модуля, пожалуйста, скачайте демо-версию ELMA. Бесплатная версия является полнофункциональной версией системы ELMA (Редакция «Задачи+Документы») без ограничения сроков действия. Для того, что бы начать использовать ELMA: Бесплатная версия необходимо скачать систему, зарегистрировать систему на сайте, ввести список пользователей, которые буду работать с системой.

Организация электронного документооборота

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов. Электронная канцелярия входит в состав приложения ELMA ECM+ и позволяет правильно организовать работу с электронными документами: движение, регистрация, хранение и поиск. При помощи электронной канцелярии можно контролировать ход исполнений поручений, просматривать решения руководства, а также быстро находить бумажные оригиналы документов

Управление договорами

Управление договорами позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов. Решение «ELMA: Управление договорами» предназначено для эффективной и комфортной работы с договорами на протяжении всего их жизненного цикла. Автоматизированные процессы создания, согласования, учета и поиска документов сокращают время работы с договорами в несколько раз.

ОРД и внутренние документы

Раздел Внутренние документы организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии. Приложение ELMA ECM+ поддерживает весь процесс документооборота служебной записки, приказов и прочих видов внутренних документов: создание, согласование, регистрация, ознакомление, подписание, контроль исполнения и хранение в системе.

Служебные записки

Для работы с внутренними документами в системе ELMA обычно создается специальный процесс «Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить длительные этапы согласования документов. Создание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов — все автоматизировано и представлено в электронном виде.

Согласование счетов

Функция Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов. В системе ELMA ECM+ можно настроить автоматизированный процесс работы с заявками на оплату счетов. Такая организация позволяет своевременно реагировать и оплачивать счета. Все стадии согласования становятся прозрачными, контролируемыми и легкоуправляемыми. Реестр счетов способствует быстрому анализу платежей и построению отчетности.

Нестандартные документы

Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, что позволит быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.

Документооборот существует в любой организации: от самой аскетичной формы между бухгалтером и директором в бумажном виде, до сложной цепочки параллельных и последовательных действий в рамках работ с электронным документом. Для любой относительно крупной компании ведение документооборота является непростой задачей: содержать все дела в порядке действительно непросто, особенно при большом количестве документов.

Навести порядок в системе документов организации, сделать работу с документами четкой и эффективной поможет система электронного документооборота.

Приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет автоматизировать выполнение операций организованного хранения, поиска, регистрации, визирования и отслеживания текущих действий с документами. Благодаря использованию приложения «ELMA: Электронный документооборот» документы в организации начинают действительно работать.

Российские электронные системы управления документооборотом нередко могут напугать пользователя своим громоздким, но, возможно, функциональным интерфейсом. При разработке приложения «ELMA: Электронный документооборот» одной из самых приоритетных задач являлось создание приятного, удобного и интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» имеет интерфейс стандартного файлового хранилища, привычного даже для неопытных компьютерных пользователей. Доступ к дополнительным функциям приложения осуществляется при помощи кнопок панели инструментов и продуманно расположенных меню. Таким образом, пользователь видит только то, что ему действительно нужно для работы – все ненужные элементы скрыты, но при необходимости могут быть легкодоступны. Благодаря этому обеспечивается быстрое освоение в системе – всего за два-три сеанса работы.

За простым и понятным интерфейсом скрывается богатый функционал, который в руках несколько более опытного пользователя может быть использован для решения сложных задач документооборота в организации. Таким образом, приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет вести учет документооборота, оптимизировать труд делопроизводителя и при этом не требует от пользователей глубоких знаний в области управления систем электронного документооборота.

Ввод и регистрация документов

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе прост и понятен – он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя потребуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации системой генерируется карточка документа – страница, на которой представлена вся информация о документе. В случае регистрации документа от пользователя также потребуется указать некоторые дополнительные атрибуты регистрации. В зависимости от настройки системы данные операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий файлов. При этом только одна версия файла будет актуальной (текущей), а остальные будут либо его черновиками, либо устаревшими версиями файла. Таким образом, на единой карточке документа хранится вся история изменения содержания документа. При этом версии одного и того же документа, которые нередко изменяются в процессе его согласования, доработки и других действий, могут иметь различные форматы. Версионность документа позволяет избежать путаницы и повторного создания нескольких экземпляров карточки одного документа.

Значительная часть информации до сих пор поступает в организацию в бумажном виде, однако ввод бумажных документов в систему ELMA не является проблемой. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» при наличии установленного на компьютере приложения ELMA Агент позволяет автоматически сохранять в системе электронного документооборота организации отсканированные документы. Поэтому способ ввода в систему бумажных документов практически не отличается от ввода электронных документов – требуется лишь в нужный момент нажать кнопку «Сканировать». Дополнительное программное обеспечение, установленное на компьютере, ровно как лишние операции сканирования и сохранения файлов на жестком диске не потребуются.

Для регистрации документов в системе ELMA используется инструмент Канцелярия. В Канцелярии к документам прикрепляется регистрационно-контрольная карточка и присваивается регистрационный номер.

Архив электронных документов

Все документы приложения «ELMA: Электронный документооборот» формируют единый электронный архив – хранилище документов. Архив документов имеет удобный поиск, позволяющий быстро отыскать нужные документы не только по их названиям, но и по определенным реквизитам. Результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы – документы, к которым пользователь не имеет доступа, будут скрыты.

Каждый документ электронного архива имеет личную карточку, на которой можно получить полную информацию о документе: файлы версий документа, его реквизиты, а также список всевозможной активности, которая по нему ведется или велась.

Движение документов в организации

Одним из основных преимуществ использования систем электронного документооборота является возможность удобной организации работы с документами. Работа исполнителей с документами ведется полностью в электронном виде, что позволяет не только предотвратить случайную потерю оригинала документа, но и значительно сократить сроки выполнения действий с документами, уменьшить время реакции исполнителей на получаемые задачи, а также при необходимости позволить большой группе людей одновременно обеспечить полноценную работу с документом.

Система ELMA позволяет организовать движение документов в компании по маршрутам любой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые они с ним будут выполнять.

ELMA — это своего рода система, позволяющая управляющим компаниями создать достаточно эффективный процесс взаимодействия сотрудников и держать их работу под контролем, что приведет к улучшению продуктивности всей компании.

1. Из чего состоит ELMA.

Это специальные приложения, которые позволяют управлять компанией без трудностей. Они функционируют как все вместе, так и по отдельности.

Приложения ELMA:

• ELMA:Электронный оборот документов . Делает возможным ведение электронного оборота документов автоматически, и благодаря системе WorkFlow можно без проблем настроить систему, что бы она отвечала потребностям компании.
• ELMA:Управление показателями . Позволяет реализовать принципы целевого управления в компании, а также вознаграждение труда по результатам и объему выполненной работы. Введение непринуждённой форме позволит укомплектовать набор направленных показателей эффективности (КПЭ, KPI ), и урегулировать качественный и своевременный контроль за достижением плановых значений показателей в стратегии и целях компании – осуществление механизма BSC .
• ELMA:Управление бизнес-процессами . Осуществляет некую концепцию BPM (что значит Business Process Management ), благодаря которой можно строить податливые адаптивные информационные системы, а также решения, меняющиеся оперативно вместе с преобразованием бизнес-процессов в компании. Для их моделирования приложение работает по международному стандарту BPMN.
• ELMA:Управление проектами . Позволят без трудностей урегулировать управление проектной деятельностью компании. Вместе с управлением задачами, графиком проекта (или диаграммой по Ганту) и управлением целостного информативного пространства проекта, это приложение (ELMA: Управление проектами) позволяет управлять образцовыми бизнес-процессами и бюджетом без затруднений.
• ELMA:CRM . Это приложение — операционный CRM, отвечающий за процессы продаж (механизмы воронки продаж) и ведение архива взаимоотношений с контрагентами Вашей компании. Это приложение ELMA не стоит отдельно и входит в комплект в начальной постановке при приобретении любого из приложение ELMA.
• ELMA:Внутренний портал . Является корневой основой для всех приложений ELMA. Отдельно он не продается, а только входит в комплект с остальными приложениями ELMA.

Это приложение:

• организовывает структуру всей компании;
• управляет ее задачами;

Помимо этого, включает в себя календарь, ленту сообщений и веб-хранилище для документов.

2. Пакеты ELMA

• ELMA ECM. Оперативно управляет компанией, он состоит из следующих приложений «ELMA:Управления бизнес-процессами», «ELMA:Электронный документооборот» в его основе лежит «ELMA: внутренний портал»
• ELMA BPM SUITE. Организовывает управление процессами компании, базируясь на метрик показателях, исполняемых процессов, объединяет метрики процессов, мотивацию персонала и стратегию компании. Состоит из приложений «ELMA:Управления бизнес-процессами», «ELMA:Управление показателями» и также базируется на «ELMA: внутренний портал»

3. Система ELMA и ее архитектура

Набор программ, из которых состоит система ELMA:

• Дизайнер ELMA;
• Сервер ELMA;
• ELMA Агент.

Дизайнер ELMA . Приложение это, заранее подлежащее регистрации, инсталлируют на пользовательский компьютер сотрудника. Оно отличается удобным интерфейсом, с помощью которого можно запросто моделировать процессы и создавать конфигурации.

Сервер ELMA – исходный элемент системы, и для старта его работы требуется его сначала зарегистрировать. Он состоит из связанных в набор компонентов: веб-приложение, база данных, сервер конфигураций и сервер оповещений.

ELMA Агент . После установки на компьютер пользователя агент в режиме онлайн показывает оповещения, формируемые сервером для пользователя. Для начала работы регистрация абсолютно не обязательна, он может быть установлен на не ограниченное количество компьютеров организации, что является очередным плюсом системы.

Система ELMA осуществляет SOA-архитектуру и предоставляет все необходимые интерфейсы для системного расширения. ELMA дает старт любому бизнес-процессу, который был загружен из внешнего приложения и вызвать это приложение (поддерживание синхронных и не асинхронных вызовы).

4. Употребление системы ELMA

×

Ведущая компания «Элевайз » разработала уникальный способ процессного подхода на предприятии, при котором используется программный новый и эффективный продукт ELMA.

Он создан для компаний, настроенных на внедрение процессного подхода к управлению, расположение адаптивных бизнес-процессов (которые могут «оптимизироваться» для соответствия с условиями бизнеса и законодательства).

Для самостоятельного использования всех преимуществ процессов компании, он осуществляет первоначальный сбор информации, изучает поточную деятельность всего предприятия, находит потребности и вместе с его руководством определяет круг задач, которые следует решить. Как результат образуется список решаемых в процессе введения системы задач.

Далее он (продукт ELMA) изучает организационную структуру данного предприятия, и даёт определённые рекомендации по улучшению этой структуры. Её модернизация — важнейшая часть ее же организационного роста. Параллельно с этом наблюдается актуализация и приведение к фактическому виду штатного расписания.

Затем происходит полный анализ поточной деятельности предприятия. Цель этого анализа — отметить определенное количество бизнес-процессов для дальнейшей автоматизации. Как результат, получается сеть таких процессов, отражающая положение дел на предприятии на данный момент. Помимо этого, точно определяется сотрудническая ответственность за объем работы, который они выполнили. Это значительно повышает дисциплину при исполнении и управляемость персонала. Руководитель может видеть положение дел на предприятии таким, каким оно есть делать для себя конкретные выводы о работе каждого своего подчиненного.

После сформирования первичных моделей, вместе с руководством и главными ответственными исполнителями проходит сравнение полученных результатов и ожидания руководства.

На этом этапе как модель предпринимательской деятельности, так и порядок выполнения операций, в соответствии требованиям руководителей, могут быть подкорректированы. Зачастую это — расширенные совещания всего предприятия, на которых все ответственные исполнители вносят собственные предложения по усовершенствованию деятельности предприятия. Как результат – успешная деятельность организации.

Технические специалисты со своей стороны готовят развертывание решения у заказчика. Этот этап состоит из инсталляции на сервере и проверки работоспособности системы на пользовательских рабочих местах. Также устраняются крайние примечания и недостатки, недочёты в системной работе. Параллельно сотрудники заказчика учатся работать с программой и получают начальные знания в сфере бизнес-процессов.

5. Как результат работы системы ELMA, сотрудники:

1. более ответственно относятся к своим обязанностям, так как процессы регламентированы, они (сотрудники) отчетливо знают, что он должен сделать. Помимо этого, ELMA создает эффективный контроль над выполнением задач со боку руководства;
2. работают эффективнее при решении «типичных» задач, благодаря укомплектованию процессов компании и дисциплине;
3. экономят время на поиск необходимого им документа – теперь они доступны в «два клика»;
4. оперативно находят нужную информацию и самостоятельно принимают решения по причине быстрого доступа к документам и ясному осознанию ответственности в каждом бизнес-процессе;
5. новые сотрудники обучаются легче.

Кроме этого:

— уменьшается потеря информации во время передачи задач между сотрудниками и объем документооборота на бумаге;

Выбор системы документооборота всегда связан с общей стратегией развития компании. Для коммерческой организации логично руководствоваться в выборе целями, конкурентной средой, структурой, к которой компания стремится, а также ожидаемым экономическим эффектом от внедрения системы. Госучреждения, выбирая СЭД, акцентируют внимание на полноте учета решаемых организацией задач и их особенностях. В любом случае, есть большое количество факторов, которые нужно учитывать, даже если они напрямую не имеют отношения к предмету.

Цели внедрения системы документооборота, как правило, совпадают:

• оптимизация контроля исполнительской дисциплины;
• сокращение количества документов, потерянных при обработке;
• уменьшение времени согласования;
• уменьшение числа ошибок при работе с типовыми документами.

Поэтому требования к СЭД сводятся к выполнению следующих задач:

• перевод из «бумажного» в электронный вид процессов согласования документов и назначения задач, сокращение времени на обработку документов и поручений, возможность отслеживать ход работы с документом;
• автоматическое оповещение исполнителей о новых документах, контроль сроков обработки;
• организация электронного хранилища документов для быстрого доступа к ним, легкого поиска и сохранности документов, разграничение прав доступа к защищенным данным;
• автоматическое заполнение разных разделов типовых документов по существующим справочным данным;
• удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводная отчетность для руководителя, простая интеграция с существующей почтовой системой;
• возможность удаленной работы в системе;
• формирование отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.
• возможность интеграции с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью).
• быстрое внедрение системы;
• стоимость установки и поддержки системы;
• простота развития системы;
• возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

Есть также дополнительные критерии оценки, которые на сегодняшний день при выборе системы приобретают особое значение:

• наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
• преднастроенный модуль управления договорами;
• планшетная версия;
• наличие мобильных клиентов.

Сравнение

На сегодняшний день в России существует огромное количество электронных систем документооборота. У каждой из них есть свои преимущества и недостатки. Вышеперечисленным критериям в той или иной степени соответствуют рассматриваемые нами решения: Docsvision, Directum и ELMA ECM+. Общая концепция этих систем состоит в объединении классической СЭД и решения по управлению бизнес-процессами компании. Преимущество электронного документооборота - в структурированном хранении и обработке документов. Цель применения BPM-систем - развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности. Совмещая эти возможности, современные системы электронного документооборота позволяют выйти за рамки классической канцелярии. Рассмотрим подробнее, какими средствами это достигается, и в чем состоит отличие выбранных систем по различным критериям.

Функциональность и возможности интеграции

Directum

Система Directum имеет расширенный каталог бизнес-решений. Преимуществом СЭД являются удобные функции напоминаний. В системе возможна настройка нумераторов, работа со штрих-кодовыми метками. Из качеств, влияющих на удобство работы, можно выделить следующие: предпросмотр вложенных файлов, файловые хранилища, широкий выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

К недостаткам можно отнести отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, невозможность применения дополнительных стилей в описи документа.

Docsvision

В Docsvision применяются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Система ELMA имеет расширенную линейку бизнес-решений. В их числе представлен, собственно, модуль ECM+ , который включает в себя одновременно функции BPM-системы и классической СЭД. Есть также модуль Проекты+ - классический набор функций для планирования и взаимодействия в рамках проекта плюс возможности BPM-системы; приложение ELMA CRM+ - стандартный набор функций CRM и управление бизнес-процессами. ELMA имеет и свое KPI-решение .

Плагин для работы с MS Outlook есть и ELMA ECM+ и у двух других решений. Также система быстро интегрируется с 1С (поддерживаются все актуальные версии).

Документы в приложении могут иметь сколько угодно версий файлов, но только одна может быть актуальной/текущей. На карточку документа собирается вся история изменения его содержания, это защищает пользователей от повторения экземпляров карточки.

Система содержит удобные инструменты для полноценной работы по документу и контроляисполнительской дисциплины по задачам, касающимся этих документов.

Все изменения, вносимые в документ фиксируются на карточке.

Когда информация приходит в организацию в бумажном виде, СЭД от ELMA и приложение ELMA Агент автоматически сохраняют отсканированные документы.

Есть возможность просмотреть отчет по общей ситуации с исполнительской деятельностью по документообороту компании. Пользователю предоставлен ряд фильтров, он может формировать результаты так, как считает нужным.

ECM+ обладает широкими возможностями настройки и последующей донастройки - систему документооборота и контроль работ по документам можно сформировать по потребностям конкретного предприятия и его оргструктуры.

Есть возможность создания шаблонов документов. Их может создавать любой пользователь, даже не имеющий навыков в программировании.

Рис. 1. Документ, созданный из шаблона ELMA

В шаблон можно автоматически внести штрих-код для дальнейшего распознавания в системе при помощи сканера штрих-кодов.

Мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер есть у всех рассматриваемых систем. Все они: ELMA for iPad, приложения СЭД Directum и Docsvision позволяют обеспечить топ-менеджерам удобную работу с планшетов и мобильных устройств, когда они находятся вне офиса.

Интерфейсы

Directum

В данной системе интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются. В режиме замещения отмечается информативность. Возможно удаление карточки из текущего окна и создание новой. Работать с файлами можно онлайн в режиме check-in check-out, права доступа распределяются к отдельному файлу, каждый файл атрибутивно описывается. Хорошая информативность, прозрачность процессов. Есть предпросмотр вложенных файлов. Возможность для исполнителя настройки напоминаний. Добавление задания в календарь MS Outlook. Есть настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но наряду с этим есть и некоторые недостатки. К примеру, отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в ОС Win32). Кроме того, настройки визуальных эффектов минимальны. Нет возможности локализации названий реквизитов на любых языках. Размер карточки не изменяется. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии к ссылке (описание связи). В целом, интерфейс перегружен.

Рис. 2. Интерфейс Directum

Docsvision

В Docsvision можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы drag&drop, сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева. Можно проводить групповые операции со ссылками и комментировать их. Карточки задания проектируются. Панель инструментов настраиваемая. Возможен полнотекстовый поиск из единой строки есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм.

Рис. 3. Интерфейс Docsvision

При этом можно выделить следующие недостатки: отсутствует возможность автоматического вложения документа в задание. Не все операции поддерживают групповую обработку. Процессы непрозрачны, напоминания функционируют только при включенном MS Outlook.

Интерфейс ELMA ECM+ имеет вид стандартного файлового хранилища, поэтому пользователю не требуется даже опыт работы с подобными системами.

Рис. 4. Интерфейс ELMA

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе тоже прост и понятен - он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя требуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации система генерирует карточку документа со всей информацией о нем.

Внутренний портал системы содержит всю информацию по организации. Все необходимые инструменты для работы пользователя собраны в одном месте: задачи, календарь, лента сообщений, архив документов, веб-документы, отчеты.

В зависимости от настройки системы операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Функции поиска

Directum

В системе реализован полнотекстовый поиск по документам и реквизитам регистрационных карточек. Шаблоны поисковых запросов настраиваются по реквизитам регистрационных карточек. Загруженная опись документов фильтруется. Есть удобные функции настройки шаблонов поисков. Пользователь может создавать поисковые папки. Опись документов фильтруется по значениям колонок.

К отрицательным качествам относятся: невозможность распределения прав доступа к настроенным поискам; отсутствие настроенных поисков в веб-клиенте; невозможность создания сложных поисковых запросов. Также нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, применения дополнительных стилей в описи документа.

Docsvision

Docsvision поддерживает и создание сложных поисковых запросов с помощью XML, и распределение прав доступа к настроенным поискам.

Недостаток - медленная работа панели просмотра.

Документы приложения ELMA ECM+ собираются в единый электронный архив - хранилище документов. Поиск документов быстрый и удобный. Найти нужные документы можно не только по названиям, но и по заданным реквизитамкарточки документа или регистрационной карточки. При этом результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы. Параметры поиска можно сохранить в формате фильтра, а в будущем быстро искать документы по этим параметрам.

Поиск работает как по названиям, так и по реквизитам. Результаты отображаются в соответствии с правами пользователя.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Административные настройки

Directum

В системе можно вести организационно-штатную структуру сразу нескольких компаний. Информация о подразделениях и сотрудниках подробна и может быть расширена. Функции замещения (полное замещение/ассистент) реализуются с автоматическим созданием папок «входящие/исходящие». Создается фильтр по подстроке и бегущий поиск.

При этом стоит отметить, что отображение организационно-штатной структуры не наглядно, отсутствует возможность сортировки элементов в заданном порядке, создавать и заполнять справочники довольно трудно, отсутствует локализация записи справочников. Настройки внешнего вида и поведения регистрационных карточек минимальны.

Рис. 5. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision

Поддерживается ведение ОШС нескольких компаний. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель). Имеется фильтр по подстроке.

Недостатки отчасти те же: не наглядное отображение организационно-штатной структуры, отсутствие возможности сортировки элементов в заданном порядке, отсутствие возможности ведения истории справочника, отсутствие возможности создания типизированных справочников, отсутствие возможности создания иерархических справочников, отсутствие встроенного справочника «Номенклатура дел». Медленная работа конструктора.

Рис. 6. Справочник сотрудников в системе Docsvision

В едином окне могут объединяться несколько систем, организуя информационную систему подразделений крупной компании и качественный обмен информацией между системами подразделений.Можно следить за ситуацией в других филиалах организации. Пользователь получает всю необходимую информацию о внешней системе, не покидая своей страницы.

Текущее положение дел конкретного филиала отражается на отдельной главной странице с набором информационных портлетов. Удобно переключаться между страницами подразделений. Также можно получать информацию по исполнительской деятельности, узнавать текущие новости, просматривать документы, запускать выполнение бизнес-процессов.

Рис. 7. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Сводная информация по всем подразделениям организации доступна руководителю. Информация о подразделениях и сотрудниках также может быть расширена.

В специальном разделе «Замещения» назначаются замещения сотрудников - указывается, кто кого замещает, на какой срок и по какой причине. Замещения закрываются автоматически по завершении срока. Задачи по процессам автоматически переносятся на замещающего сотрудника. Система информирует о разовой задаче и о том, что данный сотрудник отсутствует, и предлагает выбрать исполнителем другого сотрудника.

Рис. 8. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В разделе «График отсутствий» отображается список сотрудников, которые отсутствуют на рабочем месте в течение определенного срока.

Моделирование бизнес-процессов

Directum

Система обладает удобными функциями моделирования. Доступна пошаговая отладка маршрутной схемы. В платформу решения встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Поддерживается создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций. Есть встроенный редактор отчетов на языке IS-Builder. Но в то же время количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 9. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Docsvision

Система имеет удобные функции моделирования и широкие возможности проектирования маршрутной схемы без применения программных средств. Доступна разработка собственных функций. У системы свое API, возможно создание скриптовых сценариев с его использованием, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства - MS Reporting.

Рис. 10. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

Моделирование бизнес-процессов производится в удобном графическом редакторе «Дизайнер ELMA», имеющем простой и понятный графический интерфейс. В качестве языка для описания бизнес-процессов используется нотация BPMN 2.0 . Язык очень удобен для описания цепочек работ и содержит практически все необходимые примитивы. Проектированием бизнес-процессов может заниматься бизнес-аналитик без участия программиста. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. Изменения в процессы вносятся на ходу, остановка системы не требуется.

Организовать движение документов в компании можно по маршрутамлюбой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые с ним будут выполнять. Сама графическая модель бизнес-процесса строится путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.

Рис. 11. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Безопасность данных и действий

Directum

Защитить данные в системе можно с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Возможно создание групп и ролей пользователей. Поддерживается дискретная и ролевая модель управления доступом. Можно выдавать полномочия и привилегии. Действует разграничение прав доступа на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

В свою очередь, распределение прав доступа к настроенным поискам невозможно, отсутствуют настроенные поиски в веб-клиенте, создание сложных поисковых запросов невозможно. Недостатком также является низкое быстродействие панелей просмотра.

В Docsvision доступно мандатное управление доступом. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть также возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

С помощью логина и пароля зайти в систему ELMA может любой пользователь из любого места, где есть интернет. Вход в систему с помощью логина и пароля настроен по умолчанию для всех пользователей. Но е сть три основных способа защитить вход в систему ELMA:

• Доверенные устройства - при попытке входа с любого компьютера или мобильного устройства, не прописанного в списке доверенных, система выдаст сообщение о невозможности входа.
• Вход по Токену. Токен привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Зайти в систему ELMA можно из любого места, где есть интернет, но только при наличии специального устройства - Токена и зная его PIN-код. На Токен может быть записано несколько электронных ключей-контейнеров - для входа в разные системы, не только в систему ELMA, пользователю не нужно будет носить целую связку ключей.
• Вход по Сертификату осуществляется аналогичным образом. Пользователь, который хочет входить в систему ELMA по своему сертификату, привязывает его к своей учетной записи. Зайти по сертификату в ELMA можно только с конкретного рабочего места пользователя. Вход в систему по сертификату возможен только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.
• Авторизация в ELMA может производиться по технологии Single Sign On (SSO). Для входа в систему можно использовать имя и пароль, с которым пользователь вошел в Windows.

В задачах согласования, подписания и при подписании версии документа может использоваться электронно-цифровая подпись. Никто другой, даже узнав пароль, не сможет за другого согласовать или подписать документ.

Права доступа на различные объекты системы настраиваются. Всё управление правами основано на ролях элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки заключается в графическом отображении должностей, отделов, подразделений и распределении ответственности (действий по задачам и документам).

Заключение

Все компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной проблемой - долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Не многим удается с ходу встроить процессы документооборота в сквозные процессы компании. Это очень трудоемкое мероприятие, требующее времени, знаний и непрерывной коммуникации всех сотрудников, работающих с документами. Каждая рассмотренная система в той или иной мере благодаря своим функциям справляется с этой задачей. Если оценить результаты, то первое место по соответствию требованиям занимает приложение ELMA ECM+, второе заслуживает Directum, а «бронза» достается системе Docsvision.

#ИТобзор #Документооборот #Статьи #Электронный_документооборот

Енвд