Введение……………………………………………………………….….………3

1. Разработка стратегии деловой беседы……………………………….………4

2. Подготовка и начало разговора……………………………………………...8

3. Ведение беседы и подведение итогов………….……………………………11

Заключение………………………………………………………………………14

Список литературы……………………………………………………………...15

Введение

Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.

Основные функции деловой беседы:

Начало перспективных мероприятий и процессов

Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов

Обмен информацией

Взаимное общение работников из одной сферы деятельности

Поддержание деловых контактов

Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов

Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях

1. Разработка стратегии деловой беседы

При сознательной подготовке к беседе до разработки стратегии и подробного плана беседы проводится предварительный анализ личности нашего собеседника, его служебного положения; прогнозируются последствия нашего сообщения. Этот план можно представить в виде шести групп вопросов, на которые следует ответить себе перед началом любого делового разговора. Ответы на вопросы позволяют нам представить ожидаемую оперативную ситуацию, что может быть использовано при выработке стратегии, подробного плана и рабочего плана деловой беседы.

Путем предварительного анализа должно быть установлено, о каком виде беседы идет речь: будет ли это беседа, в которой мы хотим ускорить принятие каких то решений (форсированная беседа), или же основной целью беседы будет передача информации собеседнику для пробуждения у него интереса к новой проблеме (информативная беседа); может быть, речь идет об устранении чужих вариантов и проведении нашего решения (элиминирующая беседа); может быть, это беседа, где мы знакомим собеседника с новой темой (беседа-лекция).

Что такое стратегия беседы? Из чего она складывается? Как разработать стратегию нашего делового разговора? Условно и крайне упрощенно можно считать, что стратегия беседы это процесс, который в общих чертах ведет к решению намеченных нами задач данной беседы. В любом случае выбор стратегии определяется темой беседы. Она основывается на совокупности принципов, которые мы определяем с помощью теории коммуникации и психологии и которые должны нас привести к желанной цели. Конечно, стратегия меняется от беседы к беседе и от собеседника к собеседнику. Но как бы мистически ни звучало слово «стратегия», попытаемся установить хотя бы общие принципы и направления работы по подготовке и проведению беседы:

Представьте себе и опишите, причем как можно убедительнее, своего будущего собеседника и его предполагаемую реакцию.

Попытайтесь вникнуть в его задачи и мотивы, чтобы понять его исходную позицию, логику и стратегию.

Подумайте, как создать для беседы благоприятную атмосферу, завоевать доверие, избежать напряженности, свести к минимуму формализм и обыденность в общении, проявить симпатию, быть внимательным ко всем присутствующим. Если в беседе участвуют и знакомые, и незнакомые собеседники, то, как правило, нужно быть более сдержанным по отношению к знакомым собеседникам, а по отношению к новым - более предупредительным. Человеку свойственно стремление в любой беседе обращаться к знакомым, а это может поставить новых собеседников в неравноправное, изолированное положение, что в значительной мере препятствует успеху деловой беседы.

Наблюдайте, слушайте и оценивайте реакции ваших собеседников, а выводы используйте для продолжения деловой беседы и возможного изменения ее плана.

Пользуйтесь позитивным и оптимистическим способом выражения мыслей и эмоций.

Задавайте как можно больше вопросов, чтобы ситуация выкристаллизовалась как можно раньше.

Избегайте резких поворотов в беседе. Конечно, каждому неприятно, если его неожиданно «обольют холодной водой»; то же относится и к нашему собеседнику.

Разработайте общий метод аргументации в данной беседе: подробный план аргументации, возможные контраргументы.

Подумайте о том, какие средства применить для ориентации беседы в желаемом направлении и для предотвращения возможных отклонений. Даже простая модель ориентации беседы, несмотря на то что придуманный пример и конкретный случай почти всегда отличаются друг от друга, означает большой шаг вперед - мы подготовили технику, и нам остается лишь приспособить ее к данному случаю.

Наметьте альтернативные (запасные) цели, менее подходящие варианты и подготовьте компромиссные решения на тот случай, если перестанете контролировать ход беседы.

По возможности разработайте поэтапные задачи и последовательно включайте их в конструкцию беседы. Их функция - быть лестницей, вместо рискованного прыжка мы осуществим относительно легкое восхождение. И конечно, следует предусмотреть процесс нейтрализации замечаний, если они приобретут крайне нежелательное для нас направление.

И наконец, обеспечьте дальнейшие контакты с собеседником и обратите внимание на возможность новых видов деятельности. 1

Эта общая стратегия подготовки и проведения беседы может полностью или частично использоваться почти для любой деловой беседы. Остается теперь разработать специфическую стратегию для каждой конкретной деловой беседы, которая обусловлена нами, личностью партнера, ситуацией, обстоятельствами и непосредственными целями.

Проверка подготовленности к беседе

До начала беседы полезно еще раз заглянуть в материалы, проанализировать проделанную работу и уточнить некоторые детали. Для этого мы приводим контрольный список вопросов, который читатель может дополнить и приспособить к своим повседневным нуждам. Перед началом беседы ответьте сами себе на следующие вопросы:

1. Все ли я тщательно продумал(а)?

2. Вполне ли я готов(а) правильно ответить на возможные вопросы собеседника?

3. Пытался(ась) ли я представить себя на месте собеседника и понять его?

4. Является ли мой план беседы точным, ясным и корректным?

5. Не вызовет ли мой план беседы вопросов, на которые я не смогу ответить?

6. Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?

7. Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?

8. Все ли мои мысли выражены точно и ясно?

9. Правильно ли выбран тон изложения?

10. Если бы эта беседа была проведена со мной, остался(ась) бы я ею доволен(а)?

2. Подготовка и начало разговора

Установление места и времени встречи для деловой беседы может осуществляться по-разному в зависимости от установок - позиций участников. Позиция «сверху» реализуется примерно так: «Я жду Вас в 16 часов у себя в кабинете», но на «чужой территории» осуществление такой позиции затруднено. Позиция «снизу» осуществляется как просьба: «Мне желательно с Вами посоветоваться, когда и куда мне подъехать?». Позиция «на равных» звучит примерно так: «Нам бы надо поговорить. Давайте согласуем место и время нашей встречи».
В преддверии встречи следует проверить свою готовность к ней, задав себе вопросы: «Какую главную цель я ставлю перед собой в беседе? Удивился ли собеседник, когда я попросил его о встрече? Проявил недовольство? Могу ли я обойтись без этого разговора? и др. Как я буду себя вести, если мой собеседник:

а) во всем со мной согласится;

б) решительно возразит, перейдет на повышенный тон;

в) не отреагирует на мои доводы;

г) выскажет недоверие к моим словам, мыслям;

д) попытается скрыть свое недоверие?»

Шансы на успешный исход деловой встречи возрастут, если придерживаться следующих рекомендаций:

Готовьте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным (если требуется получить «добро» на несколько предложений, просьб, начинать лучше с наиболее выполнимого).
Добивайтесь оптимальной краткости в изложении мыслей, даже если требуется начать издалека. 2

Обосновывайте свои суждения. Чем убедительней доказательства, тем быстрее согласится с вами оппонент! Не употребляйте слов с двойным значением и тем более фраз, которые можно неверно истолковать.
Начало беседы включает встречу и вступление в контакт. Тип контакта «сверху», «снизу», «наравне», дружелюбно, нейтрально, агрессивно устанавливается еще до первых слов, в зависимости от того, как вошел человек, какова его поза, взгляд, интонация первых фраз, взаимное расположение в пространстве. Соответственно, «встреча гостя» может осуществляться по-разному: от подхода к человеку до легкого подъема подбородка, кивка или полного игнорирования вошедшего, углубившись в свои бумаги. И приветствие может проявляться как улыбка, кивок, рукопожатие, усаживание либо подчеркнуто недовольный вид. Все эти невербальные нюансы вступления в контакт во многом прогнозируют дальнейшее взаимодействие собеседников.

Недопустимо «самоубийственное начало беседы», которое бывает следующих видов:

1) неуверенность, обилие извинений («Извините, если я Вам помешал...», «Пожалуйста, если у Вас есть время меня выслушать...»);

2) неуважение, пренебрежение к партнеру («Давайте с Вами быстренько рассмотрим...», «Я проходил случайно и заскочил к Вам...»);

3) фразы - «нападения» («Что за безобразие творится?»), которые вынуждают собеседника занять оборонительную или агрессивную позицию (т. е. сразу создается барьер между собеседниками). Несколько первых фраз часто оказывает решающее воздействие на желание или нежелание собеседника продолжать разговор и слушать партнера по общению.
Для начала беседы чаще всего пользуются четырьмя основными приемами: метод снятия напряжения, цель которого - установить тесный контакт, включает несколько приятных фраз личного характера, может использоваться легкая шутка; метод зацепки - это может быть необычный вопрос, сравнения, личные впечатления, анекдотический случай, краткое изложение проблемы; метод стимулирования воображения - постановка ряда вопросов, которые должны рассматриваться в беседе, цель - пробудить интерес к беседе; метод прямого подхода (непосредственный переход к делу, без вступления), но он подходит для кратковременных, не очень важных деловых контактов.

Люди, владеющие развитыми коммуникативными умениями, с первой минуты встречи начинают «присоединение» к собеседнику - к ритму его дыхания, темпу, громкости речи, к репрезентативной системе собеседника через использование слов соответствующей системы.

3. Ведение беседы и подведение итогов

Постановка проблемы и передача информации - важный этап беседы. Постановка цели беседы может быть различной.
Цель может быть поставлена как проблема (обсудить проблему, пригласить к выработке ее решения), в этом случае ответственность за решение проблемы распределяется на обоих собеседников.

Цель беседы может быть поставлена и как задание, задача (дается готовое решение в сопровождении описания самой ситуации). Не только начальник, но порой и подчиненный может использовать этот подход; например, начальник цеха приходит к директору и говорит: «Для наведения порядка в цехе вы должны издать приказ о наказании нерадивых».
Если цель беседы поставлена как задание, то тогда человек ответствен лишь за выполнение задания, а будет ли тем самым решена сама проблема - это его может и не волновать.

Порой (умышленно или неумышленно) в беседе осуществляется манипулирование собеседником, например, цель беседы поставлена внешне как проблема, но сама проблемная ситуация описывается так, что подталкивает другого человека к определенному единственному решению, то есть вроде бы ответственность за решение проблемы разделяют двое, хотя способ решения задан лишь одним человеком. 3

Стремиться перейти от монолога к диалогу, дать возможность собеседнику показать, что он знает, комбинировать виды вопросов (закрытых, открытых, риторических, вопросов на размышление, переломных вопросов). Следите, чтобы ваши вопросы содержали слова «почему, зачем, когда, как?». Это исключает односложные ответы- «да» и «нет».
Наблюдать за реакциями собеседника, особенно за невербальными реакциями (жестами, мимикой) и, соответственно, гибко менять свое поведение (скорость, сложность изложения информации и т. п.).
Фаза аргументации естественно переплетается с фазой передачи информации, здесь формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме как с вашей стороны, так и со стороны собеседника, но еще можно попытаться изменить складывающееся мнение (позицию).

Для достижения аргументации важно:

1) оперировать ясными, точными и убедительными понятиями;
2) способ и темп аргументации должны соответствовать особенностям темперамента собеседника;

3) избегать простого перечисления фактов, а вместо этого излагать преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов, интересующих вашего собеседника.

Фаза нейтрализации замечаний собеседника, или фаза опровержения, порой играет решающую роль в беседе.

Если на ваши доводы последовали возражения оппонентов, то:
1) выслушивайте сразу несколько возражений; собеседник раздражается, если его перебивают, да еще на самом главном;
2) не спешите с ответом, пока не поймете суть возражения;
3) выясните, действительно ли возражения вызваны разными точками зрения или, может быть, вы неточно сформулировали суть вопроса; г) вопросы задавайте так, чтобы собеседник оказался перед необходимостью выбора между двумя вариантами ответа. Конкретные вопросы заставляют собеседника высказать то, что нужно сказать, независимо от его собственного мнения (например, «Иван Иванович, одним словом, вы даете добро на нашу инициативу или нет?»; если последует «нет», уточните, почему).
Фазы поиска приемлемого или оптимального решения, а затем принятия окончательного решения могут осуществляться либо в стиле сотрудничества, равноправия и взаимной ответственности, либо в форме авторитарного принятия решения одним из партнеров и добровольным либо вынужденным согласием, подчинением другого собеседника. Не проявляйте неуверенности в фазе принятия решения. Если вы колеблетесь в момент принятия решения, то не удивляйтесь, если начнет колебаться и собеседник. Сохраняйте спокойствие, умение анализировать исходя из своих позиций.
Фиксация договоренности и выход из контакта - заключительный «аккорд» беседы. Итоги беседы должны быть резюмированы, полезно даже сделать записи о сути решения в рабочий блокнот в присутствии партнера (или даже составить официальный протокол решения). Полезно установить конкретные сроки, способ информирования друг друга о результатах намеченных действий.

Поблагодарите собеседника, поздравьте его с достигнутым решением.
Что касается выбора слов, то нужно всегда стараться употреблять простые, общеизвестные и общепринятые, всем понятые слова. Это иногда противоречит тому, что употребляемый термин должен быть одновременно и наиболее точным. Человек должен сознавать, что наслоение неясных, непонятных и невразумительных терминов может сделать бессмысленным все выступление независимо от того, насколько ясными и простыми были мысли выступающего. Ведь часто, выступая, человек старается показать свою «ученость» и красноречие. На деле непонятное выступление лишь создает путаницу в головах собеседников, вызывает у них усталость и непонимание, лишает интереса.

Поэтому нужно затратить определенные усилия на поиск нужного слова, правильного понятия, следует избегать слов-суррогатов, которые значительно снижают ясность выражения. Об этом говорил когда-то Марк Твен: «Разница между нужным словом и словом, которое близко ему по значению, точно такая же, как и разница между сверканием молнии и поблескиванием маленького светлячка». Важно следить за тем, чтобы любимые словечки и поговорки не превратили нашу речь в набор пустых фраз.

Особое внимание следует уделить исключению из своей речи иностранных слов, выражений и модных конструкций предложений. Иностранные слова и выражения, перенесенные в наш язык, обычно существенно меняют свое первоначальное значение, отсюда возникает ряд недоразумений. Понимание этих слов людьми, знающими данный язык, и людьми, до сознания которых дошло их измененное и упрощенное значение, отличается настолько, что даже трудно представить.

С построением предложений дело обстоит в сущности так же. Главное - быть ясным, говорить точно то, что хотите сказать, и так, чтобы слушатель-собеседник как можно лучше мог понять то, что ему говорят. Будем помнить старую истину: кто ясно мыслит, тот ясно излагает. И правда, нетрудно заметить, как не только люди с низким уровнем образования часто жалуются на то, что не в состоянии понять многое из того, что встречается в печати, на лекциях, по радио и телевидению. Это происходит потому, что выступающий в основном старается подчеркнуть свою ученость и образованность, а на деле непонятным сообщением создает путаницу, вызывает неприязнь со стороны собеседников-слушателей.

Поэтому нужно употреблять в своих выступлениях и понятные всем выражения. Они не должны иметь форму телеграфного сообщения, но и не должны быть длинными. Каждую новую мысль можно со спокойной совестью облекать в новые предложения. Предложение должно заключать активную позицию; нужно приложить усилия и увязать все предложения в одно естественное, логическое целое. Исключительное значение при этом имеет грамматическая правильность построения предложений. 4

Заключение

Подготовка к деловой беседе, особенно по решению спорных и деликатных вопросов (разрешение конфликта, торговые переговоры, экономические или политические соглашения, сделки и т. п.), является трудным и ответственным делом. Руководитель компании должен составить план беседы на основе установления основных задач беседы, найти подходящие пути для решения этих задач, спрогнозировать возможный исход беседы, собрать необходимую информацию о будущем собеседнике, выбрать наиболее подходящую стратегию общения, а также давления, манипуляции, просьбы помощи, сотрудничества.

Ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы, обращения к собеседнику по имени-отчеству, проявление уважения к личности собеседника, внимание к его интересам, обращение за советом в сочетании с собственным достойным внешним видом (имеют значение одежда, поза, выражение лица, интонация голоса) способствуют созданию благоприятной атмосферы для беседы.

Люди, владеющие развитыми коммуникативными умениями, с первой минуты встречи начинают «присоединение» к собеседнику - к ритму его дыхания, темпу, громкости речи, к репрезентативной

Поэтому нужно употреблять в своих выступлениях и понятные всем выражения. Они не должны иметь форму телеграфного сообщения, но и не должны быть длинными. Каждую новую мысль можно со спокойной совестью облекать в новые предложения. Предложение должно заключать активную позицию; нужно приложить усилия и увязать все предложения в одно естественное, логическое целое. Исключительное значение при этом имеет грамматическая правильность построения предложений.

Самоанализ итогов и хода встречи позволяет осознать допущенные просчеты, накопить полезный опыт на будущее, наметить дальнейшую тактику общения.

Список литературы

Емельянов Е.Н., Поварницына С.Е. Психология бизнеса. – М.: Армада, 2007. – 325 с.

Деловая проведения деловой беседы . III. Использование в деловой беседе некоторых коммуникативных навыков...

1. Деловая беседа (2)

   Контрольная работа >> Менеджмент

   Собеседника принять конкретное предложение. Структура деловой беседы : 1. Подготовка к деловой беседе . 2. Установление места и времени встречи. 3. ... . Выше были приведены все этапы проведения деловой беседы от подготовки до завершения. В современное время...

2. Подготовка к деловой беседе

   Контрольная работа >> Психология

   Заключительным шагом будет, является анализ проведенной беседы , выявления ошибок и дальнейшее исправление их... является компетентность сотрудников в подготовке к деловым беседам . II. Деловая беседа – это … Определение деловая беседа - это форма обмена...

Умение вести деловую беседу неотъемлемая часть для делового человека в современном мире. При помощи правильного использования всех приемов ведения деловых бесед можно достичь значимых успехов в деловых переговорах и заключить сделку на выгодных условиях. Поэтому предлагаю рассмотреть структуру такой беседы в данной статье подробнее.

С помощью деловой беседы мы реализуем наше стремление к действию, которое должно склонить к одной из сторон данной ситуации или установить новые взаимоотношения между участниками деловой беседы.

В такой беседе следует учитывать особенности личности оппонента, его характер, возраст, настроения собеседника, но при этом не следует забывать интересы дела. И интересы дела должны быть превыше всех личностных расхождений. В современном мире эти беседы могут представлять собой устные договоренности (контракт) между участниками, которые имеют необходимые полномочия.

Проведение деловой беседы направлено на реализацию разнообразных функций. Рассмотрим некоторые из них.

• Первая из функций это поиск новых направлений для начала перспективных действий, что может привести к расширению бизнеса.
• Следующая немаловажная функция выражается в получении более глубокой информации о предполагаемом партнере и в получении возможности общения между работниками из одной деловой среды.

Данная функция помогает нам более полно понять экономическую составляющую данного сегмента рынка. При помощи общения мы можем контролировать уже осуществляемые мероприятия. Так же следует упомянуть и такую функцию, как поиск идей, замыслов и их оперативная разработка. Это несомненно приведет к новым решениям в различных областях.

Теперь предлагаю рассмотреть элементы, из которых формируется деловая беседа. Из хода ее проведения можно выделить следующие этапы:

1. Фаза разработки плана

Этот этап особенно важен при решении спорных и деликатных вопросов. В этом случаи следует составить план беседы, в котором следует найти подходящие пути решения основных задач. Для составления этого плана следует проанализировать внешние и внутренние возможности, собрать необходимую информацию о будущем собеседнике, обдумать веские аргументы для защиты своей позиции, выбрать походящую тактику общения.

2. Фаза определения места и времени встречи.

Деловую беседу можно проводить по-разному и это зависит от установки позиции участников. Различают три вида позиций:

• Первая из них это позиция «я сверху». Она подчеркивает ваше превосходство над собеседником и реализуется примерно так: «Вы должны быть у меня в кабинете в 9 часов», но на территории будущего собеседника осуществление такой позиции затруднено.
• Вторая – это позиция «я снизу», т.е. превосходство в позиции у собеседника и осуществляется под средством просьбы: «У меня возникла проблема? Не подскажите когда можно с вами посоветоваться?».
• И третья позиция — «мы на равных». Она примерно звучит так: «У нас есть совместный интерес по данному вопросу. Предлагаю вам согласовать место и время встречи».

3. Фаза начала беседы.

Этот этап включает в себя встречу собеседника и вступление с ним в контакт. В зависимости от того как вошел собеседник, какова его поза, интонация первых фраз, взгляд, взаимное расположение в пространстве, следует определить тип контакта «я сверху», «я снизу», «мы на равных», дружелюбно, нейтрально, агрессивно устанавливается.

Следовательно, встречать гостя можно различными способами: от легкого подъема подбородка до подхода к человеку, от кивка до полного игнорирования вошедшего человека, углубившись в свои дела. Все эти нюансы при вступлении в контакт могут во многом прогнозировать дальнейшее взаимодействие на собеседника.

Для начала беседы обычно используют четыре основных приема:

• метод снятия напряжения (установление тесного контакта, который включает в себя несколько приятных фраз или легкую шутку);
• метод зацепки (привлечения внимания собеседника к данному вопросу при помощи необычного вопроса или рассказа анекдотического случая);
• метод прямого изложения проблемы (сразу переход к делу).

Люди, владеющие данными приемами, могут с первой минуты встречи расположить собеседника к себе и повлиять на конечное решение.

4. Фаза определения проблемы, которую следует решить.

Этот этап один из наиболее важных в структуре деловой беседы и зависит от целей, которых вы пытаетесь достичь. В беседе можно преподносить цели различными приемами:

4.1. Цель беседы можно представить в виде проблемы.

В данном случае ответственность за решение проблемы возлагается на обе стороны;

4.2. Цель беседы можно представить в виде задания.

При этом человек ответствен только лишь за выполнение определенного задания, что может и не являться решением самой проблемы;

4.3. Цель беседы поставлена только лишь внешне как проблема.

При этом сама ситуация преподноситься для собеседника так, что подталкивает его к единственному правильному действию, которое приводит к решению проблемы. В данной ситуации получается, что ответственность за решение проблемы разделяют обе стороны, хотя способ решения задан лишь одной стороной. При этом ответственность за её решение перекладывается на другого собеседника.

5. Фаза обмена информацией.

Для обмена информацией в ходе беседы можно применять различные приемы:

5.1. Провести передачу информации в соответствие с уровнем информированности собеседника, т.е. с уровнем его профессиональной компетенции;

5.2. Человек, который ведет беседу, должен поставить себя на место собеседника, что поможет лучше понять его;

5.3. Стремиться вовлечь своего оппонента в диалог и дать ему возможность показать все, что он знает. Для этого необходимо комбинировать различными видами вопросов;

5.4. Наблюдать за невербальными реакциями собеседника и в соответствии с его реакцией гибко менять свое поведение и количество излагаемой информации;

5.5. Во время передачи информации следует использовать «язык» собеседника, который ему более понятен в целях недопонимания друг друга.

6. Фаза аргументации.

На этом этапе формируется предварительное мнение и определяется ваша позиция по данной проблеме. Но это еще не окончательное мнение. Для достижения аргументации немаловажно оперировать следующими рекомендациями:

6.1. В беседе использовать точные и убедительные понятия, так как может придать вам убедительности в отстаивании своей позиции и быстрее склонить на свою сторону оппонента;

6.2. Способ и темп изложения своего виденья проблемы должен соответствовать особенностям темперамента собеседника;

6.3. Не следует просто констатировать факты, а надо изложить все припасенные преимущества или последствия, которые должны вытекать из этих фактов. При этом эти преимущества должны интересовать вашего собеседника.

7. Фаза опровержения замечаний собеседника.

Эта фаза во многих случаях играет решающую роль на оценку ситуации со стороны собеседника.

В случаи, когда на ваши доводы последовали возражения со стороны оппонента, то следует воспользоваться данным приемом:

7.1. Выслушайте все его возражения (собеседник сильно раздражается, когда его перебивают, не дослушав до конца);

7.2. Не когда не спешите с ответом, пока не разберетесь в самой сути возражений;

7.3. Выясните, действительно ли эти возражения имеют почву или они вызваны не точностью при понятии самой сути вопроса;

7.4. При определении выхода из этой ситуации задавайте вопросы так, чтобы у собеседника было бы только два варианта ответа.

8. Фаза поиска решения удовлетворяющего обе стороны.

На этом этапе происходит принятия окончательного решении. Оно должно осуществляться в стиле сотрудничества, равноправия или в форме вынужденного согласия, подчинением одним собеседником своего оппонента.

Во время принятия решения нельзя проявлять неуверенность так, как это может повлиять на вашего собеседника, и он тоже начнет колебаться в своем решении. Следует всегда сохранять спокойствие при принятии решения, и не забудьте оставить хотя бы один сильный аргумент, усиливающий вашу позицию. Это на тот случай, если собеседник в момент принятия решения начнет колебаться.

9. Фаза подписания договоренностей и прекращение контакта.

На этом этапе подводят итоги деловой беседы и оформляют их на бумаге. При этом полезно установить способ информирования друг друга о процессе выполнения намеченных действий. Не забудьте поблагодарить собеседника и поздравьте его с принятым решением.

Для прекращения контакта воспользуйтесь помощью невербальных жестов, т.е. изменяется поза, человек отводит глаза, встает и завершается речевым прощанием.

10. Фаза самоанализа итогов.

На этом этапе мы осознаем допущенные просчеты, когда составляли план деловой беседы, и определяем дальнейшую тактику общения.

Но это не строгие правила, которые следует применять, а лишь руководство к действию. Они не дают 100% результат по принятию решения, но помогают вам осознать всю суть происходящего. И не забывайте, что если правильно подойти к подготовке деловой беседы, то можно выжать все из данного общения.

Человеческое общение подчиняется определенным правилам, зачастую неписаным. Раньше ведение беседы было целым искусством, но сейчас многие забывают об основных правилах . Давайте вспомним некоторые из них.

Ведение беседы всегда имеет какую-то цель : мы никогда не общаемся с людьми «просто так». Даже если мы общаемся «ни о чем», мы делаем это не просто так, а чтобы получить удовольствие от общения с приятным человеком или «в дипломатических целях» - чтобы поддержать хорошие отношения с собеседником. Основные правила ведения беседы просты, но почему-то мы часто их забываем. К тому же, чем больше людей участвует в разговоре, тем сложнее бывает эти правила соблюдать.

Начнем, пожалуй… с начала. Имеется в виду - с начала разговора. Если вы собираетесь вступить в беседу, которая уже в разгаре, не нужно спешить : для начала прислушайтесь, поймите суть разговора, после чего решите, будет ли уместным ваше участие в этом разговоре.

Если вы начинаете разговор первым, осторожно выбирайте тему : она должна быть интересной для всех (или хотя бы для большинства) присутствующих. В малознакомой компании не стоит говорить о политике или религии, поднимать семейные темы - в общем, тема разговора не должна быть слишком личной или потенциально спорной.

Правильное ведение беседы требует умения не только говорить, но и слушать . В разговоре принимают участие несколько людей, а это значит, что возможность высказаться должна быть у каждого. Беседа не должна превращаться в монолог, поэтому следите за собой. Если же в «глухаря на току» превращается кто-то из собеседников, постарайтесь мягко намекнуть ему, что другие тоже хотят высказаться.

Когда к вам обращаются с вопросом, не отвечайте односложно (скажем, просто «да» или «нет»). Такие ответы зачастую отбивают у людей всякое желание вести беседу, так как демонстрируют отсутствие интереса с вашей стороны (даже если на самом деле это смущение или усталость). Даже если вам нечего ответить на вопрос, кроме «да» или «нет», постарайтесь немного расширить ответ, чтобы он звучал не так отрывисто.

Если беседа не клеится, можно попробовать разрядить обстановку шуткой. Но шутки нужно подбирать очень аккуратно, особенно в малознакомой компании : всегда существует риск, что ваша острота может обидеть кого-нибудь из присутствующих. Поэтому избегайте шуток об определенных группах людей (национальности, профессии и т. п.), двусмысленных шуток. Вообще, если шутка вызывает у вас хоть малейшие сомнения - не шутите.

В ходе беседы могут подниматься спорные вопросы и возникать разногласия. Каким бы сильным ни было искушение отстоять свою точку зрения, не нужно терять уважение к собеседнику . Разумеется, никто не говорит, что вам следует отказаться от своего мнения, но возражать собеседнику нужно ненавязчиво и деликатно, избегая резких выражений и переходов на личности. Не навязывайте никому свое мнение и свои взгляды, не насмехайтесь над чужой точкой зрения.

Во время разговора следите за своей речью . Старайтесь воздерживаться от использования специфического сленга, профессионального жаргона и редко используемых иностранных слов, которые могут быть непонятны многим из присутствующих. И, естественно, никаких грубостей. Разумеется, многое зависит от того, с кем именно вы общаетесь, - в компании близких друзей границы допустимого значительно расширяются - но не стоит забывать об элементарных правилах приличия.

Вообще, ведение беседы подчиняется фундаментальному принципу, применимому практически в любой ситуации: не говорите собеседнику того, чего сами не хотели бы услышать . Разговор должен строиться на взаимном уважении, только при соблюдении этого условия все собеседники останутся довольны беседой и друг другом.

Задавайте продуманные вопросы. Для хорошей беседы нужны лишь двое. Со своей стороны сделайте все возможное, чтобы разговор был интересным. Для этого вы можете задавать вопросы, благодаря которым ваша беседа будет непринужденной.

• Задавайте вопросы, на которые нельзя ответить односложно. Вместо того, чтобы говорить «Сегодня чудесный денек, не правда ли?», спросите «Как вы планируете провести этот чудесный день?» На первый вопрос человек может ответить «да» или «нет», что может означать, что разговор зашел в тупик. Задавайте вопросы, на которые ваш собеседник не сможет ответить односложно.
• Задавайте вопросы, которые вам помогут понять точку зрения вашего собеседника. Если вы не понимаете до конца, чего хочет ваша дочь-подросток, вы можете сказать: «Ты сказала, что тебе не хватает свободы, и я вижу, что ты расстроена из-за этого. Что мы можем сделать, чтобы найти такой выход, который устроит и тебя, и нас с папой?»

1. Учитесь быть активным слушателем. Быть активным слушателем означает принимать активное участие в беседе, отвечая на вопросы собеседника и задавая ему свои. Вы можете показать, что вы активный слушатель жестами и словами. Если ваш собеседник увидит, что вы внимательно слушаете его, он почувствует, что его ценят и уважают, а это, в свою очередь очень важно, если вы хотите построить интересную беседу.

   • Покажите собеседнику свою заинтересованность в его словах, используя жесты и язык телодвижения. Сохраняйте зрительный контакт во время разговора. Кроме того, кивайте головой, когда это уместно.
   • Кроме того, вы можете использовать выражения, которые покажут вашу заинтересованность в разговоре. Вы можете просто сказать: «Как интересно!» Или же вы можете сказать так: «Я этого не знал. Можешь мне подробнее рассказать о своих ощущениях, когда ты бежишь марафон?»
   • Еще один способ показать, что вы внимательно слушаете собеседника - это перефразировать его слова. Например, вы можете сказать: «Здорово, что вы решили стать волонтером в этой области. Я вижу, вам нравится учиться новому».
   • Если вы хотите научиться активно слушать, помните, что вам нужно внимательно слушать то, что говорит ваш собеседник, и думать об этом. Вместо того чтобы сидеть и пытаться сформулировать ответ, сосредоточьтесь на том, что вам говорят, и впитывайте информацию.

2. Будьте искренним. Беседуя с человеком, покажите свой искренний интерес к нему. Возможно, вам хочется познакомиться со своим начальником поближе. Скорее всего, ваш начальник очень занятой человек, и у него нет времени на простые разговоры. Вместо того чтобы говорить о чем-то малозначительном, подберите тему, которая будет уместна в этом случае. Если вы работаете над проектом, вы можете попросить совет у начальника, как правильно работать с клиентом. Будьте искренни и покажите, что вы цените его мнение.

   • Возможно, у вашего соседа на доме висит футбольной команды. Вы могли бы искренне сказать: «Я заметил флаг на вашем доме. Вы, наверное, фанат "Зенита"?» Это простой способ начать разговор. Когда вы познакомитесь с человеком поближе, вы сможете обсуждать другие темы тоже.

3. Найдите что-то общее. Если вы хотите быть хорошим собеседником, вам нужно научиться учитывать интересы вашего собеседника. Начните разговор с темы, которая объединит вас. Возможно, в начале вам придется задать несколько вопросов, чтобы найти общий язык с вашим собеседником, но это необходимо сделать, чтобы получить положительный результат.

   • Возможно, вы пытаетесь познакомиться поближе со своей золовкой, но понимаете, что вы очень разные люди. В этом случае вы можете поговорить о новом телесериале или книге, которые вы обе смотрели или читали. Возможно, вы обнаружите общие интересы. Если вам так и не удалось найти общих тем, поговорите о том, что нравится всем. Например, большинство людей любят вкусно поесть. Спросите, какое у нее любимое блюдо, и продолжайте разговор на эту тему.

4. Будьте в курсе последних новостей. Следите за тем, что происходит в мире. Благодаря этому вы сможете поддержать разговор, если кто-то попытается заговорить с вами о текущих событиях. Каждое утро быстро просматривайте заголовки новостей. Благодаря этому вы сможете стать хорошим собеседником.

   • Еще один прием, который поможет вам стать хорошим собеседником, - следить за новостями культуры. Недавно вышедшая в свет книга, фильм или альбом - отличная тема для разговора с друзьями, коллегами или даже со случайными попутчиками по дороге на работу.
   • Старайтесь избегать противоречивых тем, таких как политика или религия, если не хотите вызвать спор вместо приятной беседы.

5. Следите за языком тела. То, как вы держитесь и двигаетесь, имеет большое значение при общении лицом к лицу. Особенно важен зрительный контакт. Этим вы продемонстрируете свое внимание и вовлеченность в разговор.

   • Помните, что зрительный контакт вовсе не означает, что вы должны непрерывно таращиться на собеседника. Старайтесь поддерживать зрительный контакт примерно 50% времени, когда вы говорите, и 70% времени, когда вы слушаете.
   • Вы можете использовать другие невербальные сигналы во время беседы. Кивайте головой, чтобы показать, что вы понимаете, о чем идет речь или улыбайтесь, когда требуется положительная реакция.
   • Также не следует стоять неподвижно, будто статуя. Двигайтесь (только не слишком резко или странно, иначе собеседник может почувствовать неловкость или даже испугаться). Никто не запрещает вам видеть нога на ногу, если вам так удобнее, но в целом пусть ваш язык тела свидетельствует о том, что вам интересно разговаривать с человеком! Помните, что жесты могут быть красноречивее слов.

6. Избегайте излишней откровенности. Это может смутить вас или вашего собеседника. Вы будете чувствовать себя неловко. Часто мы говорим что-то, не задумываясь, и почти тотчас жалеем об этом. Излишняя информация может поставить в неловкое положение и вас, и вашего собеседника. Чтобы не допустить излишней откровенности, будьте начеку в ситуациях, которые чаще всего к ней приводят.

Перед беседой попытайтесь ответить на следующие вопросы:

· Что у вас общего?

· Какие темы он любит обсуждать?

· Его психологический тип, привычки в общении.

· Его отношение к вам, к вашей фирме.

· Есть ли у него табу, которые лучше не затрагивать?

· В каком положении находится (независим, испытывает давление со стороны, заинтересован)?

· Какие у него увлечения?

· Какой может быть его тактика?

Составление плана беседы

Цели:

смягчить, нейтрализовать влияние непредвиденных обстоятельств и неожиданных моментов, приобрести навык быстрой и гибкой реакции в противостоянии возможным «выпадам» собеседника.

· предварительный анализ темы и ситуации общения;

· определение ее задач, стратегии и тактики их реализации;

· сбор материалов, их отбор и систематизация;

· обдумывание и компоновка изложения позиции;

· составление рабочего плана;

· разработка начала беседы, ее основной части и окончания;

· подробный план подготовки к беседе;

· мысленная репетиция;

· устная репетиция;

· репетиция беседы в форме диалога с собеседником;

· подготовка материала.

При подготовке к беседе целесообразно завести папку-досье, куда складываются необходимые материалы. При работе с ними следует ответить на следующие вопросы:

· Соответствует ли материал общему плану беседы?

· Соответствует ли этот материал вашей позиции?

· Сколько времени нужно для его изложения?

· Будет ли он достаточно понятным и убедительным для партнера?

· Насколько важен этот материал для принятия окончательного решения?

Вопросы для самопроверки:

· Все ли вы тщательно продумали?

· Готовы ли ответить на возможные вопросы партнера?

· Можете ли представить себя на его месте и понять его?

· Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?

· Является ли ваш план беседы точным, ясным и корректным?

· Не вызовет ли ваш план вопросов, на которые вы не сможете ответить?

· Выглядят ли ваши формулировки естественными и убедительными?

· Все ли ваши мысли выражены точно и ясно?

· Правильно ли был выбран тон изложения?

· Если бы эта беседа была проведена с вами, вы бы остались довольны ею?

Правила организации деловой беседы

При ведении деловых бесед придерживайтесь следующих правил:

Соблюдайте срок договоренности с точностью до минуты, дайте понять партнеру, что вы – человек надежный. Постарайтесь установить хорошие отношения с сотрудниками вашего партнера. Узнайте имена всех участников беседы. Запомни или запишите их и обращайтесь к каждому по имени. Тщательно готовьтесь к началу беседы. Продумайте, какие вопросы может поставить вам партнер в начальной части. Попытайтесь устранить факторы, мешающие ходу беседы.

Будьте интересным собеседником . Если вы создадите непринужденную обстановку, партнеру доставит удовольствие иметь с вами дело. Беседа с вами должна стать для него событием. Не будьте назойливым, не проявляйте ни чрезмерного рвения, ни суетливости. Внесите немного юмора в разговор, но не плоские шутки или банальные высказывания. Придерживайтесь дружелюбного тона. Чаще улыбайтесь, если обстоятельства беседы позволяют.

Говорите спокойно, внятно и убедительно . Держитесь независимо. Не показывайте нервозного, беспокойного или растерянного настроения, если оно возникло у вас до беседы. Не позволяйте партнеру довести вас до раздраженного состояния или сбить с толку. Сдерживайте эмоции и волнение, спокойно реагируйте на его высказывания.

Не избегайте обсуждения сложных и щекотливых вопросов – обязательной части деловых бесед. Будьте непреклонны, но сохраняйте при этом хладнокровие. Проявляйте уважение к мнению партнера. Не говорите ему прямо, что он неправ. Если он делает заявление, с которым вы не согласны, лучше начинать со слов: «Я считал иначе, но, возможно, я ошибаюсь. Давайте проверим факты». Эти слова могут обезоружить собеседника, который ожидал возражений.

Деловая беседа – это открытый диалог. Побуждайте партнера больше высказываться. Внимательно слушайте его. Если В беседе участвуют несколько человек, поощряйте каждого высказать свое мнение, оставляя за собой право выступить последним. Не перебивайте говорящего. Тем самым вы можете уточнить, развить и интерпретировать его мысли в выгодном для вас направлении.

Выражайтесь конкретно , а не отвлеченно. Излагайте подробности, факты, цифровые данные. Не просто говорите, а подкрепляйте сказанное записями или схемами. Подключайте визуальные средства. Вручите некоторые материалы партнеру. Во время беседы у вас под рукой должны быть в распоряжении все необходимые материалы. Их следует держать в полном порядке.

Ведите беседу настойчиво , энергично и конкретно. Не пытайтесь сломать партнера «бурным потоком» речей и большим числом аргументов, не давая ему вставить слово. На вопросы партнера давайте прямые, деловые ответы. Применяйте те специальные термины, которыми пользуется партнер. Не употребляйте слов, смысл которых понятен только вам. Излагая какую-либо информацию, делайте паузы, чтобы дать возможность вашим словам воздействовать на собеседника.

Больше оперируйте вопросами, особенно такими, которые заставляют партнера согласиться с вами. Задавая вопросы, вы имеете возможность:

· получить информацию;

· проанализировать условия, выдвигаемые партнером;

· установить новые обстоятельства, влияющие на вашу позицию;

· проверить воздействие вашего высказывания;

· выслушать мнение, противоположное вашему.

Помните, что ваш партнер не только логично рассуждает, но и имеет эмоции и предрассудки, может быть тщеславен и честолюбив. Используйте эти обстоятельства в своих целях. Старайтесь целенаправленно затронуть мотивы, которые движут партнером. Представьте список преимуществ, которые он получит, согласившись с вашими предложениями. Приведите ему доказательства в пользу этих преимуществ:

· он стремится к безопасности – покажите ему программу, обеспечивающую безопасность;

· стремится к признанию – покажите, что вы его сторонник;

· стремится к экономической выгоде – покажите ему расчеты, доказывающие, что он может выиграть, снизить расходы или избежать их вовсе, повысить эффективность;

· стремится к удобствам – покажите в деталях, что может обеспечить ему удобства.

Наблюдайте за тем, как он воспринимает происходящее. Предоставьте ему возможность сохранить свою репутацию и удовлетворить тщеславие. Сопровождайте положительными комментариями некоторые его высказывания. Скажите, что его идеи производят на вас большое впечатление. Идите на уступки, которые важны для поддержания престижа партнера и принципиально не меняют желаемого вами результата. Попытайтесь, делая запланированную уступку, побудить ним партнера к положительному ответу. Иногда бывает полезно позволить ему дать вам совет или оказать помощь. Подводя предварительные итоги, выявите, по скольким вопросам достигнуто согласие и сколько вопросов остались открытыми. С учетом проведенной беседы составьте план дальнейшей работы с партнером.

§ 3.1.2 Деловые переговоры

Переговоры - это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.

Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры - это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к, согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.

Енвд