В соответствии с законодательством РФ каждое предприятие, независимо от формы собственности, или физическое лицо, занимающееся индивидуальной предпринимательской деятельностью, производящие расчеты с клиентами денежной наличностью, обязаны иметь кассу и проводить учет операций с ней в установленном порядке.
Все расчеты между такими организациями и населением надлежит осуществлять с использованием контрольно‑кассовых машин (ΚΚΜ) с обязательной выдачей бумажного чека, в котором указывается сумма денежной операции и ее назначение.
При государственной регистрации этих предприятий в налоговой инспекции производится и оформление регистрации ΚΚΜ на основании:
- заявления;
- свидетельства о регистрации предприятия;
- договора аренды торгового помещения или документа на право владения им;
- паспорта кассового аппарата;
- договора с центром техобслуживания;
- голограммы сервисного обслуживания.
Модель кассового аппарата должна быть разрешена к использованию налоговыми органами и находиться в Госреестре ΚΚΜ. Во время регистрации кассовой машины производится также и регистрация формы ΚΜ‑4 - «Журнала кассира‑операциониста». При наличии нескольких ΚΚΜ, на каждый из них заводится свой журнал. Во время работы предприятия они должны находиться в торговом зале, рядом с ΚΚΜ.
Что это такое?
По плану счетов предприятия все операции с кассой проводятся на 50‑м счете и его субсчетах. При стандартной форме бухгалтерского учета они регистрируются в главной книге ΚΟ‑4, которую ведет старший бухгалтер. Для малого предприятия, при выборе во время регистрации упрощенной системы бухучета, в соответствии с ее формой все операции должны оформляться в «Книге учета хозяйственных операций» формы Κ‑1, либо в «Книге учета доходов и расходов».
В этих записях должно учитываться движение денежной наличности в операционных кассах предприятия, в конце рабочего дня регистрируемое для каждой из них в Журнале кассира‑операциониста, записи в котором ведет ответственный за это кассир. Они должны производиться чернилами или пастой синего цвета. Каждая из них должна заверяться подписями кассира, старшего кассира и руководителя предприятия.
На обложке журнала должны быть указаны:
- реквизиты предприятия или индивидуального предпринимателя;
- коды ΟΚΠΟ, ΟΚУД;
- данные ΚΚΜ;
- дата открытия журнала;
- сведения об ответственном за его ведение.
Журнал должен быть прошит, иметь постраничную нумерацию, подписи главбуха, руководителя предприятия, представителя налоговой инспекции и скреплен печатью предприятия. На последней странице должно быть зафиксировано общее количестве листов.
Когда необходим журнал — об этом рассказывается в видеоролике.
Для чего необходим документ?
В Журнале кассира‑операциониста регистрируется прохождение через кассовый аппарат предприятия денежной наличности. Это необходимо для учета выручки организации при ведении финансовой и налоговой отчетности, должно соответствовать приходу и расходу наличных денежных средств, учитываемых затем в главной кассовой книге и других документах. При любой проверке предприятия налоговыми органами в первую очередь изымается и проверяется кассовая документация.
Поэтому ведение этого журнала - ответственная и важная составляющая в хозяйственной и финансовой деятельности организации, требующая аккуратности и тщательности. Часто возникает вопрос: нужно ли индивидуальному предпринимателю вести такой журнал и кто должен это делать при отсутствии специально назначенного кассира? Ответ один - закон не разделяет учета кассовых операций с наличными деньгами в зависимости от формы собственности предприятия.
Таким образом, обязанность ведения такого журнала распространяется и на индивидуальных предпринимателей, а если нет выделенного для этого лица, заниматься им должен сам руководитель предприятия.
Как заполнить?
Правила заполнения журнала кассира операциониста требуют, чтобы при регистрации и открытии первого журнала в нем делалась налоговой инспекцией контрольная запись. В 4‑й и 6‑й столбец заносится первый Ζ‑отчет кассового аппарата с проверочной суммой 1‑11 р. («нулевой чек»).
Эта сумма затем вычитается из показаний денежного счетчика при определении выручки первого дня работы и не подлежит ни финансовому, ни налоговому учету предприятия.
Каждое снятие Ζ‑отчета кассового аппарата должно отражаться соответствующей записью в журнале, поэтому при работе в несколько смен, за время одного рабочего дня в нем должно появиться столько же соответствующих строк.
Начиная рабочую смену, кассир, принимающий кассу, должен зафиксировать это в первых трех графах левой страницы разворота журнала. В четвертом столбце записывается номер счетчика в конце предшествующей смены. Пятый столбец заполняется при перерегистрации ΚΚΜ или ее сдаче в ремонт. Показания суммирующего регистратора в начале и конце смены записываются в шестом и девятом столбцах, а в седьмом‑восьмом эти данные скрепляются соответствующими подписями.
Общий итог сменной выручки заносится в десятый столбец - он должен соответствовать разности девятого и шестого.
Сумма наличности, которую кассир сдает в главную кассу по окончании операционного дня, заносится в столбец № 11 на правой странице разворота. Число и сумма операций по кредитным картам вписываются в столбцы 12–13. Денежные средства при таких видах безналичных расчетов также должны проводиться через операционную кассу. Общий итог по кассовым операциям за день заполняется в 14-м столбце. При возврате денег покупателям сумма его заносится в 15‑й. Она должна соответствовать общей сумме возвращенных кассовых чеков и зарегистрирована в специальных актах возврата. Все итоговые операции в конце рабочего дня подтверждаются подписями ответственных лиц в 16–18‑м столбцах после проверки данных контрольной ленты и фактической суммы денежной наличности в кассе.
Результат Ζ‑отчета на контрольной ленте кассового аппарата должен соответствовать остатку денежных средств в кассе, за вычетом оплаченной кредитными картами суммы, которая поступает непосредственно на расчетный банковский счет предприятия. При любом расхождении записей причины этого должны быт выяснены и зафиксированы в соответствующих кассовых документах.
Итоги кассового дня оформляются кассиром в итоговой справке‑отчете, которую он сдает вместе с наличностью старшему кассиру или руководителю предприятия.
Как заменить журнал?
После того как журнал кассира-операциониста закончился, он должен быть «погашен» в налоговой инспекции одновременно с регистрацией нового.
Эта процедура может быть выполнена от имени руководителя организации любым уполномоченным лицом при наличии подписанной им и скрепленной печатью предприятия доверенности. Доверенность от лица индивидуального предпринимателя должна быть заверена нотариусом.
Записи в новом журнале начинаются в последовательном по времени порядке, продолжающем старый. Также все суммы остатков из старого экземпляра переходят в новый. Поменять документ при желании можно по окончании календарного года, хотя это и необязательно.
Срок хранения журнала кассира операциониста вместе с другими бухгалтерскими документами равен 5 годам.
Если утерян журнал кассира операциониста, то необходимо вызвать техника из сервисного центра, который должен снять показания фискального отчета ΚΚΜ за период действия этого экземпляра журнала. На основании заявления об утере старого и выдаче нового журнала, а также данных фискального отчета, налоговая инспекция должна зарегистрировать новый экземпляр журнала. Эта процедура законом нигде не предусмотрена, поэтому лучше предварительно обратиться к налоговому инспектору, курирующему предприятие, и уточнить все детали.
Как внести исправления?
Исправления, вносимые в журнал, должны быть согласованы со всеми лицами, заверяющими записи в нем, подписаны ими и подтверждены круглой синей печатью предприятия. Главное правило - все они должны содержать фразу: «Исправлено верно». При внесении небольших правок можно воспользоваться канцелярским забеливателем, если необходимо исправить одну или несколько строк, можно это сделать ниже с достоверными данными Ζ‑отчетов, с отметкой: «Пропущенная строка ΧΧ.ΧΧ.2014 г. является достоверной». Также можно, аккуратно зачеркнув неверные строки, вписать между ними исправленные.
Основное правило: все исправления должны позволять определить оборот наличности за данный период времени и не нарушать хронологии записей.
Не нужно бояться делать исправления, необходимо только вовремя их фиксировать и подтверждать подписями ответственных лиц и печатью. Бывали случаи, когда записи в журнале делались начерно карандашом, чтобы потом ручкой их внести набело. При внезапной налоговой проверке это квалифицируется как грубейшее нарушение кассовой дисциплины и несет за собой санкции со стороны налоговой инспекции.
Ведение финансовой документации предприятия, учет операций с денежной наличностью требуют от руководителя малого предприятия или от индивидуального предпринимателя немалого терпения, постоянного контроля и аккуратности. Никто не родился бухгалтером, а если есть желание и воля, то научиться можно всему. Тем более что в последнее время и законы поворачиваются в сторону малого бизнеса: появились упрощенные схемы бухгалтерского учета и налогообложения.
В соответствии с последним Указанием ЦБ ΡΦ № 3210‑У от 11.03.14 облегчается ведение кассовых операций для индивидуальных предпринимателей. Но ни один разумный человек не станет надеяться, что когда-нибудь будут отменены все законы. Как говорили древние: «Dura lex, sed lex - Закон суров, но это закон!»
В конце приведено видео, в котором говорится, как вести Журнал кассира-операциониста. Приглашаем посмотреть.
Графа 1: Дата (смена)
Ставиться дата снятия Z — отчета, который вносится в журнал. Если за эту дату было снято несколько Z — отчетов, то их все надо вносить отдельной строкой, но все они будут одной датой. Слово «смена» в этой графе значит, что если за одну дату у вас работало две смены и два разных кассира вы можете (не обязательно) поставить в скобочках номер смены, например: 01.02.2013 (1).
Графа 2: Номер отдела (секции).
В этой графе ставятся номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Эту графу можно не заполнять, если вы все пробиваете на один отдел, например первый. Даже если вы пробиваете суммы на несколько отделов вы можете не заполнять эту графу, тем более что деление по отделам не предусмотрено в Z — отчетах многих кассовых аппаратов.
Графа 3: Фамилия, Имя, Отчество кассира.
Тут пишется Ф.И.О. кассира. Если кассир, администратор, бухгалтер, генеральный директор в одном лице, значит в эту графу нужно вписать их фамилии.
Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены).
Здесь записывается порядковый номер номер Z — отчета, его можно взять на самом отчете (смотрите ).
Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).
Сюда вписывается сумма выручки за день. Сюда входят вся наличная выручка (графа 11), безналичная (графа 12), возвраты (графа 15). Эти данные можно также взять на Z — отчетах.
Графа 11: Сдано наличными.
Тут вписывается выручка наличными, в нее не включаются возвраты и безнал.
Графа 12: Оплачено по документам, количество
В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру «5». Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.
Графа 13: Оплачено по документам, сумма.
Тут вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах).
На некоторых кассовых аппаратах нет функции пробития по безналу, поэтому часто под безнал выделяют определенный отдел (секцию) и туда пробивают безналичный расчет. Если Вы пробиваете все безналичные средства на один из отделов, то впишите в графу 13 сумму продаж именно по этому отделу .
Пример заполнения смотрите .
Графа 14: Сдано всего.
Тут пишется сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты.
Графа 15: Сумма возвратов.
Тут пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z — отчета. Если вы проводили возврат из кассы (при возврате покупателями или неправильно пробитом чеке), то не забудьте оформить акт КМ-3 и впишите сумму из этой формы в графу 15.
Графа 16: подпись кассира.
После заполнения журнала кассира — операциониста кассир оформляет передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе.
Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.
Графа 17: подпись администратора.
Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.
Графа 18: подпись руководителя.
После завершения смены здесь расписывается руководитель.
После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные в кассовую книгу.
Примеры некоторых Z — отчетов и информация на них для заполнения формы КМ-4.
| Меркурий 180К | Альфа 400К | Меркурий 130К |
 |
Нужно ли заполнять журнал кассира-операциониста если на кассе ничего не пробивали?
Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, тем более многие кассовые аппараты не позволяют снять Z — отчет. Одним словом, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять ненадо.
Но, если Вам все таки хочется записать что-нибудь в журнал кассира операциониста, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z — отчет, а потом занесите его в журнал кассира-операциониста.
Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста?
Журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z — отчета. Это может быть один раз в сутки, например вечером — в конце рабочего дня. А может Ваш магазин работает круглосуточно и смена заканчивается с утра, тогда отчет снимают по утру.
Можно ли делать несколько отчетов за день?
Если у вас две или три смены за сутки, тогда вы соответственно снимаете два или три отчета в сутки, но самое главное, чтобы каждый из Z — отчетов был отдельной строкой занесен в журнал кассира-операциониста. Получается несколько записей одной датой, но с разными номерами смен.
Если кассир забыл снять Z — отчет.
Если отчет не был снят вечером — не беда его можно снять утром на следующий день или даже через день. В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z — отчета и провести деньги тем числом, когда он снят. Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора — это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.
Если кассир случайно снял несколько лишних отчетов за день.
Если на кассе случайно были сняты несколько вечерних Z — отчетов за день, то каждый нужно занести в книгу кассира — операциониста по отдельности, выйдет несколько отчетов под разными номерами но за одну дату. Обычно это отчеты с нулевыми суммами. Можно так же попросить кассира написать объяснение в воспитательных целях.
Можно ли восстановить утерянный Z — отчет?
Z — отчет можно восстановить двумя способами:
- Снять отчет по фискальной памяти. Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно снять фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может заблокироваться при неправильном вводе пароля налогового инспектора. Фискальный отчет выдаст вам информацию только по общей сумме за день, то есть в нем не будет расписана информация по каждой покупке за день.
- Снять отчет по ЭКЛЗ . В ЭКЛЗ храниться вся информация по всем кассовым чекам, пробитым на кассовом аппарате. То есть по из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок ЭКЛЗ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.
Исправления в журнале кассира — операциониста.
Каждая ошибка в журнале кассира-операциониста должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала. То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: «исправленному верить» и расписаться.
Журнал кассира — операциониста и кассовая книга это одно и то же?
Нет. Кассовая книга это другой документ, который также обязаны иметь индивидуальные предприниматели и организации для ведения бухгалтерской отчетности.
Штраф за отсутствие журнала кассира — операциониста.
Налоговые инспектора пытаются время от времени штрафовать предпринимателей за отсутствие либо незаполнение журнала кассира-операциониста, привлекая по , а штраф по этой статье немаленький: от 40000 до 50000 рублей. Так было несколько судебных разбирательств (одно из них: № А56-9691/2005 от 28 июля 2005 г.), которые каждый раз выигрывали предприниматели. Но сколько предпринимателей не стало подавать в суд на неправомерные действия налоговиков — остается загадкой. Поэтому решайте сами нужно ли вести журнал или нет.
И уж совсем безобразно смотрится, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие журнала кассира-операциониста под ст. 14.5 КоАП. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области. Предприниматель предпочел не связываться с налоговиками и заплатил штраф 4000 рублей. Для организаций это было бы 40000 рублей.
Как зарегистрировать журнал кассира операциониста.
Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату. Поэтому журнал регистрируется вместе с регистрацией кассового аппарата . Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введением ЭКЛЗ- теперь вся информация храниться на электронном носителе.
Примеры заверенного журнала кассира.
Где зарегистрировать журнал кассира-операциониста.
В налоговой инспекции — в отделе оперативного контроля ИФНС (отдел регистрации кассовых аппаратов) , в котором регистрировался кассовый аппарат. Для ИП — по месту прописки, а для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) по месту регистрации предприятия или обособленного подразделения.
Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира — операциониста.
В разных налоговых инспекциях могут быть разные правила по предъявляемым документам. Закон также не определяет необходимые документы для регистрации замены журнала. В каждом конкретном случае лучше позвонить в налоговую и спросить чего они хотят. Приведу несколько типов документов, которые требуют налоговики в Питере:
- паспорт (формуляр) на кассу.
- старый журнал кассира-операциониста.
- естественно — новый журнал кассира-операциониста прошитый и пронумерованный
- регистрационную карточку на кассовый аппарат
- паспорт лица, предъявляющего документы и доверенность, если это не руководитель предприятия.
Первая запись в журнале.
При первичной регистрации журнала кассира-операциониста вместе с кассовым аппаратом, налоговый инспектор делает первую запись в журнале, на снятый Z — отчет и пробитые 1 рубль, 11 копеек, хотя в некоторых налоговых этого не делают, а просто заверяют журнал подписью и штампом.
Пример первой записи, которую налоговый инспектор оставляет при регистрации журнала КМ-4.
Лицо, ответственное за ведение журнала кассира-операциониста.
Назначается приказом директора, если директор не хочет сам быть ответственным за его ведение. Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер. Для руководителя было бы не лишним создать должностную инструкцию кассира-операциониста. На практике никто не заполняет эту графу и налоговые инспектора к ней не придираются Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или ИП.
Типы журналов кассира — операциониста.
Я встречал два типа. Образцы журналов кассира-операциониста:
- Вертикальный журнал. Плюсы: больше строк на станице — хватает на большее количество записей — реже придется менять его в налоговой. Минусы: слишком узкие графы — большие суммы не помещаются.
- Горизонтальный журнал. Плюсы: удобен в заполнении — широкие строчки, в которые помещаются большие суммы. Минусы: хватает на меньшее количество записей — придется часто менять.
На сколько хватает журнала кассира операциониста?
В горизонтальном журнале кассира-операциониста — около 50 листов и 20 строчек на каждом листе. 20 умножить на 50 получается 1000, то есть журнала хватит примерно натысячу дней или смен.
В вертикальном журнале от 29 до 40 строк и 50 страниц, то есть его хватает примерно на 2000 дней (смен).
Можно заметить, что графы 6 и 9 очень узкие (особенно в вертикальном журнале), чтобы писать в них крупные суммы накоплений, а такие графы как 5 и 15 слишком широкие для своих значений. Разве российские чиновники могли придумать что-то по умнее?
Как оформлять возврат в журнале кассира операциониста.
Возврат по кассе оформляется в графе 15. Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов (хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить форму КМ-3 .
Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько было возвратов):
Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.
Оформление продажи по банковской карте / безналичным расчетом / кредитом
Если вы осуществляете продажи по банковским картам через банковские терминалы, либо принимаете деньги через чековую книжку, либо любым другим безналичным расчетом, то эти деньги также нужно пробивать на кассовом аппарате. В вечернем Z — отчете у Вас будет отдельной строчкой выведено количество продаж по безналу и общая сумма за день по безналичному расчету. Эти два параметра нужно записать в графы 12 и 13 журнала кассира — операциониста.
Графы 12 и 13 отвечают за пробитие средств не за наличный расчет — то есть любыми другими способами:
- банковской картой
— пробитие средств, поступивших через банковский терминал должно происходить дважды:
1 — на самом банковском терминале
2 — на кассовом аппарате - дорожными чеками
- продажей в кредит и др.
Не требуется вписывать в журнал средства, которые поступили на безналичный расчетный счет в банк.
В графе 12
— пишется количество чеков по безналу.
В графе 13
— общая сумма чеков по безналу.
В графе 11
— сдано наличными сумма должна быть меньше чем в графе 14 на сумму в графе 13, то есть:
графа 14 — графа 13 = графа 11
Пример заполнения безналичного расчета в журнале: (за смену сделано 3 продажи по безналу на общую сумму 1000 рублей).
Как прошивать и нумеровать журнал кассира — операциониста.
Нумеровать листы можно только от руки, хотя некоторые налоговые на это не обращают внимание. Не нужно нумеровать каждую страницу, достаточно пронумеровать только листы. Нумеровать обложку тоже не надо. Нумерация начинается с первой внутренней страницы.
Вообще нет какого либо стандарта по нумерации и прошивке. Правда некоторые налоговые инспектора настаивают, чтобы страницы нумеровались от руки.
Прошивают журнал делая два отверстия снизу, продевая через них толстую нить и наклеивая на последней странице небольшой кусочек бумаги. На бумажке надо от руки написать: «пронумеровано и прошнуровано 50 листов», поставить подпись директора и печать организации. Примерно как на рисунках:
Прошивают км-4 тоже разными способами, иногда все страницы, иногда начиная с разворота.
Законодательства о журнале кассира-операциониста не существует.
Заполнение титульного листа
Пример заполнения титульного листа (обложки). Все графы заполнять не обязательно, только самые важные:
Как оформлять замену ЭКЛЗ и ремонты
Если проводилась замена ЭКЛЗ на кассовом аппарате, то в ЦТО была пробита сумма 1 руб. 11 коп. и снят лишний Z — отчет, который был оставлен в налоговой инспекции. Этот отчет тоже нужно заполнить в журнал кассира-операциониста. Тоже самое нужно сделать при ремонтах ККМ, если в сервисной службе были сняты Z — отчеты.
Где купить журнал кассира-операциониста.
Форму КМ-4 можно купить в любом более менее уважающем себя канцелярском магазине. Только прошить и пронумеровать придется его самостоятельно. Если Вы приобретаете кассовый аппарат в нашем ЦТО, то журнал кассира операциониста входит в стоимость комплекта документов при регистрации кассового аппарата.
Что делать при утере «Журнала кассира-операциониста» КМ-4? При утере «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 Вам нужно вызвать специалиста Вашего Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин, он снимет фискальный отчет (или отчет с блока ЭКЛЗ, если у Вас современный кассовый аппарат с буквой «К») с контрольно-кассовой машины за весь период, с момента ведения утерянного журнала. Хотя период лучше уточнить у Вашего налогового инспектора, так как сам процесс восстановления «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 нигде не регламентирован и для каждой ИФНС может быть разным. После этого Вам нужно будет написать заявление в произвольной форме в Вашу районную ИФНС об утере журнала кассира-операциониста, взять доверенность с печатью на оформление «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 (для организации), приобрести новый журнал и со снятым фискальным отчетом (или с отчетом с блока ЭКЛЗ) обратиться в налоговую службу (в день снятия фискального отчета). Там на основании предоставленных Вами документов оформят новый «Журнал кассира-операциониста» КМ-4.
Кассовый узел в любом торговом предприятии – важнейшая точка, своеобразный «контрольный пункт», на котором должна проводиться тщательная проверка банкнот. Эта ответственная..
В нашем офисе можно подобрать и купить любое торговое оборудование по привлекательным ценам. Компания существует на рынке с 1994 года, мы знакомы со всеми ключевыми поставщиками и производителями, работаем с ними на лучших условиях и готовы предложить отличные предложения для вас. Мы производим, продаем и монтируем торговое оборудование для магазинов одежды, продуктов, косметики, аптек, ювелирных изделий и т.д. С нами сотрудничают крупные торговые центры Москвы. Мы понимаем, что покупка торгового оборудования в магазин – ответственное и сложное решение для руководителя. Поэтому наши специалисты готовы уделить вам столько времени, сколько потребуется для создания качественного проекта, и будут продолжать общаться с вами и после совершения сделки. Мы хотим, чтобы вы избежали любых сложностей с открытием своего магазина.
Производство мебели для магазинов
Мы проектируем и делаем дизайн торговых островков, витрин и ресепшн-стоек, а затем изготавливаем их на собственном производстве. К торговому оборудования предъявляются серьезные эксплуатационные требования, мы используем только проверенные и качественные материалы.
Индивидуальный подход к проектированию и производству позволяет сделать торговое оборудование эстетичным и визуально подходящим для бренда, что привлекает и располагает посетителей, а также позволяет учесть все индивидуальные требования по организации продаж. Например, в оборудовании для магазинов продуктов предусмотреть встроенную технику и повышенные требования к гигиеничности, для магазинов одежды встроить вешала, полки и сделать правильное освещение, а прилавки для ювелирных изделий сделать безопасными, надежными и очень привлекательными.
Преимущества Вестор
У нас один из самых широких ассортиментов торгового оборудования в Москве, и по любому направлению можно получить консультацию. Кроме собственного производства и складов мы активно работаем с партнерами. С нами на постоянной основе сотрудничают крупные сетевые компании, о чем вы можете убедиться в портфолио. Для всех наших клиентов доступна сборка и ввод в эксплуатацию торгового оборудования, приобретенного у нас, на льготных условиях. Мы сотрудничаем с крупнейшими представителями рынка, являемся авторизированным сервисным центром кассовых аппаратов Меркурий, Штрих, POS-систем и контрольно-кассовой техники АТОЛ.
Доставка торговой мебели и оборудования
Наша курьерская служба произведет доставку торгового оборудования по Москве и Московской области на льготных условиях. Всегда есть возможность осуществить самовывоз. Для регионов России доступна доставка торговой мебели и сопутствующего оборудования компаниями по доставке и перевозке грузов.
Журнал (книга) кассира-операциониста - вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации. При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и заносить в данную книгу учета ежедневные записи по установленному образцу без исправлений. Разберем все актуальные требования к журналу кассира на 2016-2017 гг.
Определение и роль журнала
Иное название книги кассира - форма КМ-4. Она обязательна г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала - обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.
В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) - разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира - сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.
О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).
Правила оформления и заполнения
При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:
- КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
- Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
- В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
- На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) ... листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:
- Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
- Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка - это один кассовый день.
- Источником для записей служит только Z-отчет - информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
- Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
- В книге не должно быть исправлений и помарок.
Если в работе кассир-операционист ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:
- Ошибочные данные нужно перечеркнуть, затем указать рядом верную информацию, а также дату исправления.
- Помарку своей подписью заверяет сам кассир, а также его непосредственный руководитель.
- Если масштаб ошибки измеряется несколькими страницами или листами, то допускается их перечеркивание крест-накрест.
Если все помарки исправлены по указанной схеме, то они не должны быть наказуемыми для работника.
Требования к титульному листу
Титульный лист журнала кассира-операциониста должен быть оформлен следующим образом до непосредственного предъявления книги в налоговую инспекцию:
- В верхней части должно быть прописано полное наименование учреждения, его адрес.
- Далее - информация о ККМ - марка, тип, модель. В правой части - номер производителя и регистрационный номер, который сообщает ЦТО или при регистрации аппарата.
- Обязательно указать, когда было начато заполнение книги, и впоследствии - когда была произведена последняя запись.
- Необходимо указание должности и Ф. И. О. ответственного лица - кассира, работающего по трудовому договору.
Замена формы КМ-4
Перед стартом работы книга операциониста обязательно должна быть зарегистрирована в ИФНС. К этому времени она уже должна иметь заполненный титульный лист, нумеровку страниц, запись на последней странице, затрагивающей контрольный лист, быть прошитой.
Новый журнал следует начинать только тогда, когда полностью заполнен старый (каждая форма рассчитана на 1000 записей). Причиной замены также может быть очевидная ветхость книги или ее существенные повреждения.
Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы
Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.
| Графа | Название | Вносимая информация |
| 1 | Дата смены | Вводится дата, пропечатанная в чеке - Z-отчете |
| 2 | Номер отдела | Графа заполняется, если внутри организации существует разбиение на секции |
| 3 | ФИО ответственного лица | Если журнал ведет один и тот же кассир-операционист, то допустимо указать ФИО в начальной строке, а в последующих ставить прочерки (--//--) |
| 4 | Графа порядкового номера контрольного счетчика на окончание смены | Записывается порядковое число Z-отчета - эта информация видна в нем самом |
| 5 | Отчет фискальной памяти (контрольный счетчик), регистрирующий сумму переводов показаний суммирующего счетчика | Некоторые кассиры записывают сюда количество продаж за день, некоторые дублируют информацию из графы 4. Большинство советуют оставлять этот раздел незаполненным |
| 6 | Показания суммирующих счетчиков на начало дня | Необнуляемая итоговая сумма конца предыдущей смены (Z-отчет вчерашнего дня) - совпадает с данными графы 9 предшествующей записи |
| 7 | Подпись кассира | |
| 8 | Подпись администратора | |
| 9 | Данные суммирующих счетчиков на конец смены | Необнуляемая итоговая сумма на конец рабочего дня |
| 10 | Сумма дневной выручки | Указана в Z-отчете. Для проверки ее можно рассчитать так: графа 9 - графа 6 = графа 10 |
| 11 | Сданные наличные | Суммы наличных, отданные операционистом в главное кассовое хранилище. Проверить правильность подсчетов можно по формуле: графа 10 - графа 13 - графа 15 = графа 11 |
| 12 | Оплачено по документации, шт. | Сюда записывается количество продукции, чья покупка была оплачена картами, и т.д. |
| 13 | Оплачено по документам, руб. | Сумма покупок из графы 12 |
| 14 | Сдано всего рублей | Указывается вся сданная главному операционисту денежная сумма - и наличная, и безналичная. Если не было ошибочно выбитых чеков, возврата товаров, то данные отсюда равны графе 10 |
| 15 | Суммы, возвращенные клиентам по неиспользованным чекам ККМ | Ошибочно пробитые чеки, возврат товара обязательно также занести в форму КМ-3 |
| 16 | Подписи на конец смены кассира, администратора, руководителя | Графы 17 и 18 допускается подписывать одной рукой |
| 17 | ||
| 18 |
Рассмотрим заполнение журнала на конкретном примере.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец
Допустим, при закрытии смены 10.05.2017 кассиром был снят отчет №3210. Согласно нему выручка за день составила 23845.12 рублей. Необнуляемый итог равнялся 50645.20 рублей. Его показатели за вчера - 26800.08 рублей. Был возвращен товар на сумму 2114.50 рублей. Внесем информацию в КМ-4.
| Номер графы | Информация |
| 1 | 10.05.2017 |
| 2 | --- |
| 3 | Иванова А.А. |
| 4 | 3210 |
| 5 | --- |
| 6 | 26800.08 |
| 7 | (Подпись) |
| 8 | (Подпись) |
| 9 | 50645.20 |
| 10 | 23845.12 (50645.20 - 26800.08) |
| 11 | 21730.62 (23845.12 - 2114.50) |
| 12 | --- |
| 13 | --- |
| 14 | 21730.62 |
| 15 | 2114.50 |
| 16 | (Подпись) |
| 17 | (Подпись) |
| 18 | (Подпись) |
Возврат и хранение денежных средств
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста? Образец демонстрирует возврат товаров потребителям. Такие ситуации, помимо занесения в КМ-4, обязательно должны заноситься в КМ-3. Возврат происходит через главкассу организации, реже - через КММ определенного операциониста.
Вся наличность, которая хранится в кассовом ящике, обязательно сдается в конце смены непосредственному руководителю, ИП или в главкассу. Операционист не имеет право распоряжаться этими суммами после внесения записи в журнал.
Эквайринг
Эквайрингом называется безналичный расчет с применением банковских карточек. Это относительно недавнее новшество порой вносит путаницу при заполнении журнала операциониста - графа дневной выручки включает в себя большую сумму, нежели та, что хранится в кассе. Кроме того работник обязательно должен вести учет потребителей (сохранять их экземпляры чеков для себя), расплатившихся безналичным образом.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образцы в этой статье наглядно показали. Эта книга является одним из важнейших документов при ведении расчетно-кассовой деятельности. Ее отсутствие, ровно как и утеря, влечет за собой штрафы, налагаемые проверяющими органами ИФНС, и самому работнику, и организации.
Если компания ведет свою деятельность с использованием контрольно-кассовой техники, то ответственное лицо обязано завести и систематически заполнять журнал кассира-операциониста (далее по тексту – ЖКО). Это требование распространяется на все виды услуг, при которой компания учитывает получение доходов через кассовой аппарат.
Особенности заполнения журнала кассира-операциониста
ЖКО – это отчетный документ, закрепляющий факт проведения операции через кассу. При проверке налоговой службой или аудиторами данный журнал подлежит представлению в обязательном порядке. Журнал начинают вести с даты регистрации КК аппарата в налоговой службе. Соответственно каждому кассовому аппарату соответствует свой журнал. ЖКО также отмечается в налоговой.
Законодательством предусмотрена специальная унифицированная форма журнала – КМ-4. была утверждена Постановлением Госкомстата России №132 от 25 декабря 1998 года . Напомним, что в соответствии с информационным письмом Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 2013 года формы первичных документов бухгалтерского учета, которые содержатся в Альбоме, утвержденном Постановлением №132, не являются обязательными. Это связно с новшествами, касаемо установления онлайн-касс. Однако, форма журнала актуальна.
Основные правила по заполнению журнала кассира-операциониста сводятся к следующему:
- журнал заполняется ежедневно в конце рабочего дня (в конце смены);
- журнал заполняется непосредственно лицом, который ведет работу с кассой (кассир, бухгалтер);
- информация в журнал вносится на основании z- отчета;
- записи вносятся в хронологическом порядке;
- журнал заполняется от руки с использованием шариковой ручки.
Заполнение журнала кассира-операциониста сводится к фиксации данных о движениях кассы. Информация, вносимая в журнал, должна соответствовать общепринятым нормам заполнения журналов бухгалтерской отчетности. Инструкция, которая была бы закреплена на законодательном уровне, с указанием конкретных требований по заполнению каждой графы журнала, не существует. Однако, некоторые указания по заполнению и применению ЖКО закреплены в п.2. Постановления №132. Далее разберем подробно правила заполнения каждой из секций журнала.
Графа 1 — дата: из z-отчета в журнал переписывается дата работы смены (например, 10.04.17). если вы работаете круглосуточно, то за сутки проходит две рабочих смены, поэтому часто на практике используют записи типа: 10.04.17/1 и 10.04.17/2, где 1 и 2 – обозначение смены.
Графа 2 – номер отдела (секции): заполняется редко, т.к. z-отчеты не предполагают возможность заполнения формы по отделам.
Но теоретически в графу ЖКО вписывают следующие данные:
- если касса работает только с одним отделом в этой графе ставят цифру 1 и остальные графы оставляют пустыми;
- если касса работает на 2 и более отделов, то в графе ставят порядковый номер отдела, в котором совершена операция, остальные графы так же оставляем пустыми.
Графа 3 — указываем лицо, которое работало за кассой в течение смены (фамилию, имя и отчество (при наличии)).
Графа четыре – вписываем порядковый номер z-отчета. Этот номер списываем с самого бланка отчета. Номер может иметь разные формы, в зависимости от конкретной модели ККТ: Z 0000, Z-№ 0000.
Графа 5 – порядковый номер счетчика, который регистрирует количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика. Эта графа вызывает много вопросов при заполнении, т.к. форма журнала устарела и графа не актуальна. Тем не менее многие переписывают данные из графы №4, либо оставляют графу пустой.
Графа 6 – показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня или смены: записывается вся сумма пробитых денег на кассе (за все время работы ККТ) на начало рабочего дня или на начало смены. Если это первая запись, т.е. касса новая, то сумма будет равна 1 руб. 11 коп. Это значение налоговая пробивает при регистрации кассы. Показания графы 6 должны быть равны показаниям графы 9 (сумма выручки) за предыдущую смену.
Графы 7/8 – подписи: согласно форме КМ-4, в этих графах должны поставить подписи кассир и администратор. Подписи ставятся в конце смены. Если эти должности выполняет одно лицо (как правило только кассир), то подписи ставятся в обеих графах.
Графа 10 – сумма выручки за рабочую смену (за день): данные этой графы рассчитываются по простой формуле, в которой из показаний графы 9 вычитают показания графы 6. Таким образом получаем объем выручки за рабочие сутки (к учету принимаются наличные и безналичные расчеты, а также возвраты).
Графа 11 – сдано наличными: указывается сумма наличных, которые находятся в кассе на конец рабочего дня, за минусом возврата и безналичных расчетов.
Графа 12 – оплачено по документам, количество: по сути указывается количество продаж за смену. Учитывается только безналичный расчет, например, чеки, банковские карты, переводы. Если за смену безналичных расчетов нет (в это сейчас трудно верится, но все же) то в графе 12 ставим прочерк. Если ваша касса не имеет счетчика безналичных платеже, то графу оставляем пустой.
Графа 13 – оплачено по документам, сумма: в этой графе отражается сумма платежей по безналичному расчету.
Графа 14 – сдано всего: вписывается общая сумма всех средств (наличные и безналичные платежи), за исключение возврата и ошибочных чеков.
Графа 15 – сумма возвратов: в графе отражается сумма возвратов и ошибочно пробитых за сутки чеков.
Графы 16 -18 — подписи ответственных лиц в конце смены: действует тоже правило, что и при заполнении граф 7/8.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста можно посмотреть .
Движения денежных средств по кассе оформляются в журнале, в том числе учитывается и возврат. В ЖКО возврат учитывается в графе 15. Если за смену было более 1 возврата, то в графу в итоге вписывается одна общая сумма всех возвратов.
Оформлять возврат придется в следующих случаях:
- возврат товара покупателем;
- ошибка в сумме чека (ошибка кассира, ошибка кассового аппарата и т.д.).
С эквайрингом кассы позволяют принимать наличные и безналичные формы оплаты. Безналичные расчеты также учитываются ККТ, поэтому их нужно отражать в журнале кассира (графы 12 и 13). Если клиент совершает покупку с использованием банковской карты, то сумма пробивается сначала на терминале, а потом на кассе. Средства, которые поступили на банковский счет не принимаются к учету в ЖКО. В z-отчете за сутки будет информация о сумме и количестве операций по безналичному расчету, эти показания и заносятся в ЖКО.
Если же за рабочую смену на кассе ничего не пробивали, то ЖКО не заполняют. Многие кассовые аппараты вообще не выдают нулевой z-отчет. Поэтому, если движений по кассе нет, то записей в журнале за этот день тоже нет. Многие печатают нулевой чек по итогам рабочего дня.
Журнал заполняется сразу же после снятия z-отчета. Отчет может быть снят раз в день, либо два раза, если речь идет о сменной работе. Пример: если магазин работает 24 часа, то отчет снимается утром.
По сути, отчет можно снимать и более двух раз, главное, чтобы информация по каждому z-отчету была занесена в журнал кассира. Аналогично поступаем и в случае, если кассир ошибочно снимает несколько отчетов за вечер.
В случае, если отчет не был снят по итогам рабочего дня, то его можно снять на следующий день. Важно: в журнале кассира вносится запись датой снятия z-отчета. Главное снять отчет до того, как будет проведена операция за новый рабочий день.
Если z-отчет был утерян по каким-либо причинам, его можно восстановить одним из способов:
- снятие отчета по ЭКЛЗ: в отчете будет информация по всем кассовым чекам, пробитым на кассе за текущий год;
- снятие отчета по фискальной памяти: этот отчет содержит информацию по кассовым операциям за сутки. Снять фискальный отчет самостоятельно довольно трудно, кроме того, для этого нужно знать пароль налогового инспектора.
КоАП устанавливает ответственность за нарушения в сфере налогового законодательства. При проверке налоговые органы нередко штрафуют организации и ИП по статье . КоАП РФ (нарушение порядка работы с наличными и порядка ведения кассовых операций). Штрафные санкции по данной статье внушительны – от 40 000 до 50 000. Однако, не заполнение или неправильное заполнение ЖКО и наложение штрафа по этому поводу успешно оспаривается многими компаниями в суде.
Ошибки с ЖКО не подпадают под действие нормы 15.1. КоАП РФ, и уж тем более не подпадают под состав нарушения, указанного в статье КоАП РФ «Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации, либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники».
Таким образом, за ошибки, допущенные при заполнении ЖКО, налоговые органы наказать не могут. Даже по статье НК РФ привлечь к ответственности только за нарушения норм заполнения журнала, не получится, т.к. для состава правонарушения требуется его характеристика как грубого.
Каждой единице ККТ соответствует свой журнал. Обычно происходит синхронная регистрация и постановка на учет кассового аппарата и ЖКО. По месту регистрации кассового аппарата в налоговый орган передается журнал по утвержденной форме. Кассовый аппарат регистрируется в налоговом органе по месту нахождения (регистрации) компании, которая использует ККТ. В самой налоговой нужно обратиться в отдел оперативного контроля.
Как показывает практика, лучше заранее позвонить в налоговую и уточнить, какие сопровождающие документы потребуется для регистрации журнала. Если предыдущий ЖКО закончился, новый журнал также подлежит постановке на учет.
Для регистрации ЖКО в налоговый орган вам потребуется собрать следующий пакет документов:
- новый Журнал (прошитый и пронумерованный);
- старый, закончившийся журнал, при регистрации дополнительного экземпляра;
- паспорт ККТ и регистрационную карточку;
- паспорт заявителя.
В организации должно быть назначено лицо, которое является ответственным за ведение журнала кассира операциониста. Обязанности по ведению ЖКО возлагаются приказом на: кассира, бухгалтера, главного бухгалтера или руководителя. В должностную инструкцию ответственного лица отдельно прописывается обязанность по ведению должным образом журнала. Сотрудник должен быть проинформирован о мерах ответственности в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей. Заполнять журнал может не один, а несколько кассиров, работающих за ККА.
Журнал по форме КМ-4 перед сдачей в налоговую должен быть подписан руководителем компании.
Титульный лист ЖКО должен содержать информацию:
- наименование компании;
- дату начала ведения журнала;
- ИНН компании;
- модель ККТ.
Журнал обязательно нужно прошить, скрепить подписью и печатью, заверить количество страниц (страницы должны быть пронумерованы). Только в таком виде журнал передают для регистрации в налоговый орган. Сотрудник налоговой службы по результатам регистрации ЖКО ставит на нем печать и свою подпись.
Полезные инструменты
