Официальное письмо о смене реквизитов. Письмо о смене расчетного счета организации и ИП: образец и правила заполнения

После открытия юридического лица или приобретения статуса индивидуального предпринимателя может понадобиться уведомление о смене реквизитов. Речь идет и о банковских реквизитах (для расчета), и о смене юридического адреса, наименования и т.п.

Физические лица, работающие по трудовому договору, подают работодателю заявление о перечислении заработной платы на карту, в т.ч. при смене реквизитов счета или пластиковой карты. Тогда как организации (и ИП) обязаны сообщить актуальные сведения об изменении реквизитов своим контрагентам по договору или иным обязательствам, а в некоторых случаях и в налоговую инспекцию.

Пример уведомления о смене реквизитов

Общество с ограниченной ответственностью «Премьера»

ОГРН 19684769169 ИНН 61849849346

юр. адрес: 396650, Россия, Воронежская область, г. Россошь,

ул. Интернациональная, 29

Уведомление о смене реквизитов

Настоящим уведомляем Вас о том, что исполнение денежных обязательств по договору транспортной экспедиции № 49-82/2017 от 10 января 2017 г., заключенного между ООО «Премьера» и ООО «БизнесТран», просим выполнять с даты получения настоящего уведомления по следующим реквизитам: расчетный счет 409735468468460365464 в банке ПАО «ЮТП12», к/с 301468461604979296 БИК 6496846.

О получении уведомления просим проинформировать по электронной почте . Настоящее уведомление направлено в соответствии с п. 9.4. вышеуказанного договора и не требует заключения дополнительного соглашения между Сторонами.

Поступившие денежные средства на предыдущий расчетный счет 545496849469864 являться надлежащей оплатой по договору не будет, что повлечет начисление неустойки и возможное расторжение договора.

Генеральный директор А.А. Галевская

Когда составлять уведомление о смене реквизитов

Со 02 мая 2014 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели больше не обязаны уведомлять налоговые органы об открытии счетов в банках. В то же время в целях осуществления валютного контроля обязанность уведомить об открытии счета в банке, находящемся за пределами РФ, осталась. Причем делать это должны и предприниматели, и организации, и физические лица. В таких случаях российским резидентам понадобится специальная форма уведомления (можно найти на официальном сайте ФНС), форма по КНД 1120107.

Реквизиты компании всегда включаются в текст договора. Поэтому при их смене всех контрагентов по действующим договорам необходимо уведомить. Письмо составляется в свободной форме, заверяется подписью директора и печатью организации. Почему это важно? Потому что если контрагент произведет оплату по старым реквизитам, он считается выполнившим свою обязанность. Даже если лицензия у банка уже отозвана.

Содержание и вручение уведомления о смене реквизитов

Документ составляется по факту изменения реквизитов или заранее (если они известны, к примеру, счет уже открыт, то заблаговременно). В договоре могут содержаться определенные требования о порядке направления документов контрагенту. К примеру, только почтовым уведомлением о вручении или, в том числе, по электронной почте, факсу. Первый вариант, разумеется, наиболее приемлем.

При составлении договора за неуведомление о смене реквизитов может быть предусмотрена неустойка или даже расторжение договора. Направляется сообщение на все известные адреса, в т.ч. из выписки ЕГРЮЛ, полученные при переписке, на сайте контрагента.

Уведомление о смене реквизитов вместе с доказательствами его вручения может запрашиваться судом в случае споров по исполнению договоров и иных обязательств.

Физические лица, работающие по трудовому договору, подают работодателю , в т.ч. при смене реквизитов счета или пластиковой карты. Тогда как организации (и ИП) обязаны сообщить актуальные сведения об изменении реквизитов своим контрагентам по договору или иным обязательствам, а в некоторых случаях и в налоговую инспекцию.

Пример уведомления о смене реквизитов

Общество с ограниченной ответственностью «Премьера»

ОГРН 19684769169 ИНН 61849849346

юр. адрес: 396650, Россия, Воронежская область, г. Россошь,

ул. Интернациональная, 29

О получении уведомления просим проинформировать по электронной почте: “адрес почты”. Настоящее уведомление направлено в соответствии с п. 9.4. вышеуказанного договора и не требует заключения дополнительного соглашения между Сторонами.

Генеральный директор А.А. Галевская

Когда составлять уведомление о смене реквизитов

Содержание и вручение уведомления о смене реквизитов

Документ составляется по факту изменения реквизитов или заранее (если они известны, к примеру, счет уже открыт, то заблаговременно). В договоре могут содержаться определенные требования о порядке направления документов контрагенту. К примеру, только или, в том числе, по электронной почте, факсу. Первый вариант, разумеется, наиболее приемлем.

При составлении договора за неуведомление о смене реквизитов может быть предусмотрена или даже . Направляется сообщение на все известные адреса, в т.ч. из выписки ЕГРЮЛ, полученные при переписке, на сайте контрагента.

Банковские реквизиты могут измениться по инициативе собственника счетов или же по независимым от него причинам. Например, номера счетов меняются при внесении изменений в правила ведения бухгалтерского учета банковскими учреждениями или по техническим причинам.

Если номер расчетного счета поменялся по инициативе банка, то налогоплательщик не обязан информировать об этом налоговый орган. Если же произошло расторжение договора об обслуживании банковского счета или заключен новый договор, то предприятие обязано уведомить об этом налоговую инспекцию . Такая обязанность предусмотрена статьей 32 Налогового Кодекса РФ. Налогоплательщик должен письменно уведомить налоговую службу об открытии и закрытии банковских расчетных счетов в течение 7-ми дней от даты открытия или закрытия. Образец уведомления о смене банковских реквизитов для налоговых органов имеет обязательную форму, утвержденную приказом ФНС от 21.04.2009 г.

Изменение реквизитов банковских счетов не требует согласования всеми сторонами договорных обязательств и внесения изменений в договор. Предприятию достаточно правильным образом уведомить своих контрагентов. В случае если кредитор не известил должников об изменениях в реквизитах, то должник имеет право совершать оплату на прежние счета, которые ему известны. В этом случае все связанные с такой оплатой трудности должен разрешать кредитор. Он не сможет требовать от должника оплаты долга на новый счет, если деньги не поступят, и взимать санкции за просрочку оплаты. При изменении реквизитов счетов рекомендуется как можно раньше сообщить обновленные данные контрагентам и контролирующим органам.

Особенности оформления писем о смене реквизитов

При открытии другого расчетного счета предприятию достаточно прислать своим партнерам информационное письмо об изменении банковских реквизитов. В некоторых случаях, например, когда суммы сделок очень большие, можно оформить дополнительное соглашение к основному договору для того, чтобы быть точно уверенными, что контрагент знает об изменениях, однако, делать это не обязательно. Оформление дополнительного соглашения является обязательным только в том случае, если такая обязанность прописана в основном договоре. Письмо о смене реквизитов направляется партнерам в случае изменения таких данных:

названия предприятия;
кода предприятия;
расчетного счета;
наименования банка;
кода МФО банка.

Данный документ составляется индивидуально для каждой ситуации. Законодательством не предусмотрено конкретной формы документа, однако, образец письма о смене банковских реквизитов организации имеет обязательные для всех случаев элементы.

Письмо составляется на фирменном бланке, обязательно указывается дата составления и исходящий номер.
Указывается адресат – название фирмы-контрагента.
Желательно лично обращаться к каждому из партнеров, для чего пишется фамилия имя, отчество и название должности руководителя.
Далее оформляется текст письма с указанием новых актуальных данных и объяснением причин их изменения.
Целесообразно также отметить в тексте, что изменение банковских реквизитов не влияет на партнерские взаимоотношения, не изменяет и не отменяет обязанности сторон и указать дату, с которой перестает действовать старый банковский счет.
В конце ставится подпись, указывается должность и фамилия, имя, отчество лица, подписавшего уведомление.

Письмо можно вручить лично или отправить по почте с уведомлением. Так как письмо является односторонним документом, то у поставщика должно быть подтверждение того, что покупатель его получил. Если оно вручается лично или через канцелярию контрагента, то нужно предусмотреть чтобы на втором экземпляре была проставлена отметка о получении письма.

Каждое юридическое лицо имеет банковские реквизиты. Без расчётного счёта усложняется процесс уплаты налогов и ведение расчётов, увеличивается нагрузка на кассу. Счёт не является постоянным реквизитом компании, как ИНН или КПП. Как правильно составить письмо о смене банковских реквизитов?

Информирование контрагентов: право или обязанность?

Предприятие для кредитной организации является таким же клиентом, как и физическое лицо. За ним сохранено право смены банковского счёта внутри банка (закрытие старого и открытие нового) или перехода для обслуживания в другой банк. В любом случае встаёт вопрос, как написать информационное письмо о смене банковских реквизитов для заинтересованных лиц.

Если обязательность банковского обслуживания юридического лица является спорным вопросом российской юридической литературы, то обязательность уведомления о смене реквизитов контрагентов обсуждению не подлежит. Законодательно форма извещения не оговорена. Согласно сложившемуся в России деловому обычаю, организация направляет заинтересованным лицам письмо о смене банковских реквизитов.

Важно! Абзац третий статьи 30 Закона о банковской деятельности фиксирует право клиента на открытие любого необходимого ему количества счетов, без ограничения вида счёта или валюты.

Обязательство уведомить контрагента содержит статья 165.1 Гражданского кодекса (часть первая). Кодекс определяет данную категорию информации как «юридически значимое сообщение, влекущее последствия для другого лица».

Как видно, круг адресатов информационного письма определён законодателем максимально широко. Ими могут стать:

партнеры по бизнес-проектам;
клиенты;
заказчики;
поставщики;
других заинтересованные лица.

Письмо об изменении банковских реквизитов организации следует отправить в надлежащий срок, так как соответствующие обязательства возникают у адресата только после получения новых реквизитов.

Пишем информационное письмо

Отдельных требований к этому виду корреспонденции не установлено. Учитывая высокую активность мошенников, письмо о смене расчётного счёта следует подготовить на фирменном бланке за подписью руководителя или главного бухгалтера. В связи с оперативным характером информации можно сделать предварительную рассылку сканированной копии письма с примечанием о дублировании послания почтой.

В зависимости от актуальности информации на момент получения, контрагент будет иметь возможность самостоятельно принять решения – дожидаться бумажного экземпляра письма или уточнить его достоверность у представителя организации.

В случае изменения данных расчётно счёта лучше, если образец письма о смене банковских реквизитов организации составляется совместно юридической и экономической службой. Адресатов, в зависимости от количества контрагентов, можно указывать:

персонально – в «шапке» письма указывается почтовый реквизит адресата, его фамилия и инициалы, а также ставиться обращение «Уважаемый Имя Отчество!»;
обезличено – в «шапке» письма указывается целевая группа адресатов с маркировкой «(по списку)». Например, «Клиентам ООО «ООО» (по списку)». В таком случае к письму дополнительно составляется лист рассылки, с перечислением адресатов.