1. Подготовка .

Эффективная встреча на 70-80% состоит именно из подготовки.

Формируя список приглашенных необходимо учитывать цель встречи. Не стоит звать людей с мыслью «на всякий случай». Во встрече должны участвовать только те люди, которые действительно могут что-то привнести. Часто, организатор, не зная кто именно понадобится из другого департамента (допустим, начинается у вас какой-то проект, и вы хотите на раннем этапе обсудить его с потенциальными участниками), приглашает на встречу половину коллектива. В итоге, половина из этой половины во встрече, по сути, не участвует. Если вы, как организатор, не знаете, кто именно понадобится на встрече, пригласите туда руководителя подразделения, а он уже, либо сам перешлет приглашение кому нужно, либо сам придет на встречу, и потом назначит нужного сотрудника.

Как мы знаем, встречи бывают разных форматов. Это может быть брэйншторминг, презентация и т.д. В приглашении на встречу обязательно должен быть указан формат, чтобы участники понимали, к чему им готовиться. Можно, например, написать: «Коллеги, давайте побрэйнштормим на такую-то тему».

Обязательно в приглашении должно быть написано, что будет обсуждаться. Приглашение на встречу, в котором есть только тема – это категорически плохо. Должен быть указан либо список вопросов к обсуждению, либо предыстория задачи или проекта и так далее. Здесь же необходимо указать, какие решения планируется принять в рамках встречи. Если у вас просто указано – давайте обсудим, такой-то проект… допустим, обсудили, а что дальше? Даже если вы напишете, что на встрече нужно будет определить дальнейшие шаги, это уже будет не плохо.

Продолжительность встречи заслуживает отдельного упоминания. На своих тренингах я часто задаю вопрос: «Как вы думаете, почему 99% встреч длятся час?». И только один раз я услышал правильный ответ. Всё крайне просто - любой почтовый клиент по умолчанию назначает встречу продолжительностью час. Очень редко кто-то корректирует это время, а зря. Таким образом вопрос, который можно обсудить за три минуты (пускай даже за 15 минут), растягивается на час. Тут сразу же срабатывает закон Паркинсона – мы работаем ровно столько, сколько времени отвели на работу.

Немаловажный момент, при отправке приглашения, проверять свободно ли это время у участников. В любом почтовом клиенте эта функция есть и прекрасно работает. Увы, иногда складывается ощущение, что не все о ней знают. Хуже даже то, что организатор отправляет человеку приглашение, на занятый интервал, и когда человек не приходит, к нему предъявляются претензии. Это неправильно.

И вот здесь мы переходим к еще одной важной части работы организатора. Именно организатор всегда должен отслеживать, кто встречу принял, а кто нет. Бывает, что самый важный участник встречи отклонил встречу и не пришел. Все собрались, и организатор начинает этого человека разыскивать по всему офису. А человек, ни о чем не подозревая, сидит на другой встрече. Далее происходит примерно такой диалог:

– Где ты?
– Я же отклонил встречу!
– А почему ты не предупредил?
– Ну, строго говоря, я предупредил. Мне нужно было тебе какое-то специальное уведомление прислать?

Потенциальный участник, конечно же, не должен никого специально уведомлять. Так что, ответственность за любую подобную ситуацию всегда ложится на плечи организатора. Будьте внимательнее!

2. Чего нужно избегать?

Отдельным блоком я вынес некоторые моменты, которых лучше избегать при назначении встречи. Это, конечно, не строгие правила, но, если будете им следовать, коллеги будут только благодарны.

Не нужно назначать встречу (если только это не сверхсрочный критичный вопрос) через час-два от текущего момента. Лично я стараюсь даже день в день не назначать встречи. Человек же уже пришел на работу, спланировал свой день, распределил, когда и что он будет делать, и тут я со своим приглашением.

Не очень правильно назначать встречи на обеденное время. Здесь, я думаю, не нужно что-либо комментировать. Еще, лично я стараюсь не назначать людям встречи на день зарплаты/аванса. Ведь мы прекрасно знаем, что каждый сотрудник в день зарплаты/аванса, образно, становится сотрудником бухгалтерии, и ему не до встреч в этот день. Ему же нужно всё оплатить, перевести кому-то, вернуть, занять и так далее.

И конечно же, хочу упомянуть про встречи по окончании рабочего дня. Даже если люди засиживаются на работе, назначенные встречи должны быть только в пределах рабочего дня.

3. Непосредственно встреча.

Начну с пунктуальности. Очень часто бывает такое: назначена встреча, допустим, на 15:00, и люди в это время только начинают вставать со своих мест и двигаться в сторону переговорной комнаты. В 15:00 все должны уже сидеть в переговорной, и встреча должна начаться. Многие придумывают всевозможные санкции. Штраф — 100 рублей за минуту опоздания и так далее, что весьма полезно и дисциплинирует.

Еще одна задача организатора – модерация встречи. Если на встрече что-то пошло не так, дискуссия зашла в другую сторону… организатор должен это контролировать и корректировать.

Важная часть встречи – протокол. Есть даже расхожее выражение: «нет протокола не было встречи». Протокол, по умолчанию, ведет человек, от которого пришло приглашение. Участники встречи имеют полное право вообще ничего не фиксировать. Все договоренности, задачи, сроки и так далее, должны быть зафиксированы организатором в протоколе. По итогам встречи этот протокол обязательно должен быть отправлен всем участниками, с просьбой подтвердить/прокомментировать в определенные сроки.

Завершить хочу моей любимой темой –окончание встречи. Она тесно перекликается с продолжительностью в час. Уверен, что у многих были встречи, когда основной вопрос обсудили за 10 минут, и далее участники начинают придумывать для себя новые вопросы к обсуждению. Поверьте, нет ничего зазорного в том, что вы обсудили вопрос быстро = эффективно. Не эффективно как раз высиживание запланированного часа. Поэтому, как только вы достигли нужных договоренностей, смело завершайте встречу и расходитесь.

Проводите только эффективные встречи .

Материал предоставил Андрей Бутов, бизнес-тренер, консультант.

По заказам тренинга или дополнительным вопросам о подготовке и проведения встреч пишите там на эл.

Любая встреча, а тем более деловая, проводится с определенной целью. Именно общение в деловой практике, как правило, поддерживается взаимной заинтересованностью. Чтобы удовлетворить интерес сторон, организуется встреча.

Критериями оценки результатов взаимодействия, кроме достижения желаемой цели, есть факторы, которые отражают ресурсные затраты участников: время, степень напряженности и характер отношений между ними.

Чтобы эффективно провести деловую встречу, к ней необходимо серьезно подготовиться и все тщательно продумать.

О деловой встрече принято договариваться заранее, при этом отрезок времени между договоренности и собственно встречей зависит от конкретных обстоятельств и программы встречи.

В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за два-три дня. Запланированная за десяток дней деловая встреча часто бывает подготовлена хуже только по психологическим причинам.

Особой тщательности требует организация встречи с иностранцами. К такой встречи нужно, безусловно, готовиться заблаговременно, предусмотрев все элементы программы их пребывания:

^ Порядок встречи;

^ Персональный состав участников;

^ Участие представителей прессы;

^ Вручения цветов;

^ Приветственные речи;

^ Размещение в гостинице;

^ Деловая часть;

^ Посещение культурных объектов; * г поездки по стране; ^ Неофициальные приемы; ^ Провода.

Об организации деловой встречи можно договариваться с помощью электронной почты, факса, телефона. Перед тем как взять в руки телефонную трубку, следует определить все важные организационные моменты встречи, ведь если забыть то, выходить повторно на связь будет не совсем удобно.

Протоколом предусматриваются следующие основные моменты договоренности:

Предмет деловой встречи;

Место проведения;

Временные рамки;

Количество участников;

Материалы для обсуждения и итоговые документы встречи.

Предметом деловой встречи есть вопросы, которые выносятся на обсуждение, тематические рамки переговоров, перечень проблем, которые будут рассматриваться далее.

Местом проведения деловых встреч, переговоров является, как правило, служебное помещение их участников (в себя или у партнера), хотя можно их проводить на нейтральной территории, или с помощью средств коммуникации - дистанционно.

Большинство деловых людей предпочитают своей территории, где не нужно тратить время на адаптацию, где без проблем можно воспользоваться телефоном, факсом, помощью юристов, экспертов и тому подобное.

Серьезной причиной для проведения деловых обсуждений в фирме партнера есть возможность получить дополнительную информацию, узнать больше о партнере, его фирму и условия ее функционирования.

Возможность проведения переговоров на нейтральной территории имеет также свою привлекательность. Как правило, обсуждения вопросов при этом варианте не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективен этот вариант при решении конфликтных ситуаций.

Современная техника связи позволяет осуществить прямой электронный контакт между двумя и более сторонами с одновременной взаимной передачей изображения и звука.

Первый шаг к успеху деловой встречи это правильный выбор времени и дня недели. При встрече с глазу на глаз необходимо принимать во внимание обстоятельства деловой жизни партнера, его личностные характеристики.

При большом количестве участников желательно быть в курсе дел, каждый и учитывать деловые привычки партнеров. При этом рекомендуют учитывать следующие моменты:

Не планировать встреча непосредственно перед обедом или сразу же после него, а хотя бы через час;

Не планировать ответственных встреч в понедельник (настроение на рабочую неделю) и в пятницу (ожидание выходных)

Обязательно обсудить продолжительность встречи и придерживаться этого времени;

Сформулировать тему и цель разговора;

Подготовить соответствующую информацию;

Отредактировать формулировки, понятия, суждения;

Подготовить аргументы и контраргументы;

Определить состав участников встречи;

Выбрать место и время проведения встречи с учетом предполагаемых неожиданностей;

В случае плотного графика партнера деловая встреча должна проходить в оптимальных временных рамках;

Оговорить количество участников встречи. Это делается, исходя из принципа равной численности делегаций с обеих сторон.

Обмениваются протокольными спискам в начале встречи. Если же списки заблаговременно не составлены, стороны обмениваются визитными карточками.

Предстоящая встреча или переговоры предусматривают предварительную подготовку материалов, в частности те, что отражают позицию участника встречи и содержат рекомендации по рассматриваемому вопросу; проекты различных соглашений, протоколов или договоров; проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Опытные менеджеры собирают также данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке в течение последних месяцев или лет.

Автор знаменитого бестселлера "Как уцелеть среди акул" Харви Маккей отмечает, что знать то о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. "Если вы знаете своих клиентов, если вам известны их специфические интересы и чертах характера, то у вас всегда будет основание для установления контакта с ними", - считает автор книги.

Специалистам, которые будут принимать участие во встрече, должны быть присущи такие черты характера: чувство собственного достоинства, уверенность в себе, уравновешенность, дипломатичность, терпимость, тактичность, стремление к взаимопониманию.

Желательно поздравить партнеров (улыбка, приятный взгляд, рукопожатие). Во время знакомства необходимо положить визитки гостей перед собой, чтобы не забыть, как зовут партнеров.

Начинать разговор с общих фраз, постепенно переходя к наиболее важным, принципиальным вопросам, а затем - к обсуждению вопросов, по которым можно легко прийти к согласию;

Задавать доброжелательны и прямые вопросы;

Ответы выслушивать;

Записывать ценную информацию;

Выражать желание понять позицию партнера;

Вызвать симпатию к себе со стороны собеседника (ведь он - личность, имеет полное право на уважение к себе, на признание его как личности);

Ориентироваться на желаемый партнером конечный результат, который выгоден и для организаторов;

Аргументировать свои предложения цифрами, фактами;

Проявлять заинтересованность в перспективах взаимоотношений с партнерами;

Если вы не можете касаться обсуждения определенной темы, нужно сослаться на личные обстоятельства или сообщить, что решение компании по этому вопросу пока не подлежит разглашению. Рекомендуют ответить так: "В настоящее время, к сожалению, не имею права обсуждать этот вопрос. Надеюсь, что вы поймете меня правильно".

Задавать вопросов, которые подсказывают ответ;

Вести разговоры о религии и политике;

Давить на собеседника;

Заставлять партнера долго ждать встречи;

Обманывать партнера и постоянно требовать от него доказательств.

Приступать к разговору без тщательно продуманного плана. Большое значение имеет размещение деловых партнеров за столом,

дистанция между ними, положение относительно друг друга, дистанция в общении. Во время встречи можно много узнать о партнере (в этом помогут слова, жесты, позы, мимика).

Важно умело закончить встречу, то есть подвести итоги разговора, выработать общее решение, вовремя и корректно ЕЕ завершить.

Вопросы и Задания для самоконтроля

Задача 1. Представьте, что вы готовитесь к деловой встрече. Ответьте на следующие вопросы:

1. Четко я представляю свою цель в виде желаемого результата, то есть я хочу иметь в конце беседы?

2. Как можно будет оценить результат, то есть как вы узнаете, достигли ли вы желаемого?

3. Какие мои предположения о целях собеседника?

4. Какими средствами я владею для достижения поставленных целей?

5. Какова позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения поставленной цели?

6. Как я донесу к партнеру свою позицию?

7. Как я узнаю его установки, позицию и убеждения?

8. С какими барьерами я могу столкнуться?

9. Как подстраховать себя и уменьшить вероятность этих барьеров?

10. Как снять противоречия, если они возникнут?

11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если она неприятна, и учесть естественные различия в восприятии и оценке обсуждаемой проблемы?

12. Какие применять способы влияния на партнера?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

14. Как вести себя, если возникнут конфронтация, манипуляция и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?

15. Насколько раскрывать свои позиции?

16. Как управлять атмосферой разговора?

17. Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение? 18. Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

19. Какие интересы партнера и как их понять?

Задание 2. Прочитайте текст. Сформулируйте и запишите правила, которым нужно следовать, чтобы встреча прошла успешно.

Приятному человеку труднее отказать, поэтому старайтесь понравиться человеку, который вас принимает. Обращайтесь мудро и этично, верьте в успех. Чтобы деловая встреча прошла успешно, рекомендуют:

учитывать, что у вас будет одна возможность произвести первое впечатление. Ученые доказали, что 90% информации о человеке формируют первые 90 секунд общения с ним;

Время изменить впечатление о себе, что сложилось у партнера по деловому общению в течение первой встречи, бывает очень сложно. Деловой человек, работая над своим имиджем для первой деловой встречи, должна уделить особое внимание своему внешнему виду и эмоциональному состоянию;

впечатление о внешнем виде составляется на основе следующих показателей: физические данные (лицо, волосы, рост, телосложение, осанка), самопрезентация (умение себя подать, акцентировать внимание на своих достоинствах и нейтрализовать недостатки).

Эмоциональное состояние формируется под влиянием многих факторов. Эмоции, чувства, переживания могут найти свое отражение в поступках человека. Известно, что положительное первое впечатление производят люди, излучающие положительные эмоции: улыбающиеся, жизнерадостные, приветливые.

Замкнутость, настороженность, явная или скрытая тревога, разумеется, не способствуют установлению взаимопонимания.

С первым появлением перед партнером по общению ваши походка, осанка, поза должны продемонстрировать энергию, динамичность и уверенность в себе.

Будьте пунктуальны. На встречу придите вовремя. Опаздывать нельзя, потому что это свидетельствует о безответственности, ведь вы будете заставлять вашего делового партнера ждать и тратить свое личное время. Если в силу обстоятельств вам пришлось задержаться, позвоните тому, кто вас ждет.

Заранее продумайте свой костюм. Деловой имидж, аккуратность и опрятность очень важны для того, чтобы на встрече преподнести себя с лучшей стороны. Если вы придете на встречу с деловым партнером в неопрятной или неподходящей одежде, могут возникнуть сомнения в вашей деловой компетентности. Перед тем, как войти в приемную, еще раз проверьте: на месте галстук, или застегнуть пиджак, или начищенные ботинки, хорошо ли вы причесаны и тому подобное. Считают, что небрежный внешний вид говорит о неуважении к собеседнику.

Прибыв на встречу, назовите свое имя секретарю или другому сотруднику, ответственному за прием посетителей и сообщите о времени назначенной встречи. Вручите свою визитку, если она есть, секретарю, чтобы она отнесла руководителю. Если секретарь не предложила вам раздеться, спросите у нее, куда вы можете повесить пальто.

Если ожидания приема затягивается, вы можете договориться о переносе встречи на другой день. Независимо от того, насколько неприятным было поведение начальника с вами, вы должны с секретарем держаться вежливо. Когда вам разрешили войти в кабинет к тому, с кем назначена встреча, сначала представьтесь, если раньше вы не были знакомы. Установите контакт с помощью взгляда и улыбки.

Я кию вы уже знакомы, то обменяйтесь поздравлениями и пожмите друг другу руки. Взгляд, улыбка, рукопожатие сообщают партнеру по общению о вашей дружелюбие, готовность к сотрудничеству. Вы произносите приветствие и первые фразы. Здесь важны приветливая уважительная интонация и другие особенности звучания вашего голоса. Голос с своеобразной визитной карточкой личности. В деловом общении мощный голос неуместен: в общественных местах громко разговаривать не принято.

Громкая речь, конечно, эмоциональная, но воспитанные люди не дают воли своим эмоциям в деловой обстановке.

Слишком тихий голос также неуместен в деловом общении. Владельца тихого голоса считают робкой, неуверенной человеком. Постоянное переспрашивание накапливает раздражение. Слишком быстрый темп речи говорит о том, шо человек взволнован.

Этот темп требует напряжения, чтобы следить за содержанием высказывания, быстро утомляет. Когда собеседник во время разговора сбивается, то о нем складывается мнение как о нервной опрометчивого человека. Слишком медленный темп речи свидетельствует о том, что говорящий силой подбирает слова или по каким-то причинам не желает разговаривать.

Пол время деловой встречи лучше исключить некоторые позы и жесты, чтобы не подавать партнеру негативные сигналы. Например, такие жесты и позы подозрительности и скрытности, которые выражаются в составленных руках, отклоненном назад корпусе, скрещенных ногах, наклоненной вперед голове.

Жестами нервозности с покашливание, прочистки горла, частое курение.

Жестами неуверенности с переплетенные пальцы рук, при этом большие пальцы нервно двигаются, или пощипывание ладони, или почесывание боковой поверхности шеи.

О том, что собеседник скучает, говорят такие его жесты, как машинальное рисования на бумаге, постукивание по столу рукой или по полу ногой. Опущенные веки, почесывание головы, снятие очков и демонстративное их откладывание в сторону - это жесты, которые говорят о нежелании слушать. О том, что собеседник говорит неправду, могут свидетельствовать такие жесты, как почесывание шеи, оттягивание воротничка рубашки, прикосновение к носу, прикрытие рта рукой, покашливание.

Перейдя к сути дела, прямо и ясно расскажите тому, кто вас принимает, о том, что привело вас к нему. Когда закончите, ругайте возможность ему выразить то, что он считает нужным, и внимательно выслушайте его.

Старайтесь не перебивать собеседника. Напишите свое мнение. Если вам необходимо в чем-то убедить собеседника, сделайте это вовремя и тактично.

Держитесь уверенно, с чувством собственного достоинства. Уверенным мешают быть страхи и опасения за последствия, ожидания враждебности и негативных реакций со стороны партнера по общению, а также недооценка себя, когда чувствуешь за собой права занимать твердую позицию и требовать корректного и честного отношения к себе.

В поиске решения не останавливайтесь на первом приемлемом варианте.

Если вам задают много вопросов, то вы прекрасно знаете правила ответов.

Чем больше запрашивающий переполнен эмоциями, тем спокойнее должны отвечать. Если тот, кто спрашивает, использует в своем вопросе негативные, некорректные слова или предположения, не нужно повторять их в ответе. На сложные проблемные вопросы отвечайте, если есть продуманный вариант решения проблемы. Импровизировать здесь не требуется.

На вопрос провокационного характера не отвечайте, переводите разговор на того, кто спрашивает, или отвечайте шуткой. Почувствовав, что время встречи подходит к концу, встаньте, поблагодарите за беседу, за время, вам уделили, попрощайтесь и, выйдя из кабинета, попрощайтесь с секретарем.

Задача 3. Допишите предложения:

1. Готовясь к деловой встрече, нужно предусмотреть такие элементы...

2. Протоколы предусматривают следующие основные моменты: ...

3. Предметом деловой встречи является...

4. Местом проведения деловых встреч, переговоров является...

5. При большом количестве участников деловой встречи необходимо учесть...

6. Участникам деловой встречи должны быть присущи такие черты характера...

7. Чего нельзя делать во время деловой встречи?

Задание 4. Напишите небольшой рассказ-план на том "Как я буду готовиться к деловой встрече?"

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственная общеобразовательное учреждение высшего профессионального

образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

РЕФЕРАТ

по теме: Деловые встречи и эффективность

их проведения

Выполнила: студентка 2 курса

Группы БУ-62

Загоруй Анна Эдуардовна

Руководитель: Зубарева Ольга Юрьевна

Хабаровск 2007

1. Организация деловой встречи 3

2. Участие в деловой встрече 4

3. Что и как готовить к деловым встречам 5

4. Типы поведения на переговорах 7

5. Список использованных источников 9

Деловые встречи занимают важное место в расписании активного человека. Важно уметь контролировать ход таких встреч, иначе они могут превратиться из эффективного инструмента коммуникации в “пожирателя” вашего времени.

В последнее время я часто стал участвовать в подобных встречах, поэтому хочу рассказать здесь о том, как извлечь максимум пользы из них и не потерять своё время зря.

Вообще, существует два варианта проведения таких встреч: либо вы являетесь инициатором такой встречи, либо приглашённым. Рассмотрим оба этих варианта подробнее.

Организация деловой встречи

Когда вы являетесь организатором, в ваших руках находятся нити управления. В этом случае важно грамотно вести ход переговоров, не теряя из виду главное.

· Заранее предупредите участников встречи о теме беседы.

· В ходе встречи не стоит отвлекаться на посторонние темы. Всегда старайтесь строго придерживаться главной линии переговоров.

· Если пунктов обсуждения несколько, важно уделить каждому из них должное внимание (в соответствии с приоритетами).

· Следите за поведением собеседников. Важно чувствовать их настроение и отношение к разговору. Им может быть не интересна данная тема (предложение, вариант действий), они могут чувствовать усталость или торопиться по другим делам.

· В завершении встречи, когда все важные положения обговорены, следует подвести итог и поблагодарить участников.

Участие в деловой встрече

Являясь приглашённым на деловую встречу, вы, скорее всего, не будете иметь возможность влиять на её ход. Но, всё равно, лучше стараться держать встречу под контролем.

· Прежде всего, следует заранее подготовиться ко встрече, чтобы наиболее эффективно участвовать в переговорах.

· Желательно иметь несколько вариантов хода событий, чтобы быть готовым к “неожиданным поворотам” разговора.

· Старайтесь записывать важные моменты встречи. Так вам будет легче следить за ходом беседы, а собеседнику будет понятно, что вы серьёзно относитесь к обсуждаемому вопросу.

· Если вам что-то непонятно, обязательно переспросите (но не перебивайте!) и добейтесь того, чтобы вам стало ясно о чём речь. Иначе вы можете уйти с переговоров “ни с чем”.

Если всё что вы хотели получить от встречи вы получили, то можете завершать переговоры (не дожидаясь, пока их закончит организатор), предварительно подведя итог встрече и спросив, все ли пункты встречи обговорены.

Что и как готовить к деловым встречам?

Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.

Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность – не готовиться к переговорам вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз. Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру. Переговоры без подготовки могут зародить у вашего партнера мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и неуверенности.

Более целесообразно выявить основные моменты встречи, определить линии поведения.

Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее. В процессе подготовки необходимо:

· наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить;

· подготовить документы. которые вы собираетесь предоставить партнеру в процессе бесед, аргументы в пользу сотрудничества с вашей организацией. ;

· сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру.

Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений.

Подготовка к переговорам более сложный и ответственный процесс. Он включает следующие этапы:

· выявление области взаимных интересов;

· установление рабочих отношений с партнером;

· решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи)

· формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемыцм вопросам.

На ход ведения переговоров может оказать влияние окружающая цветовая гамма.

Дж. Спербер приводит описание, какие реакции вызывают те или иные цвета. Например, белые стены офиса, где проводятся переговоры хорошо отражают цвет и могут вызвать раздражение, поэтому лучше придать им чуть бежевый оттенок. Синяя цветовая гамма помещения создает атмосферу доминирования хозяев и не позволяет гостям чувствовать себя непринужденно. Бежевый и светло – коричневый - довольно нейтральные тона, а вот темно – коричневый и серые – могут вызвать депрессию. Красные оттенки имеют тенденцию возбуждать и воспринимаются как угрожающие.

Предпочтения в цветовой гамме в значительной степени зависят от культурных традиций. Так, японцы предпочитают пастельные тона, в то время как китайцы – яркие, привлекающие внимание. Различия в цветовых предпочтениях могут наблюдаться даже в рамках одной страны.

Типы поведения на переговорах

Переговоры являются неотъемлемой частью деловых контактов. Помимо хорошего знания предмета обсуждения необходимо владеть техникой ведения переговоров, получить определенную профессиональную подготовку. В развитых странах большинство предпринимателей владеют техникой ведения переговоров, создана широкая сеть курсов обучения.

Реальная практика не исключает встречи с партнером, использующим разного рода «грязные уловки». Эти приемы необходимо знать и уметь их нейтрализовать.

Одно из старых правил состояло в максимальном завышении начального уровня . Это прием подразумевает включение таких пунктов, от которых в последствии можно безболезненно отказаться, выдавая его за уступку и ожидая аналогичных шагов от партнера по переговорам. Подобное поведение вызывает недоверие, да и современные методы оценки потенциала сторон оставляют мало возможностей для его использования.

Другой прием, близкий к описанному – «расстановка ложных акцентов в собственной позиции» и как один из вариантов – внесение, явно неприемлемых для партнера предложений. Этот тактический прием заключается в том, что демонстрируется, например, крайняя заинтересованность в решении какого – либо вопроса, хотя на самом деле это вопрос является второстепенным для данного участника переговоров.

Прием вымогательства также близок к только что описанным приемам. Различия в том, когда эти приемы используются. Если применение первых двух характерно для начала переговоров, то вымогательство используется в конце, когда стороны подошли к подписанию договора.

Прием вымогательство по своей природе близок к другому приему – постановке партнера в безвыходную ситуацию . На переговорах – поставить партнера в безвыходную ситуацию – это прежде всего риск сорвать их. Соглашение же, полученное таким путем, вряд ли будет прочным. В лучшем случае можно добиться каких то временных уступок.

Выдвижение требований по возрастающей. Видя, что партнер соглашается с вносимыми требованиями, выдвигаются всё новые и новые.

Ещё один прием – «салями». Он состоит в том, что информация о собственных интересах, оценках и т.д. дается очень маленькими порциями по принципу нарезания колбасы салями. Смысл приема в том, чтобы заставить партнера первым «раскрыть свои карты», а там уже соответствующим образом действовать. Применение этого способа оборачивается искусственным затягиванием переговоров, прежде всего в ущерб делу.

Дача заведомо ложной информации или блеф. В целом этот прием исчезает из арсенала средств участников переговоров, поскольку в современных условиях его использование может стать легко и быстро очевидным, что ведет к потере репутации.

Следующий прием – двойное толкование . Например, стороны в результате переговоров выработали некий документ. при этом одна из сторон «заложила» в формулировки двойной смысл, который не был замечен её партнером, с тем, чтобы потом толковать соглашение в своих интересах.

Одной из продуктивных тактик ведения переговоров может быть постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов . Эта тактика предлагает сначала обсудить более легкие вопросы. Их решение оказывает положительное психологическое воздействие на участников переговоров, демонстрирует возможность достижения договоренностей.

Заслуживает одобрения разработка и внесение таких предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных интересов , т. е. предложений на которые партнер мог бы ответить утвердительно. Иногда, партнер по переговорам согласен с существом предложений, но находит сами формулировки неприемлемыми.

В ходе переговоров бывает полезно «разделить проблему на отдельные составляющие» , а не пытаться сразу решить проблему. Разложив проблему, участники смотрят возможно ли достижение договоренности по каждому элементу.

Список использованных источников

1. Зельдович Б.З. Деловое общение: Учебное пособие / Б.З. Зельдович. – М.: Альфа – Пресс, 2007. – 456 с.

2. Холопова Т. И., Лебедева М.М Протокол и этикет для деловых людей / Т. И. Холопова, М. М Лебедева. – М.:ИНФРА – М, 1995. – 368 с.

3. Шейнов В.П. Как управлять другими. Как управлять собой: (Исусство менеджера) / В.П. Шейнов. – 2-е изд., доп. – Мн.:Амалфея, 1996. – 368с.

4. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения / Г. М. Шеламова. – 3-е изд.. доп.. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 160 с.

5. Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов / И.Н. Кузнецов. – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2004. – 431с.

Правы те, кто считает, что встречаться надо чаще. Известная в США и Европе консультант по маркетингу, основатель и президент компании High Tech Connect (Сан-Франциско) Рене Шимада Сигель говорит, что даже если вы работаете в IT-сфере, где виртуальное общение воспринимается естественно, успешными станете только в том случае, если не будете игнорировать личные встречи.

Мы позвали несколько независимых консультантов в офис и с еще несколькими общались в Skype, - рассказывает она в своем блоге. - Тема была одна и та же - бизнес-проект, в котором должны были участвовать компании этих людей. В первом случае мы намного лучше сориентировались в возможных проблемах. Жесты и мимика рассказали обо всех тонкостях. В личном разговоре участвуют эмоции, мы видим неприкрытые расстоянием страх, доверие, дружелюбие и искренность. Мы «читаем» партнеров. Это огромное преимущество.

В личном разговоре мы «читаем» партнеров. Это огромное преимущество

Не прячьте цели

О совещании как эффективном инструменте управления внутри компании мы уже говорили здесь. Деловая встреча в контексте данной статьи — это контакт с внешними партнерами: клиентами, контрагентами, подрядчиками. Поэтому она отличается от совещаний, хотя общие принципы ее подготовки и проведения те же:

• цель;
• план;
• резюме (протокол).

Нюансы обусловлены тем, что участниками встречи являются люди, которых мы не можем обязать и не можем им приказать. Можем лишь заинтересовать, обаять, убедить. Или наоборот — оттолкнуть или напугать.

О необходимости ставить цель много говорить не будем — и так понятно, что разумный человек не потащится по пробкам на другой конец города, не понимая, зачем. Отметим лишь, что цель не только должна быть определена, но и донесена до тех людей, с которыми вы хотите встретиться.

Чтобы не было разнотолков в трактовке, ее надо записать. Но без разных там «требуется», «назрела необходимость» и так далее. Это вам требуется и у вас назрело, а для партнера вашей проблемы может вообще не существовать в природе. Поэтому будьте тактичны, ставьте себя с партнером вровень, даже если в реальности вы выше его на голову.

Ищите женщину

Поставили цель — рисуем план. То есть на том же листочке, где тактично сформулировали цель, записываем вопросы, которые хотим обсудить. Тогда во время деловых переговоров и вы не упустите ничего важного, и партнеры будут знать, к чему готовиться. Обязательно укажите, что они могут дополнить или скорректировать ваш план. Только попросите уведомить вас о внесенных изменениях.

Далее надо продумать, кто с вашей стороны примет участие во встрече. Полезны носители эксклюзивной информации, специалисты по ведению переговоров, сотрудники, способные оперативно предлагать нестандартные решения в изменяющейся ситуации. Привлекательная женщина в составе группы тоже будет плюсом. Количество участников встречи с обеих сторон должно быть одинаковым. Оптимальный вариант — два человека: один ведущий, другой дополняет и фиксирует информацию.

Заранее обсудите с участниками цели и желаемые результаты встречи. Каждый должен понимать, какова его роль, и что от него ожидают. Мягко напомните коллегам, что инициатива в вашей компании, конечно, не наказуема, но неуместное ее проявление не приветствуется.

Если вы не первое лицо компании и не представляете планируемую встречу без участия руководителя, потрудитесь объяснить ему, зачем он будет нужен. Шеф, без сомнения, оценит ваш профессионализм, если вы изложите свои доводы за пару-тройку минут.

Получив согласие, в письменном виде снабдите босса максимальной информацией о второй стороне, предмете встречи и ожидаемых результатах его участия.

Памятуя, что лучше один раз увидеть, чем потом семь раз резать, подготовьте наглядные материалы: презентации, буклеты, проспекты, визитки.

Углы не располагают к доверию

Место встречи выбирается с учетом ее целей, задач, статуса участников и реалий ситуации. Возможны три варианта: на вашей территории, в офисе партнера и в «нейтральных водах».

Приглашая к себе, вы берете на себя роль гостеприимного хозяина и показываете свое хозяйство изнутри. Дома, конечно, даже стены помогают, но они должны произвести на гостей нужное вам впечатление.

Как утверждает австралийский писатель и психолог Аллан Пиз, даже форма стола влияет на настрой участников встречи. Квадратный или прямоугольный стол, говорит он, не располагает к доверию и создает атмосферу соревнования. Переговоры за круглым столом задают встрече неформальный характер и указывают на возможность свободного обмена мнениями. Небольшой журнальный столик располагает к дружеской беседе.

Принимая приглашение партнера приехать в его офис, вы оказываете уважение, которое будет особо оценено, если ваш статус в бизнес-среде выше. Вы, в свою очередь, сможете лучше понять, чем и как живет компания, с которой предстоит сотрудничать.

Нейтральная территория ставит участников в равные условия, поэтому она лучше всего подходит для обсуждения спорных ситуаций и поиска выхода из конфликтов.

Будет неплохо, если продумаете, как сесть за столом. Если расположитесь напротив друг друга, это добавит официальности. Сели рядом — значит, предлагаете дружеский диалог.

Футбол в помощь бизнесу

Продолжительность встречи оговоривается заранее. Затягивать рандеву можно лишь при наличии веских оснований.

Считается, что наименее продуктивны встречи, назначенные на понедельник (тяжелый день) и вторую половину пятницы (в мыслях уже банька и шашлыки).

Не стоит намечать встречу перед обедом, когда в мозгу доминируют сигналы от опустевшего желудка, и сразу после него, когда хочется спокойно посидеть, а не обсуждать деловые вопросы.

А вот совместить обед с деловыми переговорами при наличии доброй воли обеих сторон вполне приемлемо.

Во время разговора показывайте свою открытость, готовность искать компромиссы, нацеленность на устраивающий всех результат. Обращайте внимание не только на слова, но и на тон, мимику, жесты. Невербальная информация не менее ценна, чем словесная.

Допустимо разбавить деловую часть неформальным общением, например, обменяться впечатлениями от вчерашнего футбольного матча. Это позволит установить отношения, близкие к дружеским.

По результатам встречи следует подготовить резюме, в котором прописать достигнутые договоренности. Составляют его обе стороны, совместными усилиями оттачивая формулировки. Инициатор встречи отправляет готовый текст другой стороне и всем участникам со своей стороны.

Новые контакты, полученные на встрече, заносятся в единую базу компании.

Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете

© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.

Деловая встреча – это самая распространенная форма международного делового общения и удобная бизнес-площадка для успешных людей. Здесь происходит заключение выгодных сделок, обсуждение перспектив сотрудничества, обмен инновационными решениями, идеями и опытом.

Как проходят деловые встречи и переговоры?

Наиболее успешно встреча делового характера пройдет только в том случае, если между ее участниками установлены доверительные отношения. Стороны должны хорошо знать своего партнера или партнеров, взаимно стремиться к достижению договоренности. И индивидуальная, и коллективная деловая встреча по сути являются человеческим общением, в ходе которого люди оказывают влияние друг на друга с помощью своих эмоциональных и волевых качеств, интеллекта, а также информируют партнеров о собственных позициях в бизнесе.

Как успешно проводить встречи с деловыми людьми?

Прежде чем принять участие в деловой встрече, к ней нужно подготовиться. Стоит ознакомиться с элементарными правилами таких бизнес-мероприятий. Проявив безразличие к общепринятым нормам делового этикета, вы рискуете закончить встречу неудачно.

На первом предварительном этапе подготовки сотрудник собирает и предоставляет всю важную информацию о клиенте руководителю и участникам будущей встречи. В телефонной беседе с клиентом согласовывается время и место проведения мероприятия.

Чтобы избежать неприятных ситуаций, организаторы переговоров прибывают на место встречи заранее. Ведется беседа на заранее выбранные темы. Завершающий этап – презентация, «подводящая» клиента к тому, что сотрудничество с компаний будет для него привлекательным и прибыльным.

Пример деловой встречи

Ситуация: генеральный директор компании встречается с руководителями отделов

А (генеральный директор): Я собрал вас здесь, чтобы донести до вас решение владельца компании о сокращении на 15% в течение следующих трех месяцев всех внутренних расходов. Да, это будет очень непросто, но мы с этим справимся. Предлагаю вам сообщить своим подчиненным о грядущих изменениях. Изменения в первую очередь коснутся сокращения перерыва на обед до 35 минут, ликвидации перерывов на кофе в течение дня, приостановления найма новых сотрудников. Что вы скажете по этому поводу, Б ?

Б: Да, я согласен, что подобные нововведения дадут свои плоды.

А: А каково ваше мнение, В ?

В: Может быть, мы сможем обойтись без устранения перерывов на кофе в течение дня? Это же так важно для поддержания командного духа внутри коллектива".

А: Я всё это прекрасно понимаю, но мы должны дать четкий сигнал всем о серьезности наших намерений. А вы почему молчите, Г ?

Г: Я полностью поддерживаю вас. Также предлагаю дополнительную экономию за счет переноса процедуры контроля качества с каждого третьего на каждый пятый образец.

А: Я согласен с вашим предложением, Г . Вы совершенно правы. Итак, я займусь подготовкой текста распоряжения, а вы в свою очередь проинформируйте подчиненных о предстоящих изменениях. Совещание окончено.

Отчетность