В практике существует распространенное деление совещаний по их задачам и целям. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания Персональный менеджмент: Учебник/C.Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 622 с..

Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Такое совещание проводится по схеме: доклады; вопросы к докладчикам; дискуссия; выработка решения.

Задача инструктивного совещания заключается в передаче распоряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся принятые административные решения.

Оперативные совещания - это так называемые планерки, летучки, пятиминутки. Они не затяжные. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет наличие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. На оперативном совещании не делают докладов. Главная цель - выявить те проблемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

Тем не менее, основной целю проведения любого совещания или собрания является принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата.

Классификация собраний и совещаний

Собрания и совещания бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.

Типы совещаний можно классифицировать в зависимости от управленческих функций:

1. Совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для реализации планов;

2. Совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального стимулирования;

3. Совещания по внутренней организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий и т.п.;

4. Совещания по контролю за деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности;

5. Совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа, стиля.

Так же существует классификация совещаний по стилю проведения:

1. Автократические совещания, право выступления и право принятие решения на которых имеет только руководитель. Участники таких совещаний должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Такие совещания проводятся в случае, когда руководителю нужно проинформировать или дать указания своим подчиненным.

2. Свободные совещания не имеют повестки дня. Они могут проводится без председательствующего. Такие совещания сводятся к обмену мнениями, решения по которым не фиксируются. Такое совещание проводится в форме беседы или разговора.

3. Дискуссионные совещания - способ получения решений по какому-либо вопросу путем генерирования новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерной особенностью данного способа является отсутствие критики и оценки высказываемых идей.

Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально пригашенные люди. Основные составляющие мероприятия:

1. Повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);

2. Доклады (изложение сути вопросов);

3. Выступления (обсуждение вопросов повестки дня);

4. Поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);

5. Прения (проведение дискуссии);

7. Составление протокола (письменное изложение событий);

8. Разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).

На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно, но к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:

1. Список тем для обсуждения;

2. Ведущий мероприятия;

3. Протокол достигнутых соглашений.

Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.

Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:

* цели, даты, времени и места проведения собрания;

* списка приглашенных лиц;

* перечня обсуждаемых проблем;

* главной темы;

* разного;

* даты следующего собрания.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

С одержание

• Введение
• 1.1. Понятие «совещание» и «заседание»
• 1.2. Организация заседания
• 1.3. Виды и проведение совещаний
• 1.4. Повышение эффективности совещаний и заседаний
• Заключение

Введение

Тема контрольной работы «Совещания и заседания, общие и особенные признаки».

Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания.

Целью контрольной работы является рассмотрение общих и особенных признаков совещаний и заседаний.

В соответствии сданной целью были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятия совещания и заседания.

2. Рассмотреть организацию заседаний и совещаний.

3. Рассмотреть основные возможности повышения эффективности проведения совещаний и заседаний.

Объект - форма выработки коллективных решений.

Предмет - совещание и заседание.

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров -- совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Стиль работы руководителя во многом определяется владением «премудростями» проведения различного рода совещаний и заседаний, которые занимают значительную часть рабочего времени и относятся к прямым функциям управления.

Ответственное отношение к этим мероприятиям продиктовано не только эффективностью или неэффективностью их влияния на дальнейшую деятельность учреждения, организации, но и объемом времени, который затрачивается большим числом участников, присутствующих на совещании.

Коллективное обсуждение как форма делового разговора имеет много положительных сторон. Во-первых, оно повышает эффективность мышления. Русская поговорка «ум хорошо, а два -- лучше» возникла не на пустом месте, в ней заложен глубоких смысл. Действительно, своеобразие человеческого мышления состоит в том, что оно особенно эффективно в условиях совместной интеллектуальной деятельности, поскольку интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются. Известно, что большинство плодотворных идей родилось при коллективном обмене мыслями.

Во-вторых, в процессе совещания укрепляется творческое содружество работников, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников. В-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- с. 195

При написании работы были использованы учебные материалы таких авторов, как Кузин Ф. А., Чижиков В. М. и др.

1. Совещания и заседания, общие и особенные признаки

1.1 Понятие «совещание» и «заседание»

Совещание - это форма выработки коллективных решений по важнейшим вопросам жизнедеятельности учреждения, организации. В совещаниях участвуют представители различных подразделений учреждения, заинтересованные в решении вопросов, внесенных в повестку дня. Совещания могут быть расширенными (по числу участников) и ограниченными (узкий круг участников совещания).

Заседание - это также форма коллективного обсуждения и решения вопросов, однако она относится, прежде всего, к работе постоянных образований (органов), созданных внутри одного учреждения или на корпоративных условиях с другими учреждениями и организациями.

В качестве примера могут быть названы: коллегии, советы директоров, пленумы, Государственная Дума, Совет Федерации, Совет безопасности и др. Данные органы имеют относительно постоянный состав своих членов, работают на постоянной основе, с определенной периодичностью своих заседаний.

На расширенные заседания могут приглашаться руководители и специалисты иных учреждений и организаций, представители администрации, общественных организаций города, когда решаются проблемы, выходящие за пределы компетенции одного учреждения.

Заседания -- узко профессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.). Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. М: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. с. 20

Проведение совещания, как правило, необходимо при наличии следующих обстоятельств:

Формирование общей позиции по отношению к комплексной проблеме;

Обсуждение частных мнений пи подготовке решений;

Передача такого вида информации, которая требует разъяснения и касается многих;

Формирование новых заданий;

Выработка перспективных существенных решений;

Решение уникальных, проблемных ситуаций;

Координация;

Решение срочных проблем; решение проблем, которые меняют сложившееся разделение труда.

Бывает, что совещание не целесообразно уже по своим основам и поэтому служит причиной недовольства его участников:

Слабость индивидуальной работы;

Неясности в разделении труда;

Нецелесообразная структура должностных взаимоотношений;

Автократический стиль руководства;

Укоренившиеся традиции;

Слабое стремление к сотрудничеству в организации;

Желание некоторых сотрудников выделиться;

Откладывание решения проблемы до тех пор, пока ситуация не потребует созыва совещания;

Неясности в распределении поручений;

Так называемое регламентированное совещание (по требованию вышестоящего руководства);

Секретариат формирует письмо ответственным за подготовку материалов к заседанию. При этом, для каждого пункта повестки дня указываются все исполнители и выделяется ответственный исполнитель (первый в списке). Письмо получает в системе регистрационный номер. Главное назначение письма -- передать ответственным исполнителям содержимое пункта повестки заседания и срок подготовки необходимых для заседания материалов. Письмо выводится на печать и подписывается у ответственного лица. После этого секретариат подготавливает с помощью системы письма всем ответственным исполнителям, печатая на копиях подписанного письма должность и ФИО ответственного исполнителя. Каждый из ответственных исполнителей готовит материалы к заседанию, среди которых обязательным является проект решения по конкретному пункту заседания.

Проект решения включает в себя такие обязательные атрибуты, как:

- к какому заседанию готовится проект решения;

- к какому пункту повестки дня готовится проект решения;

- повторение названия пункта;

- кто готовит проект решения;

Утверждение повестки дня заседания происходит при подписании повестки. После этого секретариат осуществляет рассылку приглашения на заседание и пакета материалов к заседанию, представляющего собой утвержденную повестку дня, проекты решений и справки.

Непосредственно перед началом заседания раздается пакет документов к нему тем из участников, кто еще не получил. По итогам заседания составляется протокол. В протокол заносится следующая информация:

- дата;

- председательствующий;

- присутствующие, сгруппированные по должностям;

- наименование вопроса (пункта повестки дня);

- имена выступавших;

- преамбула (может отсутствовать);

- решения по вопросам в виде нумерованного списка.

1.3 Виды и проведение совещаний

Деловые совещания очень разнообразны. Обычно выделяют следующие их виды:

-- диктаторские (право голоса у руководителя, остальные молча слушают, получая часто нагоняй от шефа);

-- автократические (ведутся в диалоговом режиме, когда руководитель задает вопросы каждому участнику и получает ответы на них);

-- сегрегативные (когда планируются доклад руководителя и выступления назначенных им подчиненных);

-- дискуссионные (для них характерен свободный обмен мнениями, вырабатывается решение, которое принимается голосованием участников с последующим утверждением руководителем);

-- свободные (это совещания без четкой повестки дня и без председателя. Чаще всего они являются составной частью собрания, когда обсуждение какой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае председатель собрания объявляет большой перерыв, в ходе которого стихийно возникают кулуарные совещания).

В условиях административно-командной системы в нашей стране обычно использовались первые три вида деловых совещаний, основной смысл которых сводился к тому, что на них руководители лишь знакомили приглашенных со своими решениями или указаниями партийных и вышестоящих организаций, в то время как суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе широкого учета мнений, в том числе и не соответствующих точке зрения администрации.

Чаще всего деловые совещания проводятся по следующим поводам: во-первых, при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы. Поэтому прежде чем созывать такие совещания, следует подумать относительно необходимости подобного шага. Вполне вероятно, что предполагаемый к рассмотрению вопрос вовсе не требует незамедлительного решения. Более того, руководитель, допустим, хочет всего лишь проинформировать сотрудников о чем-либо. В таком случае можно легко обойтись без проведения совещания.

Но если проведение совещания все же признано целесообразным, то прежде всего необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени -- т. е. времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу -- начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, это наверняка будут потерянные минуты.

Требуется заблаговременно оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- с. 197

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание -- способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

- сбор и переработка информации;

- координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

- принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании -- единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учеб. пособие. -- Мн.: БГЭУ, 2000. - с. 437

1.4 Повышение эффективности совещаний и заседаний

В учреждениях и организациях, относящихся к социально-культурной сфере, не часто можно встретить специально созданные органы управления. В этих учреждениях чаще всего создаются общественные органы самоуправления в виде общественных советов по сохранению и реставрации памятников истории и культуры, по развитию народного творчества и ремесел, по организации работы с детьми и подростками и др.

Некоторые менеджеры, метко и не без иронии, например, говорят, что скрытая цель многих совещаний кроется в стремлении руководителя разделить ответственность за принятие непопулярного, рискованного, трудного или ошибочного решения. Если говорить серьезно, совещания проводятся не только потому, что руководитель не может или не хочет принимать решения самостоятельно.

Цель совещаний - скоординировать усилия сотрудников, дать и получить нужную информацию, принять нужные решения (опуская случаи, когда совещания проводятся ради самих совещаний, когда нет ясной цели, конкретной повестки дня, а присутствует стремление к общению, желание «собраться вместе и обсудить»).

Совещание не будет продуктивным, если руководитель заранее не определит состав участников. Склонность к большим совещаниям, стремление пригласить на них как можно больше людей не всегда дают необходимый результат. совещание заседание

Специалисты, которые не имеют прямого отношения к вопросам повестки дня совещания, теряют свое рабочее время зря. Более того, увеличение числа приглашенных усложняет связи между участниками совещания, провоцирует отклонения от обсуждения заявленных вопросов, снижает возможности использовать способности всех участников, затрудняет принятие решений.

Практика показывает, что успех совещания определяется точным выбором времени и места его проведения. Время дня совещания следует назначать с учетом возможностей его потенциальных участников. Разумнее всего совещание назначать за полчаса до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня.

Скрытый регламент окончания совещания заставит участников не отвлекаться на побочные вопросы, не быть многословными, следить за временем. Каждый руководитель сам решает, сколько времени потребуется на совещание. Большинство считают, что для любого совещания достаточно одного часа, но в зависимости от количества вопросов и их важности временные рамки могут варьироваться.

И опытный руководитель всегда установит время окончания совещания, продолжительность выступлений, определит регламент обсуждения каждого вопроса.

Отсутствие жестких временных рамок, как правило, не приводит к концентрации внимания участников совещания, а количество слов увеличивается пропорционально имеющемуся времени.

Завершение обсуждения поставленных вопросов в точно назначенное время приучает людей быстро находить нужные решения, дисциплинирует и, вместе с тем, дает возможность им планировать свое время, точно зная, когда закончится совещание.

Обозначенные проблемы следует рассматривать лишь только как внешние ограничения, преодоление которых недостаточно для эффективного проведения совещаний.

Глубинные проблемы заложены в самом руководителе, его знаниях, опыте, мастерстве, выверенном стиле руководства и наличии четко поставленной цели.

Дело в том, что стоимость в материальном выражении некоторых совещаний оказывается в три раза больше (подготовительная работа, зарплата участников, накладные расходы, оплата дороги, потерянное время на поездку в оба конца и на само заседание), чем та экономия, которая, возможно, будет получена в результате принятия на них решений. Намереваясь провести совещание, руководитель обязан убедиться в том, что предполагаемые расходы, хотя бы не превышают ожидаемой выгоды.

Напрасно потраченное на совещаниях время связано не только с неоправданной их продолжительностью, но и во многом неумением председательствующего начинать их вовремя.

Каждый сотрудник назовет немало примеров, когда совещания начинались на 15-20 минут позже назначенного времени. Все знают, что нужно начинать вовремя, но всегда находятся причины немного подождать. Руководитель ждет, когда соберутся все, потакая опаздывающим участникам.

Таких людей немного, но они как бы диктуют свои условия остальным. В следующий и последующие разы сюжет повторяется с теми же героями, постепенно приучая остальных к этому. Заполняя время ожидания, председательствующий начинает разговор с одним из присутствующих о незначительном факте или событиях последнего времени, вовлекая в непродуктивную беседу всех остальных.

Итак, бессмысленная трата времени из-за недисциплинированности отдельных участников совещания должна пресекаться руководителем, и для этого нужна лишь решимость прекратить разговоры, когда пришло время начала совещания. Те, кто опоздал в первый и во второй раз, «засветятся» и окажутся в меньшинстве, а в третий раз придут вовремя или окажутся без приглашения за ненадобностью.

Заставить людей вовремя собраться вместе и вовремя начать совещание - задача не простая, но это лишь часть проблемы. Истинная роль руководителя (председательствующего) как лидера проявляется в процессе ведения совещания.

Его мастерство, знание психологии людей, тонкостей науки управления проявляются в умении прислушиваться к мнениям и пожеланиям участников совещания, в оптимальной гибкости и способности видоизменить стиль и манеру ведения совещания, исходя из той или иной ситуации.

Подспудные силы, проявляющие себя на таких совещаниях, всегда очевидны, но требуют тонкого и искусного руководства, предоставляя возможность участникам совещания принять на себя те роли, которые будут способствовать, а не мешать принятию решений. Чижиков В. М., Чижиков В. В. Введение в социокультурный менеджмент. - М.: МГУКИ, 2003. - с. 282

Заключение

Таким образом, на основании вышеизложенного материала можно сделать следующие выводы.

Совещание и заседание не являются однозначными понятиями.

Имея общую природную основу - скоординировать действия, обменяться информацией, решить проблемы и принять решения (или законы), они, тем не менее, по форме, содержанию, составу и полномочиям участников существенно отличаются друг от друга.

Совещание - это форма выработки коллективных решений по важнейшим вопросам жизнедеятельности учреждения, организации.

Заседания -- узко профессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.).

Подготовка заседания - жизненный цикл заседания можно разбить на следующие этапы:

Подготовка;

Проведение;

Контроль исполнения.

Каждый из ответственных исполнителей готовит материалы к заседанию, среди которых обязательным является проект решения по конкретному пункту заседания.

Деловые совещания чаще всего проводятся по следующим поводам: во-первых, при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Требуется заблаговременно оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Цель совещаний - скоординировать усилия сотрудников, дать и получить нужную информацию, принять нужные решения.

Совещание не будет продуктивным, если руководитель заранее не определит состав участников.

Практика показывает, что успех совещания определяется точным выбором времени и места его проведения. Время дня совещания следует назначать с учетом возможностей его потенциальных участников.

Место проведения совещания не должно находиться далеко от расположения основного состава его участников или в помещении, где нельзя организовать выставку, показ иллюстрированного материала и т.д.

Список используемых источников

1. Задоркин В. И. Организация труда руководителя. Электронный учебник.

2. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учеб. пособие. -- Мн.: БГЭУ, 2000. - 644 с.

3. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- 320 с.

4. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. М: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. 271 с.

5. Чижиков В. М., Чижиков В. В. Введение в социокультурный менеджмент. - М.: МГУКИ, 2003. - 382 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Проблема ведения деловых совещаний как ключевая для достижения организационной эффективности и побуждения людей к достижению общих целей. Деловое общение в процессе проведения собраний и совещаний. Подготовка к собранию, его ход и анализ после завершения.

реферат , добавлен 18.12.2013


Решение проблемы неудовлетворенности трудом в коллективе бригады, отдела. Мотивация и признание заслуг работников. Контроль качества руководителем выполненной работы его сотрудников. Типы и цели совещаний. Особенности организации и проведения совещания.

контрольная работа , добавлен 10.03.2015


Понятие делового совещания, классификация совещаний по целям и методам проведения. Правила подготовки к проведению делового совещания. Организация и ведение дискуссии. Психологические типы участников обсуждения. Правила составления протокола совещания.

реферат , добавлен 19.12.2009


Классификация и виды совещаний, формирование повестки дня, состав и участники. Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы, наглядные средства). Оформление документов совещания: стенограмма, фонограмма, протокол.

курсовая работа , добавлен 04.09.2009


Совещания как необходимый инструмент управления организационными системами. Основные цели совещания как способа служебного общения. Особенности проведения конференций, собраний, заседаний, семинаров и пр. Порядок подготовки и проведения совещания.

реферат , добавлен 30.09.2010


Преимущества решений, принимаемых малыми группами: качество, согласие, исполнение и статус. Классификация деловых совещаний. Обязанности руководителя совещания: определение темы и повестки дня; назначение проведения и участников; подготовка помещения.

курсовая работа , добавлен 23.02.2014


Понятие конференции и собрания. Формальные и неформальные совещания. Основные моменты по его проведению и завершению. Вопросы, которые на него не выносятся. Организация эффективной дискуссии. Принципы ведения спора с собеседниками и выдвижения аргументов.

презентация , добавлен 03.06.2015


Подготовка к проведению делового совещания. Дипломатический или авторитарный стили его ведения. Организация дискуссий и психологические типы участников деловых обсуждений. Этапы принятия решений. Завершение делового совещания и составление его протокола.

реферат , добавлен 06.06.2010


Понятие служебного совещания и принципы его организации, классификация и типы, функциональные особенности, порядок и специфика проведения. Анализ процесса проведения служебного совещания на фирме ООО "Антипож", стили поведения руководителя на нем.

курсовая работа , добавлен 20.11.2013


Понятие служебного совещания. Особенности подготовки служебного совещания. Процесс проведения служебного совещания. Стиль деловых отношений. Обсуждение стратегических и оперативных вопросов. Урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений.

Формами организации продуктивной работы предприятия являются совещания и собрания. Они имеют разные цели и способы проведения.

Определение

Совещание – заседание нужного круга лиц, целью которого выступает рассмотрение злободневных вопросов.

Собрание – встреча объединенных общей деятельностью людей для обсуждения актуальных вопросов и проблем.

Сравнение

Участники

На каждом из мероприятий присутствуют разные люди. Совещание характеризуется более узким форматом с участием, как правило, небольшого круга заинтересованных лиц. Среди них могут быть, например, руководители структурных подразделений, ведущие специалисты или представители различных фирм. Иногда совещание бывает судебным, проводимым для вынесения решения по делу.

Собрание – мероприятие более массовое. На нем может присутствовать весь персонал предприятия. Примерами собраний также являются родительское или предвыборное.

Предмет обсуждения

Отличие совещания от собрания заключается и в том, какие темы поднимаются на мероприятии. Так, совещание устраивается для рассмотрения вопросов по управлению производством, сбора сведений о состоянии дел, определения проблемных мест. Люди за круглым столом именно совещаются, и мнение каждого здесь очень важно, в отличие от собрания, на котором иногда достаточно просто присутствовать для получения нужной информации.

На собраниях на повестку дня выносятся более общие, накопившиеся за какое-то время вопросы, имеющие важность для всего трудового коллектива. На таких встречах иногда затрагиваются темы, не относящиеся непосредственно к производству. К примеру, речь может идти о подготовке к предстоящему празднику.

Цели

Характер совещаний – оперативный. Целями подобных заседаний являются внесение коррективов в текущую деятельность, совершенствование рабочего процесса. Совещание заканчивается вынесением резолюции.

На собраниях часто подводятся итоги, проводятся награждения, сообщается об условиях труда и планах на ближайшее время. Ход собрания и принимаемые на нем решения фиксируются в специальном протоколе.

Частота проведения

Разберем, в чем разница между совещанием и собранием относительно периодичности их проведения. Так, из двух видов мероприятий чаще созываются совещания. Для них устанавливается определенное время. Но характер подобных заседаний может быть и внеплановым, если это оправданно срочной необходимостью.

Важным аспектом управления предприятием является проведение собраний и со­вещаний, в процессе которых осуществляется деловое общение. Чтобы собрания и совещания проходили эффективно, их руководителям (председателям) целесо­образно соблюдать следующие рекомендации. Перед собранием (совещанием):

1. Подготовьте повестку дня, т. е. перечень вопросов, которые должны быть ре­шены на собрании (совещании). Эти вопросы могут относиться как к выпол-

нению ранее принятых решений, так и к новым проблемам, которые возник­ли с момента предыдущего собрания (совещания).

2. Решите, кто должен присутствовать на собрании, и заранее оповестите их об этом. Как правило, на производственном собрании присутствуют все чле­ны трудового коллектива. На совещание приглашаются только те сотруд­ники, в компетенции которых решение возникших проблем.

3. Выберите соответствующее место и время. Убедитесь, что место оборудо­вано всем необходимым. Определите время, необходимое для обсуждения этих вопросов. Учтите, что идеальная длительность проведения собраний (совещаний) - не больше полутора часов. Если собрание должно продол­жаться дольше, предусмотрите перерывы.

4. Раздайте повестку дня. Повестка должна быть на руках у сотрудников за несколько дней до собрания (совещания), чтобы они могли подготовиться к собранию (совещанию).

5. Определите заранее основного выступающего и содокладчиков.

6. Предварительно поговорите с каждым участником совещания, выясните их позицию. Это поможет предвидеть конфликтные ситуации и спланиро­вать их разрешение при сохранении сплоченности коллектива.

7. Немаловажен выбор помещения для проведения совещания. Помещение долж­но быть оборудовано удобной мебелью, иметь нормальную температуру воз­духа. Лучше всего разместить участников совещания за круглым столом, когда каждый из них располагается лицом ко всем остальным. Для улучше­ния общения перед участниками целесообразно установить таблички с пол­ными именами, хорошо видимые всем присутствующим.

В течение собрания (совещания):

1. Обсудите повестку дня и, если необходимо, внесите в нее изменения с уче­том новых обстоятельств, появившихся в самое последнее время.

2. Следите за временем, чтобы соблюдался регламент, так как развернувшая­ся дискуссия может его нарушить.

3. Следите за свободой высказывания мнений участниками совещания незави­симо от их служебного положения. Нужно тактично сдерживать энергию лиц, привыкших владеть инициативой в силу своего характера, предостав­ляя менее активным участникам возможность выступить раньше.

4. Во время дискуссии занимайте нейтральную позицию по отношению к вы­сказываемым мнениям.

5. Следите за начинающимися конфликтами и вмешивайтесь, если это необхо­димо. Выступайте в роли посредника, чтобы разрядить обстановку.

6. Периодически проверяйте, готова ли группа принять решение. Вы должны не упустить момент, когда группа пришла к согласию и новая дискуссия уже не может добавить ничего существенного.

7. Придерживайтесь выработанных группой правил принятия решений. Если имеются несогласные, нужно провести голосование и принять решение боль­шинством голосов.

8. Прежде чем завершить собрание (совещание), подведите итоги работы. Выясните у группы, есть ли необходимость собраться еще раз. Важно, что­бы люди ушли с собрания (совещания) с ясным пониманием того, какими должны быть следующие шаги. Когда заседание заканчивается без дости­жения каких бы то ни было решений, может появиться чувство разочарова­ния и крушения надежд.

После собрания (совещания):

1. Проанализируйте ход прошедшего собрания (совещания). Нужно обдумать, выполнило ли собрание (совещание) свои задачи и упрочилась ли после него сплоченность группы.

2. Подготовьте и распространите резюме с итогами собрания (совещания). Запись сведений о том, что было согласовано, какие были решены вопросы и какие следует предпринять следующие шаги, должна напомнить членам группы о работе, которую им предстоит сделать.

3. Восстановите разрушенные отношения с помощью неформального разговора. Если во время собрания (совещания) произошли горячие дебаты, вполне вероятно, что между некоторыми членами группы испортились отношения и они покинули собрание расстроенными или обиженными. Поговорите с ними и успокойте.

4. Проследите, как члены группы справляются с поставленными перед ними заданиями. Нужно проверить, не возникли ли какие-то проблемы при вы­полнении сотрудниками конкретных заданий.

Типичными недостатками проведения совещаний являются:

Неоправданно большое количество совещаний;

Расплывчатая тема совещания;

Непроизводительные затраты времени из-за лишних разговоров;

Неоправданно большое количество участников;

Недостаточное число участников;

Отсутствие протокола, несмотря на необходимость его;

Недостаточно четкое формулирование решений.

Чем выше положение руководителя, тем больше време­ни ему приходится уделять заседаниям, переговорам, дело­вым встречам и другим формам межличностного общения. Время руководителей зачастую теряется попусту.

Совещание определяется толковым словарем как произ­водное от глагола совещаться, т. е. сговариваться, совето­ваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь, как «заседание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов, действий, мер», которое проводится обычно по оператив­ным вопросам. У слова «совещание» есть синонимы - пяти­минутка, летучка, оперативка, планерка.

Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количе­ство участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивается столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний.

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно- технических мероприятий как по организации, так и по его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются просто-напросто в том, что многие сове­щания бывают неудовлетворительно подготовлены и органи­зованы, неумело проведены и неудовлетворительно подыто­жены. Вспомните стихотворение В. Маяковского «Прозасе­давшиеся».

Рассмотрим основные принципы, позволяющие сделать совещание или собрание максимально результативным.

Подготовка к совещанию проводится в три этапа:

1. Разработка организационных вопросов.

2. Обсуждение всех вопросов, которые будут рассматри­ваться.

3. Проведение служебного совещания.

Цель совещания является «началом всех начал», так как чем конкретнее сформулированы цели совещания, тем боль­ше надежды на продуктивный результат, и наоборот, рас­плывчатая формулировка «обсудить состояние вопроса» ни на что определенное не нацеливает. На многих совещаниях участники никак не могут договориться, так как говорят фак­тически о разных вещах.

Работа по подготовке совещания начинается с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте про­ведения.

Назначать совещание лучше на начало или конец ра­бочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм рабо­ты, не заставлять людей переключаться с одного вида де­ятельности на другой. Не стоит проводить собрания (сове­щания) накануне выходных дней и тем более праздников, ведь участники мероприятия не должны никуда спешить. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения со­вещания.

Помещение надо выбирать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Вы­бирая помещение, учитывают прежде всего количество уча­стников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточ­ное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2–3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают воз­можность применения технических средств.

Повестка дня - это первый документ, который составля­ется при подготовке совещания.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные воп­росы располагаются по степени сложности от более слож­ных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на об­суждение, фамилии, инициалы и должность лиц, доклады­вающих по каждому вопросу.

Список участников - это второй документ, который надо подготовить.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосред­ственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными зна­ниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. Количество участников совещания желательно ограничить (не более 15 человек), иначе процесс становится неуправляемым.

Весьма важным моментом при подготовке результативно­го совещания является приглашение. Если на совещании пред­полагается выработать важное решение, руководитель не должен приглашать участников через секретаря по телефо­ну. В данном случае приглашение должно быть отправлено всем участникам в письменной форме. В приглашении указы­вается дата, повестка дня, выступающие, может быть ука­зан состав приглашенных.

Это позволяет приглашенным продумать состояние про­блематичной ситуации, дает возможность выработать пози­цию и собрать факты для обоснования своего решения, уста­навливает продолжительность совещания и т. п.

Итак, имея повестку дня, список участников, зная место и время проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они смогли спланировать свой рабочий день.

Оповещение может быть проведено двумя способами: пись­менно (с посылкой приглашения) или устно (по телефону).

Важнейшее место в подготовке совещания занимает со­ставление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необхо­димо востребовать проекты решений от сотрудников, гото­вящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов, размножены и разосланы за 24 часа до совещания.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затра­ты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлеж­ностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т. д. Размно­жение информационных материалов для участников совеща­ния также может быть существенной статьей расходов.

На подготовительном этапе определяется общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необхо­димости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнять, в какое время каждый из них будет задейство­ван в обслуживании совещания. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос орга­низации совещания следует закрепить приказом руководства.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой поме­щения для проведения совещания и его техническим осна­щением.

Наилучшим местом для проведения совещания является специально оборудованное помещение с круглым столом, настенными часами, без телефона и селектора (телефон и селектор желательно иметь в соседнем помещении, чтобы можно было, не отвлекая остальных, выйти и получить справ­ку или пригласить понадобившегося специалиста). Помеще­ние, где проводится совещание, должно иметь хорошую вен­тиляцию.

Совсем не безразлично, в каком порядке сидят участники совещания. Порядок размещения, начиная с 6 участников, должен устанавливаться с помощью специальных карточек до того, как появятся участники совещания. Представители кон­курирующих групп не должны сидеть напротив друг друга, иначе каждый край стола превратится в окоп, и конфликты будут возникать сами по себе. Людей, испытывающих непри­язнь, рассаживают как можно дальше друг от друга.

Руководитель должен сидеть в центре. Желательно, что­бы он имел возможность смотреть в глаза наибольшему чис­лу участников совещания.

Начинать совещание необходимо вовремя. Не стоит нака­зывать тех, кто пришел вовремя, заставляя их ждать опоз­давших. Руководитель, который ждет на первом совещании одного участника, на втором - будет ожидать всех.

Председателю следует предельно четко сформулировать цель совещания. Начинать совещение следует с позитивного. Решаемую проблему нужно представлять интересно, образ­но, с воодушевлением. Открытие совещания должно длиться не более двух минут.

Участники совещания высказываются в порядке поимен­ного вызова. Всегда должен говорить только один человек. Говорить много так же неприлично, как все время молчать. Следует нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и от­клонениям от темы, которые допускают отдельные участни­ки. Совещание должно последовательно, шаг за шагом при­ближаться к решению поставленной проблемы.

Нельзя комментировать слова выступающего на трибуне подчиненного, прерывать его в ходе выступления, грубо обрывать его на полуслове, если мнение по обсуждаемому вопросу не совпадает с мнением руководителя.

Важным моментом является документирование совеща­ния, т. е. запись процесса обсуждения вынесенных на повест­ку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представлен­ные заранее. Ход совещания можно стенографировать, вес­ти фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных со­вещаний является их протоколирование. Вести протокол дол­жен секретарь или специально назначенное лицо. От его ква­лификации, умения вникнуть и разобраться в существе об­суждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является от­ветственной частью подготовки заседания. Протокол ведется, как правило, кратко и сжато.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

Завершающая часть раздела по каждому пункту повест­ки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу реше­ния. В протоколе указывается список лиц, ответственных за выполнение принятых решений, а также лиц, которые дол­жны ознакомиться с протоколом.

Достигнутый на совещании результат должен быть сфор­мулирован коротко и определенно.

Необходимо сразу же установить, какие шаги должны последовать за принятием решения, у кого какие обязанно­сти, кто несет ответственность за выполнение решения, кто контролирует его выполнение.

Справочники