Гарантийное письмо – является неофициальным документом, в котором одна из сторон обязуется соблюсти какие-либо условия или выполнить некоторые действия. Это может касаться оплаты, выполнения определенных работ, продукции или оказания услуг. Стоит отметить, что составление данного письма во многом может сдвинуть решение возникших проблем и является неким гарантом между организациями того, что стороны выполнят определенные договоренные условия.

Гарантийное письмо предназначается адресату, с интересами которого связаны действия отправителя. Документ составляется в том случае, если одна из сторон не уверена в соблюдении сроков и условий договоренности, и адресоваться такое письмо может как юридическому, так и физическому лицу.

Пример. Компания “Веста” забыло осуществить платеж за услуги предоставления интернета, в результате провайдер отключил организацию от данных услуг за неуплату. Компания предоставило гарантийное письмо о том, что они обязуются погасить задолженность в течение 3-х банковских дней, на основании этого провайдер пошел на встречу и вновь предоставил интернет без наличия оплаты на тот момент.

Такой вид документов составляется в соответствии с определенными правилами и не может быть написан в вольной форме.

Гарантийное письмо в обязательном порядке должно содержать следующую информацию, прописанную в указанной последовательности:

• Номер исходного документа;
• Дата составления;
• Адресат (ФИО руководителя организации или ФИО физического лица);
• Опционально указывается заголовок «Гарантийное письмо» или его тема;
• Текст письма;
• Банковские реквизиты стороны, отправляющей документ;
• Если ранее был заключен договор, в котором прописываются все действия, касающиеся предмета гарантийного письма, отправитель может указать ссылку на этот документ;
• На усмотрение составителя письма могут быть указаны штрафные санкции, которые последуют в случае несоблюдения условий договора (санкции, выплата неустойки, пени);
• Подпись лица, составившего документ и ее расшифровка.

Желательно (но необязательно) составлять документ на или организации, также его можно заверить печатью. Обычно все обязательства сторон прописываются в договоре, но гарантийное письмо в некоторых случаях может стать дополнительной страховкой, которую обеспечивает составляющая сторона.

Например, если организация только начала свою деятельность и еще руководство еще не успело оформить договор аренды помещения, без которого большинство видов деятельности невозможно, составить официальный юридический договор между сторонами не получится. В этом случае гарантийное письмо станет и подтверждением сделки, и гарантией оплаты (при условии, что документ будет заверен нотариусом).

Гарантийное письмо пример составления

Стоит отметить, что лучше, если информация в документе будет нести определенную конкретику, в этом случае данный документ будет нести большую значимость и ценность. В таком случае больше вероятности, что организация, в адрес которой вы пишете данный документ пойдет к вам на встречу.

Исх. № 190913-1

Директору

ООО «Вест»

Д.Б. Егорову

Гарантийное Письмо

ИП Юровский, 1115861111121, как получатель пластиковых панелей на основании договора купли-продажи № 14/2015 от 30 сентября 2015 года, заключенного с ООО «Вест», настоящим письмом гарантирует полную оплату продукции в день ее получения.

Индивидуальный предприниматель Юровский Сергей Викторович

Нюансы при составлении

Гарантийное письмо имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при составлении. В таком документе лучше не использовать длинных и размытых формулировок, которые могут быть истолкованы двояко: при определенных обстоятельствах это может сыграть не в пользу составителя. В письме можно и нужно использовать слово «гарантия» и его производные: «компания гарантирует», «мы гарантируем».

В письме недопустимы орфографические и стилистические ошибки: в некоторых случаях это может стать поводом для того, чтобы признать такой документ недействительным. Такое случается крайне редко и выглядит скорее как последняя возможность зацепиться хоть за какое-то нарушение в случае, если одна из сторон всеми силами пытается аннулировать обязательства. Но серьезные нарушения оформления действительно являются веским основанием для того, чтобы письмо утратило силу (отсутствие подписей, реквизитов или неправильная дата).

Что касается именно юридической силы – гарантийное письмо ее не имеет, пока не будет заверено нотариуса. Однако в этом случае уже изменится статус документа: при официальном акцепте (письменном согласии получателя) он приобретет силу договора. Поэтому желательно приложить к гарантийному письму копии документов, которые также необходимо заверить. Это могут быть копии договоров, реквизиты сторон, свидетельства о регистрации и другая документация, наличие которой посчитают необходимым стороны.

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату?

Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.

А поводом для составления такого документа может стать к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

1. Дата и исходящий номер.
2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
4. Название документа (не обязательно).
5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
7. Сведения об отправителе.
8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

Подписывать такой документ должен не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать , которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Пример гарантийного письма об оплате

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Гарантийное или деловое письмо - не простой документ, это - подтверждение выполнения каких-либо действий и даже соблюдения поставленных условий. В нем можно зафиксировать срок выполнения работ, гарантию качества предоставляемой услуги, факт оплаты труда или денежной выплаты. Чтобы правильно составить гарантийное письмо, стоит опираться на существующие образцы оформления и бланки.

Примечание: Для получения печатной версии нажмите на изображение, после этого нажмите предпросмотр и настройте подходящий вариант печати.

Образец заполнения и бланк гарантийного письма об оплате задолженности и на оплату приобретенного товара или продукции

Рассмотрим бланк гарантийного письма об оплате задолженности и несколько примеров его заполнения. Желательно, чтобы вы оформляли документ на специальном бланке организации, а также, чтобы была печать и подписи главных лиц компании.

Оформленные образцы:

Деловое письмо на оплату приобретенного товара или продукции выглядит так:

Образец заполнения и бланк гарантийного письма на выполнение работ

В документе обязательно должен быть пункт, указывающий на выполнение работ, а также срок выполнения обязательств перед организацией.
Бланк письма:

Образец заполнения и бланк гарантийного письма на поставку товара от производителя

Часто организации самостоятельно выдвигают требования к заявке на получения товара. Однако есть и стандартный бланк:

Пример письма на поставку товара:

Образец заполнения и бланк гарантийного письма о трудоустройстве или от работодателя

Гарантийное письмо о трудоустройстве – второстепенный документ. В нем содержится информация о том, что вашу кандидатуру рассмотрели на определенную должность. Кроме того, может быть написана ваша заработная плата. Некоторые работодатели обходятся без этого документа и просто подготавливают приказ о зачислении на работу. Вот несколько примеров гарантийного письма о трудоустройстве:

Чаще всего гарантийные письма требуют иностранные граждане. Им требуется заверенный документ для доказательства того, что организация может их трудоустроить и предоставит условия для работы сотрудника.

Образец заполнения и бланк гарантийного письма приема на работу

Этот документ отличается от предыдущего тем, что в нем должна содержаться информация о вашем поступлении в организацию – точный срок. Также работодатель обязан зафиксировать в нем вашу заработную плату, номер трудового договора и номер приказа. Вот бланк гарантийного письма приема на работу и пример заполнения образца:

Образец заполнения и бланк гарантийного письма для приглашения иностранца

Образец заполнения и бланк гарантийного письма о практике и на обучение

Образец заполнения и бланк гарантийного письма в налоговую

Налоговые органы часто при регистрации ООО требуют от начальника фирмы гарантийное письмо, которое бы подтвердило, что у компании есть юридический адрес. Такой документ должен написать собственник, предоставляемый организации помещение.
Бланк гарантийного письма:


Образец заполнения:

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

ООО «СТК-Лаб» (в дальнейшем "Арендодатель”) настоящим гарантирует предоставление офисного помещения общей площадью ___ кв. м. в качестве адреса места нахождения Генерального директора Иванова Ивана Ивановича (единоличного исполнительного органа) регистрируемого Общества с ограниченной ответственностью «Василёк» (далее по тексту ООО «Василёк»). Адрес предоставляемого помещения: 124482, Москва, ул. Такая-то, д. 1, офис 17.

По факту прохождения ООО «Василёк» государственной регистрации с обществом будет заключен договор аренды офисного помещения, находящегося по вышеуказанному адресу.

Арендодатель гарантирует, что помещение принадлежит ему на законных основаниях и может быть беспрепятственно сдано в аренду без нарушения чьих-либо интересов, а также законодательства РФ.

Копия свидетельства о государственной регистрации права собственности на помещение серии ___ № __________ от дд.мм.гггг на 1 листе прилагается.

Примечание: Письмо готовится на фирменном бланке Арендодателя. В реквизитах Арендодателя обязательно должны быть указаны контакты, по которым сотрудники регистрирующего органа могут связаться с Арендодателем и перепроверить указанную в письме информацию.

Убедить партнера, что оплата поступит своевременно после поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, поможет гарантийное письмо об оплате. Оно является разновидностью деловой переписки между организациями и подтверждает намерения оплаты в будущем, после предварительного исполнения обязательств партнером по сделке. Гарантийное письмо является основанием для внесения в договор такого условия оплаты, как отсрочка платежа. Составлением данного документа могут заканчиваться преддоговорные переговоры.

Прежде чем написать гарантийное письмо об оплате, ознакомьтесь с правилами его составления. В крупных организациях имеются специальные инструкции по делопроизводству, которые содержат обязательные требования к оформлению деловой переписки. Существуют программы, которые облегчают делопроизводство в организации и предлагают систему управления документооборотом с разработанными формами документов. Если у вас небольшая компания и нет локальной инструкции по делопроизводству, рекомендуется применять общие правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов ».

Возьмите фирменный бланк организации или поставьте угловой штамп с реквизитами вашего предприятия на листе бумаги слева. Справа вверху напишите адресат, кому вы отправляете письмо. Если вы не знаете, кто конкретно занимается финансовыми вопросами в организации, ваше письмо будет адресовано компании в целом. Ее наименование пишите в именительном падеже. Если указываете должность и ФИО получателя, то в дательном падеже. Наименование организации входит в должность. Затем следуют инициалы и фамилия. Если полностью, то в такой последовательности: фамилия – имя – отчество. Обращение «господину» (сокращенно «г-ну») является необязательным, но подчеркнет уважительное отношение. Слева указываете исходящий номер и дату документа, под ними пустой реквизит для входящего номера и даты получения. Ниже по центру по старой привычке многие указывают название документа – гарантийное письмо об оплате. По современным правилам название не указывается. Далее сдержанно и объективно изложите суть письма. В конце подпись руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

Смотрите на нашем сайте.

В тексте письма укажите сумму и сроки оплаты, предмет договора (какой товар, работа или услуга), банковские реквизиты и юридические адреса сторон сделки. В конце текста используйте фразу «оплату гарантируем».

Используйте официальный стиль изложения, простые конкретные предложения. Не употребляйте причастные и деепричастные обороты. Избегайте расплывчатости фраз и долгих рассуждения. Иначе ваш адресат не поймет суть вашей просьбы или усомнится в ваших гарантиях. Доброжелательность и искренность помогут настроить партнера на принятие утвердительного решения в вашу пользу. Жаргон, архаизмы (устаревшие, неупотребляемые слова) и двусмысленные слова не для деловой переписки. Пишите грамотно и без ошибок. Обычно принятие важных решений требует быстрой доставки информации. Почтой письма идут долго. Поэтому письмо вначале отправляют факсом. Получатель использует факсовую копию, пока не придет оригинал документа почтой. Распространен обмен письмами посредством интернета. Оригинал документа с печатями и подписями сканируют и отправляют через е-mail.

Правильно составленное гарантийное письмо об оплате и добросовестное исполнение взятых обязательств создаст хорошую репутацию вашей компании и будет залогом выгодного долгосрочного сотрудничества с деловыми партнерами.

Онлайн калькуляторы