Поддержка стран:
Операционная система: Windows
Семейство: Универсальная Система Учета
Назначение: Автоматизация бизнеса

Программа для оповещения и напоминания

Основные возможности программы:

У Вас сформируется единая база клиентов и поставщиков со всеми необходимыми контактными данными

Чтобы ничего не забыть, по каждому клиенту можно будет отмечать любую планируемую или выполненную работу

Вы сможете легко контролировать каждый свой заказ

По каждому заказу можно будет отслеживать этап исполнения и задействованных сотрудников

Вы получите возможность вести учет по любым услугам

Вы получите возможность продавать любой товар. Программа может работать с любым количеством подразделений и складов. Все филиалы будут работать в единой базе через интернет

Различные договора и бланки могут заполняться программой автоматически

Все сотрудники будут у Вас под контролем

Наша программа напомнит Вам обо всех важных делах

Вы сможете посмотреть список дел на любую дату по каждому своему специалисту

Каждое ваше маркетинговое решение будет учтено и проанализировано по числу новых клиентов и платежам

Все совершенные платежи будут под вашим полным контролем

Отчет покажет, кто из клиентов не полностью оплатил свои покупки или с кем из поставщиков вы еще не до конца рассчитались

Все финансовые движения будут у вас под полным контролем. Вы легко сможете отследить, на что у вас тратится больше всего средств за любой период

Ваших менеджеров можно легко сравнить по различным критериям: числу заявок, прибыли и производительности

Статистика заявок поможет вам легко проанализировать деятельность и доходность компании

Все финансовые взаимоотношения с вашими поставщиками услуг будут под полным контролем

Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании

Вы можете заказать, чтобы на отдельном большом экране отображались сводки со всех ваших торговых точек. Чтобы Вы в режиме реального времени контролировали: свои доходы, исполнение заданий сотрудниками или сроки сдачи заказов

Вывод
на экран

Связь с платежными терминалами, чтобы клиенты могли оплачивать свои заказы не только в магазине, но и в ближайшем терминале. Такие оплаты автоматически будут отображаться в программе

Платежные
терминалы

Если у Вас заполняются договора и прочие документы, мы можем настроить их автоматическое заполнение, чтобы один ваш сотрудник с помощью программы выполнял такой же объем работы, как несколько других сотрудников вручную

Заполнение
документов

Вы можете внедрить оценку качества работы клиентами. После покупки клиенту будет приходить SMS, в которой ему будет предлагаться оценить работу менеджера. Анализ SMS-голосования руководитель сможет просматривать в программе

Оценка
качества

Нужные данные могут загружаться на ваш сайт для контроля статуса заказа, отображения остатка товара по складу или филиалу и цен - возможностей множество!

Интеграция
с сайтом

Ультра-современная функция связи с АТС позволит видеть данные звонящего, эпатировать клиента, сразу обращаясь к нему по имени, не тратить ни секунды на поиск информации

Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы

Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности

Резервное
копирование

Надежный контроль обеспечит интеграция с камерами: программа в титрах видеопотока укажет данные по продаже, полученной оплате и другую важную информацию

Ультра-продвинутые торговые организации могут даже заказать «распознавание лиц». Программа будет узнавать покупателя при входе в магазин или на кассе

Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных

Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок

Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций:

Язык базовой версии программы: РУССКИЙ

Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

Одним из важнейших преимуществ автоматизации является экономия и контроль рабочего времени. Для полноценного выполнения этих двух функции необходима программа для оповещения, которая не позволит упустить что-то важное или забыть выполнить срочный заказ. Она также может напомнить клиенту о том, что пора произвести оплату или выслать закрывающие бухгалтерские документы.

Программа контроль сроков станет вашим рабочим унифицированным органайзером, автоматически выстраивая задачи по мере их важности и срочности. Некоторые для этого ставят обычную программу напоминаний на компьютер. Профессиональная программа для контроля сроков в выполнении своей задачи более совершенна. Она не только в автоматическом режиме выстраивает структуру вашей занятости, но и обладает системой оповещений и напоминаний.

Компания «Универсальная Система Учета» разработала программное обеспечение, которое легко справляется со всеми возможными функциями планирования и контроля рабочих процессов. Программа напоминание бесплатно может быть опробована вами в тестовом режиме. Система учета точно в срок даст вам знать о необходимости выполнения той или иной задачи..

Дополнительную мотивацию и контроль дает сотрудникам программа для отслеживания сроков. Кроме того, такая система означает предоставление корректной информации клиентам о датах выполнения их заказов. Программа для напоминания дел повышает продуктивность использования рабочего времени, дисциплинируя коллектив. В некоторых отраслях такая система жизненно необходима, например, контроль сроков строительства часто способен определить судьбу строящегося объекта. Потому что даже малейшее опоздание будет стоить застройщику немалых денег. Для некоторых компаний важной задачей является учет сроков годности, который также подлежит автоматизации.

Также среди актуальных функций можно выделить: программа для оповещения о событиях – предоставляет клиентам информацию о акциях, скидках, специальных предложениях, изменениях в прайс-листе и прочее; программа для контроля сроков исполнения документов – отслеживает документооборот; программа для оповещения сотрудников – сообщает о собраниях, изменениях рабочего распорядка, новых задачах; программа для учета срока годности – контролирует соответствие продукции предъявляемым к ней требованиям по эксплуатации.

Скачать программу напоминаний можно на нашем сайте в демонстрационной версии, а для приобретения полной версии системы, свяжитесь с нами по телефону или электронной почте.

Программой могут пользоваться:

Видео программы для оповещения и напоминания

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ - Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Анатолий Вассерман представляет новую версию 5.0 программы УСУ

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9 декабря 1952 года. Окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности, по специальности инженер. После окончания института работал программистом. Затем - системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году в клубе «Что? Где? Когда?», затем - на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в 2001-2002 годах и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. Пятикратный чемпион Украины по спортивной версии «Своей игры». Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый призёр того же соревнования, серебряный 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады» - Всемирных игр знатоков - 2010 года по «Своей игре».

Александр Друзь об Универсальной Системе Учета

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Александр Друзь - первый магистр интеллектуальной игры "ЧГК". Шесть раз награждался призом "Хрустальная сова" как лучший игрок клуба. Обладатель "Бриллиантовой совы" – приза лучшему игроку. Чемпион телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», установил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных телеканалах.

Максим Поташёв об эффективности программы УСУ

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев - магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр - «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года - вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии - математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

Сергей Карякин о тактике в бизнесе

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы. Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.

Возможности контроля и управления оповещениями и напоминаниями

Автоматизированная программа для оповещения контролирует сроки выполнения задач;
Программа контроль сроков использует в своей работе систему автоматический оповещений и напоминаний;
Программа для контроля сроков быстро обрабатывает даже большие объемы информации;
Программа для оповещения обеспечивает осуществление контрольной функции;
Программа контроля сроков может функционировать в многопользовательском режиме;
Система контролирует документооборот;
Программа четко регламентирует временные рамки выполнения задач;
Автоматизированная программа для контроля сроков позволяет проводить анализ работы посредством формирования отчетов;
Автоматизированное программное обеспечение работает быстро и лаконично;
Программа для оповещения обладает удобным и простым интерфейсом;
Программа контроля сроков позволяет отслеживать все действия, производимые в системе, сотрудниками компании;
В системе предусмотрено разграничение прав доступа между пользователями;
Программа может взаимодействовать с другими электронными форматами хранения данных;
Автоматизированная программа для контроля сроков более эффективна благодаря широким возможностям работы с информационной базой;
Система обладает удобной системой быстрого поиска, а также фильтрации и сортировки данных;
Управление предприятием при помощи автоматизированной системы упрощает и совершенствует рабочий процесс.

Скачать программное обеспечение для оповещений и напоминаний

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Заказать автоматизацию оповещения и напоминания

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью контроля исполнения поручений. И не важно, сколько сотрудников необходимо контролировать – одного-двуоих, или несколько десятков, а то и сотен. В любом случае наилучшим решением будет ведение электронной базы данных поручений. Программа «Контроль исполнения поручений» как раз и является таким решением и подойдёт в первую очередь для представителей малого бизнеса. Программа поможет вести таблицу поручений с указанием поручителя, исполнителей, сроков исполнения и других данных и менять статусы поручений в зависимости от их исполнения.

Для ознакомления с возможностями программы «Контроль исполнения поручений» (далее КИП) удобнее всего воспользоваться готовым примером. Открыть демо-файл можно через меню Файл – Открыть в папке C:SimplecsKIP Rus 2.1Пример.kip .

На рисунке видно, что все созданные поручения сведены в таблицу. Здесь есть наименование поручения, дата выдачи, ф.и.о. выдавшего поручение и ответственного исполнителя, соисполнителей, сроки выполнения по плану и по факту, а также статус выполнения поручения. Отметим сразу, что данный набор наименований столбцов таблицы легко настраивается под конкретную специфику работы бизнеса.

Для удобства задания с разными статусами помечаются разными цветами. Так, просроченные поручения отмечены розовым фоном, выполненные не в срок жёлтым, выполненные зелёным. Остальные поручения, находящиеся в процессе выполнения, никак не отмечаются и отображаются на белом фоне.

Для изменения поручения достаточно кликнуть на ячейке в таблице и ввести текст или выбрать дату. Кнопкой [+ Добавить] в таблице добавляется пустая строка, в которой мы вписываем данные нового поручения. Кнопка [- Удалить] , соответственно, предназначена для удаления поручений. Также в панели инструментов предусмотрена кнопка [Изменить статус] , позволяющая для выбранного поручения выставить статус «Срок не истёк» . Каждому вновь добавленному поручению автоматически устанавливается данный статус.

В добавленной строке вписываем текст поручения, выбираем даты выдачи и срока выполнения.

Для заполнения остальных ячеек таблицы потребуется предварительная подготовка, а именно заполнение так называемых справочников (хотя редактировать их можно и во время добавления поручения). По сути это отдельные списки, которые можно использовать для быстрого выбора. Например, для указания ф.и.о. руководителя, выдавшего поручение, необходимо выбрать его из списка нажатием кнопки [...] в правой стороне ячейки. В открывшемся окне отображается список сотрудников (справочник), разделённый на две части: слева видим всех сотрудников, а справа выбранных из данного списка. Чтобы указать руководителя или исполнителя, выбираем его в списке слева и жмём кнопку [Добавить в поле выбора ->] . Если же список пустой или необходимо пополнить его новыми данными, жмём правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем + Добавить запись и вводим ф.и.о. Через это же меню можно удалять записи из справочника, редактировать их, а также сортировать, загружать из файла или сохранять в файл. Последняя функция, кстати, весьма удобна, если уже имеется список, подготовленный заранее и сохранённый в файле формата txt .

После заполнения всех полей в таблице мы получаем сформированное поручение. Разработчики программы «Контроль исполнения поручений» предусмотрели возможность быстрой фильтрации поручений по статусу. Для этого в выпадающем списке Активная таблица выбираем один из доступных статусов:
- выданные поручения, иначе говоря, в таблице отображаются все записи;
- просроченные поручения, видны только записи, в которых дата в столбце «Срок исполнения» меньше текущей даты;
- выполненные поручения (все, в срок, не в срок), отображаются записи с выполненными вовремя и не в срок поручениями.

Есть ещё один режим, включаемый кнопкой [Группировка] , когда все записи в таблице сокращаются только до названия поручения. Чтобы развернуть строку, жмём кнопку [+] . Данный режим будет удобен при большом количестве записей.

Напоследок рассмотрим немаловажную возможность КИП, а именно настройку столбцов таблицы (меню Инструменты – настройка таблицы поручений ). Здесь в списке предоставлены уже имеющиеся в таблице столбцы. Для каждой графы можно задать название, тип данных, подключённый справочник и примечание. Здесь же с помощью соответствующих кнопок можно изменить порядок столбцов в таблице.

Для добавления новых столбцов достаточно ввести наименование в строках с названием Столбец 9 , Столбец 10 и т.д. Ничто не мешает нам полностью создать свой шаблон с нуля, в этом случае достаточно будет создать новый проект или удалить все столбцы в имеющемся примере.

Добавляя столбец, мы вводим наименование, а также указываем тип данных. Разработчики предоставили в наше распоряжение несколько типов данных, в том числе текстовой, дату, логический, процент, числовой, статус, путь к файлу или папке, справочник. Например, нам необходимо ставить «галочку», когда поручение требует отчёта исполнителя. Для этого выбираем тип «логический».

В результате в таблице поручений появится новый столбец с ячейками, где можно поставить флажок, если требуется сдача отчёта.

К сожалению, разработчики не стали делить программу на клиент-серверные приложения, чтобы руководитель организации мог устанавливать поручения, а сотрудники только видеть свои задания. Вместо этого в КИП можно установить пароль администратора (Инструменты – Настройка таблицы поручений – вкладка Дополнительные настройки – Защитить настройки паролем ). И тогда при открытии программы мы автоматически входим как пользователь, а чтобы получить доступ к настройкам таблицы поручений и изменения других настроек, потребуется ввести пароль администратора. Здесь же, кстати, можно настроить права пользователя, то есть указать те действия, которые ему доступны в программе. В программе «Контроль исполнения поручений» пользователю можно разрешить/запретить печать отчётов, редактирование справочников, автосохранение файла поручений, изменение данных в таблице поручений, изменение статусов поручений.

Характеристики:
Язык интерфейса: русский
ОС: Windows 2000, XP, 2003 Server, Vista, 7, 8
Размер файла: 10,1 Мб
Лицензия: бесплатная для малого бизнеса и физлиц, есть платная версия 3000 руб. для больших предприятий
Ссылка:

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого, выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не учтенных исполнителем. Программа позволяет разграничить права доступа, подготовить для руководства необходимые отчеты...
Конфигурация легко и быстро настраивается самим пользователем.

В состав программы входят заготовки следующих отчетов:
- Список задач, истекающих на дату
- Справка об исполнительской дисциплине
- Задания, исполненные с нарушениями сроков
- Задания на контроле

Программа «Автоматизированный контроль исполнения заданий» предоставляет пользователям следующие возможности:
Руководителям:
. создавать (регистрировать) новые карточки заданий;
. контролировать сводное состояние текущих заданий по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины;
. контролировать ход исполнения конкретных заданий по любому из исполнителей, учёт переноса сроков исполнения;
. осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения задания;
. фиксировать факт выполнения («закрывать» задания);
. осуществлять поиск заданий по различным критериям;
. просматривать архив закрытых заданий;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное задание;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки заданий по различным критериям;

. формирование отчётов по исполнению заданий и исполнительской дисциплине.

Исполнителям:
. получать новые задания от руководства;
. контролировать сводное состояние своих текущих заданий;
. осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения заданий;
. фиксировать факт выполнения задания;
. осуществлять поиск своих заданий по различным критериям;
. просматривать архив выполненных заданий;
. автоматическая отметка просроченных заданий;
. выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельные или списки заданий по различным критериям.

Для ознакомительных целей можно , которая имеет временное ограничение: 50 дней, и не имеет никаких функциональных ограничений. По окончании демо-периода необходимо будет приобрести лицензию. После оплаты получаете персональный лицензионный код к программе по емейл. Его нужно ввести при запуске программы в диалоговое окно "Активация" и ваша демо-версия станет полной версией без временных и функциональных ограничений, лицензионный код не ограничен по времени.

Информация покупателям:

1. Покупая одну из предложенных лицензий на программу, вы можете лицензионный код установить на неограниченное количество компьютеров (рабочих мест в сети).

2. Лицензия сетевая без ограничений, возможность вечно пользоваться той версией и лицензией, что вы купили.

3. Возможность бесплатно скачивать обновления программ в течении 1 года.

5. Вы можете использовать купленную программу в своей коммерческой деятельности.

Преимущества данной программы

Гибкая структура базы данных
Вы можете создавать новые таблицы и поля в них (хранимые и вычисляемые), задавать ниспадающие списки, назначать подчиненные таблицы, создавать представления и отчеты и многое другое. Система настраивается на любую предметную область без специальных знаний.

Генерация офисных документов с данными из БД по шаблонам
Вы можете создавать шаблоны документов Word, Excel форматов со статическим текстом, картинками, а также c закладками, в которые будут подставляться актуальные данные из БД при генерации документа.

Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов
К каждой записи таблицы могут быть привязаны картинки, хранящиеся в самой БД, а также ссылки на файлы, хранящиеся где-то на файловом сервере, при этом вся необходимая информация будет находиться в БД для удобства поиска, фильтрации и классификации документов.

Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс
Вы можете сортировать, фильтровать, искать записи по любому полю, менять порядок следования и ширину полей, высоту строк, задавать правила цветовыделения строк, ячеек, формулы для подсчета итогов, строить дерево по заданным полям. Вносить записи можно как прямо в таблице (стиль Excel), так и через отдельную форму, которая гибко настраивается.

Фильтры, сортировка, вычисляемые поля, представления
Максимально гибкие условия фильтрации данных, много предустановленных значений ("начинается с", "содержит", "сегодня", "вчера"...). Различные наборы фильтров можно сохранять в файлах для повторного использования. Возможность задавать формулы для вычисляемых полей (в том числе и выражения SQL) и построения таблиц-представлений, выводящих поля из разных таблиц и вычисляемые поля.

Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям
Вы можете задавать правила напоминаний, по которым будет показываться форма с напоминанием тому или иному пользователю.

Сетевой и многопользовательский режим
При использовании многопользовательского режима права доступа гибко настраиваются для каждого пользователя по следующим параметрам: видимость и доступность пунктов меню, основных вкладок, таблиц, полей и записей для просмотра и изменения.

Импорт и экспорт данных
Поддерживается импорт табличных данных из Excel, Access файлов. Экспорт возможен в Word, Excel, HTML.

Стандартная СУБД Microsoft Access или Microsoft SQL Server
Никаких "черных ящиков". У нас стандартный формат хранения данных - MS Access или клиент-серверная MS SQL Server. Обе эти СУБД обладают высокой надежностью, являются признанными стандартами и лидерами в своем классе. Это дает преимущества по сравнению с закрытыми форматами: возможность администрирования, доработки, оптимизации, интеграции с другими системами... В программе можно добавлять пользовательские кнопки, при выборе которых будут выполняться необходимые действия (например, какая-то работа напрямую с БД, запуск сторонних приложений т.п.).

Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.

Контроль по существу

Контроль по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:

указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт - задание / поручение),
когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.

Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» - здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.

Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:

само поручение;
срок исполнения;
исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).

При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

автор может изменить срок исполнения поручения;
автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.

Контроль за сроками исполнения

Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации - секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
внесение данных об исполнении документов;
анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки исполнения документов могут быть определены:

Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно» , подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан , оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно .

В сроковом контроле можно выделить:

текущий контроль,
предупредительный и
итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения , секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от... №...» и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

Пример контроля поручений с использованием MS Excel

Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.

Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:

Рисунок 2

Свернуть Показать

В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые поручения) по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:

Рисунок 3

Экранная кнопка включения фильтра в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Рисунок 4

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Показанные выше критерии фильтрации появились в результате нажатия на серую квадратную кнопку вызова фильтра в колонке «Исполнители» (помечена цифрой 1). Ячейки этой колонки заполнены текстом, поэтому программа предложила нам следующие вариации выбора:

2 - во-первых, мы можем отфильтровать одного или нескольких исполнителей, оставив «галочки» только на них; можем также выбрать только пустые строки, оставив «галочку» только в последнем пункте списка; если оставим «галочку» в позиции «Выделить все», то фильтрации по этому критерию не будет (это сейчас показано на Рисунке);

3 - во-вторых, можно фильтровать по тексту, содержащемуся в ячейках колонки, правда, данный критерий больше подойдет при работе с колонкой «Краткое содержание» документа и т.п. Например, если мы точно не помним заголовок, но помним ключевое слово, которое в нем должно быть, то нужно выбрать пункт «содержит...» и набрать это слово без его окончания, тогда в результате фильтра на экране останутся только строки, у которых в поле «Краткое содержание» присутствует набранное нами слово с разными окончаниями.

Снять фильтр можно, выбрав одноименную команду, - обозначена цифрой 6. Если вы фильтровали строки, задавая разные критерии выбора в нескольких колонках, то однократный выбор этой команды снимет фильтр только в той колонке, где вы выбрали такую команду, при этом остальные фильтры в других колонках останутся действующими - каждый из них нужно снимать индивидуально. В тех колонках, в которых фильтр включен, кнопка вызова фильтра меняет свое изображение на кнопку включенного фильтра .

Если колонка, по содержимому которой мы хотим отфильтровать строки таблицы, заполнена датами, то вместо текстового фильтра программа нам предложит другой - специальный для дат - обозначен цифрой 4: мы сможем выбрать не только конкретную дату, но и позже или ранее какой-то даты либо ограниченный период времени, вчерашний, сегодняшний или завтрашний день и т.п.

В нашей таблице есть 3 колонки с датами.

Числовой фильтр (обозначен цифрой 5) специально заточен для работы с колонками, содержимое которых составляют числа (в нашем случае это регистрационный номер документа).

Рисунок 5

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2003

Свернуть Показать

В MS Excel 2003 фильтр по содержимому колонки вызывается такой же экранной кнопкой , как и в более поздних версиях программы, но в результате ее нажатия открывается один общий список для выбора конкретного значения ячейки или установки более сложного условия фильтрации, которое уже заточено индивидуально под текст, даты либо числа - оно запускается в отдельном экранном окне после выбора в списке позиции «(Условие...)».

На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:

по каким поручениям срок исполнения истекает сегодня у конкретного исполнителя:
кому выбранный нами руководитель в этом месяце давал поручения:

А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня , чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Для этого мы предусмотрели наличие в таблице специальной колонки, которую назвали «Срок рассылки». Теперь настроим ее:

выделяем ячейку I6 (в первой строке настраиваемой колонки) и печатаем в ней знак «=»;
щелкните «мышкой» по соседней ячейке J6 (в той же строке, но в колонке «Срок исполнения») и вы увидите, что она попала в формулу вычисления содержимого ячейки I6;
далее продолжим закладку формулы, набрав с клавиатуры «-4»;
на этом заполнение формулы завершено (ее текущее состояние всегда можно увидеть в строке формул, расположенной над листом Excel, см. условное обозначение 1 на Рисунке 7, у нас получилось «=j6-4»). Теперь нажмите на клавиатуре Enter - и в ячейке таблицы появится результат вычисления заложенной формулы;
после этого формулу можно скопировать в последующие строки таблицы, и тогда в них в колонке «Срок рассылки» дата всегда будет на 4 дня раньше, чем в колонке «Срок исполнения»: укажите «мышкой» на правый нижний угол ячейки I6 (при этом указатель «мыши» должен принять вид черного жирного крестика), нажмите левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, протяните вниз до конца столбца, затем отпустите кнопку. В столбце I вы увидите даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на Рисунке 7);
далее можно сделать так, чтобы в колонке «Срок рассылки» автоматически выделялись цветом ячейки с текущими, т.е. сегодняшними датами (1 октября это будут одни ячейки, а 2 октября - уже другие и т.д.). Для этого нужно воспользоваться функцией условного форматирования. В MS Excel 2007 или 2010 это делается так:
- выделите все ячейки таблицы столбца «Срок рассылки», располагающиеся ниже «шапки»;
- щелкните кнопку Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная (см. Рисунок 6), выберите команду Правила выделения ячеек , а на открывшейся слева или справа панели выберите команду Дата . Откроется одноименное диалоговое окно, в котором есть два списка (Рисунок 8): в левом нужно выбрать позицию Сегодня , а в правом - способ форматирования ячеек, удовлетворяющих этому условию, например, Светло-красная заливка и темно-красный текст . Далее жмите Оk .

На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, 13.08.2012, специалист легко определит, время рассылки каких уведомлений настало.

Можно предусмотреть наличие в таблице последней «технической» колонки, в ней в каждой строке нужно поместить цифру 1. Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк. Для этого выделите «мышкой» в этой колонке оставшиеся на экране ячейки - MS Excel посчитает сумму их значений и напишет ее в нижней справочной строке под листом Excel.

Рисунок 6

Условное форматирование

Свернуть Показать

Сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? На все эти вопросы даны развернутые ответы, многое объясняется на примерах (всего их 16) в статье «Как определить сроки исполнения? » на стр. 12 журнала № 8" 2011

Контролировать исполнение всех документов организации нереально. Поэтому вам помогут рекомендации по определению перечня документов, подлежащих контролю исполнения. Вы узнаете, какие сроки исполнения обычно устанавливаются и как это делается, а также как можно поставить на контроль устные распоряжения. См. статью «Что будем контролировать? » на стр. 30 журнала № 7" 2011

Опубликована в сборнике программ: 02.06.2012 г.

Операционная система: Windows All Platform
Размер программы (дистрибутива): 10Mb
Тип лицензии: FreeWare

Простой инструмент для контроля исполнения поручений в Вашей организации, обладающий возможностями ручной настройки структуры таблицы поручений и подключения справочников. Программа позволяет ограничить права доступа к поручениям рядовых исполнителей и подготовить для руководства организации необходимые отчеты.

Возможности:
Простой инструмент для контроля исполнения поручений;
Возможность ручной настройки структуры таблицы поручений;
Подключение справочников;
Инструменты ограничения прав доступа к программе;
Создание необходимых для руководства отчетов и др.

При добавление программы, в каталог нашего сайта, ссылка на Контроль исполнения поручений, проверялась антивирусом, но так как файл находится на сервере разработчика или издателя софта, он может быть изменён, мы рекомендуем перед загрузкой программного обеспечения к себе на компьютер, проверять файлы в режиме On-Line антивирусом - откроется в новом окне и будет проверена!

Вы можете оставить своё мнение о программе Контроль исполнения поручений или комментарии, а также сообщить о битой ссылке на скачивание.
Если у Вас есть вопрос по работе с программой «Контроль исполнения поручений», Вы можете задать его здесь, так как многие авторы программ и издатели отслеживают сообщения на этом сайте!
Все рекламные сообщения не по теме, а также ссылками и телефонами будут удаляться!