Гарантийное письмо – является неофициальным документом, в котором одна из сторон обязуется соблюсти какие-либо условия или выполнить некоторые действия. Это может касаться оплаты, выполнения определенных работ, продукции или оказания услуг. Стоит отметить, что составление данного письма во многом может сдвинуть решение возникших проблем и является неким гарантом между организациями того, что стороны выполнят определенные договоренные условия.

Гарантийное письмо предназначается адресату, с интересами которого связаны действия отправителя. Документ составляется в том случае, если одна из сторон не уверена в соблюдении сроков и условий договоренности, и адресоваться такое письмо может как юридическому, так и физическому лицу.

Пример. Компания “Веста” забыло осуществить платеж за услуги предоставления интернета, в результате провайдер отключил организацию от данных услуг за неуплату. Компания предоставило гарантийное письмо о том, что они обязуются погасить задолженность в течение 3-х банковских дней, на основании этого провайдер пошел на встречу и вновь предоставил интернет без наличия оплаты на тот момент.

Такой вид документов составляется в соответствии с определенными правилами и не может быть написан в вольной форме.

Гарантийное письмо в обязательном порядке должно содержать следующую информацию, прописанную в указанной последовательности:

• Номер исходного документа;
• Дата составления;
• Адресат (ФИО руководителя организации или ФИО физического лица);
• Опционально указывается заголовок «Гарантийное письмо» или его тема;
• Текст письма;
• Банковские реквизиты стороны, отправляющей документ;
• Если ранее был заключен договор, в котором прописываются все действия, касающиеся предмета гарантийного письма, отправитель может указать ссылку на этот документ;
• На усмотрение составителя письма могут быть указаны штрафные санкции, которые последуют в случае несоблюдения условий договора (санкции, выплата неустойки, пени);
• Подпись лица, составившего документ и ее расшифровка.

Желательно (но необязательно) составлять документ на или организации, также его можно заверить печатью. Обычно все обязательства сторон прописываются в договоре, но гарантийное письмо в некоторых случаях может стать дополнительной страховкой, которую обеспечивает составляющая сторона.

Например, если организация только начала свою деятельность и еще руководство еще не успело оформить договор аренды помещения, без которого большинство видов деятельности невозможно, составить официальный юридический договор между сторонами не получится. В этом случае гарантийное письмо станет и подтверждением сделки, и гарантией оплаты (при условии, что документ будет заверен нотариусом).

Гарантийное письмо пример составления

Стоит отметить, что лучше, если информация в документе будет нести определенную конкретику, в этом случае данный документ будет нести большую значимость и ценность. В таком случае больше вероятности, что организация, в адрес которой вы пишете данный документ пойдет к вам на встречу.

Исх. № 190913-1

Директору

ООО «Вест»

Д.Б. Егорову

Гарантийное Письмо

ИП Юровский, 1115861111121, как получатель пластиковых панелей на основании договора купли-продажи № 14/2015 от 30 сентября 2015 года, заключенного с ООО «Вест», настоящим письмом гарантирует полную оплату продукции в день ее получения.

Индивидуальный предприниматель Юровский Сергей Викторович

Нюансы при составлении

Гарантийное письмо имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при составлении. В таком документе лучше не использовать длинных и размытых формулировок, которые могут быть истолкованы двояко: при определенных обстоятельствах это может сыграть не в пользу составителя. В письме можно и нужно использовать слово «гарантия» и его производные: «компания гарантирует», «мы гарантируем».

В письме недопустимы орфографические и стилистические ошибки: в некоторых случаях это может стать поводом для того, чтобы признать такой документ недействительным. Такое случается крайне редко и выглядит скорее как последняя возможность зацепиться хоть за какое-то нарушение в случае, если одна из сторон всеми силами пытается аннулировать обязательства. Но серьезные нарушения оформления действительно являются веским основанием для того, чтобы письмо утратило силу (отсутствие подписей, реквизитов или неправильная дата).

Что касается именно юридической силы – гарантийное письмо ее не имеет, пока не будет заверено нотариуса. Однако в этом случае уже изменится статус документа: при официальном акцепте (письменном согласии получателя) он приобретет силу договора. Поэтому желательно приложить к гарантийному письму копии документов, которые также необходимо заверить. Это могут быть копии договоров, реквизиты сторон, свидетельства о регистрации и другая документация, наличие которой посчитают необходимым стороны.

Договоры имеют древнюю природу. Издавна порядок и размер оплат выступали существенными условиями, без которых договор не считался заключённым. Да и получение прибыли, по сути, есть главная цель хозяйственного контракта. Репутация нечестного плательщика могла преследовать должника из года в год и отталкивать от него потенциальных клиентов и партнеров.

Что гарантирует письмо?

В современном мире добрая репутация столь же ценна для хозяйственника, как и в древнюю эпоху. Впрочем, неплательщики бывают разные: злостные и вынужденные. Первые постепенно становятся притчей во языцех в деловых кругах и от них отгораживаются осведомлённые дельцы. Вторые - заложники неких непредвиденных обстоятельств, когда нет никакой возможности погасить обязательство в срок. Вероятно, именно для второй категории гарантийное письмо кредитору может стать достойным выходом из сложившейся ситуации.

Образец гарантийного письма об оплате является прежде всего деловым документом некоммерческого толка. Его нельзя предъявить к оплате, с его помощью невозможно списать средства. В письме всего лишь подчёркивается добрая воля должника и его готовность выполнить договорённости в кратчайшие сроки.

Письмо гарантирует, что контрагент настроен дружески, осознаёт свою просрочку, но не может выполнить соглашение в срок по независящим от него причинам, а часто и вследствие форс-мажорных обстоятельств.

Когда необходимо гарантийное письмо

Законодательством не установлено, когда обязательно нужно составить такой документ, ведь гарантийное письмо не имеет силы сделки. Сделка всегда порождает или прекращает обязанности или права, а гарантийное письмо носит лишь информационный и дипломатический характер.

Когда нужно и когда не обязательно составлять гарантийное письмо, стороны решают по соглашению между собой. Вероятно, стоит написать такое обязательство, когда ваш партнёр настаивает на этом. Также должник может попытаться уговорить контрагента отсрочить судебное разбирательство, гарантировав ему оплату долга с приложением графика рассрочки.

Кредитору следует отчётливо понимать несколько моментов:

• получив на руки гарантийное письмо должника, вы отнюдь не обеспечиваете взыскание долга в будущем, ведь предоставленный документ не имеет юридической силы и может рассматриваться в суде лишь как одно из косвенных доказательств наличия долга;
• гарантийное письмо для проведения оплаты не примет ни один банк - это не поручение собственника о списании средств, а лишь обещание заплатить их в будущем.

Должнику также желательно учесть следующее:

• Получение вашим адресатом гарантийного письма и даже благосклонный ответ на него не лишают кредитора возможности всё-таки пойти в суд. Так что не удивляйтесь, если вам придёт повестка на заседание.
• Даже если вы попали в сложное финансовое положение, постарайтесь исполнить гарантийные обещания в срок - берегите свою репутацию. Вряд ли вам поверят ещё раз.

Как написать гарантийное письмо

Образец гарантийного письма об оплате можно найти в справочниках деловой документации и пособиях по бизнес-общению. Оформить такой документ по силам не только юридически подкованному профессионалу, но и талантливому предпринимателю или менеджеру, желающему сохранить отношения с бизнес-партнёром и урегулировать вопрос, не доводя дела до суда.

Форма гарантийного письма об оплате - свободная, заполняется в зависимости от конкретных нужд отправителя. Как и в любом деловом документе, здесь существуют неотъемлемые реквизиты и обороты.

Образец гарантийного письма об оплате услуг

Далее конкретно поговорим о самом документе. Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого будет рассмотрен ниже, является одним из примеров подобного документа. Он вполне подойдет для разработки гарантийных писем и по другим направлениям.

Председателю правления

АО "Вихрь"

Ветрову А. А.

ул. Скобаря, 61,

г. Тмутараканск.

Уважаемый Александр Александрович!

Между нашими компаниями 31.10.2011 был заключён договор на консультационные услуги, который ежегодно пролонгировался и своевременно исполнялся нашими сторонами.

Однако по не зависящим от нас обстоятельствам оплату за услуги, предоставленные Вашей стороной в марте и апреле 2015 года, мы не можем произвести своевременно. В подтверждение этого направляем Вам копии решений суда и постановлений судебного пристава о взыскании сумм ущерба в пользу третьего лица.

Гарантируем погашение задолженности в срок до 01.06.15, о чём немедленно Вас известим.

Надеемся на понимание с Вашей стороны и на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Приложение: копия решения суда о взыскании задолженности;

копия постановления судебного пристава об аресте банковского счета.

С уважением,

Директор ЧП фирма "Чух"

Лаптев В. В.

Является ли гарантийное письмо частью договора?

Как уже было сказано, гарантийное письмо не является сделкой, а, скорее, односторонним подтверждением намерений об оплате задолженности в будущем. Образец гарантийного письма об оплате дал нам достаточно чёткое представление о звучании и направленности этого документа.

Специальная оговорка в гарантийном письме также не превратит его в часть договора, обязательную для обеих сторон, ведь договор - это всегда многосторонняя сделка, всеми согласованная, подписанная и скреплённая печатями. Гарантийное письмо является актом доброй воли: контрагент может его принять, а может и проигнорировать.

Обязательные реквизиты

Гарантийное письмо составляется по шаблону деловых документов и должно быть солидным, продуманным и обоснованным. Образец гарантийного письма об оплате оформляется на бланке компании и содержит следующие разделы:

• "шапка" с указанием должности, фамилии и инициалов руководителя компании-адресата;
• местонахождение компании, к которой обращено письмо;
• затем идут дата и исходящий регистрационный номер гарантийного письма - номер добавит солидности и достоверности;
• далее следует изложение ситуации со ссылкой на договор, по которому образовалась задолженность, с указанием причин просрочки и определением чётких сроков погашения долга;
• если есть документы, подтверждающие изложенное, можно приложить их заверенные копии к письму;
• если есть приложения, они указываются перечнем перед подписью;
• после составления письма, его подписывает первое лицо компании или его полномочный заместитель. При этом "с уважением" прописывается от руки;
• желательно после подписи руководителя указать фамилию и телефон исполнителя, с которым, при необходимости, можно связаться и уточнить спорные вопросы.

Вот и всё, гарантийное письмо готово!

(образец) заинтересует тех, кто хочет получить от должника документ, в котором тот обязуется выполнить какое-то действие в рамках взаимоотношений сторон. Сфера применения гарантийных писем обширна. В нашей статье вы узнаете, как правильно составлять гарантийное письмо.

Что такое гарантийное письмо ?

Гарантийное письмо - это один из документов делового оборота, который составляется одной из сторон сделки (или физическим лицом) и содержит в себе подтверждение соблюдения определенных условий или выполнения каких-либо действий.

Гарантийное письмо является одним из способов обеспечения обязательств.

На практике этот документ встречается не только во взаимоотношениях между юридическими лицами, но и в контексте взаимодействия физических лиц. Примерами сфер применения гарантийных писем могут быть:

• Трудовое право. В данном случае составляется гарантийное письмо о приеме на работу. Оно, как правило, требуется при подаче документов в ФМС для мигрантов.
• Договорное право. Здесь довольно много ситуаций, которые могут потребовать составления гарантийных писем. Например, договор займа, аренды и т. д. Например, гарантийное письмо об оплате задолженности, гарантийное письмо от собственника помещения.

Гарантийное письмо (образец) составить не сложно, так как форма его написания - произвольная, а содержание зависит от конкретной ситуации.

Направить гарантийное письмо можно несколькими способами:

1. Лично в руки. В этом случае получающая сторона должна расписаться на втором бланке документа.
2. По почте заказным письмом.
3. Посредством электронной почты.

Как написать гарантийное письмо ?

Законодатель не предусматривает в нормах права образец гарантийного письма. Однако при его составлении рекомендуем обратить внимание на несколько обстоятельств:

• обязательно указывайте получателя документа, в частности его полное ФИО (или наименование юридического лица), адрес, телефон и иные сведения;
• в тексте письма прописывайте все самым подробным образом - на основании чего возникли правоотношения сторон и что обеспечивается письмом, в какие сроки будут производиться те или иные действия и т. д.;
• к письму можно приложить все документы, с которыми вы посчитаете нужным ознакомить вторую сторону;
• если письмо составляется на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись;
• как правило, гарантийное письмо составляется в ответ на претензию, поэтому целесообразно в самом тексте документа данный факт отразить;
• в конце письма обязательно ставьте дату и подпись, причем подпись должна быть только уполномоченного лица (юридическое лицо дополнительно ставит свою печать).

Форма гарантийного письма

Бланк гарантийного письма, которое составляется от имени юридического лица, должен содержать все его реквизиты (полное и сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).

Если документ составляется от имени физического лица, то порядок написания произвольный.

Гарантийное письмо - как написать ?

Письмо пишется в простой письменной форме либо на официальном бланке юридического лица, либо на обычной бумаге физическим лицом.

В зависимости от конкретной ситуации гарантирующая сторона должна написать сроки и, в случае необходимости, способы выполнения взятого на нее обязательства.

Безусловно, гарантийное письмо не является документом, обязательным для исполнения, так как не носит нормативного характера. Однако при его составлении стороны надеются на порядочность и исполнительность должника. То есть данные отношения основаны на доверии.

Пример гарантийного письма

Скачать гарантийное письмо

Директору ООО «Рога и копыта»

Иванову Игорю Викторовичу

от Петрова Владимира Ивановича,

проживающего по адресу:

г. Ульяновск, ул. Ленина, д. 1 кв. 1.

Контактный тел.: +7 111 111 11 11

Гарантийное письмо

Я, Петров Владимир Иванович, обязуюсь оплатить работы, выполненные ООО «Рога и копыта», согласно договору на оказание услуг от 16.05.2014 № 2 в сумме 16 500 (шестнадцать тысяч пятьсот) рублей в срок до 15.05.2015.

Роспись (расшифровка)

Одна из неотъемлемых составляющих деловых отношений – это деловая переписка. Одним из видов которой, в свою очередь, является гарантийное письмо. В нем отправителем выражаются обещания/гарантии осуществления каких-либо действий относительно адресата, напрямую связанных с интересами адресата. Письмо это – не официальное обязательство, а подтверждение обязательств, которые берет на себя отправитель. Каждое гарантийное письмо в обязательном порядке подписывается руководителем организации, имеет соответствующие печати и регистрируется через канцелярию компании.

Как оформить гарантийное письмо – нюансы составления гарантийного письма

В наши дни гарантийные письма – довольно распространенное явление в деловой сфере. Наиболее часто они используются в следующих случаях:

1. Подтверждение оплаты за что-либо (работа, услуги, товары и пр.).
2. Гарантия отсроченного платежа.
3. Намерения юр/лица относительно потенциального сотрудничества.
4. Предоставление информации 3-им лицам.

Особенности составления гарантийного письма:

1. Сугубо деловой язык, отсутствие длинных и размытых фраз.
2. Четкость формулировок.
3. Указание вида обстоятельств или изложение всей процедуры по выполнению обязательств.
4. Составление данного документа на фирменном бланке отправителя.
5. Скрепление документа печатью компании-отправителя.
6. Наличие подписи руководства и гл/бухгалтера.
7. Стилистические, и тем более орфографические/пунктуационные ошибки в письме недопустимы.
8. Не по правилам оформленное письмо могут признать недействительным.

Большая часть подобных документов начинается с фраз «Настоящим письмом заверяем (гарантируем)…» или «Ввиду договора, подписанного между нашими компаниями и осуществленной предоплаты…», и пр. При условии, что речь в письме – о гарантиях оплаты, в обязательном порядке указываются реквизиты банка. Также к письму нередко прикладывают копии определенных документов, если в этом есть необходимость.

Что должно быть в письме?

1. Название компании-отправителя + стандартный набор реквизитов организации.
2. Порядковый номер письма + дата регистрации данного документа, как исходящего.
3. Данные адресата (ФИО либо название компании).
4. Суть обращения – в содержании письма.
5. Подпись адресата (руководителя).
6. Гербовая печать организации (читаемый оттиск).

Основные виды гарантийных писем – характеристики и особенности заполнения гарантийных писем для физических и юридических лиц

Предоставление организацией гарантийного письма может осуществляться и физическим, и юридическим лицам, в соответствии с обстоятельствами. Причем, само слово «гарантия» может в тексте даже не упоминаться. Главное, чтобы в содержании письма присутствовало подтверждение намерений организации. Виды гарантийных писем следующие:

1. Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.
2. Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки - «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.
3. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя. Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь. По запросу арендатора собственником помещения оформляется подобный документ (то есть, подтверждение юридического адреса компании), который по сути является гарантией предоставления организации указанного в регистрационных документах помещения в аренду. Стоит отметить, что отсутствие этого письма не может стать поводом для последующего отказа в регистрации.
4. Гарантийное письмо на поставку товара. В этом документе обычно пишут об обязательствах поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.
5. Гарантийное письмо о трудоустройстве. Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.
6. Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником. Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Также письмо используется в качестве юридического документа, при традиционном трудоустройстве и регулировании отношений «работник/работодатель».
7. Гарантийное письмо для приглашения иностранца. Его составляет юридическое лицо, по приглашению которого в страну прибывает для работы иностранный гражданин. В письме указывают, что организация обязуется обеспечить такого работника жильем, регистрацией, медицинской и прочей помощью на весь срок его пребывания в РФ. Все доходы при депортации сотрудника организация тоже обязуется взять на себя.

Гарантийное письмо с юридической стороны - имеет ли юридическую силу гарантийное письмо?

По сути, гарантийное письмо не относится к виду официальных подтверждений обязательств. Такое понятие в кодексе РФ просто отсутствует. Но судебная практика с использованием гарантийных писем уже существует, и юридическая сила этого документа будет зависеть от его оформления и текстового наполнения.

На заметку:

Если придать гарантийному письму силу договора, то юридический статус самого письма будет изменен (исходя из ст.435-443 ГК РФ). Например, поставщик, при желании поставить заказчику продукцию, составляет гарантийное письмо с соответствующим предложением (офертой) потенциальной поставки. При условии ответа заказчика на это письмо также в письменном виде своим согласием (акцептом), оба документа уже будут рассматриваться в качестве доказательств по приятым на себя договорным обязательствам. Которые, в свою очередь, уже обладают юридической силой, и которые, при их невыполнении, могут обернуться судебным решением в пользу истца. Главное в этом процессе – содержание в тексте письма-оферты всех значимых условий по выполнению поставки товаров либо услуг (то есть, конкретика). Иначе оферта не будет иметь существенного значения.

Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий с подтверждением обещаний или условий, намерений или действий отправителя, так или иначе связанных с интересами адресата.

Гарантийное письмо может быть адресовано организации или физическому лицу. Само слово "гарантия" может не фигурировать в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантии. В гарантийном письме в гарантироваться могут, например, оплата за выполненную работу, сроки ее выполнения работ, качество выполнения работ, качество поставляемого товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Чаще всего такие гарантии требуются, если одна из сторон не уверена в том, что определенные договоренности будут выполнены. Эти пункты могут составить содержание всего письма или быть его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера, т.е договорам и дополнительным соглашениям.

Чаще всего гарантийные письма предоставляются для подтверждения факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Например при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса, так как заключение договора аренды офиса не возможно. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита. Письмо в этом случае будет подтверждением того, что адресат получит необходимую сумму для его погашения.

Гарантийное письмо отличает ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку в нем идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена.

Гарантийные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, к примеру: "Настоящим письмом гарантируем...". В иных случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату определенные гарантии. В этом варианте соответствующее заявление формулируется в заключительной части, например: "Оплату гарантирую" или "Своевременную и полную оплату гарантируем".

Характерной чертой данного вида письма является наличие наряду с подписью автора (чаще, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные денежные вопросы. В случае, если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. д., то в письме обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

К характерным фразам гарантийного письма можно отнести следующие:

• Гарантируем...
• Гарантируем, что...
• Компания "Партнер" гарантирует...
• Подтверждаем, что произведем оплату
• Просим выслать в наш адрес наложенным платежом...
• Оплату в срок.... гарантируем...
• Настоящим гарантируем...

Правила оформления гарантийного письма соответствуют общим правилам оформления .

Декларация по УСН