Каждый день проводится большое количество деловых встреч и переговоров совершенно разных уровней. И не важно, что это: встреча глав мировых корпораций с целью заключить миллионную сделку или деловая беседа двух мелких предпринимателей о сотрудничестве – в любых переговорах важно уметь правильно их проводить, а не действовать наобум. Без тщательной подготовки к деловой встрече и правильной стратегии поведения во время неё вы вряд ли сможете достичь желаемого результата переговоров.

Проведение деловых встреч – дело довольно тонкое, и даже если вы только начинаете вести деловую активность, уже сейчас вам не помешает узнать некоторые нюансы организации деловых переговоров.

Как организовать деловую встречу

Во время деловой встречи соблюдайте несколько простых правил, и тогда вы: во-первых, будете чувствовать себя увереннее во время переговоров; во-вторых, предстанете в глазах своего собеседника (-ов) серьезной и продуманной личностью, с которой можно иметь дело; и в-третьих, повысите свои шансы на желаемый итог переговоров.

1. Четкие задачи

В процессе подготовки к переговорам необходимо составить конкретный список вопросов, которые нужно рассмотреть и задач, которые нужно решить. И во время самих переговоров не следует отклоняться от этого списка, иначе вы рискуете потерять главную нить разговора и, следовательно, не добиться поставленной цели. Чем больше основных вопросов, которые должны быть рассмотрены на переговорах, тем серьезнее должна быть подготовка к ним, так как необходимо выбрать оптимальное количество времени, которое затратится на рассмотрение каждого вопроса.

2. Минимум «воды»

Это правило касается не только деловых переговоров с партнерами, но и рабочих совещаний и любых деловых бесед по работе. Часто люди (особенно, если они находятся в приятельских отношениях вне работы), начинают углубляться в те темы, которые абсолютно не имеют отношения к цели переговоров. И по итогу получается, что встреча вроде бы состоялась, вроде бы о чем-то говорили, но в результате ни к чему не пришли. Поэтому старайтесь по максимуму отвлечься от разговоров на тему «как отметил день рождение» или «как поживает семья», а сконцентрироваться исключительно на рабочей теме. Все остальные разговоры – в свободное от работы время.

3. Только важные люди

Редко деловые переговоры проводятся двумя людьми с глазу на глаз. Это скорее частные случаи. В большинстве, на переговорах присутствует несколько людей с обеих сторон – советники, коллеги, партнеры, помощники. Брать с собой на переговоры нескольких людей, которые выскажут свое мнение, дадут совет и помогут принять правильное решение – это разумно, но не стоит переусердствовать с количеством помощников. Во-первых, большое количество людей в переговорной комнате может создать ощущение «толпы» и рассеять вашу концентрацию. Во-вторых, люди, которые не особо имеют отношение к рассматриваемой проблеме, если и будут говорить, то скорее всего это будет либо не по теме, либо просто не будет никого интересовать (вы же не будете прислушиваться к мнению дизайнера о том, как вывести предприятие из кризиса?). Поэтому берите с собой на переговоры только тех, кто действительно там нужен.

4. Пунктуальность и регламент

Привычка опаздывать – увы, проблема многих людей. И деловых в том числе. Ждать опоздавших – значит, задерживать начало переговоров. В ожидании время тратиться впустую. По-настоящему деловой человек просто обязан ценить своё время, поэтому либо «выдрессируйте» своих подчиненных так, чтобы они всегда приходили вовремя, либо просто начинайте без опоздавших. К слову, лучший способ навсегда пресечь привычку опаздывать у своих подчиненных – это подавать им собственный пример своевременного прихода на работу и на все рабочие мероприятия.

5. Слово каждому

Если вы приняли во внимание правило о присутствии только важных людей на переговорах (см. 3-й пункт), то значит, на деловой встрече вас интересует мнение каждого находящегося в стенах переговорной комнаты. Дайте им возможность это мнение высказать. Во время вашей речи позвольте присутствующим комментировать и делать конструктивные замечания, однако, не превращайте всё в балаган. Когда итоговое решение уже более менее вырисовалось, еще раз переспросите каждого, что он думает о сложившейся ситуации. Подводя итоги, старайтесь учесть мнение всех участников переговоров.

6. Сдержанность

Умение держать себя на деловой встрече – необходимое качество каждого человека. Не стоит проявлять излишний восторг в отношении каждого выгодного для вас решения. Не стоит раздражаться и психовать, если что-то пошло не так, как вы хотели. Вы можете проявлять своё удовлетворение или свое недовольство, но делайте это сдержанно и с достоинством. Также, на любые «выпады» со стороны оппонентов отвечайте спокойно и уверенно.

7. Презентации

Для любой деловой встречи уместно составить небольшую презентацию, в которой вы опишите краткие положения и цели встречи. Это будет полезно и вашей стороне, и стороне собеседника: вы не упустите и не забудете ни одной важной детали, а собеседнику будет легко воспринять информацию, если она будет представлена в наглядной форме.

8. Вывод

В конце встречи нужно обязательно сделать вывод, включающий в себя вопросы, которые были рассмотрены, и решения, которые были приняты по этим вопросам. Если определенные вопросы по каким-либо причинам не были затронуты (отсутствовали ответственные за них люди, не хватило времени, не было нужной информации и т.д.), то обязательно нужно перенести рассмотрение этих вопросов на определенный день и время, и оповестить об этом всех участников.

1. На рабочие переговоры стоит приходить в соответствующей деловой одежде. В некоторых современных компаниях уместен свободный стиль одежды в обычные рабочие дни (особенно для тех работников, которые не имеют прямого контакта с клиентами и партнерами), однако, если вы являетесь участником деловой встречи, проявите уважение к своим собеседникам и оденьтесь подобающе.

2. Если тематика переговоров очень обширна, будет лучше разбить их на несколько этапов, в процессе каждого из которых вы будете рассматривать отдельный вопрос. В этом случае необходимо правильно расставить приоритеты, и выстроить последовательность этапов в наиболее оптимальном виде.

3. Не тратьте понапрасну свое время. Если вы видите, что встреча стремительно терпит поражение, то лучше закончите её, не доживаясь «официального» финала. Признаков того, что переговоры уже не увенчаются успехом, может быть много: собеседник перестал задавать вам вопросы и поддерживать разговорную активность, собеседник явно устал и не настроен на конструктивную беседу, собеседник начал язвить и так далее. В зависимости от важности тематики переговоров и сотрудничества именно с этим партнером, либо перенесите встречу, либо вовсе поставьте на ней жирную точку.

4. Если другая сторона начала задавать вам слишком много провокационных и каверзных вопросов, это значит только одно: они не до конца верят тому, что вы говорите. Возможно, вы выглядите неубедительно. Поэтому стоит изменить манеру общения или поработать над невербальным проявлениями тела и голоса.

Соблюдение элементарных правил деловой встречи позволяет с первых минут встречи расположить к себе собеседника и создать атмосферу взаимоуважения между участниками мероприятия. Безразличие к устоявшимся правилам бизнес-этикета является одной из основных причин, по которым деловая встреча может закончиться безуспешно. Любому профессионалу своего дела известны основные правила деловой встречи :

1) Не следует опаздывать на деловую встречу. Наиболее верный шаг – приехать к месту назначения за 15 минут до назначенного часа, чтобы привести себя в порядок и собраться с мыслями.

2) Необходимо планировать встречу заранее. Серьезные люди дорожат своим временем и временем своих партнеров, поэтому необходимо заранее продумать течение предстоящей встречи, структуру беседы и основные моменты, которые необходимо затронуть в разговоре. Если деловая встреча проходит в режиме группы, хорошим тоном считается предварительное ознакомление всех участников встречи с ее планом.

3) Подготовка – важный шаг. Если на встрече могут понадобиться документы, буклеты или ознакомительный материал, рекомендуется заранее подготовить и структурировать его, чтобы не выглядеть растерянным перед деловым партнером и подкрепить у него уверенность в том, что вы – деловой и практичный человек.

4) Важно соблюдать этикет деловой беседы. Деловая беседа предполагает, что оппоненты заинтересованы в точке зрения друг друга, поэтому внимательно слушают собеседника, не перебивают, а свои комментарии и вопросы оставляют только в специально отведенное время, которое лучше обговорить заранее.

5) Перед встречей нужно отключить мобильный телефон и другие средства связи (Skype на ноутбуке, мессенджеры), которые могут помешать прямому контакту с собеседником. Если один из участников встречи ожидает важного звонка и должен оставить телефон включенным, ему необходимо предупредить партнеров заранее, чтобы не возникло неловкой ситуации в ходе беседы.

7) Время – деньги. В ходе встречи всегда необходимо следить за временем, если мероприятие распланировано по блокам, важно, чтобы каждый блок занимал ровно столько времени, сколько на него отведено в плане, и тем более важно вовремя закончить, ведь в бизнесе каждая минута – это чьи-то деньги, не стоит злоупотреблять драгоценным временем своих партнеров.

Деловая встреча и деловые переговоры в общем имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.

Для достижения успеха во время деловой встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения.

Деловая встреча происходит обычно в официальной обстановке, и намерения собеседников (деловых партнеров) сводятся к следующему:

1) дать, получить нужную информацию или обменяться ею. Получение информации можно считать основной целью деловой встречи;

2) договориться по интересующему собеседников вопросу;

3) убедить собеседника (делового партнера) в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действий и т. п.;

4) установить контакт, укрепить деловые отношения, а иногда и заключить какое-либо соглашение, закрепив его по возможности письменным протоколом о дальнейших намерениях;

5) динамика любой деловой встречи проходит четыре фазы: контакт, ориентация, решение и оценка, результат. Знание смысла этих фаз позволяет вам строить беседу или подстраиваться под собеседника так, что результатом встречи будет положительное для вас решение.

Первая фаза встречи – это контакт – те секунды, когда вы входите в помещение, здороваетесь и обмениваетесь первыми фразами. Основная цель данной фазы общения – это создание условий для установления партнерских отношений.

Основная задача, которую вы должны решить в первой фазе это установление эмоционального контакта с вашим собеседником.

Беседу на деловой встрече нужно строить последовательно, придерживаясь намеченного плана. В разговоре лучше держаться на ступеньку официальнее, чем на ступеньку фамильярнее, оставаясь при этом вежливым и приветливым. В России принято обращаться к партнерам по имени-отчеству, кроме тех случаев, когда корпоративная культура позволяет называть друг друга по имени, на американский манер.

Позитивное отношение и заинтересованность можно показать такими фразами: «Рады видеть вас!», «Спасибо, что вы нашли время с нами встретиться!» В начале деловой беседы рекомендуется завести короткий разговор на светские темы – о погоде, о последних культурных событиях, экономической ситуации. Такого рода вступительные фразы позволяют привыкнуть к манере говорить собеседника, настроиться на общую волну, достигнуть первого согласия (о погоде за окном мнения расходятся редко).

Чтобы беседа была продуктивной с самого начала, надо уметь:

1) установить контакт с собеседником;

2) создать благоприятную атмосферу для беседы;

3) привлечь внимание партнера и пробудить у него интерес к вашей теме (проблеме или предложению).

Контакт важно не просто установить, его нужно отслеживать по ходу беседы и принимать меры: если он прерывается – задайте вопрос, предложите чай, можно пошутить, если, конечно, позволяет обстановка.

Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение. Если вы хотите, чтобы ваша беседа при первой деловой встрече была результативной, то следует избегать:

1) проявления признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи;

2) проявления неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме;

3) возбуждения оборонительной позиции собеседника первыми же вопросами.

Вы должны установить благоприятную эмоциональную атмосферу, даже если собеседник вам неприятен и вы не испытываете от встречи никаких положительных эмоций, главное – добиться положительных результатов от самой встречи.

Вторая фаза – ориентация. Здесь в качестве основной цели является выяснение сути проблемы, из-за которой произошла встреча. Вам надо донести до собеседника необходимую информацию о ваших превосходных профессиональных качествах в форме презентации (только не хвастаться), объяснить мотивы вашего интереса и обращения к нему.

Эта фаза наиболее длительная, поэтому вашей задачей является поддержание контакта с собеседником. Например, нудное перечисление ваших успехов или клиентов может просто наскучить, и тогда будет потерян положительный эмоциональный контакт, что обычно приводит к отрицательным результатам.

Деловая встреча будет более результативна, если она будет заранее спланирована и вы будете к ней подготовлены, если вами будет собрана вся доступная информация о собеседнике, предполагаемом деловом партнере.

Определите несколько основных мыслей, которые вы хотите донести до другой стороны. Выберите время для презентации и количество информации, которое вы будете сообщать. Продумайте последовательность подачи информации, где сказать главное и как скрыть недостатки вашего решения.

Ваш успех на деловой встрече, помимо ваших профессиональных качеств, во многом зависит от вашего морального состояния, от уверенности в себе, и чем больше у вас будет информации, тем легче вам будет вести переговорный процесс.

Большое влияние на результат вашей деловой встречи оказывают стиль и подходы ведения беседы. Даже при самой положительной настроенности партнеров на общение, искреннем желании достичь договоренности их беседа не складывается, более того, их усилия исправить положение лишь усугубляют его. Важнейшей причиной этого часто является различие стилей и подходов ведения деловой беседы у партнеров и их составляющих, таких как:

1) склонность высказываться прямо или намекать;

2) наличие жестов, интонация, частота повторения и использование определенных компонентов речи: высота тона, тембр, скорость, громкость и т. п.;

3) умение и неумение задавать нужные вопросы или предоставление другим инициативы в предоставлении информации о себе;

4) комфортный уровень формальности – простоты; допустимые шутки; отношение к обмену жалобами;

5) ожидание, что другой последует нашему примеру, и т. д.

Существуют три разных подхода к ведению деловых бесед: жесткий, мягкий и принципиальный.

Если сторона действует «по жесткому типу», то она воспринимает участников беседы как противников, односторонне пытающихся выиграть. Своей целью считает собственную победу, твердо придерживается своей позиции и скрывает свои интересы, требует уступок в качестве платы за соглашение, применяет давление и пытается навязать и выиграть «состязание воли».

Если сторона действует в рамках «мягкого подхода», то она воспринимает участников беседы как друзей, целью беседы считает соглашение и готова заплатить за это односторонними уступками, легко меняет свою позицию, пытается избежать «состязания воли», но если оно навязано, поддается давлению другой стороны.

Сторона, действующая на основе «Принципиального подхода», воспринимает участников как сотрудников, вместе работающих над проблемой. Своей целью считает разумный результат, достигнутый быстро и доброжелательно, концентрируется на интересах, а не на позициях, требует не уступок, а разработки взаимовыгодных вариантов, настаивает на применении объективных критериев, не зависимых от воли участников. Такими критериями могут быть мнения экспертов, экономические показатели по рынку, рассчитанные показатели, статистика, законы, но никак не желания какой бы то ни было стороны.

Выбор наилучшего для вас подхода зависит от следующих факторов:

1) от ваших целей. Если вы хотите сохранять отношения, поддерживать контакт продолжительное время, то предпочтителен «принципиальный подход». Если вам важно выиграть время и вы готовы пойти на уступки сейчас для того, чтобы «отыграть ситуацию» в дальнейшем, возможно следование «мягкому подходу»;

2) от того, на чьей стороне реальная сила. Например, если у вас нет реальной власти, реализация «жесткого подхода» очень затруднительна;

3) от умений и навыков сторон. «Принципиальный подход», являясь одним из самых эффективных, требует и наиболее развитых навыков общения.

Поэтому необходимо с особым вниманием отнестись к личностным качествам вашего собеседника, его позиции и целям, учитывать его потребности в предлагаемом вами решении.

Существует шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах.

1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.

2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, то можно провести с ними деловую встречу просто в виде консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.

4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

5. Избегайте поучать партнера. Ваше убеждение должно быть основано на уважении личных качеств собеседника.

6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

Успешное проведение деловых встреч, бесед и переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.

Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до минуты. Любое опоздание может свидетельствовать о вашей ненадежности в делах.

Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.

Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т. д.

Умение выслушать. Внимательно и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.

Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами. Подготовьте наглядный материал, продумайте форму его подачи.

Эти правила сохраняют свое значение и в ходе ведения дальнейших переговоров.

В случае положительного течения беседы вторая фаза плавно переходит в третью, которая предполагает решение и оценку. Тут от вас потребуется активное общение с собеседником, т. к. начнется подбор наиболее устраивающего обе стороны варианта принятия решений.

Практически при каждой деловой встрече приходится обсуждать несогласия или возражения. И тот факт, что другая сторона вам возражает, доказывает ее заинтересованность, в противном случае она бы просто прекратила разговор. Ваша задача на данном этапе – понять, почему возражает собеседник, в чем вы не учли его интересы, про какие его потребности забыли в предложенном решении и как все это исправить и улучшить решение. Спросите, как другая сторона видит решение возникшего противоречия.

Заготовьте несколько вариантов решения «на выбор», и если возражения вызывают все подряд варианты, тогда придется вернуться к анализу целей другой стороны. Возражения заставляют нас искать нестандартные решения.

Если устранить несогласие в ходе деловой встречи не удается, возьмите тайм-аут, с тем чтобы продумать и поискать более подходящий вариант.

Самая последняя фаза – достижение согласованного решения. На этом этапе обычно согласовываются условия вашей новой встречи для уточнения второстепенных вопросов, обсуждения условий договора или контракта и т. п. Необходимо обговорить, как, когда и где будет происходить ваша следующая встреча.

Негативный исход деловой беседы при «ознакомительной» деловой встрече не является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи. Встречу лучше всего завершить фразой: «Спасибо за то, что у вас нашлось время обсудить наши предложения. Сожалею, что в ваши ближайшие планы не входит…, но если вам потребуется дополнительная информация…» В таком случае встреча или беседа, если даже и не нашла своего продолжения, тем не менее имеет положительную сторону, т. к. всегда существует возможность, что позже этот контакт перерастет в хорошие, полезные отношения.

Если это была встреча-презентация, то можно использовать следующие выражения: «Спасибо за предоставленную возможность обсудить с вами перспективы взаимовыгодного сотрудничества наших фирм», «Благодарим за возможность представить вам…», «Благодарю вас за данную мне возможность предложить вам…»

Ну и конечно же стандартно-универсальные фразы: «Мы благодарим вас за то, что нашли время для встречи», «мне было очень приятно побеседовать с вами», «спасибо, за время, которое вы мне уделили», «Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните, обращайтесь…», «Если вас заинтересовали наши предложения, давайте встретимся дополнительно в удобное для вас время» и т. п.

Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов Кузнецов И Н

6.2. Неофициальные встречи с деловыми партнерами

Неофициальные встречи с деловыми партнерами дают возможность побеседовать с ними в непринужденной обстановке, упрочить взаимоотношения, лучше узнать клиентов, ближе познакомиться с руководителями и подчиненными. Непринужденность в данном случае вовсе не означает, что деловые отношения обязательно должны перерасти в личные или что к таким встречам можно относиться «спустя рукава» лишь потому, что они проходят не на работе.

Ваши внешность и манера себя держать являются критерием для продвижения по службе как в рабочей обстановке, так и во время неофициального общения с коллегами.

Если вы слишком много выпьете, станете себя вести чересчур шумно и грубо или позволите себе хоть небольшую небрежность в одежде, будьте уверены, что ваше руководство обязательно сделает неблагоприятные для вашей будущей карьеры выводы.

Если же вы сами «босс», нет, наверное, необходимости говорить о том, что ваша профессиональная репутация должна оставаться незапятнанной вне зависимости от того, в какой обстановке вы находитесь.

Чтобы организовывать неофициальную встречу с деловыми партнерами, вы прежде всего должны ясно представлять себе политику, проводимую вашей компанией в отношении расходов на такого рода мероприятия. Если организация поощряет их проведение и возместит вам понесенные затраты, тогда все пожелания по этому поводу можно сформулировать лишь в двух словах: будьте честны.

Храните все счета и чеки, подтверждающие ваши расходы на представительские и служебные нужды. На их основе составляйте отчеты, где в хронологическом порядке будут перечислены ваши документально подтвержденные издержки. Не допускайте, чтобы эти отчеты у вас подолгу залеживались, лучше всего сдавайте их в бухгалтерию в конце каждого месяца.

НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ В ТЕЧЕНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

Неофициальные встречи с деловыми партнерами устраиваются не столько для отдыха, сколько для того, чтобы решать связанные с работой проблемы в непринужденной обстановке.

Такие встречи, в частности, могут быть организованы по следующим поводам:

В знак благодарности за оказанную услугу;

Чтобы отметить только что заключенную сделку;

Чтобы завоевать доверие клиента - как уже пользующегося вашими услугами, так и потенциального;

Для обсуждения общих проблем;

Чтобы ближе познакомиться с партнером;

Чтобы попросить об одолжении;

Для выдвижения или обсуждения возникшей идеи;

Чтобы представить кому-то других людей;

Чтобы просто отдохнуть от официальной служебной обстановки и немного расслабиться.

Кого вы приглашаете. В рабочие дни вы можете позвать на ленч или на обед коллегу, клиента, потенциального партнера, занимающего равное с вами положение служащего другой организации. Если же вы руководитель, никто не запретит вам пригласить любого сотрудника вашей фирмы.

По будням никогда не приглашайте в ресторан представителей своего руководства - ни на ленч, ни на обед. Однако если кто-то из коллег, занимающих более высокое положение, позовет вас одного либо с супругой или подругой на неофициальную встречу, вам так или иначе обязательно надо будет организовать ответный прием.

ПРИГЛАШЕНИЕ НА НЕОФИЦИАЛЬНУЮ ВСТРЕЧУ

Не следует приглашать такого человека лично - это уместно по отношению к сотруднику, занимающему равное с вами положение. Если вы - женщина, пошлите письменное приглашение вашему начальнику и его супруге; если же вы - мужчина, попросите написать такое приглашение вашу жену или сами напишите его;

Если вы обращаетесь к начальнику по фамилии, вашей жене следует поступать так же;

В том случае, если вы и ваша жена обращаетесь к вашему начальнику по фамилии, вы оба должны так же обращаться к его супруге;

Вам, возможно, будет проще и удобнее принимать своего начальника, если вы пригласите и других гостей. Позовите тех, с кем у него могут быть какие-то общие интересы;

Совсем не обязательно устраивать прием такого же уровня, как тот, на который вас приглашал ваш руководитель. Так, например, вместо обеда в дорогом ресторане, на который вы были приглашены, можно организовать скромный ответный обед дома;

Когда начальник будет у вас в гостях, не пытайтесь строить из себя того, кем вы на самом деле не являетесь. Делайте все, как обычно; держитесь естественно, как со всяким другим вашим гостем.

Приглашение на ленч. Наиболее распространенным в деловых кругах является приглашение на ленч. Некоторые ответственные работники назначают встречи во время ленча каждый день. Для их проведения обычно выбирают такой ресторан, который был бы удобен и для вас, и для того, кого вы пригласили. Вам надо заранее заказать столик, за которым можно было бы спокойно обсудить ваши проблемы, особенно если они носят деловой характер.

Хотя в настоящее время в большинстве организаций, как правило, часовой перерыв на ленч строго не соблюдается, встречу не следует затягивать дольше, чем на полтора, максимум два часа, поскольку это может иметь нежелательные последствия как для вашей организации, так и для того, кого вы пригласили.

Коль скоро вы привыкли к коктейлю перед ленчем, ограничьтесь одним - насильно никто вас пить не заставляет. Если же ваш гость закажет второй коктейль, вам совсем не обязательно следовать его примеру; вместо крепкого напитка вы вполне можете попросить что-нибудь безалкогольное. Если же ваш гость продолжит пить, можно вежливо предложить: «Наверное, уже стоит сделать заказ, а то мы здесь слишком долго засидимся».

Ленчи, как правило, всегда проходят в неофициальной обстановке, даже когда вы приглашаете несколько человек. Размечать места для приглашенных во время таких встреч приходится крайне редко.

Приглашение на обед. Приглашения деловых партнеров на обед распространены меньше, чем приглашения на ленч, поскольку такие встречи приходятся на нерабочее время и, естественно, затрагивают частную жизнь людей. Но часто руководители компаний заняты в течение дня настолько, что не в состоянии выкроить время даже на ленч. Они могут согласиться обсудить деловые проблемы за обедом. Чаще бывает так, что на обед приглашают несколько человек, имеющих общие интересы.

Приглашения на такое мероприятие должны быть сделаны заранее. Секретарша организатора встречи может либо позвонить по телефону приглашаемому, либо послать ему записку. Если у того, кто приглашает на подобную встречу, секретаря нет, он сам может известить своих предполагаемых гостей о будущей встрече.

Приглашения такого рода должны быть направлены деловому человеку только на адрес офиса, поскольку в этом случае сразу станет ясно, что присутствие супруги не предусматривается. Для делового обеда следует выбрать подходящий ресторан и заказать удобный для беседы или переговоров столик.

Вам, как инициатору приглашения, надо приехать заблаговременно, чтобы встретить ваших гостей, представить их друг другу, если они раньше не были знакомы, и рассадить их за столом. Самого уважаемого или высокопоставленного из приглашенных посадите справа от себя, второго по значению гостя - слева. Остальные могут занять любые свободные места. Если все приглашенные занимают одинаковое положение, вы просто можете сказать: «Давайте-ка будем рассаживаться, кто куда хочет».

Когда все соберутся, вам следует заказать напитки; если кто-то будет задерживаться, все равно сделайте заказ, оставив опоздавшему возможность выбрать себе напиток, как только он придет. Перед обедом собравшимся будет вполне достаточно выпить одну-две порции, однако если кто-то из ваших гостей захочет попросить третью, вряд ли вы сможете этому как-то воспрепятствовать.

Возможно, не все приглашенные захотят выпить вторую порцию, поэтому не спешите просить официанта налить всем по второму разу, поскольку гостям будет неудобно оставить свои напитки нетронутыми. Заказывая вино к обеду, вы не ошибетесь, если попросите принести бутылку красного вина и бутылку белого.

Нередко приглашения на обед предшествуют какому-нибудь вечернему мероприятию, на которое у вас заранее куплены билеты. «У меня есть билеты в театр на следующую пятницу. Если у тебя нет никаких определенных планов, я бы очень хотел пойти на него с тобой, а до этого мы бы вполне могли вместе пообедать».

В том случае, когда вы хотите доставить удовольствие особенно важному для вас собеседнику, выясните сначала, что он больше любит - театр, музыку, спорт или нечто такое, чем славится ваш город, - и купите заранее билеты, спланировав время так, чтобы перед этим мероприятием вместе пообедать. Нередко обстоятельства сами диктуют характер послеобеденных развлечений.

РАЗВЛЕЧЕНИЯ С УЧАСТИЕМ СУПРУГОВ

В некоторых случаях развлечения, связанные с деловой активностью, требуют присутствия супруг или супругов , например:

Приезд деловых партнеров с супругами в ваши края;

Прием в ответ на приглашение вас с супругой;

Стремление ближе познакомиться с клиентом;

Прием, приглашение на который подразумевает участие супружеской четы, например, официальный обед или танцевальный вечер:

Установление дружеских отношений с деловым партнером и желание разделить испытываемые вами дружеские чувства с супругами;

Ваше стремление, будучи руководителем, ближе познакомиться с сотрудниками и дать им возможность лучше узнать вас как человека.

Приглашения «половинкам». Нередко деловым партнерам хочется упрочить возникшие между ними отношения и отправиться куда-нибудь вместе с супругами. Выступая инициатором такого приглашения, вы подразумеваете, что будете вместе с женой, а если принимаете приглашение партнера, это значит, что оно распространяется и на нее. Если вы не женаты, приглашая куда-нибудь такого знакомого, договоритесь со своей приятельницей о том, что она пойдет с вами на эту встречу, а если вас пригласит супружеская пара, можете задать вопрос: «Мне лучше прийти с подругой или вы хотели бы, чтобы я был один?»

Коль скоро вы не состоите в браке, но живете с близким человеком, отношение к нему должно быть точно таким же, как к супругу. Ваш приятель (приятельница) может бывать с вами на всех приемах и вечеринках, куда приглашают сотрудников с супругами, вне зависимости от того, проводится ли это мероприятие на работе или дома у кого-нибудь из ваших коллег.

Если вашу подругу или друга не пригласили, поскольку тот, кто организует прием или вечеринку, не осведомлен о вашей личной жизни, вам вполне удобно задать такой вопрос: «Могу я привести с собой женщину, с которой я живу?» или: «Я живу с…, и мне бы хотелось прийти вместе с ним. Вы не возражаете?» Вам должны будут ответить: «Да, конечно» .

Правила хорошего тона требуют, чтобы человека, с которым вы вместе живете, приглашали на званые вечера точно так же, как вашего супруга или супругу.

Если же, тем не менее, ответ будет отрицательным, вам самому придется решать, хотите ли вы идти туда в одиночестве или предпочтете отклонить приглашение. В первом случае - если вы согласитесь пойти, - постарайтесь не впадать в гостях в дурное расположение духа. Если же вы откажетесь, можете вежливо объяснить: «Мне очень жаль, но я прийти не смогу. В любом случае, очень вам благодарен» .

Не забывайте и о том, что существуют «встречи в офисе», на которые супруги не приглашаются.

Вечерние развлечения. Неофициальные деловые встречи, на которые приглашаются супруги, как правило, связаны с вечерним досугом - обедом в ресторане, за которым может последовать посещение еще какого-либо мероприятия .

Обед в ресторане должен быть организован точно так же, как и любой другой неофициальный обед. Если вы являетесь инициатором встречи, не забудьте заранее оповестить своих гостей, послав на их домашний адрес письменное приглашение либо сделав таковое при личной встрече на работе. Вам надо будет зарезервировать столик в ресторане, заблаговременно туда приехать для встречи гостей, а потом рассадить их так, чтобы женщины чередовались за столом с мужчинами, а двое самых почетных гостей с супругами сидели по правую и левую сторону от вас с вашей женой.

Иногда перед встречей в ресторане хозяин предлагает гостям собраться у него дома на коктейль, а потом все отправляются в ресторан. В этом случае все должно быть организовано как и в других аналогичных ситуациях, причем на хозяине лежит ответственность за то, чтобы гости прибыли в ресторан вовремя.

Если вы собираетесь пригласить ваших гостей из ресторана еще на какое-нибудь мероприятие, перед тем, как купить билеты или зарезервировать места, выясните, что именно доставит им особое удовольствие. Не стоит, скажем, покупать билеты на бейсбол, если супруга вашего коллеги терпеть не может эту игру; не надо заказывать столик в ночном клубе, если жена вашего делового партнера не любит танцевать. Если вы не знаете вкусов тех, кого приглашаете, лучше всего пойти в театр на спектакль, который наверняка будет приятен всем.

Празднование семейных торжеств. Иногда непросто бывает решить, стоит ли приглашать на семейные торжества деловых партнеров. Одним из таких случаев является свадьба сына или дочери. Многие деловые люди используют это событие как повод для того, чтобы пригласить сотрудников, клиентов и деловых партнеров.

Если вы решите так, будьте очень внимательны в выборе приглашенных, чтобы ни один из тех коллег, чьим сотрудничеством вы дорожите, не затаил на вас обиду потому, что вы забыли послать ему приглашение. Естественно, вы позовете только тех сотрудников, которые одновременно являются вашими друзьями - в список приглашенных совсем не обязательно вносить имена всех, кто работает в вашем отделе, или всех ваших клиентов.

Несколько слов о детях. Хотя детей редко приглашают на неофициальные встречи с деловыми партнерами, иногда это нужно делать, в частности, в тех случаях, когда вы с коллегами или партнерами решили с семьями пойти в цирк, организовать пикник, покататься на лодке или вместе отметить какое-то семейное торжество.

Если вы выступаете в роли гостя, никогда не говорите, что придете с детьми, - подождите, пока вам это предложит тот, кто вас приглашает. И никогда не приходите с детьми в гости без предупреждения, независимо от того, насколько неофициальной является встреча. Меню для приема составляется заранее, продукты закупаются для того, чтобы угостить сотрудников, а не незваных гостей и детей сотрудников, вне зависимости от того, насколько они очаровательны или мало едят.

Приглашение домой. Приглашение домой - следующий шаг после приглашения в ресторан или какое-нибудь другое заведение. Оно свидетельствует о том, что между деловыми партнерами или сотрудниками установились дружеские отношения, потому что при такой встрече людей окружает спокойная домашняя обстановка. В таких случаях, естественно, на встрече присутствует супруга хозяина. Как правило, один из партнеров приглашает домой другого на завтрак или ленч не столько потому, что хочет доставить ему удовольствие, сколько ради возможности обсудить какую-то проблему наедине.

Если вы не женаты или не замужем, но живете с подругой или другом, отношение к ним должно быть точно таким же, как и к супругам. Даже в том случае, если ваш деловой партнер был не в курсе того, что вы живете не один, ситуация быстро прояснится. В этих обстоятельствах достаточно просто представить вашему гостю подругу или друга.

Обстановка на вечере будет особенно теплой, если наряду с вашими сотрудниками в числе приглашенных окажется несколько ваших личных друзей, с которыми вас не связывают деловые интересы. В этом случае вы дадите понять гостям, что ко всем относитесь, как к друзьям, вне зависимости от того, объединяют ли вас общественные или деловые связи.

Пригласив в гости только нескольких своих сотрудников, вы заранее должны быть уверены в том, что остальные на вас не обидятся. Либо позовите их в другой раз, либо организуйте прием так, чтобы они ничего о нем не узнали. Атмосфера приема в немалой степени зависит от того, какими возможностями вы располагаете у себя дома, а также от того, как вы с супругой обычно проводите приемы.

Приветствие гостей. Когда гости начнут собираться, вы будете знакомы, по крайней мере, с одним человеком из каждой супружеской пары. Поздоровайтесь с тем, кого вы знаете, обменявшись с ним или с ней рукопожатием, а потом тут же повернитесь к его супруге или ее супругу, имя которых вам уже известно, поскольку вы звонили, чтобы их пригласить, либо посылали приглашение по почте, и скажите: «Здравствуйте…. Очень рад вас видеть» .

Ваш супруг (супруга) должен находиться неподалеку от вас, чтобы, поприветствовав гостей, вы могли, обернувшись, сказать приглашенным: «Хочу представить вам мою жену (мужа)» .

После представления и обмена рукопожатиями хозяин может взять верхнюю одежду гостей или проводить их в помещение, где они могли бы раздеться, если в доме таковое имеется. Когда гостей собирается немного, хозяин может провести пришедших по комнате, представляя их тем, с кем они еще не познакомились.

Одинокий хозяин или хозяйка. Если вы не женаты или не замужем и собираетесь пригласить домой гостей, можете обратиться за помощью к другу или подруге, которые согласятся вместе с вами выступать в роли хозяина либо хозяйки.

Неофициальные деловые встречи в домашней обстановке проводить несколько труднее, чем давать обычные приемы, поскольку половина гостей - ваши сотрудники - хорошо друг друга знают, а вторая половина - их супруги или близкие друзья - могут быть не знакомы вообще ни с кем из приглашенных. В этом случае присутствие и хозяина и хозяйки обычно существенно упрощает ситуацию, поскольку помогает всем гостям почувствовать себя частью общей компании.

Когда неофициальный прием такого рода организует одинокая женщина, она может попросить выступить в роли хозяина близкого друга или родственника. Обращение с такой просьбой к одному из коллег менее желательно, поскольку это поставило бы его в более близкие, чем у других сотрудников отношения с хозяйкой, что могло бы вызвать у кого-то из сослуживцев ревность или подозрения в интимной связи между ними.

Одна из обязанностей такого «приглашенного хозяина» состоит в том, чтобы предлагать гостям напитки - либо разносить их, либо следить за тем, чтобы гостей обслуживали официанты или они сами наливали себе у бара.

Кроме того, хозяин должен беседовать с пригашенными, прежде всего с мужьями сотрудниц, чтобы те не чувствовали себя неуютно. Им, в свою очередь, будет легче преодолеть неловкость, если все будут представлены друг другу и вовлечены в общую беседу. Хозяйка тоже постарается развлекать гостей, однако она может быть занята последними приготовлениями к трапезе, подачей закусок.

Когда прием организует одинокий мужчина, ситуация остается точно такой же. Ему сможет оказать неоценимую помощь женщина, которую он пригласит на роль хозяйки. Однако, поскольку в данном случае вся ответственность за напитки и угощение ляжет на него, «приглашенная хозяйка» сможет существенно облегчить его положение, уделяя внимание его сотрудникам и партнерам, а также создавая доброжелательную обстановку, в которой их супруги чувствовали бы себя более непринужденно.

Правила хорошего тона вовсе не обязывают приглашать на организуемые в домашней обстановке приемы «приходящих» хозяев или хозяек, однако их присутствие может значительно упростить настоящему хозяину его задачу.

РАЗВЛЕЧЕНИЯ В ВЫХОДНЫЕ ДНИ

Коль скоро у вас есть дом (дача), вы, возможно, решите пригласить туда на выходные дни своих деловых партнеров и клиентов с супругами. Однако, если вы с женой недостаточно с ними знакомы и у вас нет полной уверенности в том, что все пройдет гладко, есть вероятность, что с кем-то у вас могут испортиться отношения - такие ситуации, к сожалению, иногда случаются. Этого легче бывает избежать, если ваш дом достаточно велик, там есть все удобства, ваши гости смогут сходить искупаться, поплавать, покататься на лодке или сыграть партию в теннис.

Вы должны заранее подготовиться к приезду гостей как можно лучше, поскольку хозяин или хозяйка, весь день занятые на кухне, доставят гостям мало радости.

ПРАЗДНИКИ НА РАБОТЕ

Новогодние праздники. Как правило, Рождество отмечается в офисе в полдень последнего рабочего дня перед наступлением рождественских каникул, и проводят его руководящие сотрудники. В крупных компаниях праздник этот обычно отмечается сотрудниками отделов во главе с начальниками.

В том случае, если директор или начальник отдела отсутствует или, в силу особенностей своего характера, не стремится активно участвовать в такого рода общественных мероприятиях, проведение праздника могут организовать их заместители. Сами сотрудники определяют программу рождественского праздника крайне редко.

Руководитель организации или ее филиала решает, будут ли присутствовать на торжестве супруги сотрудников. В этом вопросе всегда есть свои «за» и «против». С одной стороны, когда приглашены супруг или супруга, коллеги стремятся лучше себя контролировать; с другой - супругам нередко уделяется недостаточное внимание, и они чувствуют себя в компании лишними.

Каким бы ни было решение руководителя, он должен будет позаботиться о том, чтобы праздничное торжество прошло весело для всех: в одном случае ему придется следить за тем, чтобы никто не перебрал лишнего, а в другом - чтобы супругам сотрудников было уделено должное внимание.

Приглашения на торжества, отмечаемые в офисе, не столь формализованы, как в других случаях . Руководитель может послать каждому сотруднику напоминание о празднике, причем, если в вашей организации есть электронная почта, удобно воспользоваться ею.

Когда празднование предполагается провести не в конторе или офисе, а в ресторане, приглашения должны быть более формализованными - на специальных карточках, с текстом, написанным от руки, если речь идет о небольших организациях, а для более крупных коллективов - отпечатанные типографским способом.

Подготовку к проведению праздника следует поручить нескольким сотрудникам, которые должны будут позаботиться о еде и напитках. В некоторых организациях заранее разрабатывается план развлечений - каждому сотруднику придумывают какой-нибудь забавный подарок либо сочиняют юмористические стихотворения, которые будут вручены или прочитаны во время торжества; если кто-то из отдела умеет петь или играть на музыкальных инструментах, готовятся музыкальные номера. Однако при подготовке большинства праздников организаторы полагаются только на застольную беседу.

Когда празднование происходит в ресторане, коллег у входа встречает руководитель с супругой, если супруги также приглашены, и приветствует каждого сотрудника. Если же торжество проходит на работе, руководитель ходит по помещению, обменивается с подчиненными рукопожатиями, желает каждому счастливого Рождества, поздравляет с Новым годом и благодарит сотрудников за проделанную работу.

Не забывайте, вы на службе. (Праздники в рабочем коллективе.) Во многих организациях принято отмечать и другие знаменательные события, например, такие, как переход кого-нибудь из сотрудников на новую должность, выход на пенсию, свадьбы, рождение детей или достижение выдающихся успехов в работе.

Праздники по случаю такого рода торжественных событий организуют как руководители, так и рядовые служащие. На праздновании могут присутствовать все сотрудники отдела, а также почетные гости и друзья, работающие в других отделах компании. В подобных торжествах супруги, как правило, участия не принимают, за исключением супруги почетного гостя, которую часто специально приглашают на празднование.

Такое мероприятие может быть организовано на работе, однако чаще оно проводится во время ленча или за обедом в расположенном неподалеку ресторане. Кому-то из сотрудников руководитель (или служащие, если они организуют это торжество) поручает уточнить такие детали, как время и место проведения встречи, меню, речи и подарки, если они будут преподнесены.

Если торжественное событие отмечается на работе, празднование, как правило, начинается за несколько часов до окончания рабочего дня. Напитки - алкогольные и прохладительные, как и закуски, можно поставить прямо на рабочие столы, а также в комнате отдыха или конференц-зале, если таковые в организации имеются.

Люди, которые слишком много пьют на отмечаемых с сотрудниками торжественных событиях, наносят своей карьере большой вред. Во время празднования руководители сразу же обратят внимание на отсутствие у таких сотрудников самоконтроля и дважды подумают - если вообще будут потом задумываться - о том, насколько им можно будет доверить более ответственную должность.

Кроме того, эти люди создают неловкую ситуацию как для себя, так и для своих коллег, с которыми им завтра снова придется встретиться на работе. Хороший руководитель на празднике будет внимательно следить за своими подчиненными и если заметит, что кто-то из них слегка перебрал, то просто отведет человека в сторону от бара, не привлекая к этому лишнего внимания. Если же после этого сотрудника снова потянет выпить, уместно негромко сказать ему: «Мне кажется, тебе уже достаточно, правда? Почему бы тебе не съесть что-нибудь и не выпить чашечку кофе?»

Столь же печальными бывают последствия попыток вступить с кем-нибудь из присутствующих на таких мероприятиях в более тесные взаимоотношения. Выпив немного лишнего и находясь в состоянии возбуждения, мужчины и женщины зачастую ставят себя в ситуации, о которых потом им приходится жалеть.

На следующий день, придя на работу со свежей головой, они будут ненавидеть себя за то, что как на духу выкладывали свои личные тайны и принимали достаточно откровенные ухаживания. Самый простой путь избежать подобных неловких ситуаций - это знать о возможности их возникновения и держать себя под контролем. И первым шагом должно стать ограничение спиртного.

Некоторые из присутствующих на торжестве в офисе после его окончания, возможно, захотят продолжить празднование дома у кого-нибудь из сотрудников или неподалеку в баре, где можно выпить и потанцевать. Такое продолжение вечера - очень неплохая идея, если только не забывать о том, что было сказано выше в отношении чрезмерного увлечения спиртным и попыток установить более тесные отношения.

Кроме того, в этом случае необходимо заблаговременно подумать о том, как гости будут добираться до дома. Поскольку пользоваться общественным транспортом в поздние часы для одиноких пассажиров небезопасно, важно заранее продумать, кто кого сможет проводить. Если кому-то приходится ездить по утрам на работу из пригородных районов, он или она должны договориться с кем-нибудь из коллег о том, что смогут переночевать у них.

Одежда для праздников, отмечаемых в офисе. На праздновании торжественного события на службе как мужчины, так и женщины обычно бывают одеты так же, как они пришли на работу. Зная заранее о том, что в офисе будет праздник, вы можете утром надеть более нарядное, чем обычно, платье или костюм . Женщины могут украсить свое платье некоторыми дополнительными аксессуарами, однако слишком шикарный туалет здесь был бы неуместен.

Если же празднование будет проводиться не на работе, и мужчины и женщины могут сменить повседневную одежду на выходное платье. Но поскольку торжественный случай связан со службой, вызывающие наряды стали бы свидетельством дурного вкуса.

ПОДАРКИ И ЗАПИСКИ В ЗНАК БЛАГОДАРНОСТИ

Если вас куда-нибудь пригласили по делам службы, однако встреча эта носила характер неофициальный - будь то обед, вечер, проведенный вместе с супругой и деловыми партнерами, загородная поездка на выходные к вашему начальнику или сотруднику отдела, где вы работаете, или вас пригласили в качестве почетного гостя на торжество, проводившееся в офисе, - вам обязательно надо будет потом отправить тем, кто вас приглашал, благодарственную записку .

Когда вы являетесь одним из многочисленных гостей на праздновании какого-то события на службе или вас пригласили перекусить в ходе рабочего дня, достаточно будет слов благодарности в конце праздника или трапезы. Хотя послать записку со словами признательности за приглашение никогда не будет лишним, тем не менее в данном случае можно выразить благодарность не в отдельном послании, а в ближайшем письме делового характера .

Если повод, по которому вас пригласили, был неофициальным, ваша записка с выражением признательности должна быть послана на имя того, кто вас пригласил, и его супруги по их домашнему адресу. Такие записки обычно пишут от руки на чистом листе бумаги или на личном именном бланке.

Записки с выражением признательности за приглашение на деловые встречи бывают нескольких видов. Коль скоро ваша организация устроила обед в честь какого-то юбилея вашей работы там, вам следует написать от руки на личном именном бланке одну записку с выражением благодарности вашему непосредственному начальнику, а вторую - руководителю организации, если он или она присутствовали на обеде.

Если же вы были приглашены на ленч клиентом, с которым постоянно работаете, посылать отдельную записку нет необходимости. Вместо этого поблагодарите его за ленч в очередном письме. В том случае, когда в ходе ленча, на который вас пригласили, вы впервые встретились с партнером или встречи с ним проходят достаточно редко, будет нелишним послать ему короткую записку.

Подарки хозяину или хозяйке делают только в том случае, если вас приглашают на обед домой . На деловых ленчах или обедах подарки дарить не принято. Единых правил в отношении того, какие именно подарки следует дарить хозяевам, если вас пригласили зайти на коктейль, нет.

Иногда вполне можно вообще обойтись без подарка или подарить супруге хозяина бутылку вина, ликера или небольшой сувенир.

Если вы недавно переехали в какой-то город или район, лучше спросить кого-нибудь о местных обычаях, чтобы не стать единственным гостем, который придет с подарком. Однако будет гораздо хуже, если вы станете единственным, кто подарка не принесет.

Из книги Основы управления проектами автора Пресняков Василий Федорович

Управление документами и деловыми процессами В проектах большое значение имеет не только традиционные функции управления документами, такие как поддержание версий документов и истории работы с ним, ведение архива, авторизация доступа, поддержание связей между

Из книги Эра Facebook. Как использовать возможности социальных сетей для развития вашего бизнеса автора Ших Клара

Управление деловыми процессами Функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения реализуются с использованием базовой функциональности специализированных программных систем (Eastman) или промышленных пакетов управления документами (Documentum).

Из книги Практическая психология для менеджера автора Альтшуллер А А

Неофициальные сообщества Наконец, вы можете рассмотреть вопрос создания неофициального сообщества в социальных сетях: например, групп в Facebook, MySpace или Hi5. Неофициальные сообщества хороши для поддержки партизанских усилий, когда вы хотите оставаться инкогнито или

Из книги Копирайтинг: секреты составления рекламных и PR-текстов автора Иванова Кира Алексеевна

Встречи и приемы ПредставленияВо время встречи в деловом мире обычным порядком является: представление, рукопожатие и обмен визитками. Главное старайтесь представляться и представлять других. Лучше ошибиться, чем проигнорировать человека. Младший по рангу

Из книги Управление проектами для "чайников" автора Портни Стэнли И.

Образец текста выступления руководителя организации на встрече с потенциальными партнерами Уважаемые господа! Позвольте представить вашему вниманию Информационный центр «МЕНТОР» – региональный центр Общероссийской сети распространения правовой информационной

Из книги Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях автора Белоусова Татьяна

Встречи с руководством Пользуйтесь возможностями скромно напомнить высшим руководителям о своем проекте и его значении для организации. Они хоть и утвердили его, скажем, месяц назад, но в организации, вероятно, много и других дел.Комиссии по проверке хода выполнения

Из книги Что не убило компанию LEGO, а сделало ее сильнее. Кирпичик за кирпичиком автора Брин Билл

Из книги Управленческая элита. Как мы ее отбираем и готовим автора Тарасов Владимир Константинович

Из книги Маркетинг как стратегия. Роль генерального директора в интенсивном развитии компании и внедрении инноваций автора Кумар Нирмалия

4.2 Различие между деловыми играми и тренингами Мы проводим различие между деловыми играми и тренингами по следующим основаниям: деловая игра – это организованная извне и ограниченная правилами совместная практическая деятельность людей, направленная на достижение

Из книги Продажи без проблем. Идущий напролом автора Потапов Андрей

Будьте добросовестны в отношениях с партнерами Для развития доверия более сильная сторона должна добросовестно вести дела с партнером, который недостаточно крепок. Добросовестность подразумевает справедливость как в распределении полученных результатов,

Из книги Продвижение бизнеса в ВКонтакте [Новые практики и технологии] автора Румянцев Дмитрий

Работа с поставщиками и партнерами Обратите внимание на потенциальных партнеров. Начните работать с одним из них – самым перспективным.Ищите партнеров из другой ниши. Например, вы производите валенки, а кто-то калоши. Вы можете своим клиентам предлагать приобрести

Из книги Преимущество сетей [Как извлечь максимальную пользу из альянсов и партнерских отношений] автора Шипилов Андрей

Оформление встречи Встречу обязательно надо правильно оформить. Существует свод базовых правил, который я рекомендую использовать.1. Аватарка должна быть максимальной по размеру, с указанием даты, времени и места проведения события, если мероприятие проходит

Из книги автора

Описание встречи Именно на основе описания встречи люди принимают решение – идти на событие или нет. Причем описание развлекательного события и обучающего существенно различается. В первом случае упор лучше делать на эмоции, во втором – давить на рациональность,

Это один из актуальных вопросов, которые волнуют многих администраторов и руководителей проектов и компаний. Почему так много внимания уделяется этому? Потому что в основе всегда лежат соглашения, которые основываются на немалых деньгах, поэтому и способы достижения этих взаимоотношений бывают самыми разными.

Как провести деловую встречу на высшем уровне

Если у вас намечается подобное мероприятие, рекомендуем вам следующие методы:

Естественно, самым основным вопросом будет, нужна ли вообще эта деловая встреча или все можно выяснить посредством дистанционных переговоров. На самом деле все упирается в серьезность намерений и конечный результат. Если цели, как говорится, благородные и несут достойные плюсы, тогда встреча обязана быть. По пустякам не стоит устраивать подобного рода мероприятия.

Составьте себе план деловой встречи, в котором по пунктам распишите свою стратегию ведения беседы.

Отметьте вопросы, которые наиболее интересуют вас и отражают ваши намерения.

Поставьте центральный вопрос, вокруг всего и будет идти дело, так называемая, повестка дня. По сути дела, от этого вопроса не нужно уходить в сторону, поэтому периодически во время беседы акцентируйте свое внимание и внимание собеседника на главном.

Если ваш собеседник намерен получить какие-либо свои плюсы от дела, но они вам не выгодны, либо он избегает определенных тем, а они вам нужны, сделайте условные рамки и подготовьте контрольные вопросы, которые помогут уверенно добиться желаемого ответа и результата.

Указывайте точное время деловой встречи, а так же очертите временные рамки для самой встречи. Дайте понять собеседнику, что вы – очень серьезный человек и не тратите драгоценные минуты напрасно. Если вы не намерены повторять встречу из-за недопонимания друг друга, тогда сделайте акцент на том, что все должно решиться именно в этот раз, а не в какой-то другой момент.

Если в подобного рода встречах будут присутствовать третьи лица, которые также имеют определенные взгляды на конкретные вопросы, дайте им слово, иначе это будет выглядеть некорректно.

Никогда не превышайте порог спокойствия, будьте хладнокровным, даже если дело идет не так, как вы это планировали. Порою только «железная» выдержка помогает нам разобраться в ситуации и получить выгодный контракт.

Важные детали проведения деловой встречи

Если вам нужно провести деловую встречу, вы должны обязательно помнить, что успех проводимого мероприятия напрямую зависит от его качественной подготовки. Вы не должны упускать из виду ни одну важную деталь и только тогда деловая встреча пройдет на высшем уровне. Чтобы это сделать следует знать, как организовать деловую встречу.

Прежде всего вы должны назначить т очную дату деловой встречи. Для этого нужно заранее оповестить о ее проведении всех участников встречи. В зависимости от формата данного мероприятия и от того, с кем именно вы его проводите, это может быть телефонное или устное приглашение, деловым письмом или по электронной почте. Необходимо разослать всем участникам повестку дня с вопросами для дальнейшего их обсуждения, регламентом, основными докладчиками и справочными материалами, если это необходимо.

Нужно подумать какое место больше всего подойдет для проведения деловой встречи. Подходящим местом может быть ваш личный конференц-зал в компании или специальная переговорная комната. Удостоверьтесь в том, чтобы ваши коллеги в этот день не проводили своих деловых встреч. Не менее удобный вариант для проведения встречи – это арендованный вами конференц-зал. Такой вид услуг предлагают многие отели и гостиницы, образовательные учреждения, бизнес-центры.

Иногда деловые встречи устраивают в ресторанах и кафе. Этот вариант может быть уместен, когда на встрече присутствует небольшое количество участников. Если вы решили совместить деловые переговоры с завтраком или обедом или сделать это за ужином, тогда вы должны заранее зарезервировать столик в кафе или ресторане.

Место, где вы хотите провести деловую встречу, не должно быть слишком шумным, так как будет затруднительно обговаривать деловые вопросы. Желательно отказаться от выбора экзотических и экстравагантных мест, ведь ваши вкусы могут не совпасть со вкусами других участников проводимого мероприятия. Поэтому следует остановить свой выбор на заведениях классического характера.

Приготовьте необходимую аппаратуру и перед встречей проверьте ее. Микрофон проектор, видео и телефонная аппаратура – заранее все настройте и тщательно отрегулируйте, чтобы во время встречи не было никаких сбоев в ее работе.

Проверьте все места, разложите на стол раздаточный материал, не забудьте о письменных принадлежностях. Расставьте на столах таблички с фамилиями всех участников.

От вопроса – как провести деловую встречу и сделать это правильно? Напрямую зависит ее положительный исход, а в дальнейшем вам будет намного легче устраивать такие мероприятия.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

Декларация по УСН