Перед началом процесса отслеживания рекомендуется сохранить базовый план . Базовый план (до 11 на проект) представляет снимок календарного плана на момент сохранения и содержит всю информацию о задачах, ресурсах и назначениях. С помощью базового плана можно отслеживать ход выполнения, просматривать отклонения и вносить необходимые исправления. Чтобы сохранить базовый план выполните команду СервисàОтслеживаниеàСохранить базовый план... Нажмите кнопку ОК .

Мастер отслеживания помогает создать таблицу, в которой удобно обновлять сведения о ходе выполнения задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Отслеживание . В боковой области выберите ссылку Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом . На шаге 1 выберите режим отслеживания: вручную (укажите Нет ). На шаге 2 укажите Всегда отслеживать путем указания процента завершения по трудозатратам . В результате в текущем представлении MS Project появился дополнительный столбец %завершения по трудозатратам , а на диаграмме Ганта появились соответствующие данные. Задайте для задачи Предварительное экономическое обоснование проекта процент завершения 70%.

Для сравнение фактических и плановых трудозатрат для задач выполните команды ВидàДиаграмма Ганта и ВидàТаблицаàТрудозатраты . Сравните значения в полях Трудозатраты , Базовые , Фактические и.Оставшиеся .

E Значения в поле Отклонение показывают разницу между трудозатратами по графику и первоначально запланированными трудозатратами, сохраненными в базовом плане.

Печать и публикация проекта

Чтобы просмотреть, как будет выглядеть текущее представление проекта при печати, нажмите кнопку Предварительный просмотр .

В MS Project предлагается более 20 встроенных отчетов. Выполните команду ВидàОтчеты . Выберите категорию Обзорные… и обзорный отчет Сводка по проекту . Также просмотрите отчет Дела по исполнителям (категория Назначения… ).

В категории Настраиваемые… представлены все стандартные отчеты. В окне Настраиваемые отчеты можно создать новые отчеты (кнопка Создать… ), изменить существующие (кнопка Изменить… ), скопировать в шаблон (из шаблона) Global.MPT и т.д. В окне Настраиваемые отчеты выберите отчет Использование трудовых ресурсов и нажмите кнопку Изменить… На вкладке Определение замените Недели на Месяцы .На вкладке Подробности укажите Формат даты Январь 2002 . Нажмите кнопку ОК . Просмотрите отчет (кнопка Просмотр ).

Для публикации сведений о проекте в Internet можно сохранить их в формате HTML. Выполните команду ФайлàСохранить как веб-страницу… Введите имя экспортируемого файла в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить . В первом окне Мастера экспорта нажмите кнопку Далее . Во втором окне установите переключатель Использовать существующую схему и нажмите кнопку Далее . В следующем окне Выберите схему для данных Сводная таблица задач и ресурсов и нажмите кнопку Далее .В следующем окне установите флажок Экспорт на основе шаблона HTML. Для выбора шаблонаHTML нажмите кнопку Обзор . В окне Обзор выберите любой шаблон и нажмите кнопку ОК .В окне Мастер экспорта-параметры схемы нажмите кнопку Готово . Просмотрите созданный файл в формате HTML.

Лабораторная работа №2
Планирование работ средствами Microsoft Excel

Цель . Изучить некоторые возможности Microsoft Excel (условное форматирование, проверка ввода, работа со ссылками и массивами и т.д.), приобрести навыки использования этих инструментов для решения задач планирования работ в проектной организации.

Задание

1. Ввести данные на рабочие листы Исходные данные , Распределение, Диаграмма Ганта и Зарплата согласно заданию.

2. Осуществить распределение проектировщиков по проектам.

3. Составить ведомость на выплату заработной платы.

Основные сведения

Хотя на сегодняшний день существует большое число специализированных программ, предназначенных для управления проектами и планирования (в том числе и рассмотренные выше), однако не всегда они доступны для рядовых пользователей. Преимущество использования электронных таблиц Microsoft Excel для решения подобных задач заключается в широкой распространенности этой программы, наличие некоторого опыта работы с ней у многих пользователей (экономистов, менеджеров). Однако зачастую огромные возможности Microsoft Excel используются не в полной мере из-за недостаточного уровня подготовки рядовых пользователей и даже программистов.

В данной работе демонстрируются возможности MS Excel , которые можно с успехом использовать при решении задач планирования различного рода работ с участием многих сотрудников. Приведенный ниже пример использования MS Excel естественно не демонстрирует всю мощь этого инструментария, однако, как надеется автор, послужит толчком для более углубленного изучения возможностей этой программы.

Рассмотрим следующую ситуацию. Проектной организации, где работает 6 конструкторов и 4 технолога, поручили выполнить 6 проектов (Проект А, Проект Б и т.д.). Работа над каждым проектом включает два этапа: 1) этап конструкторской подготовки производства (КПП) и 2) этап технологической подготовки производства (ТПП). Необходимо распределить проектировщиков по проектам, назначить даты начала этапов, рассчитать даты завершения этапов. Для простоты планирование осуществляется только на один месяц – май 2005 года..

Накладываемые ограничения.

1. Этап ТПП может начаться только после завершения предыдущего этапа КПП.

2. Над одним проектом может работать не более 4 конструкторов и не более 3 технологов.

3. Все проекты должны завершиться не позднее заданных сроков.

4. Один проектировщик может участвовать в нескольких проектах, но одновременно может работать только над одним проектом.

Технология работы

1. Создание рабочего листа Исходные данные

Запустите на выполнение программу Microsoft Excel, создайте рабочую книгу с именем Планирование работ(<ФИО студента>).xls . Переименуйте лист Лист1 с помощью команды меню Формат®Лист®Переименовать лист . Задайте новое имя Исходные данные.

E Другой способ переименовать лист – двойной щелчок левой кнопкой мыши по имени листа.

Введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 5.1 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.1. Рабочий лист Исходные данные

Для обеспечения проверки вводимых значений в ячейку C1 выполните команду ДанныеàПроверка… В окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры задайте Тип данных Список. В поле Источник введите текст

Январь;Февраль;Март;Апрель;Май;Июнь;Июль;Август;Сентябрь;Октябрь;Ноябрь;Декабрь

На вкладке Сообщение для ввода задайте Заголовок Месяц и Сообщение Выберите месяц, для которого создается план работ . Нажмите кнопку ОК .

Для ячейки D1 самостоятельно задайте проверку ввода, указав в качестве Источника текст 2004;2005;2006;2007;2008;2009;2010

Чтобы разместить текст в нескольких ячейках (например, в ячейках D3:F3) необходимо выделить эти ячейки и нажать кнопку Объединить и поместить в центре .

Чтобы разместить текст в ячейке (ячейках) по центру с переносом слов (например, в ячейке D15 или в ячейках В4:В5), выполните команду Форматà Ячейки… и на вкладке Выравнивание задайте по горизонтали по центру , по вертикали по центру . Установите флажок переносить по словам . Нажмите кнопку ОК .

Для диапазона ячеек В6:В11 укажите Отступ 1 (команда меню Форматà Ячейки… , вкладка Выравнивание ).

E Чтобы автоматизировать ввод числовых рядов (1, 2, 3,…), введите числа 1 и 2 в соседние ячейки, затем выделите эти две ячейки, и с помощью мыши протяните в нужном направлении.

Для удобства дальнейшей работы рекомендуется создавать имена для ячеек и диапазонов ячеек. Чтобы быстро создать имя для диапазона ячеек Н5:Н13, выделите эти ячейки и щелкните левой кнопкой мыши по полю Имя (слева от строки формул), введите имя Праздники и нажмите клавишу Enter .

ВНИМАНИЕ! Имена вводятся БЕЗ пробелов!

ВНИМАНИЕ! Ввод имени завершается нажатием клавиши ENTER!

Самостоятельно создайте имена: СпецКонструктор для ячейки В16, СпецТехнолог : для ячейки В17, ЧислоКонструкторов для ячейки D16, ЧислоТехнологов для ячейки D17, ВсегоПроектировщиков для ячейки D18 и Специальность для ячеек С22:С31.

Для ячеек С22:С31 задайте проверку вводимых значений (Тип данных Список, Источник =$В$16:$В$17 ). Введите данные в таблицу Список сотрудников-проектировщиков .

Для автоматизации подсчета числа конструкторов в ячейку D16 введите формулу =СЧЁТЕСЛИ(Специальность;СпецКонструктор)

E Для ввода имен удобно использовать клавишу F3 .

В ячейку D17 формулу введите самостоятельно.

В ячейке D18 подсчитайте сумму.

Создайте листРаспределение и введите данные на этот лист согласно рис. 5.2 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.2. Рабочий лист Распределение

Чтобы не копировать данные с рабочего листаИсходные данные в диапазон ячеек А3:С12 лист Распределение , введите в ячейку А3 формулу

="Исходные данные"!A22

E В процессе ввода формул удобнее не вводить ссылки на ячейки с клавиатуры, а просто щелкать мышью по нужным ячейкам или выделять нужные диапазоны ячеек. В этом случае Excel сам подставляет нужные ссылки.

Скопируйте эту формулу в ячейки диапазона А3:С12.

E Чтобы скопировать формулу из ячейки А3 в ячейки А3:С12, подведите курсор к черному квадратику в правом нижнем углу ячейки А3, чтобы курсор превратился в черный крестик. Нажав левую кнопку мыши, «протащите» курсор по ячейкам А3:С12.

Чтобы заполнить ячейки D2:I2, можно применить два способа (заполните ячейки D2:I2 двумя способами):

Способ 1 . На листе Исходные данные выделите ячейки В6:В11 и скопируйте их в буфер обмена. Затем щелкните правой кнопкой мыши по ячейке D2 на листе Распределение и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка… В окне Специальная вставка установите флажок транспонировать и нажмите ОК .

Способ 2 . Выделите ячейки D2:I2 на листе Распределение . В строке формул введите формулу

=ТРАНСП("Исходные данные"!B6:B11)

E Функция ТРАНСП(массив) находится в категории Ссылки и массивы .

Функция ТРАНСП() должна быть введена как формула массива. Для этого необходимо одновременно нажать клавиши Ctrl , Shift и Enter . В результате в строке формул введенная формула будет заключена в фигурные скобки.

Для проверки ввода в диапазон D3:I12 задайте проверку данных с параметрами Тип данных Список, Источник 0;1

Для ячейки J2 создадим примечание . Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке J2 и выберите команду Добавить примечание . Введите примечание Количество проектов, в которых участвует работник .

В ячейках J3:J12 подсчитайте сумму по соответствующей строке.

В ячейку D13 введите формулу

=СУММЕСЛИ($C3:$C12;СпецКонструктор;D3:D12)

В остальные ячейки диапазона D13:I14 формулы введите самостоятельно.

Чтобы облегчить ввод данных в диапазон ячеек D3:I12, необходимо конструкторов и технологов сгруппировать отдельно. Применим сортировку таблицы на листе Распределение . Выделите диапазон ячеек А2:К12 и выполните команду меню ДанныеàСортировка . В окне Сортировка диапазона в поле Сортировать по задайте Специальность . Нажмите кнопку ОК .

Заполните диапазон ячеек D3:I12 согласно рис. 5.2 (с учетом накладываемых ограничений).

Формулы для ячеек К3:К12 введем позднее. Самостоятельно отформатируйте листРаспределение , чтобы он соответствовал рис. 5.2.

Создайте рабочий лист Диаграмма Ганта . Введите данные на этот лист согласно рис. 5.3 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.3. Рабочий лист Диаграмма Ганта

Чтобы автоматизировать заполнение ячеек В3:В14, ни один из ранее рассмотренных способов не подходит. Введите в ячейку В3 формулу

=СМЕЩ("Исходные данные"!B$6;$A3-1;0)

Размножьте эту формулу в диапазоне ячеек В3:В14.

E СМЕЩ() (категория Ссылки и массивы ).

Самостоятельно введите формулы в ячейки С3:С14.

E Не забудьте задать для ячеек С3:С14 Числовые форматы Дата , Тип 14.03.99 .

В ячейку Е3 введите формулу =СМЕЩ("Исходные данные"!$D$6;A3-1;0)

В ячейку Е4 введите формулу =СМЕЩ("Исходные данные"!$D$6;A3-1;1)

Растяните эти формулы по столбцу Е.

В ячейку F3 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;0;A3-1)

В ячейку F4 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;1;A3-1)

Растяните эти формулы по столбцу F.

В ячейку G3 введите формулу =ОКРУГЛВВЕРХ(E3/F3;0)

Растяните эту формулу по столбцу G.

В диапазон Н3:Н14 введите даты начала работ.

Чтобы рассчитать день завершения этапа, используем функцию РАБДЕНЬ() . Она возвращает дату, отстоящую на заданное количество рабочих дней вперед или назад от даты Нач_дата . Рабочими днями не считаются выходные дни и дни, определенные как праздничные. Функция РАБДЕНЬ() используется, чтобы исключить выходные дни или праздники при вычислении даты завершения этапа.

Синтаксис функции РАБДЕНЬ (Нач_дата ;Количество_дней ;Праздники)

Нач_дата – это начальная дата.

Количество_дней – это количество рабочих дней до или после Нач_дата . Положительное значение аргумента Количество_дней означает будущую дату; отрицательное значение – прошедшую дату.

Праздники – это необязательный параметр и представляет собой список из одной или нескольких дат, которые требуется исключить из рабочего календаря (например, государственные праздники).

Чтобы найти день завершения этапа в ячейку I3 введите формулу =РАБДЕНЬ(H3;G3-1;Праздники). Растяните формулу по столбцу I.

В ячейку J2 введите формулу

=ДАТАЗНАЧ("1"&"Исходные данные"!C1&"Исходные данные"!D1)

Функция ДАТАЗНАЧ() возвращает числовой формат даты, представленной в виде текста.

Синтаксис функции ДАТАЗНАЧ (Дата_как_текст )

Дата_как_текст – это текст, представляющий дату (например, 30.01.1998).

E Оператор & позволяет объединить две текстовые строки в одну строку.

В ячейку К2 введите формулу =J2+1 и размножьте ее по строке.

Отформатируем ячейку J2, чтобы кроме даты, был виден день недели. Подходящего встроенного формата не существует. Чтобы создать его, выполните команду ФорматàЯчейки… На вкладке Число выберите Числовые форматы (все форматы), в поле Тип задайте ДД.ММ.ГГ ДДД

E Шаблон ДДД отображает день недели в виде Пн, Вт, …, Вс.

Чтобы отформатировать диапазон J2:AN2, скопируйте формат из ячейки J2 в остальные ячейки диапазона

E Чтобы скопировать формат из ячейки J2 в диапазон J2:AN2, выделите ячейку J2, нажмите кнопку Формат по образцу . Рядом с курсором появится знак кисти. Выделите диапазон J2:AN2.

Чтобы выделить цветом выходные и праздничные дни, воспользуемся условным форматированием . Выделите ячейку J2 и выполните команду ФорматàУсловное форматирование… Задайте данные согласно рис. 5.4.

E Условие 1 задает формат для выходных дней (с помощью кнопки Формат… задайте желтый цвет заливки ячеек ). Условие 2 задает формат для праздничных дней (задайте красный цвет заливки ячеек ).

E При вводе формул в окне Условное форматирование удобнее не вводить формулы, а вставлять их из буфера обмена, предварительно набрав и отладив в какой-либо ячейке. Для копирования формулы выделите ячейку, затем В СТРОКЕ ФОРМУЛ выделите формулу и скопируйте ее в буфер обмена (кнопка Копировать ). В окне Условное форматирование в нужном месте выполните команду Вставить (кнопка Вставить ).

E Чтобы добавить еще одно условие, служит кнопка .

Скопируйте созданный формат из ячейки J2 в остальные ячейки строки.

Рис. 5.4. Окно Условное форматирование для диапазона J2:AN2

Чтобы на диаграмме Ганта были представлено число проектировщиков, участвующих в проекте на данном этапе, в ячейку J3 введите формулу

=ЕСЛИ(И(J$2>=$H3;J$2<=$I3);$F3;"")

E Найдите и прочитайте описание функции И() (категория Логические ).

Размножьте формулу на диапазон J3:AN14.

Чтобы выделить цветом дни, когда ведется работа над проектом, а также выделить требуемый день завершения проекта, воспользуемся условным форматированием. Для ячейки J3 задайте условное форматирование согласно рис. 5.5.

Рис. 5.5. Окно Условное форматирование для диапазона J3:AN14

E Условие 1 задает формат для дней работы над проектом и для последнего допустимого срока (задайте красную границу ячейки и желтый цвет заливки). Условие 2 задает формат для дней работы над проектом (задайте серый цвет заливки для этапов КПП, зеленый для этапов ТПП). Условие 3 задает формат для последнего допустимого срока (повторите формат для Условие 1 ).

Скопируйте созданный формат из ячейки J3 в диапазон J3:AN3, а также в диапазоны J5:AN5, J7:АN7, J9:АN9, J11:AN11, J13:AN13.

Задайте условное форматирование для ячейки J4 и скопируйте созданный формат в диапазон J4:AN4, а также в диапазоны J6:AN6, J8:АN8, J10:АN10, J12:AN12, J14:AN14.

E Для активизации мастера суммирования выполните команду меню Сервис®Надстройки… В окне Надстройки установите флажок напротив строки Мастера суммирования . Нажмите кнопку ОК .

Выполните команду СервисàМастерàЧастичная сумма… На шаге 1 укажите, где находится таблица для суммирования "Диаграмма Ганта"!$D$2:$AN$14. Нажмите кнопку Далее . На шаге 2 задайте Суммировать 01.05.05 Вс , Столбец Этап , Оператор =, Значение КПП и затем нажмите кнопку Добавить условие . Нажмите кнопку Далее . На шаге 3 нажмите кнопку Далее . Нашаге 4 выберите ячейку J15 и нажмите кнопку Готово . В результате в ячейке J15 находится формула массива

{=СУММ(ЕСЛИ($D$3:$D$14="КПП";1;0))}

К сожалению, она выдает неправильный результат. Отредактируйте формулу, чтобы она приняла вид {=СУММ(ЕСЛИ($D$3:$D$14="КПП";J$3:J$14;0))}

E Чтобы отредактировать формулу массива, после редактирования нажмите одновременно клавиши Ctrl, Shift и Enter .

Для ячейки J15 задайте условное форматирование согласно рис. 5.6.

Рис. 5.6. Окно Условное форматирование для диапазона J15:AN15

E Условие 1 задает красный цвет заливки, Условие 2 – желтый и Условие 3 – зеленый.

Самостоятельно задайте формулы и форматирование для остальных ячеек диапазона J15:AN16.

В ячейке J17 найдите сумму ячеек J15 и J16. Задайте условия форматирования.

Для построения план-графика работы каждого сотрудника введите данные в диапазон D19:AN26 согласно следующим указаниям.

Создайте имя Сотрудники для диапазона "Исходные данные"!B22:B31.

Для ячейки F20 задайте проверку вводимых значений (Тип данных Список, Источник =Сотрудники . В ячейку F21 введите формулу

=ВПР(F20;"Исходные данные"!B22:C31;2;0)

Функция ВПР() позволит по заданной ФИО проектировщика (ячейка F20) установить его специальность, просмотрев таблицу "Исходные данные"!B22:C31.

В ячейку I20 введите формулу

=ВПР($F$20;Распределение!$B$3:$I$12;G20+2;0)

Она позволяет извлечь информацию об участии проектировщика в конкретном проекте (0 – не участвует, 1 – участвует).

В ячейку J20 введите формулу

=ЕСЛИ($I20=1;СМЕЩ(J$3;ЕСЛИ($F$21=СпецКонструктор;2*($G20-1);2*$G20-1);0);"")

Она позволяет скопировать нужную информацию из вышележащей таблицы о числе конструкторов или технологов, участвующих в проекте в этот день. Для ячейки J20 задайте условное форматирование согласно рис. 5.7.

Рис. 5.7. Окно Условное форматирование для диапазона J20:AN25

В ячейку J26 введите формулу =СЧЁТ(J20:J25) , подсчитывающую число проектов, в которых участвует сотрудник в этот день. Задайте условное форматирование, сигнализирующее красным цветом ячеек, что число проектов больше 1.

Размножьте введенные формулы по соответствующим диапазонам.

Вернемся к формуле в ячейке I3. Если дата начала работ равна 01.05.05, то на диаграмме Ганта возникает ошибка – при длительности работы в пять дней, на диаграмме работа занимает четыре рабочих дня. Ошибка связана с особенностями работы функции РАБДЕНЬ() . Введите в ячейку I3 «подправленную» формулу

=РАБДЕНЬ(H3-1;G3;Праздники) и размножьте ее по столбцу.

При работе с MS Excel пользователи довольно часто по ошибке портят созданные ранее формулы. Чтобы избежать несанкционированного изменения формул можно защитить ячейки, листы или всю книгу в целом. Чтобы защитить лист Исходные данные перейдите на него и выполните команду СервисàЗащитаàЗащитить лист... В окне Защитить лист введите пароль (можно не вводить).

ВНИМАНИЕ! Если вводите пароль – обязательно сохраните его!

Чтобы защитить лист Распределение за исключением ячеек D3:I12, в которые будут вводиться данные, выделите диапазон ячеек D3:I12 и выполните команду ФорматàЯчейки… На вкладке Защита сбросьте флажок Защищаемая ячейка . Нажмите кнопку ОК . Затем защитите лист Распределение .

Самостоятельно защитите лист Диаграмма Ганта за исключением ячеек H3:H14.

На основе полученного плана работ рассчитаем заработную плату каждого работника согласно формуле

Зарплата работника = Объем работ в днях * Дневная тарифная ставка

E Не забудьте снять защиту листа командойСервисàЗащитаàСнять защиту листа...

Рис. 5.8. Таблица длительностей этапов проектов

В ячейку О3 введите формулу

=СМЕЩ("Диаграмма Ганта"!$G$3;2*(M3-1);0)

В ячейку Р3 введите формулу =СМЕЩ("Диаграмма Ганта"!$G$3;2*M3-1;0)

Размножьте формулы по таблице.

Создадим имя для диапазона О3:О8. Выделите ячейки О2:О8. Выполните команду ВставкаàИмяàСоздать…, и в окне Создать имена укажите переключатель в строке выше . Нажмите кнопку ОК .

В результате автоматически будет создано имя Этап_КПП .

Самостоятельно создайте имя Этап_ТПП для диапазона Р3:Р8.

В ячейку К3 введите формулу

=МУМНОЖ(D3:I3;ЕСЛИ(C3=СпецКонструктор;Этап_КПП;Этап_ТПП))

Размножьте формулу по столбцу.

Для расчета зарплаты введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 5.9.

Рис. 5.9. Тарифная сетка

Для ячейки Е33 создайте имя ДневнаяТарифнаяСтавка .

В ячейку D36 введите формулу =C36*ДневнаяТарифнаяСтавка и размножьте ее по столбцу.

Создайте лист Зарплата . Введите данные согласно рис. 5.10.

В ячейку А1 введите формулу

="Ведомость на выдачу зарплаты за "&"Исходные данные"!C1&" "&"Исходные данные"!D1

В ячейку Е3 введите формулу =ВПР(B3;Распределение!$B$3:$K$12;10;0)

В ячейку F3 введите формулу

=E3*ВПР(D3;"Исходные данные"!$B$36:$D$53;3;1)

Размножьте формулы по столбцам.

Рис. 5.10. Ведомость на выдачу зарплаты за май 2005 года

Полученное решение не удовлетворяет условиям задачи на странице 50. Например, Петров С.И. одновременно участвует в проектах Г, Д и Е; в отдельные дни (6 мая и с 12 по 16 мая) будет не хватать конструкторов. Поэтому необходимо скорректировать разработанный план работ.

Пользуясь созданными таблицами, перераспределите сотрудников по проектам, назначьте новые даты начала работ по этапам,

E Изменяйте данные только в диапазонах ячеек Распределение!D3:I12 и "Диаграмма Ганта"!H3:H14 . Для проверки того, что план-график работы сотрудника удовлетворяет заданным ограничением, используйте ячейку J20.

E Для упрощения распределения сотрудников разбейте их на группы по 2-4 человека и переводите эту группу с одного проекта на другой.

Задачу можно прервать, а затем продолжить ее выполнение по графику позднее. Это удобно, если требуется временно остановить работу над одной задачей, чтобы выполнить другую задачу. Задачу можно прерывать столько раз, сколько необходимо.

1. Нажмите кнопку Прервать задачу.
2. Наведите указатель на отрезок задачи, которую требуется прервать, а затем щелкните отрезок в том месте, где требуется ее прервать.

Если кнопка Прервать задачу не отображается, нажмите кнопку Другие кнопки, а затем нажмите кнопку Прервать задачу.

Разделение задачи на части не является аналогом ввода повторяющейся задачи, которая выполняется через определенные интервалы как, например, собрания коллектива. Для таких событий следует создать повторяющуюся задачу.

Удаление задачи

При корректировке календарного плана, чтобы соблюсти конечную дату, вернуться в рамки бюджета или устранить превышение доступности ресурса, может потребоваться уменьшить область охвата проекта. Следует удалить задачи в соответствии с сокращением области охвата.

В поле "Идентификатор" (самое левое поле) выберите задачу, которую требуется удалить. Чтобы выделить несколько соседних строк, удерживая нажатой клавишу SHIFT , щелкните номера первой и последней строки нужного диапазона.

Чтобы выбрать несколько строк вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно идентификационные номера задач. Нажмите клавишу DEL .

При удалении суммарной задачи удаляются все ее подзадачи.

При удалении задач все назначенные им ресурсы освобождаются. Таким образом можно устранить превышения доступности ресурса или понизить бюджет. Имеется также возможность переназначить другим задачам ставшие доступными ресурсы, чтобы соблюсти график.

Сохранение плана по ходу выполнения

После ввода сведений о задачах, ресурсах или затратах на проект можно сохранить текущую копию базового плана.

В процессе выполнения проекта можно ввести фактические сведения и воспользоваться помощью Microsoft Project для сравнения этих данных с базовым планом

Когда введены все сведения проекта и все готово для начала фактической работы, можно сохранить данные базового плана проекта, чтобы сравнивать его с фактическим ходом его выполнения. С помощью базового плана можно отслеживать ход выполнения, просматривать отклонения и вносить необходимые исправления. Например, можно найти задачи, начатые позже, чем планировалось, выяснить объем фактически выполненной ресурсами работы по отношению к назначенной, а также отслеживать бюджет.

В плане проекта может быть сохранено до 11 базовых планов, а также разрешается сводить обновленные данные проекта в суммарные задачи. Они называются "Базовый план", "Базовый план1",... "Базовый план10". Впоследствии, сравнивая сведения базовых планов с текущим графиком проекта, можно выявить и разрешить проблемы, а также более точно планировать подобные проекты в будущем.

1. В меню Сервис выберите команду Отслеживание, а затем - команду Сохранить базовый план.
2. Выберите параметр всего проекта, чтобы сохранить базовый план проекта. Выберите параметр выбранных задач, чтобы добавить новые задачи в существующий базовый план.
3. Нажмите кнопку OK.

Отслеживание и управление ходом выполнения

При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане.

Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.

После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.

Определите один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ . Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.

Отслеживание хода выполнения с помощью мастера отслеживания

Мастер отслеживания, представляющий собой часть консультанта, помогает создать таблицу, в которой можно любым удобным способом обновлять сведения о ходе выполнения задач. Используйте настраиваемую таблицу отслеживания для ручного ввода сведений о ходе выполнения или для принятия обновлений через сервер Microsoft Project Server .

1. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Отслеживание.
2. В боковой области выберите ссылку Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом.
3. Выберите режим отслеживания: вручную или с помощью сервера Microsoft Project Server.
4. Укажите, будет ли отслеживание выполняться путем указания процента завершения по трудозатратам или фактических и оставшихся трудозатрат.
5. Далее отвечайте на вопросы и следуйте указаниям, появляющимся в боковой области. В Microsoft Project в текущем представлении задач создается и отображается настраиваемая таблица отслеживания.
6. После завершения выберите ссылку Сохранить и закончить работу.

Сравнение хода выполнения задач с планом

Чтобы определить задачи, даты которых существенно отличаются от дат в базовом плане, используйте представление " Диаграмма Ганта с отслеживанием". После этого можно скорректировать зависимости задач, заново назначить ресурсы или удалить некоторые задачи, чтобы не нарушались крайние сроки.

В представлении " Диаграмма Ганта с отслеживанием"" каждый отрезок задачи отображает даты начала и окончания по базовому плану вместе с текущими датами начала и окончания.

По мере ввода фактических данных верхний отрезок может перемещаться, демонстрируя отклонение от плана. Например, если дата начала задачи "Опись экспонатов" смещается на два дня, а задача выполнена на 55%, то красный календарный отрезок сдвигается на два дня относительно нижнего отрезка базового плана.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта с отслеживанием.
2. Чтобы просматривать поля отклонений, в меню Вид выберите команды Таблица и Отклонение.
3. При необходимости нажмите клавишу TAB для просмотра полей отклонений. Чтобы сведения об отклонениях были доступны, необходимо иметь сохраненный базовый план.
4. В меню Вид выберите команды Панели инструментов и Отслеживание.
5. Обновите сведения о ходе выполнения задач в проекте.
6. Если задача была начата или закончена в соответствии с календарным планом, выберите ее и нажмите кнопку Обновить по графику.
7. Если ход выполнения задачи не соответствует календарному плану, обратитесь к следующим урокам, чтобы узнать, как ввести фактические даты начала и окончания, ввести фактическую длительность задачи или обновить процент выполнения задачи.

Ввод фактических дат начала и окончания для задачи

Задачи, начало или окончание которых запаздывает, могут стать причиной срыва календарного плана всего проекта из-за задержки дат начала и окончания связанных задач. Задачи, начатые или завершенные раньше намеченного срока, могут высвободить ресурсы для работы над другими задачами, которые отстают от календарного плана. В Microsoft Project можно с помощью введенных фактических значений перепланировать календарный план для оставшейся части проекта.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта .
2. В поле Название задачи выберите задачи, которые требуется обновить с помощью тех же значений. Чтобы выбрать несколько задач подряд, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю из этих задач. Чтобы выбрать несколько несмежных задач, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно нужные задачи.
3. В меню Сервис выберите команды Отслеживание и Обновить задачи.
4. В группе Фактические введите или выберите дату в поле Начало или Окончание. Если вводится дата окончания, следует убедиться в том, что задача выполнена на 100%. В Microsoft Project эта дата принимается в качестве фактической даты окончания задачи и в соответствии с ней перепланируются задачи-последователи.
5. Нажмите кнопку OK.

При вводе фактической даты начала или фактической даты окончания задачи изменяются соответствующие даты календарного плана для этой задачи. Даты базового плана не изменяются.

11 октября 2011 в 14:03

Отслеживание статуса небольшого проекта

• Управление проектами

Сразу хочу сказать, что речь идет о небольших проектах - 2-5 человек, продолжительностью около года или менее.

Итак, столкнулся я прежде всего вот с чем. Одна из главных (для меня) задач была оценка статуса проекта. Нужно было понять, все ли идет по плану, и если нет, то своевременно обнаружить отклонение от расписания и предвидеть новую дату завершения.

К моему большому удивлению, я так и не смог найти простого решения этой задачи. В компании использовали Microsoft Project, который, на мой взгляд, эту задачу решает очень плохо.

Коротко, почему я счел Microsoft Project и подобные инструменты неподходящими: их ключевой компонент - это диаграмма Ганта. Которая, может быть, и работает для «материальных» проектов типа строительства моста или небоскреба, но для небольшого ИТ-проекта мне показалась применимой слабо.
- Для большинства задач мне не нужно выстраивать зависимости типа «Старт-ту-финиш».
- Более того, для большинства задач последовательность их выполнения может быть любой и меня, как ПМ, она очень мало интересует.
- Если я назначаю без дополнительных телодвижений две задачи продолжительностью 10 дней на единственного человека в проекте, то я хочу сразу же видеть, что проект будет закончен через 20 дней. В Microsoft Project я увижу, что человек будет первые 10 дней загружен на 200 процентов. Если, конечно, «ручками» не подвину задачи.
- Я хочу иметь возможность «на лету» перебрасывать задачи между людьми и изменять их запланированную продолжительность. Сразу же видя, как изменится ориентировочная дата завершения проекта.
- И собственно, я хочу видеть то, что я назвал time tracking.

Еще одна картинка в общую кучу - почему-то довольно много людей для этой задачи использовали и используют… банальный лист в экселе.

Теперь же перейду к тому, как же я вижу этот процесс, и что бы я хотел видеть от системы управления проектами.

1. Древовидный список задач.
2. Одна задача - один ответственный.
3. Задачам-«листьям» можно (и нужно) задать оценку времени выполнения.
4. Задачи-«узлы» автоматически суммируют время выполнения всех подзадач.
5. Задачи создаются и распределяются по участникам ПМ-ом.

Отчетность о работе (главное - должно быть ОЧЕНЬ простым - а то или не будут делать, или будут делать формально!):

1. Каждый участник команды ежедневно вносит, сколько часов было потрачено на ту или иную задачу.
2. При этом он видит «remaining time» для этой задачи и может его изменить при необходимости.
3. Когда задача завершена, ее remaining time становится равным нулю. (В идеале, если оценка необходимого времени была сделана исключительно точно, это произойдет само, без изменения remaining time вручную).

Отчеты для ПМ:

1. Ориентировочная дата дедлайна (вначале только исходя из оценок, потом с учетом поправок к remaining time, сделанным участниками). Из расчета, что каждый участник каждый день делает 8 часов работы (в идеале, с поправкой на эффективность, коммуникацию и т.п.) Собственно, ради него все и затевается.
2. Процент выполненных работ на данный момент. Тоже достаточно важный показатель.
3. Изменение даты дедлайна во времени (отражает, например, точность планирования, большие изменения и т.п.).
4. Различные срезы по задачам (потрачено времени, изменение оценки и т.п.).
5. Отклонения от расписания.
6. Проблемные места (большая разница между первоначальным планом и реально потраченным временем, резкие изменения remaining time и т.п.).
7. Custom-отчеты по желанию ПМ.

Желаемые вкусности:

1. Интеграция с существующим баг-трекингом. Чтобы при создании ошибки (или запроса на изменение) можно было привязать его к одной из задач. Чтобы время в отчетности можно было привязывать к ошибке, но при этом оно автоматически плюсовалось ко времени, потраченному на задачу.

Заметьте, нигде не фигурирует время старта и время окончания задачи! Все расчеты ведутся от текущего дня (если мы смотрим в будущее) или по фактическим данным (если смотрим назад).

Все задачи считаются независимыми. Естественно, в реальности это не всегда так, и назначение задач по людям ПМ должен стараться делать, учитывая возможные зависимости. Но в системе какого-то спец. механизма для этого нет.

Более того, время окончания одной задачи здесь не столь важно. Важна оценка того, когда будет завершен весь проект. И эта оценка автоматически пересчитывается после каждого изменения (добавление новой задачи или изменение remaining time, создание запроса на изменение или отчета об ошибке и т.п.)

Важно же то, сколько времени будет потрачено (или уже потрачено) на ту или иную задачу. И именно исходя из этих данных, и делаются все оценки и расчеты.

Несомненно, описанная здесь система далеко не идеальна и во многом упрощена, но… как мне кажется, именно что-то подобное могло бы сильно упростить жизнь ПМ-у небольшого проекта.

Теперь собственно вопрос - есть ли реализация подобного взгляда на управление проектами? И имеет ли оно право на жизнь?

Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.

Контроль по существу

Контроль по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:

• указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
• прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт - задание / поручение),
• когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.

Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» - здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.

Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:

• само поручение;
• срок исполнения;
• исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).

При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

• автор может изменить срок исполнения поручения;
• автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
• исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
• автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.

Контроль за сроками исполнения

Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации - секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
• внесение данных об исполнении документов;
• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки исполнения документов могут быть определены:

Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно» , подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан , оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно .

В сроковом контроле можно выделить:

• текущий контроль,
• предупредительный и
• итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения , секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от... №...» и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

Пример контроля поручений с использованием MS Excel

Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.

Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:

Рисунок 2

Свернуть Показать

В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые поручения) по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:

Рисунок 3

Экранная кнопка включения фильтра в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Рисунок 4

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Показанные выше критерии фильтрации появились в результате нажатия на серую квадратную кнопку вызова фильтра в колонке «Исполнители» (помечена цифрой 1). Ячейки этой колонки заполнены текстом, поэтому программа предложила нам следующие вариации выбора:

2 - во-первых, мы можем отфильтровать одного или нескольких исполнителей, оставив «галочки» только на них; можем также выбрать только пустые строки, оставив «галочку» только в последнем пункте списка; если оставим «галочку» в позиции «Выделить все», то фильтрации по этому критерию не будет (это сейчас показано на Рисунке);

3 - во-вторых, можно фильтровать по тексту, содержащемуся в ячейках колонки, правда, данный критерий больше подойдет при работе с колонкой «Краткое содержание» документа и т.п. Например, если мы точно не помним заголовок, но помним ключевое слово, которое в нем должно быть, то нужно выбрать пункт «содержит...» и набрать это слово без его окончания, тогда в результате фильтра на экране останутся только строки, у которых в поле «Краткое содержание» присутствует набранное нами слово с разными окончаниями.

Снять фильтр можно, выбрав одноименную команду, - обозначена цифрой 6. Если вы фильтровали строки, задавая разные критерии выбора в нескольких колонках, то однократный выбор этой команды снимет фильтр только в той колонке, где вы выбрали такую команду, при этом остальные фильтры в других колонках останутся действующими - каждый из них нужно снимать индивидуально. В тех колонках, в которых фильтр включен, кнопка вызова фильтра меняет свое изображение на кнопку включенного фильтра .

Если колонка, по содержимому которой мы хотим отфильтровать строки таблицы, заполнена датами, то вместо текстового фильтра программа нам предложит другой - специальный для дат - обозначен цифрой 4: мы сможем выбрать не только конкретную дату, но и позже или ранее какой-то даты либо ограниченный период времени, вчерашний, сегодняшний или завтрашний день и т.п.

В нашей таблице есть 3 колонки с датами.

Числовой фильтр (обозначен цифрой 5) специально заточен для работы с колонками, содержимое которых составляют числа (в нашем случае это регистрационный номер документа).

Рисунок 5

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2003

Свернуть Показать

В MS Excel 2003 фильтр по содержимому колонки вызывается такой же экранной кнопкой , как и в более поздних версиях программы, но в результате ее нажатия открывается один общий список для выбора конкретного значения ячейки или установки более сложного условия фильтрации, которое уже заточено индивидуально под текст, даты либо числа - оно запускается в отдельном экранном окне после выбора в списке позиции «(Условие...)».

На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:

• по каким поручениям срок исполнения истекает сегодня у конкретного исполнителя:
  в колонке «Исполнители» выбираем нужного работника (см. цифру 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем строки, у которых дата удовлетворяет критерию «сегодня» (цифра 4 на том же Рисунке) или
• кому выбранный нами руководитель в этом месяце давал поручения:
  в колонке «Автор поручения» выбираем анализируемого нами руководителя (цифра 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем даты, подпадающие под критерий «В этом месяце» (цифра 4) и т.п.

А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня , чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Для этого мы предусмотрели наличие в таблице специальной колонки, которую назвали «Срок рассылки». Теперь настроим ее:

• выделяем ячейку I6 (в первой строке настраиваемой колонки) и печатаем в ней знак «=»;
• щелкните «мышкой» по соседней ячейке J6 (в той же строке, но в колонке «Срок исполнения») и вы увидите, что она попала в формулу вычисления содержимого ячейки I6;
• далее продолжим закладку формулы, набрав с клавиатуры «-4»;
• на этом заполнение формулы завершено (ее текущее состояние всегда можно увидеть в строке формул, расположенной над листом Excel, см. условное обозначение 1 на Рисунке 7, у нас получилось «=j6-4»). Теперь нажмите на клавиатуре Enter - и в ячейке таблицы появится результат вычисления заложенной формулы;
• после этого формулу можно скопировать в последующие строки таблицы, и тогда в них в колонке «Срок рассылки» дата всегда будет на 4 дня раньше, чем в колонке «Срок исполнения»: укажите «мышкой» на правый нижний угол ячейки I6 (при этом указатель «мыши» должен принять вид черного жирного крестика), нажмите левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, протяните вниз до конца столбца, затем отпустите кнопку. В столбце I вы увидите даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на Рисунке 7);
• далее можно сделать так, чтобы в колонке «Срок рассылки» автоматически выделялись цветом ячейки с текущими, т.е. сегодняшними датами (1 октября это будут одни ячейки, а 2 октября - уже другие и т.д.). Для этого нужно воспользоваться функцией условного форматирования. В MS Excel 2007 или 2010 это делается так:
  • выделите все ячейки таблицы столбца «Срок рассылки», располагающиеся ниже «шапки»;
  • щелкните кнопку Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная (см. Рисунок 6), выберите команду Правила выделения ячеек , а на открывшейся слева или справа панели выберите команду Дата . Откроется одноименное диалоговое окно, в котором есть два списка (Рисунок 8): в левом нужно выбрать позицию Сегодня , а в правом - способ форматирования ячеек, удовлетворяющих этому условию, например, Светло-красная заливка и темно-красный текст . Далее жмите Оk .

На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, 13.08.2012, специалист легко определит, время рассылки каких уведомлений настало.

Можно предусмотреть наличие в таблице последней «технической» колонки, в ней в каждой строке нужно поместить цифру 1. Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк. Для этого выделите «мышкой» в этой колонке оставшиеся на экране ячейки - MS Excel посчитает сумму их значений и напишет ее в нижней справочной строке под листом Excel.

Рисунок 6

Условное форматирование

Свернуть Показать

Сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? На все эти вопросы даны развернутые ответы, многое объясняется на примерах (всего их 16) в статье «Как определить сроки исполнения? » на стр. 12 журнала № 8" 2011

Контролировать исполнение всех документов организации нереально. Поэтому вам помогут рекомендации по определению перечня документов, подлежащих контролю исполнения. Вы узнаете, какие сроки исполнения обычно устанавливаются и как это делается, а также как можно поставить на контроль устные распоряжения. См. статью «Что будем контролировать? » на стр. 30 журнала № 7" 2011

РАЗДЕЛ 4. ИСПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА И КОНТРОЛЬ

Цели системы контроля исполнения проекта

Обычно вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения проекта и непредвиденных внутренних обстоятельств длительность выполнения проекта и фактическая стоимость отличаются от запланированных. Кроме того, с течением времени могут измениться и потребности, для удовлетворения которых разрабатывался проект. Внесение изменений является обычным явлением в любом проекте. Первоначальный план может оказаться несостоятельным из-за различных факторов, например, из-за сдвига сроков начала проекта, пересмотра условий финансирования, изменения потребностей, неточного планирования связей между задачами, временных оценок и ресурсных требований задач, срыва поставок документации или оборудования подрядчиками, неожиданных технических затруднений и изменения внешних условий. Однако, многие отклонения от плана могут быть сглажены своевременным и эффективным руководством.

Таким образом, все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.

Требования к системе контроля, включающие состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон. Система руководства проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Например, если происходит задержка окончания отдельных работ, то, возможно, ускорить их выполнение можно за счет перераспределения трудовых ресурсов и оборудования. Если же задерживается поставка проектной документации, увеличиваются затраты на материалы и оборудование, субподрядчики срывают директивные сроки, то необходимо пересмотреть план проекта. Коррекция плана может быть ограничена пересмотром параметров задач, а может потребовать разработки совершенно новой сетевой модели, начиная с текущего состояния и до момента окончания проекта.

Основные принципы построения эффективной системы контроля

Основные принципы построения эффективной системы контроля включают:

· Наличие четких планов.

Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.

· Наличие ясной системы отчетности.

Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев.

Процедуры подготовки и получения отчетов должны быть четко определены и достаточно просты.

Четкие временные интервалы должны быть определены для всех видов отчетов. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

· Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций.

В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями прогресса являются время и стоимость. Специальные отчеты должны использоваться для предсказания тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта. В наиболее простом случае предсказания могут указывать на увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.

· Наличие эффективной системы реагирования.

Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако, в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если?...», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от планируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий.

Процесс контроля проекта

В рамках функции контроля и оперативного управления реализацией проекта решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от выработанного плана, коррекция плана. Обычно при управлении проектом контролируются три основные количественные характеристики - время, объем работ и стоимость. Кроме того, руководство отвечает за управление содержанием работ (изменениями), качеством и организационной структурой.

Важным для анализа хода работ параметром является текущая дата (пороговая дата), которая представляет собой как бы момент времени, относительно которого производится анализ. Состояние работ по проекту оценивается относительно пороговой даты.

Основные методы анализа состояния работ, используемые менеджером, предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ, анализ фактической выработки на текущую дату.

Руководство должно установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на затраты по оставшемуся объему работ.

Таким образом, в процессе контроля можно выделить три основных шага:

Отслеживание фактического состояния работ - сбор и документирование фактических данных;

Анализ результатов и измерение прогресса - оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными;

Корректирующие действия - планирование и осуществление действий направленных на выполнение работ в соответствии с планом или минимизацию несоответствий.

Обобщенная схема процесса управления исполнением проекта представлена на рисунке 4.1. Методы, применяемые на каждом из шагов контрольного цикла, рассматриваются далее.

Рис. 4.1. Обобщенная схема процесса контроля исполнения проекта

Итак, первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обработке данных по фактическому состоянию работ. Руководство обязано непрерывно следить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенности работ и, исходя из текущего состояния, делать оценки параметров выполнения будущих работ. Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах и затратах.

Эффективным средством сбора данных являются заполненные фактическими данными и возвращенные наряды на выполнение работ или специальные отчеты, заполняемые исполнителями.

При разработке системы сбора информации менеджер проекта должен в первую очередь определить состав собираемых данных и периодичность сбора. Решения по данным вопросам зависят от задач анализа параметров проекта, периодичности проведения совещаний и выдачи заданий. Детальность анализа в каждом конкретном случае определяется исходя из целей и критериев контроля проекта. Например, если основным приоритетом является своевременность выполнения работ, то методы контроля использования ресурсов и затрат можно задействовать в ограниченном виде.

· Существует два основных метода контроля фактического выполнения: «простой контроль» и «детальный контроль».

· Метод простого контроля также называют методом «О-100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач (существуют только две степени завершенности задачи: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, кода достигнут ее конечный результат.

· Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи (например, завершенность детальной задачи на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели задачи достигнуты наполовину). Данный метод более сложен, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения.

· Отметим, что точное представление о состоянии выполняемых задач проекта метод «детального контроля» дает только в том случае, если оценки завершенности задач делаются корректно. В большинстве же случаев применение метода «0-100» в сочетании с достаточной степенью детализации задач дает приемлемые результаты.

Иногда встречаются несколько модифицированные варианты метода детального контроля:

· Метод 50/50 - признает возможность учета некоторого промежуточного результата для незавершенных работ. Степень завершенности работы определяется в момент, когда работа израсходовала 50% бюджета.

· Метод по вехам применяется для длительных работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы.

Используя один из этих методов, менеджер может разработать интегрированную систему контроля, которая сосредотачивает внимание на степени завершенности работ, а не только на временных и объемных параметрах проекта и удовлетворяет критериям обоснования финансирования.

Данные, необходимые для контроля основных параметров проекта, представлены в Таблице 4.1.

Таблица 4.1. Критерии для контроля и требуемые данные.

Обычно количественные показатели собираются на уровне работ или пакетов работ и затем обобщаются для верхних уровней контроля на основании СРР.

Поскольку оценки выполнения проекта в целом и отдельных его этапов рассчитываются на основании данных о выполнении детальных задач, важно на этапе разработки системы контроля сделать правильный выбор весовых коэффициентов формирования обобщенных оценок.

Например, использование в качестве весовых коэффициентов продолжительностей задач приводит к тому, что основной вклад в процент выполнения составной задачи будут вносить наиболее длительные дочерние. Вес задачи может устанавливаться в соответствии с ее плановой стоимостью. Как правило, плановая стоимость является достаточно надежным показателем значимости задачи. Иногда расходы и объемы работ не связаны напрямую, например, в случае использования в процессе реализации задач дорогих материалов и оборудования. Возможно, более удачным в данном случае будет определять удельные веса задач на основе расходов, связанных только с использованием ресурсов, или планового объема работ. Это позволяет устранить искажения, которые стоимость основных фондов вносит в анализ расходов, связанных с оплатой ресурсов.

Декларация по УСН