В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:
- утеря трудовой книжки бывшим работником ();
- утеря трудовой книжки работодателем;
- негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
- внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
- массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Дубликат трудовой книжки при утере
Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).
Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.
Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.
В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.
Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)
На новом бланке трудовой книжки:
- на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
- на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.
В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.
Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.
Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись
Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.
В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.
А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.
Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (
Трудовая книжка раскрывает историю занятости человека. Определение термина приводится статьей 66 ТК РФ . Формат книжки определен Правительством РФ в Постановлении от 16.04.2003 №225 , а руководство по заполнению - Министерством труда в Постановлении от 10.10.2003 №69 .
Порядок открытия и прием на работу
Книжки подведомственны руководителю организации или индивидуальному предпринимателю. Своим распоряжением он может делегировать полномочия кадровика подчиненному. Обратите внимание, что физлицо, не имеющее статус ИП, не может заводить трудовую книжку и писать в ней.
Инструкция по заполнению по разделам
Оформление трудовой происходит при первичном найме по заявлению сотрудника. В течение ближайших семи дней начинается заполнение книжки, отвечающее общим правилам:
- записи делаются ручкой разборчиво;
- варианты цвета: синий, черный, фиолетовый;
- день обозначается по схеме ХХ.ХХ.ХХХХ в арабской системе счисления;
- слова записываются полностью.
ТК РФ указывает, что находят отображение в книжке:
- личные данные;
- должность;
- переводы;
- увольнение с его основаниями;
- поощрения;
- при желании трудящегося - данные о совместительстве.
Последняя строка, заполняемая кадровиком, фактически цитирует соответствующие пункты кодекса.
Следует различать: в одних статьях закона говорится о прекращении трудового договора (независящие от сторон факторы), в других – о расторжении (пожелание одной из сторон/обеих). Стоит использовать трактовку из начала каждой статьи.
Для любого случая можно вывести универсальную структуру формулировки (см. таблицу ниже):
| 1 – две вариации* | 2 – связка | 3 – цитата из кодекса | 4 – ссылка | 5 – всегда повторяется |
|---|---|---|---|---|
| Трудовой договор прекращен | по инициативе работника | пункт 3 части первой статьи 77 | Трудового кодекса Российской Федерации | |
| по соглашению сторон | пункт 1 части первой статьи 77 | |||
| в связи со | смертью работника | пункт 6 части первой статьи 83 | ||
| Трудовой договор расторгнут | в связи с | однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей – прогулом | подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 | |
| сокращением штата работников организации | пункт 2 части первой статьи 81 |
*Для совместителя - «Трудовой договор по совместительству…».
Введенная информация за период деятельности до строки об уходе фиксируется подписью кадрового специалиста, печатью. Рядом расписывается и сам сотрудник и получает трудовую книжку в крайний день нахождения в должности.
Если выдача документа задерживается по вине организации (ИП), то итоговым рабочим днем признается дата фактического получения трудовой сотрудником, в ней исправляется последняя строка, а бывший работник получает зарплату за период простоя.
При невозможности передачи книжки руководитель уведомляет о необходимости забрать документ или дать разрешение на отправку почтой . С этого момента ответственность с организации или ИП за выдачу трудовой книжки в срок снимается.
Если договор прекращает действие по причине смерти, книжка по тем же правилам выдается родственникам.
Поощрения, благодарности, награды
Руководитель может поощрять работников почетными грамотами, вручать дипломы, присваивать им звания, награждать знаками. Эти моменты фиксируются в трудовой книжке. Допускается указание факта выплаты разовых премий, если таковые не входят в постоянную систему оплаты.
Данные пишутся в таблице с заглавием о нанимателе и нумеруются заново:
| № записи | Дата | Сведения о награждении | Основание | ||
|---|---|---|---|---|---|
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 1 | 28 | 01 | 2019 | Акционерное общество «Приборный завод» (АО «ПЗ») За достижение высоких показателей производства по итогам деятельности в 2018 году награжден Почетной грамотой с выплатой денежной премии | Приказ от 28.01.2019 №133 |
| 2 | 15 | 02 | 2019 | За участие в конкурсе «Лучший наставник молодежи» объявлена благодарность | Приказ от 15.02.2019 №189 |
Информация в этом разделе при окончании деятельности завершается печатью юридического лица (или ИП), подписью кадровика и визируется увольняемым.
Внесение изменений и исправлений
Личная информация меняется после предоставления сотрудником подходящих документов. Неактуальные сведения перечеркиваются один раз, рядом указываются обновленные, на обложке создается пометка.
Например, смену фамилии после выхода замуж кадровый специалист отображает так: зачеркивает «Борисова », рядом заносит «Пименова», на обложке слева записывает: «Фамилия «Борисова» изменена на фамилию «Пименова» на основании свидетельства о заключении брака от 07.09.2013 II-МЮ № 370371, выданного Железнодорожным отделом ЗАГС г. Рязань». Ниже - подпись специалиста и печать.
Актуализация профессиональных сведений происходит путем добавления данных без вычеркивания первоначальных, методом накапливания . Но если при заполнении была допущена ошибка, требуется ее исправить.
Например, образование вписано высшее вместо среднего. Прямого руководства к действию законодатель не дает. Полагаем, что можно вычеркнуть неверное образование, приписать нужное по полученному документу, на обложке слева указать: «в строке «Образование» допущена ошибка: «Высшее» изменено на «Среднее специальное» на основании диплома серии… N…, выданного…».
Коррективы вносятся допустившим неточности работодателем. Если вместо этого со старого места трудоустройства получены необходимые документы, то коррективы внесет действующий наниматель. Такой вариант подходит и для случая ликвидации предприятия, на котором раньше был занят человек.
Зачеркивать ничего нельзя. Требуется признать недействительной строку и внести свежую.
Для примера рассмотрим опыт Мацак Александры Петровны, работающей в ООО «Спецтехмонтаж» упаковщиком, а впоследствии – в АО «Импульс» оператором:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 05 | 04 | 2018 | ООО «Спецтехмонтаж» Запись о наименовании организации недействительна Общество с ограниченной ответственностью «Спецтехмонтаж» (ООО «Спецтехмонтаж) Принята на должность упаковщика | Приказ от 05.04.2018 №63 | ||
| 2 | 24 | 01 | 2019 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 24.01.2019 №197 | ||
| Табельщик | Сухова Е.Н. | Сухова | |||||
| МП | Мацак | ||||||
| Акционерное общество «Импульс» (АО «Импульс») | |||||||
| 3 | 12 | 11 | 2018 | Принята на должность оператора | Приказ от 12.11.2018 №35 | ||
| 4 | 11 | 03 | 2019 | Запись за номером 2 недействительна. 05.02.2019 трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Решение Рязанского районного суда от 07.02.2019 №729 | ||
Некорректная увольнительная фраза исправляется:
«Запись за номером … недействительна. Трудовой договор расторгнут …» — далее по схеме, описанной выше.
Пропущенная строка вписывается позже . Ей присваивается очередной номер, день внесения сведений, обязательна отсылка к распоряжению. В графу 3 вставляется день или срок, связанный с неучтенным фактом.
Оформление пропущенной строки
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 04 | 03 | 2019 | Присвоена квалификационная категория «Терапевт высшей категории» | Приказ от 04.03.2019 №67 |
| 4 | 07 | 03 | 2019 | С 21.01.2019 по 11.02.2019 проходил обучение на курсах повышения квалификации | Свидетельство от 11.02.2019 №ВВ-523 |
Редактирование строк раздела о награждении осуществляется аналогично.
Образец трудовой книжки генерального директора ООО или ИП
Нюансов в этой области немного. Назначение и уход с должности сопровождаются обычными фразами в трудовой книжке. А основание может дублироваться протоколом учредительного собрания .
Если кадровый учет ведет начальник, то завизировать строку об его уходе может тот, кто подписал увольнительный приказ: он сам или председательствующий учредительного собрания.
Выдача дубликата
Дубликат незаменим в случае потери или порчи оригинала. На главном развороте фиксируется слово «Дубликат». Сначала пишется общий стаж работы до трудоустройства на предприятие, кадровые специалисты которого восстанавливают сведения.
Потом следуют данные о вступлении в должности, переводах и прекращениях трудового договора за период общего стажа. Все копии принимаются кадровиком в заверенном виде: распоряжения, соглашения и справки .
Следует оказать помощь в истребовании недостающих бумаг в предыдущих организациях. Все строки (кроме недействительных) переписываются только по последнему нанимателю:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Общий трудовой стаж до поступления в Фонд «Помощь» составляет 2 месяца 23 дня | |||||
| 1 | 19 | 04 | 2018 | Принят на работу в публичное акционерное общество «Красное знамя» (ПАО «Красное знамя») в цех вентиляции на должность монтировщика | Приказ от 19.04.2018 №131 |
| 2 | 11 | 07 | 2018 | Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Фонд «Помощь» | Приказ от 11.07.2018 №263 |
| 3 | 06 | 08 | 2018 | Принят на должность маляра | Приказ от 06.08.2018 №14 |
Необходимость вкладыша
Вкладыш является формуляром с дополнительными страницами для трудовой книжки , если хотя бы в одном ее разделе кончились свободные строки. Заполнение и исправления осуществляются по рассмотренным выше правилам.
Вкладыш пришивается к трудовой, только с ней он имеет силу. Появление в книжке чистых страниц сопровождается проставлением штампа «Выдан вкладыш» с его нумерацией.
Оформление книги учета движения трудовых книжек
Появление и выбытие чистых трудовых книжек и вкладышей учитывается в книге, образец которой предусмотрен Министерством труда РФ.
Движение трудовых отслеживается кадровым специалистом с помощью книги, в которой указываются:
- дата трудоустройства;
- полное имя владельца;
- реквизиты трудовой книжки и вкладыша (если он имеется);
- предприятие (или ИП), нанявшее работника на конкретную вакансию;
- основание приема;
- подпись кадровика.
Выдача трудовой по причине ухода датируется и сопровождается подписью увольняющегося человека.
Трудовая книжка - источник данных о стаже. Документ незаменим при трудоустройстве и оформлении пенсии. Заполняйте и исправляйте ее правильно!
Дополнительная информация о трудовых книжках представлена ниже на видео.
Где должны храниться трудовые книжки работников , устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.
В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.
Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25-50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Где и как хранить трудовые книжки
В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.
В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.
В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.
Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).
Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.
Действия работодателя при утере трудовой книжки
Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:
- Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
- Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).
Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.
Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей .
Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек
Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:
- на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
- на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.
В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:
- Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
- Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
- Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.
Итоги
Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.
Информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).
Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и по хранению трудовых книжек. В соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, и должны храниться как бланки строгой отчётности.
Пунктом 16 Положения установлено, что БСО должны находиться в металлических шкафах, сейфах и/или оборудованных специально для этих целей помещениях. Условия хранения должны исключать возможность порчи и хищения.
Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.
Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:
- охрана или охранная сигнализация ;
- решётки на окнах , если помещение находится на первых этажах;
- исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц , включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.
Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.
Администрация обычно обеспечивает надлежащие условия хранения книжек, но в небольших организациях возможны грубые нарушения. Книжки могут находиться в столе или открытом шкафу в кабинете , ответственное за работу с трудовыми книжками лицо не определено и т. д.
Пункт 45 Правил прямо устанавливает ответственность работодателя за организацию работы по хранению документа. Нарушение правил хранения влечёт административную ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ, а при определённых обстоятельствах и уголовную (при неправомерном отказе выдать книжку работнику, при необеспечении сохранности, повлекшим книжек и существенное нарушение прав и интересов работников и пр.).
Выдача трудовых книжек на руки
Законодательством предусмотрены только две ситуации, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику. Во всех других случаях сотрудник вправе потребовать документа или из него, а никакие органы и учреждения не вправе требовать предоставления оригинала.
Работодатель выдаёт книжку:
- В течение 3 рабочих дней по письменному заявлению сотрудника в целях его обязательного социального обеспечения (обычно для назначения
Законодательство Российской Федерации требует, чтобы каждый работник имел свою трудовую книжку. Для трудоустроенных граждан этот документ является подтверждением того, что человек работает. Подавляющее количество взаимоотношений между работодателем и работником проходят с оформлением записи в трудовую книжку.
В будущем для работников именно этот документ станет помощью в получении пенсионного обеспечения, ведь на основе его данных высчитывается стаж человека. Также записи в нем активно изучаются работодателями, которые рассматривают человека как потенциального кандидата на свободную должность. Поэтому сотрудники кадровых служб должны внимательно подходить к порядку ведения этих документов.
Правила ведения трудовых книжек 2018
Правила, связанные с ведением, утверждены специальным Постановлением Правительства, которое датируется еще 2003-м годом. В нем указано, что при первом трудоустройстве работника его работодатель должен обязательно оформить после приема на работу трудовую книжку.
На это отводится ровно одна неделя. Вся информация в нее вносится на основании выданных приказов. Сокращать записи нельзя. Каждая новая запись сопровождается получением подписи от работника в личной карточке.
При ведении важно использовать те же формулировки, что и в ТК РФ. Поэтому при расторжении договоров и других действиях следует проставлять ссылка на соответствующую статью. Закон предусматривает, что в документе следует упоминать о награждениях за заслуги в труде, а вот данные о премиях указывать не нужно.
Правила хранения трудовых книжек на предприятии
К вопросу учета и хранения необходимо подходить не менее внимательно, чем к вопросу ведения. Для учета на предприятиях кадровики ведут:
- книгу учета движения этих документов;
- приходно-расходная книга.
Особое внимание уделяется приходно-расходной книге. С ее помощью осуществляется учет всех бланков трудовых книжек, а также ее вкладышей. В этой книге необходимо соблюдать нумерацию, все бланки необходимо прошнуровать, а также заверить подписью и печатью.
Постановление правительства о порядке хранения трудовой книжки
В шестом разделе постановления правительства устанавливаются правила по учету и хранению. Считается, что трудовые книжки являются документацией строгой отчетности. Должен быть выбран человек, который будет ответственен за их ведение. Это лицо ежемесячно обязано ежемесячно подготавливать отчет о бланках и вкладышах этих книг.
Если во время заполнения бланки, были испорчены, то их необходимо уничтожить. Хранение этого документа будет осуществляться работодателем, если при увольнении сотрудник ее не получил. Сохраняться трудовая книжка будет на рабочем месте, пока уволенный работник не затребует ее. Каждый работодатель всегда должен следить за тем, чтобы нужное количество бланков и вкладышей всегда было в наличии.
Порядок выдачи трудовых книжек в 2018
Если случилось увольнение сотрудника, то работодатель должен проверить, чтобы напротив всех записей, внесенных им, стояли его подписи. Выдача осуществляется непосредственно в день увольнения. Если выдача будет просрочена работодателем по его же вине, то у него возникнет обязательство по возмещению работнику заработка за дни задержки. Соответственно и день увольнения перенесется до даты выдачи.
Если сам работник не приходит за документом, то нужно ему отослать уведомление. Отправлять по почте его можно будет исключительно при согласии сотрудника. При смерти работника документа отдается родственникам. От одного из них необходимо получить расписку о получении. Если есть заявление родственника, то можно отправить трудовую книжку по почте.
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Этот документ может получить только ответственное лицо за его хранение и только по специально оформленной заявке.
На предприятии ведется специальная книга учета. В нее вносится информация как о тех труд. книгах, которые были оформлены для сотрудников на этом предприятии, так и о тех, которые уже были получены от самих работников. Вписывается следующая информация:
- дата приема;
- ФИО владельца;
- серия и номер документации;
- должность и профессия;
- наименование рабочего места (например, бригада, администрация и т.д.).
Книги по учету должны быть оформлены в должном порядке. Нумерация, шнурование, заверение подписью – обо всем этом должны позаботиться кадровики предприятия. Книгу учета движения нужно хранить после ее окончания 75 лет, а приходно-расходную книгу – 5 лет.
Закрытие ИП
