В первую очередь, при подборе персонала для работы в кадровой службе, необходимо обратиться к Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, который предлагает перечень требований, предъявляемых к той или иной должности.

Нас интересуют требования, предъявляемые к сотрудникам кадровой службы (отдела). Так, начальник кадровой службы (отдела кадров) должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

Начальник кадровой службы (отдела кадров) должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию предприятия; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; состояние рынка труда; системы и методы оценки персонала; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии; основы профориентационной работы; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Инженер по кадрам должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам подготовки и повышения квалификации кадров на производстве; структуру и штаты предприятия, профиль, специализацию и перспективы его развития; кадровую политику и стратегию предприятия; основные технологические процессы производства продукции предприятия; формы, виды и методы профессионального обучения; порядок разработки планов подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, учебных планов и программ, другой учебно-методической документации; порядок оформления договоров с учебными заведениями; порядок составления смет затрат на подготовку и повышение квалификации кадров и оформления трудовых договоров (контрактов) с преподавателями и инструкторами; прогрессивные формы, методы и средства обучения; порядок финансирования затрат на обучение; организацию работы по профориентации и профотбору; систему оплаты труда преподавателей и инструкторов; порядок ведения учета и составления отчетности по подготовке и повышению квалификации кадров; основы педагогики, социологии и психологии; основы экономики, организации производства, труда и управления; трудовое законодательство; правила и нормы охраны труда.

Инженер по подготовке кадров I категории должен иметь высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в должности инженера по подготовке кадров II категории не менее 3 лет. Инженер по подготовке кадров II категории должен иметь высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в должности инженера по подготовке кадров либо других инженерно-технических должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 3 лет. Инженер по подготовке кадров должен иметь высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в должности техника I категории не менее 3 лет или других должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 5 лет.

Специалист по кадрам должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний; порядок избрания (назначения) на должность; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; порядок составления отчетности по кадрам; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; трудовое законодательство; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Специалист по кадрам должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Инспектор по кадрам должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия; порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам; порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности; порядок ведения банка данных о персонале предприятия; основы делопроизводства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда.

Инспектор по кадрам должен иметь среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

В целом же, каждый работник службы управления персоналом должен:

• а) хорошо знать трудовое законодательство, методические, нормативные и другие материалы, касающиеся работы с персоналом, учета личного состава; основы педагогики, социологии и психологии труда; трудовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;
• б) владеть современными методами оценки персонала, профориентационной работы, долгосрочного и оперативного планирования работы с персоналом, регламентации функций структурных подразделений и работников; социальными технологиями управления;
• в) иметь ясное представление о перспективах развития своей организации, рынка и конъюнктуры; об основах научной организации труда, производства и управления; о структуре организации и основных функциях структурных подразделений.

Отметим, что при разных требованиях к базовому образованию персонала кадровых служб (практика показывает, что в этой должности одинаково успешно трудятся дипломированные юристы, психологи, экономисты, специалисты по социальной педагогике и др.), его должностная пригодность определяется качеством - призвание . По теории М. Вебера, призвание - это «такой строй мышления, при котором труд становится абсолютной самоцелью…». Портрет сотрудника кадровой службы представлен на рис. 1 (версия одного из российских предприятий).

Рисунок 1 - Должностные требования к руководителю службы управления персоналом

К работнику по кадрам предъявляются высокие нравственно-психологические требования, поскольку он призван выполнять роль нравственного эталона, образца для подражания в соблюдении социальных и этических норм трудового коллектива. Поэтому, кроме профессиональных качеств, кадровику необходимы определенные личностные качества . Он должен обладать хорошо поставленной речью, грамотно выражать свои мысли, иметь презентабельную внешность, то есть быть аккуратным, ухоженным, в общем, располагать к себе.

Еще одна необходимая черта - владение своими эмоциями . Кадровая служба (отдел) непосредственно связана со всеми сотрудниками организации, как говорится - сколько людей, столько и характеров. И к каждому сотруднику кадровик должен найти индивидуальный подход. К примеру, сотрудник недоволен тем, что его отправляют в очередной оплачиваемый отпуск, а он бы хотел поработать еще года-два без отпуска. Приходилось объяснять, что согласно трудовому законодательству каждый сотрудник обязан раз в год воспользоваться своим правом на отпуск. И все это делается «без эмоций», спокойно и профессионально. Конечно же, в кадровую службу надо принимать людей уравновешенных и поэтому, на наш взгляд, будет нелишним проводить с потенциальным сотрудником тест на эмоциональную устойчивость.

• - проявляете ли вы активный интерес к делам, чувствам и переживаниям окружающих вас людей?
• - внимательно ли слушаете их?
• - принимаете ли в расчет их просьбы?
• - думаете ли об их невысказанных пожеланиях и нуждах?
• - охотно ли оставляете свои дела, чтобы помочь другим?
• - стремитесь ли выразить одобрение действий, поступков других людей?

Если работнику неинтересны проблемы и переживания другого человека, если он игнорирует его мнения, просьбы, желания, не учитывает настроение, абсолютизирует собственную точку зрения, склонен к наиболее строгим мерам наказания, то такому человеку работа в кадровой службе противопоказана.

Важными значимыми качествами кадровика являются:

• - гражданская и эмоциональная зрелость;
• - познавательные, организаторские и коммуникативные способности;
• - необходимые знания, умения и навыки при ведущей роли социально-психологических знаний.

Все эти качества проявляются в процессе профессионального обучения и в поведении работника по кадрам, где коммуникативный компонент выступает в качестве доминирующего. Как показывают исследования, проведенные среди сотрудников кадровых служб различных предприятий и организаций более 70% рабочего времени кадровиков занимают непосредственные контакты с людьми. 95% всех функциональных обязанностей руководителя кадровой службы должно быть направлено на изучение психологии человека.

Выгоды организации в результате рационального и оптимального построения кадровой службы (отдела):

• 1) полная и достоверная информация по каждому работнику;
• 2) знание потребности организации в новых работниках, в направлении на обучение и повышении квалификации работников;
• 3) конкретизация должностных обязанностей и уровня ответственности;
• 4) предупреждающие действия руководства организации по устранению негативных явлений (например, при высвобождении работников в случае сокращения штата);
• 5) и как главный аспект - отсутствие обращений в судебные и иные инстанции вследствие неправильного оформления кадровой документации.

кадровый персонал должностной

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
• Инструкция по технике безопасности.
• Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

• График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
• График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
• Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы - факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

• положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
• должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
• инструкция по кадровому делопроизводству - очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
• альбом форм документов по учету кадров;
• положение об аттестации - если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
• положение о персонале;
• коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

• прежде всего - это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя - либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
• далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
• личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
• трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

• о приеме работника на работу - форма Т-1;
• о приеме работников на работу - форма Т-1а;
• о переводе работника на другую работу - форма Т-5;
• О переводе работников на другую работу - форма Т-5а;
• о предоставлении отпуска работнику - форма Т-6;
• о предоставлении отпуска работникам - форма Т-6а;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-8;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма Т-8а;
• о направлении работника в командировку - форма Т-9;
• о направлении работников в командировку - форма Т-9а;
• о поощрении работника - форма Т-11;
• о поощрении работников - форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

• о совмещении должностей (профессий);
• о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
• о возложении взысканий;
• о досрочном снятии взысканий;
• об изменении персональных данных работника;
• о присвоении разряда;
• о привлечении к сверхурочным работам;
• о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
• о дежурствах;
• об установлении или снятии персональных надбавок;
• об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

• об утверждении штатного расписания;
• о внесении изменений в штатное расписание;
• о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
• о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
• об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

• командировочное удостоверение - форма Т-10;
• служебное задание - форма Т-10а;
• записку-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма Т-60 (лицевую сторону);
• записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-61 (лицевую сторону);
• акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы - форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

• простейший - в журналах;
• более совершенный - с помощью картотеки;
• и наиболее совершенный, удобный, быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

• Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы - в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания - за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
• журнал регистрации личных карточек (Т-2);
• журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
• журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
• журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

• Сверхурочные работы;
• использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
• предоставленные работникам отгулы и т.д.

Картотека предупреждений

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

• окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня - статья 71 ТК РФ);
• истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения - статья 79 ТК РФ);
• ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала - статья 123 ТК РФ);
• помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности. При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика. В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации. Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.

Должностные требования, предъявляемые кадровику

Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.

Требования к специалисту отела кадров

Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации. В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации. Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.

Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.

Специалист отдела кадров решает следующие задачи:

• Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
• Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
• Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
• Управление механизмом поощрения и наказания.
• Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
• Оформление трудовых книжек и договоров.
• Разработка графика и мониторинг его исполнения.
• Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
• Ведение документации для архива.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
• Оформление трудовых книжек и их хранение.
• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
• Работа с архивом.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.

Требования к начальнику отдела кадров

Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.

Должностные обязанности:

• Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
• Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
• Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
• Проведение аттестации и анализа ее итогов.
• Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
• Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
• Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
• Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
• Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.

Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

• Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
• Заполненное заявление по образцу.

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Кадровик должен знать следующее:

• Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
• Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
• Действующее трудовое законодательство.
• Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
• Правила ведения персональных данных работников.
• Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.

Права специалиста отдела кадров

При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.

Кадровик имеет следующие права:

• Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
• Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
• Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
• Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:

• В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
• В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.
• В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:

• Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
• Отсутствие личных дел.
• Отсутствие составленного графика отпусков.
• Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.

Особенности профессии, с которыми сталкивается кадровик

Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность?

К положительным можно отнести:

• Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
• Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.

В маленьких организациях могут быть нарушены права сотрудников, отсутствовать соцпакет или официальной оформление. Поэтому, при устройстве на работу, отдавать предпочтение нужно только проверенным компаниям, заботящимся о своих работниках.

• Бумажная работа без особой подвижности.
• Возможность карьерного роста и высокой заработной платы.
• Работа в офисе.

К негативным следует отнести следующие:

• Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
• Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
• Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
• Монотонность.
• Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
• Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.

Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала. Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями. Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).

Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации.

Заключение

Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.

Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.

В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.

Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.

В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье:

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой , устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот!!!

Перечень обязательных кадровых документов организации

	Документ	Закон	Срок хранения	Примечание
1.	Положение о защите персональных данных	п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ		Отражает порядок получения, обработки и хранения персональных данных сотрудника.
2.	Коллективный договор	ч.2 ст.190 ТК РФ	Все время существования компании	Регламентирует порядок приема, увольнения, сроки выплат заработной платы, режим работы и т.д.
3.	Правило трудового распорядка	ч.4 ст.189 ТК РФ	Все время существования компании	Оформляется как приложение к коллективному договору, либо при его отсутствии, как самостоятельный документ.
4.	Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)	ст.21 ТК РФ	Все время существования компании	При наличии сложных систем оплаты труда и премирования (повременная, почасовая, сдельная).
5.	Положение об аттестации работников	ст.81 ТК РФ	Все время существования компании	В случае проведения аттестации
6.	Протокол заседания аттестационной комиссии		15 лет	Оформляется аттестационной комиссией
7.	Положение о системе обучения	ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ	Все время существования компании	В случае проведения обучения с целью обоснования экономической необходимости расходов.
8.	Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним)	Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г.		Регистрируется факт получения и выдачи трудовой книжки.
9.	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей)	Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.03 г.	50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив)	Регистрируется факт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей.
10.	Приказы по основной деятельности		Все время существования компании
11.	Журнал регистрации входящих /исходящих документов		Все время существования компании	Регистрируется вся документация, поступающая в кадровую службу
12.	Журнал регистрации командировочных удостоверений		5 лет	Регистрируются командировочные удостоверения
13.	Книги учета приказов	перечень Росархива от 06.10.2000 г.	Время хранения приказа	Отдельно ведется книги по учету приказов о приеме на работу, об увольнении, внутреннем перемещении и т.д.
14.	Должностные инструкции			Формируются по решению работодателя. Помогают избежать конфликтов с сотрудниками.
15.	Штатное расписание (ф.Т-3)	ст.57 ТК РФ	5 лет	При каждом изменении формируется новое штатное расписание.
16.	График отпусков	ст.123 ТК РФ	1 год	Составляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года.
17.	Трудовой договор	ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ	75 лет	Заключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу.
18.	Приказ о приеме на работу	ст.68 ТК РФ	75 лет	Издается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу.
19.	Трудовая книжка	ст.66 ТК РФ	50 лет	Оформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука.
20.	Личная карточка работника (ф.Т-2)	Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1	75 лет	Оформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности
21.	Анкета сотрудника		75 лет	Данные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников.
22.	Личное дело		75 лет	Хранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение.
23.	Приказ о переводе на другую работу	ст.72.1. ТК РФ	75 лет	Правило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка.
24.	Приказ об увольнении	ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ	75 лет	При увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины
25.	Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках	ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.	5 лет	Оформляются по распоряжению руководителя
26.	Табель учета рабочего времени	ч.3 ст.91 ТК РФ	75 лет	Учитывается фактически отработанное время
27.	Договор о материальной ответственности		5 лет	Заключается с материально ответственным лицом
28.	График сменности		5 лет	В случае работы по сменам.
29.	Список работников, работающих на вредном производстве		75 лет.	Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии)
30.	Список работников, уходящих на льготную пенсию		50 лет	Для начисления льготной пенсии
31	Инструкция по технике безопасности	ст.212, 225 ТК РФ	Постоянно

Если провести анализ вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста отдела кадров, то полученный результат станет для многих читателей настоящим открытием. Много десятилетий назад, еще в стране, которой нет на карте мира с 1991 года, сформировался стереотип, что «кадровик» — это довольно престижная должность, которую занимали близкие родственники или хорошие друзья начальства предприятий, заводов и фабрик. Стабильное трудовое законодательство и отлаженный механизм приема и увольнения советских граждан на работу гарантировали «кадровикам» спокойную жизнь и минимальное количество выполняемых обязанностей. Одним словом, отдел кадров на крупном советском предприятии всегда считался небольшим «райским» уголком для его работников, а многие представители старшего поколения сохранили подобное отношение к сотрудникам кадровых отделов и в современных экономических условиях.

Но, насколько данный стереотип соответствует реальному положению вещей, что изменилось в перечне обязанностей специалистов-кадровиков в течение последних десятилетий, а также является ли данная профессия престижной и востребованной на современном рынке труда, – именно эти вопросы можно считать главной темой представленной статьи. Читатели узнают много новой и полезной информации, которая не только повысит их общий уровень эрудиции, но и принесет практическую пользу безработным, студентам и будущим абитуриентам.

Должностные обязанности специалиста отдела кадров - на современном предприятии

Прежде чем перейти к детальному изучению вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста по кадрам, рассмотрим, что такое отдел кадров на современном предприятии. Представленный структурный элемент любой фирмы, организации или учреждения выполняет целый ряд функций, необходимых для обеспечения нормальной работы субъекта предпринимательской деятельности или некоммерческой структуры, независимо от принадлежности к определенной отрасли экономики.

Если речь идет о небольшой фирме, где нет соответствующего отдела, тогда его функции выполняет или специалист (менеджер) по кадрам, или они распределяются между несколькими сотрудниками из административного персонала. Но данный вариант возможен только в том случае, если возложение функций специалистов по кадрам предусмотрено в трудовом договоре. Например, никто не может заставить главного бухгалтера выполнять работу кадровиков, так как это запрещено Трудовым Кодексом РФ.

Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях :

обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;

формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).

Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.

К обязанностям кадровых служб на современных предприятиях относятся :

На основании специфики деятельности фирмы создание планов укомплектованности трудовыми кадрами всех ее подразделений.

Прием на работу, перевод на другую должность, а также увольнение сотрудников, включая оформление всех необходимых документов.

Учет личного состава.

Организация хранения трудовых книжек, их заполнение, а также ведение другой сопутствующей документации.

Создание комфортных условий для работы персонала, в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Разработка предложений по улучшению условий работы.

Подготовка документации и отчетов для комиссий, проверяющих выполнение трудового законодательства.

Инструктаж сотрудников и контроль выполнения полученных инструкций.

Предупреждение фактов нарушения дисциплины.

Максимальная помощь по трудоустройству уволенных сотрудников.

На каждом предприятии (где функционирует соответствующий отдел) специалист по кадрам выполняет определенные должностные обязанности из представленного списка, обеспечивая эффективную работу не только данного отдела, но и всего предприятия/учреждения.

Основные обязанности специалистов отдела кадров

Представленный в предыдущем разделе список обязанностей кадровых служб включает их общие задачи, которые состоят из отдельных ежедневных функций разных специалистов по персоналу. Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:

разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;

занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;

подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);

подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;

занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;

ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;

ведет личные дела сотрудников;

составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.

На некоторых предприятиях (зависит от численности персонала) должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам включают также следующие функции :

Обеспечивает актуальность информации в банке данных о персонале фирмы, своевременно внося все происходящие изменения.

Занимается карточками пенсионного страхования сотрудников и другими документами, имеющими отношение к пенсионному обеспечению в соответствии с действующим законодательством РФ.

Собирает информацию о текучести кадров, анализирует ее, разрабатывает программы по устранению данной негативной тенденции.

Следит за временем хранения всей документации, подготавливает бумаги для сдачи в архив, если это требует действующее законодательство и внутренний распорядок предприятия.

Поддерживает соблюдение работниками организации трудовой дисциплины и внутренних правил предприятия.

Если перейти к вопросу о непосредственной работе с персоналом, то сотрудники отдела кадров выполняют следующие функции :

занимаются вопросами воинского учета;

подготавливают больничные листы для передачи в бухгалтерию;

занимаются вопросами профессиональной подготовки кадров: организовывают проведение тренингов, курсов повышения квалификации, семинаров и т.д.;

организовывают составление для сотрудников фирмы справок, делают копии и выписки из оригиналов документов, которые хранятся в отделе кадров;

проводят консультации по вопросам трудового законодательства;

занимаются учетом рабочего времени и следят за трудовой дисциплиной (в зависимости от специфики деятельности предприятия, данные функции могут принадлежать руководителям структурных подразделений);

оформляют и контролируют процесс подготовки документов, которые необходимы для командировок;

разрабатывают системы поощрений и наказаний сотрудников, учитывая занимаемую должность, уровень ответственности и другие факторы.

Обратите внимание на тот факт, что, несмотря на достаточно большой список обязанностей, которые возложены на сотрудников отдела кадров, довольно часто всю перечисленную работу выполняет один человек, например, когда персонал фирмы состоит из десяти-двадцати сотрудников. Но если речь идет о большом предприятии, где работают тысячи специалистов самых разных специальностей, тогда отдел кадров – это своего рода «фирма внутри фирмы» со своими правилами, законами и четко распределенными обязанностями. И деятельность данного отдела, в отличие от работы спокойных советских кадровиков, о которых упоминали в начале статьи, сильно влияет на общую производительность, рентабельность и другие важные экономические показатели работы крупной компании.

Несмотря на тот факт, что каждый специалист по кадрам имеет должностные обязанности, которые кратко отображены во внутренних документах фирмы, реально данный вопрос решает руководитель отдела. Рассмотрим, как это происходит на практике, если взять частное производственное предприятие, на котором работают до трехсот человек. Отдел кадров по результатам работы за прошедший месяц, получает общий фонд заработной платы – 4000 долларов, который распределяет начальник структурного подразделения.

Справедливый руководитель, который смотрит на несколько месяцев вперед, знает, кто из его подчиненных заслуживает на премию, кто старался, но пока не смог показать необходимый результат, а кого можно наказать. По этому принципу он распределяет зарплату, а через месяц смотрит, какие выводы сделали его подчиненные. Такому начальнику достаточно полгода, чтобы создать эффективный отдел кадров, который будет полностью удовлетворять общие потребности предприятия в квалифицированном персонале, чтобы фирма работала на все 100%.

Личные и профессиональные качества сотрудника отдела кадров

Каждый специалист по кадрам, чтобы выполнять возложенные на него функции и обязанности, должен обладать определенными профессиональными навыками и личными качествами.

Законодательство РФ устанавливает следующие рамки по отношению к инспектору отдела кадров:

— Среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование, но в комплексе с прохождением соответствующих курсов и практики по специальности 3 года, а также с опытом работы на данном предприятии, как минимум, 1 год.

Но, как правило, на данные моменты закрывают глаза, если Вы :

отлично знаете трудовое законодательство и умеете применять эти знания на практике;

докажете владельцу/руководителю предприятия, что умеете правильно вести карточки сотрудников и их трудовые книжки;

хорошо знаете основы делопроизводства и можете предложить для предприятия компьютерную программу, существенно упрощающую работу отдела кадров;

отлично знаете все, что касается охраны труда;

умеете составлять график отпусков, разбираетесь и следите за пенсионным законодательством;

можете безошибочно отличить человека, который способен принести пользу общему делу от бездельника или мошенника.

Кроме перечисленных моментов, которые относятся к категории профессиональных качеств, для успешной работы на должности специалиста по кадрам, Вы должны быть хорошим психологом, уметь располагать к себе незнакомых людей, а также моментально улавливать обман, неуверенность, повышенный интерес и другие нестандартные проявления эмоций претендентов на должность в Вашей компании. Очень часто, данные врожденные качества и приобретенный жизненный опыт ценятся намного больше, чем самое лучшее образование в данном направлении деятельности.

Если Вы решили, работать в отделе по персоналу, не забывайте, что результаты Вашей деятельности должны соответствовать не только устным договоренностям с работодателем (это может быть владелец фирмы, ее генеральный директор или начальник отдела), но и подписанным внутренним документам организации, а также действующему законодательству в данном вопросе. Естественно, любое нарушение тянет за собой соответствующее наказание.

Изучив все должностные обязанности представленного направления деятельности, Вы должны, в первую очередь, самостоятельно решить, насколько профессия специалиста отдела кадров соответствует Вашим интересам, жизненным целям и дальнейшим планам, возможно, она принесет Вам только положительные впечатления, но не исключена вероятность и негативного опыта.

Понравилась статья? Поделись с друзьями в соц. сети:

Как работать в отделе кадров | Вы и работа

Бизнес идеи